Qu'est-ce qu'un Alias Email et Comment l'Utiliser pour Votre Entreprise
L'un des défis des emails professionnels est que vous ne pouvez pas limiter votre entreprise à une seule adresse. Vous aurez probablement besoin d'une adresse pour le PDG, une autre pour le département marketing, une pour la comptabilité, etc. Cela fait beaucoup de boîtes de réception à gérer, mais heureusement, il existe une solution simple et généralement gratuite : un alias email.
Continuez à lire pour découvrir ce qu'est un alias e-mail, comment en obtenir un, et comment cela peut aider votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un alias e-mail ?
Un alias e-mail, ou un e-mail alternatif, est une adresse de transfert, comme un surnom supplémentaire que vous pouvez ajouter à votre e-mail principal. Ce surnom pourrait être utilisé pour protéger votre vrai nom sur Internet. Dans un cadre professionnel, il pourrait s'agir d'un titre de département ou d'un nom de campagne marketing.
Bien qu'un alias dispose d'une boîte de réception séparée, vous n'avez pas besoin de l'ouvrir pour gérer ces e-mails ; il existe uniquement pour transférer tous les messages entrants vers votre compte e-mail principal. Il utilise également les mêmes paramètres de compte et contacts que le compte que vous considérez comme principal.
Quand un alias e-mail est-il utile ?
Un avantage significatif d'un alias e-mail est la capacité de créer une présence numérique professionnelle pour une entreprise.
Disons que vous venez de démarrer votre entreprise, et que vous êtes le seul à la gérer. Vous avez déjà créé un info@businessname.com compte qui sera votre e-mail principal et le centre pour les demandes. Mais vous souhaitez également ajouter une adresse e-mail pour les demandes de facturation et les pistes de vente. Un alias e-mail vous permettra de créer ces deux adresses et de faire rediriger tous les e-mails envoyés vers votre boîte de réception principale.
Voici quatre scénarios où un alias e-mail est utile :
Vous ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise occupez plusieurs rôles.
Si vous ou l'un de vos employés occupez plusieurs rôles, créer un alias e-mail est très utile. Au lieu de devoir passer d'une boîte de réception à l'autre, tous les e-mails seront transférés vers la boîte de réception principale. Cela facilite grandement le suivi de tous les e-mails reçus.
Vous souhaitez garder les contacts d'un ancien employé.
Vous pouvez également utiliser des adresses email aliases pour vos employés afin de rester en contact avec les personnes qui communiquent avec un ancien employé. L'inconvénient est que cela peut entraîner une boîte de réception pleine. Une autre option consiste à ajouter l'adresse e-mail de l'employé en tant qu'alias lorsqu'il décide de partir et de changer le mot de passe, au lieu de supprimer son compte.
Vous avez besoin d'une adresse e-mail temporaire.
Les adresses e-mail temporaires sont utiles lorsque vous devez vous inscrire à un service mais que vous vous préoccupez de sa fiabilité. Si l'idée d'utiliser un service d'e-mail temporaire ne vous plaît pas, vous pouvez simplement utiliser un alias e-mail comme adresse temporaire à la place. Le meilleur, c'est qu'une fois que vous n'avez plus besoin de l'alias, vous pouvez simplement le supprimer et cesser de recevoir des e-mails à cette adresse.
Vous ne voulez pas divulguer votre e-mail personnel en ligne.
Il est préférable de garder la vie personnelle et professionnelle séparées. Pour cette raison, vous pouvez vouloir éviter d'utiliser votre adresse e-mail personnelle pour votre entreprise. Avec l'aide des alias, vous pouvez toujours recevoir tous les e-mails dans votre boîte de réception principale tout en cachant toutes vos informations personnelles.
Comment ajouter un alias d'adresse e-mail à différents services
Ayant établi qu'une adresse e-mail alternative peut être utile pour votre entreprise, examinons les étapes nécessaires pour la configurer avec différents services.
Comment créer un alias Gmail
Gmail permet jusqu'à 30 alias pour chaque utilisateur, gratuitement. Voici comment ajouter un alias e-mail sur Gmail :
- Connectez-vous à votre console d'administration avec un compte administrateur.
- Utilisez la page d'accueil pour accéder à la section Utilisateurs.
- Dans la liste des utilisateurs, trouvez l'utilisateur désiré et ouvrez la page de son compte.
- Sous Informations utilisateur, trouvez et cliquez sur Adresses e-mail alternatives.
- Dans E-mail alternatif, entrez un nom d'utilisateur alternatif (la partie de l'adresse qui apparaît avant le @). Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas créer un alias déjà attribué à quelqu'un d'autre.
- Si vous gérez plusieurs domaines, vous devrez également choisir celui qui s'applique dans ce cas.
- Enregistrez les modifications une fois que vous avez terminé. Vous devriez commencer à recevoir des e-mails pour une adresse alias dans les 24 heures.
Ensuite, rendez-vous sur votre e-mail principal et ajoutez le nouvel alias afin que vous puissiez également envoyer des e-mails depuis l'adresse alternative. Il y a un guide sur comment ajouter une autre adresse e-mail à Gmail sur notre blog.
Comment créer un alias Outlook
Outlook permet aux utilisateurs de créer plusieurs alias gratuitement. Voici ce que vous devez faire pour créer un alias sur Outlook :
- Allez sur la page Ajouter un alias d'Outlook. Connectez-vous à votre compte si vous y êtes invité.
- Choisissez l'une des options suivantes sous ajouter un alias : "Créer une nouvelle adresse e-mail Outlook " et l'ajouter comme alias" ou "Ajouter une adresse e-mail existante comme alias."
- Cliquez sur Ajouter un alias.
Gardez à l'esprit que les adresses @hotmail.com, @live.com ou @msn.com existantes ne peuvent pas être ajoutées comme alias, et vous ne pouvez pas ajouter un alias déjà associé à un autre compte Microsoft.
Comment créer un alias iCloud
Voici comment les utilisateurs d'iCloud peuvent créer un alias d'adresse e-mail :
- Ouvrez votre e-mail iCloud et recherchez l'icône d'engrenage dans la barre latérale. Cliquez sur "Préférences".
- Choisissez Comptes, puis cliquez sur "Ajouter un alias".
- Entrez les informations requises - alias, nom complet, label et couleur de label.
- Cliquez sur "OK" puis sur "Terminé".
Comment envoyer un e-mail depuis une adresse alternative
Cela nécessite une étape supplémentaire et toute votre attention lors de l'écriture d'un e-mail. La raison est que, maintenant que vous avez un ou plusieurs alias, vous trouverez une nouvelle option dans la fenêtre de composition, intitulée De. Une fois que vous avez terminé d'écrire un e-mail, assurez-vous de choisir la bonne adresse e-mail De.
Conclusion
Créer un alias e-mail est un excellent moyen de créer une présence numérique professionnelle pour une entreprise sans avoir à dépenser d'argent supplémentaire. Une adresse alias est également un excellent choix pour ceux qui ne veulent pas divulguer leurs e-mails personnels en ligne ou qui ont besoin d'une adresse e-mail temporaire. Un alias e-mail est également pratique pour les entreprises où une personne remplit plusieurs rôles.
Une entreprise peut créer des alias pour ses employés au lieu d'adresses e-mail individuelles. Cela peut entraîner une boîte de réception principale remplie de trop d'e-mails destinés à plusieurs utilisateurs, cependant, il est généralement préférable de créer des e-mails séparés pour chaque employé.
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