Cos'è un Alias Email e Come Usarlo per il Tuo Business
Una delle sfide delle email aziendali è che non puoi limitarti a un solo indirizzo per la tua azienda. Probabilmente ne avrai bisogno uno per il CEO, uno per il reparto marketing, uno per la contabilità, ecc. Sono molte caselle di posta da gestire, ma fortunatamente c'è una soluzione semplice e di solito gratuita per salvare la situazione: un alias email.
Continua a leggere per scoprire cos'è un alias email, come ottenerne uno e come può aiutare la tua azienda.
Cos'è un alias email?
Un alias email, o un'email alternativa, è un indirizzo di inoltro, come un soprannome aggiuntivo che puoi aggiungere alla tua email principale. Quel soprannome potrebbe essere uno che usi per proteggere il tuo vero nome su Internet. In un ambiente lavorativo, potrebbe essere un titolo di dipartimento o il nome di una campagna di marketing.
Sebbene un alias abbia una casella di posta separata, non devi aprirla per gestire quelle email; esiste solo per inoltrare tutti i messaggi in arrivo al tuo account email principale. Utilizza anche le stesse impostazioni dell'account e i contatti di cui consideri principale l'account.
Quando è utile un alias email?
Un vantaggio significativo di un alias email è la possibilità di creare una presenza digitale professionale per un'azienda.
Immagina di aver appena avviato la tua attività e sei l'unico a gestirla. Hai già creato un info@businessname.com account che sarà la tua email principale e il centro per le richieste. Ma vuoi anche aggiungere un indirizzo email per le fatture e le vendite. Un alias email ti permetterà di creare entrambi quegli indirizzi e avere tutte le email inviate a questi reindirizzate nella tua casella di posta principale.
Ecco quattro scenari in cui un alias email è utile:
Tu o qualcun altro nella tua azienda ricoprire più ruoli.
Se tu o uno dei tuoi dipendenti ricoprite più ruoli, creare un alias email è molto utile. Invece di dover passare tra più caselle di posta, tutte le email verranno inoltrate alla casella di posta principale. Questo rende molto più facile tenere traccia di tutte le email ricevute.
Vuoi mantenere i contatti di un ex dipendente.
Puoi anche utilizzare alias email per i tuoi dipendenti in modo da poter rimanere in contatto con le persone che contattano un ex dipendente. L'inconveniente è che questo potrebbe comportare un'inbox intasata. Un'altra opzione è aggiungere l'indirizzo email del dipendente come alias quando decidono di partire e cambiare la password, invece di eliminare il loro account.
Hai bisogno di un'email temporanea.
Gli indirizzi email temporanei sono utili quando è necessario registrarsi a un servizio ma si è preoccupati della sua affidabilità. Se l'idea di utilizzare un servizio email temporaneo non ti entusiasma, puoi semplicemente usare un alias email come indirizzo temporaneo. La parte migliore è che, non appena non hai più bisogno dell'alias, puoi semplicemente eliminarlo e smettere di ricevere qualsiasi email a quell'indirizzo.
Non vuoi rivelare la tua email personale online.
È una buona idea mantenere separate la vita personale e quella professionale. Per questo motivo, potresti voler evitare di utilizzare il tuo indirizzo email personale per la tua azienda. Con l'aiuto degli alias, puoi comunque ricevere tutte le email nella tua casella di posta principale mentre nascondi tutte le tue informazioni personali.
Come aggiungere un alias per un'email a diversi servizi
Avendo stabilito che un'email alternativa può essere utile per la tua azienda, vediamo i passaggi da seguire per configurarla con diversi servizi.
Come creare un alias Gmail
Gmail consente fino a 30 alias per ogni utente, gratuitamente. Ecco come aggiungere un alias email su Gmail:
- Accedi alla console di amministrazione di Google utilizzando un account amministratore.
- Utilizza la Home page per accedere alla sezione Utenti.
- Nell'elenco degli utenti, trova l'utente desiderato e apri la pagina del suo account.
- Sotto Informazioni utente, trova e fai clic su Indirizzi email alternativi.
- Nell'email alternativa, inserisci un nome utente alternativo (la parte dell'indirizzo che appare prima del segno @). Tieni presente che non puoi creare un alias già assegnato a qualcuno.
- Se gestisci più domini, dovrai anche scegliere quello applicabile in questo caso.
- Salva le modifiche una volta terminato. Dovresti iniziare a ricevere email per un indirizzo alias entro 24 ore.
Successivamente, vai alla tua email principale e aggiungi il nuovo alias in modo da poter inviare email anche dall'indirizzo alternativo. C'è una guida su come aggiungere un altro indirizzo email a Gmail sul nostro blog.
Come creare un alias Outlook
Outlook consente agli utenti di creare più alias gratuitamente. Ecco cosa devi fare per creare un alias su Outlook:
- Vai alla pagina Aggiungi un alias di Outlook. Accedi al tuo account se richiesto.
- Scegli una delle seguenti opzioni sotto aggiungi un alias: "Crea un nuovo indirizzo email Outlook e aggiungilo come alias" o "Aggiungi un indirizzo email esistente come alias."
- Fai clic su Aggiungi alias.
Tieni presente che gli indirizzi già esistenti @hotmail.com, @live.com o @msn.com non possono essere aggiunti come alias, e non puoi aggiungere un alias che è già associato a un altro account Microsoft.
Come creare un alias iCloud
Ecco come gli utenti iCloud possono creare un alias email:
- Apri la tua email iCloud e cerca l'icona a forma di ingranaggio nella barra laterale. Fai clic su "Preferenze."
- Scegli Account, quindi fai clic su "Aggiungi un alias."
- Inserisci le informazioni richieste - alias, nome completo, etichetta e colore dell'etichetta.
- Fai clic su "OK" e poi "Fatto."
Come inviare un'email da un indirizzo alternativo
Questo richiede solo un ulteriore passaggio e tutta la tua attenzione quando scrivi un'email. Il motivo è che, ora che hai uno o più alias, troverai una nuova opzione nella finestra di composizione, intitolata Da. Una volta terminata la scrittura di un'email, assicurati di scegliere l'email Da corretta.
Conclusione
Creare un alias email è un ottimo modo per creare una presenza digitale professionale per un'azienda senza dover spendere soldi extra. Un indirizzo alias è anche un'ottima scelta per coloro che non vogliono divulgare le loro email personali online o che hanno bisogno di un indirizzo email temporaneo. Un alias email è anche utile per le aziende in cui una persona ricopre più ruoli.
Un'azienda può creare alias per i propri dipendenti invece di indirizzi email individuali. Questo può portare a una posta in arrivo principale piena di troppe email destinate a più utenti, tuttavia, di solito è meglio creare email separate per ogni dipendente.
Ti piace l'idea di gestire più alias/indirizzi email da un'unica casella di posta? Abbiamo ottime notizie per te! Mailbird consente ai suoi utenti di gestire facilmente tutte le email e i contatti da più account in un'unica casella di posta.
