как отозвать письмо в outlook - Полное руководство
Это случилось снова - вы нажали кнопку "Отправить" раньше, чем хотели.
Тысячи незаконченных сообщений, писем с потерянными вложениями и других ошибочных сообщений отправляются каждый день. Затем следуют тысячи писем с извинениями.
Хорошая новость заключается в том, что большинство почтовых клиентов поддерживают функцию "Отменить отправку". В этой статье мы разберемся, как отозвать письмо в Outlook, устраним наиболее распространенные неполадки и узнаем, как почтовый клиент Mailbird может помочь вам еще больше улучшить этот процесс.
Отзыв сообщения в баннере Outlook
Как отозвать электронное письмо в Outlook
Процесс извлечения сообщения электронной почты в Outlook не самый простой и включает в себя следующие шаги:
Шаг 1. Перейдите в раздел "Отправленная почта" и найдите письмо, которое вы хотите отозвать. Затем дважды щелкните, чтобы открыть это письмо.
Папка "Отправленная почта
Шаг 2. В верхней части строки меню Microsoft Outlook щелкните Сообщение. Далее найдите раздел Переместить и выберите Другие действия перемещения.
Параметры перемещения сообщения
Шаг 3. Нажмите кнопку Вспомнить это сообщение.
Вызов сообщения в Outlook
Примечание: В упрощенной версии меню Outlook вы можете получить доступ к команде More Actions через три точки, расположенные на панели сообщений.
Упрощенная лента вызова сообщения Outlook
После выполнения описанных действий у вас появится новое окно с двумя опциями - "Удалить непрочитанные копии этого сообщения" и "Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением".
Как вызвать сообщение электронной почты в Outlook
Выберите нужный вариант.
Затем щелкните поле Сообщить мне об успехе или неудаче отзыва для каждого получателя, чтобы получить это уведомление в папке "Входящие".
Шаг 5. Если вы решили изменить исходное сообщение, вам будет предложено внести изменения в сообщение. Откорректируйте исходное сообщение и подтвердите изменения. По окончании нажмите кнопку OK. После этого новое сообщение заменит исходное.
Таким образом, вы можете отозвать (отменить отправку) электронное письмо или удалить его для получателей, как и в случае с сообщением в чате. Давайте рассмотрим этот процесс более подробно и выберем наиболее подходящий для вас способ действий.
Как работает функция отзыва в Outlook?
В Outlook есть два варианта отзыва сообщения электронной почты.
1. Удаление исходного сообщения.
При выборе этого варианта получатель не сможет прочитать исходное сообщение, если только он не открыл его до вашего запроса на отзыв.
2. Изменение уже отправленного сообщения.
Другой вариант позволяет изменить сообщение и отправить его снова.
Если вы измените сообщение электронной почты, у получателя в папке "Входящие" окажется два сообщения - оригинальное и измененное. Оригинальное сообщение автоматически удаляется, как только получатель открывает новое сообщение. Однако ваш отзыв не будет успешным, если получатель сначала откроет оригинальное сообщение.
Так какой же вариант лучше выбрать? Давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого из них.
| Удаление сообщения | Вызов и изменение сообщения |
|---|---|
| — Ваше исходное сообщение удаляется навсегда — Это самый быстрый способ отзыва сообщений электронной почты |
— Вы можете добавить недостающие вложения или изменить содержимое сообщения, не отправляя письмо дважды |
| — Вам нужно будет создать новое письмо, если вы хотите отправить его получателю — Получатель получает уведомление об удалении сообщения |
— Получатель получает уведомление об обновлении сообщения — Изменение сообщения займет больше времени |
Как узнать, что отзыв сообщения прошел успешно?
Вы должны получить уведомление об успешном отзыве сообщения электронной почты, если вы отметили поле "Сообщите мне об успешном или неудачном отзыве" для каждого получателя. Но если вы забыли это сделать, как вы узнаете статус отзыва в этом случае?
К счастью, есть другой способ отследить его.
Перейдите в папку "Отправленные" и выберите письмо, которое вы только что отозвали. Затем нажмите кнопку Отслеживание, чтобы проверить статус.
Отслеживание в Outlook
Каждый раз, когда вы хотите использовать функцию отслеживания отзыва, необходимо включить эту функцию.
Требования к отзыву сообщения электронной почты в Outlook
Иногда отзыв сообщения может оказаться неудачным. Чаще всего причина заключается в том, что вы не выполняете эти основные требования для успешного извлечения сообщения электронной почты Outlook из папки входящих сообщений получателя.
Вот эти требования:
-
Получатель еще не прочитал сообщение. Если вы отправили сообщение для отзыва после того, как получатель открыл оригинальное сообщение, ваш отзыв не будет успешным.
-
Получатель принадлежит к той же организации. Это основное ограничение отзыва в Outlook, которое не позволяет отправлять сообщения отзыва получателям из других компаний или частным лицам.
-
Вы оба используете Outlook. Отзыв электронной почты работает только с письмами, отправленными с адреса электронной почты Outlook на другой адрес электронной почты Outlook. Если вы используете Outlook, но отправляете письмо на учетную запись Gmail, отзыв не сработает.
-
Вы используете Outlook в операционной системе Windows. Функция отзыва недоступна ни в одной из версий Outlook на Mac. Эту функцию можно использовать только в операционной системе Windows.
-
Получатель не перенаправляет сообщения. Ваш получатель может установить специальное правило для перемещения определенных писем в другую папку. Если исходное письмо будет перемещено в папку, а сообщение отзыва останется во входящих сообщениях получателя, отзыв, скорее всего, не удастся.
Что делать, если отзыв электронной почты не сработал
Что делать, если отзыв по какой-то причине не удался? Давайте проверим возможные варианты.
1. Отправьте письмо с извинениями
Начните письмо со следующих фраз: "Мне очень жаль..." или "Я приношу свои извинения ...." Затем сразу переходите к сути дела - не надо ссылаться на другие факты (например, на предыдущий разговор или встречу).
Далее упомяните, что вы допустили ошибку, отправив письмо не на тот адрес, или его содержание не соответствует действительности, и вы сожалеете об этом. Будьте кратки, не делайте его длиннее нескольких предложений и отправьте письмо сразу после того, как обнаружили ошибку.
Быстрое создание письма с извинениями с нуля может быть напряженным и не очень быстрым. Вы можете ускорить этот процесс, используя шаблоны писем на Parakeet. При создании письма вы можете выбрать одну из десятков ситуаций и тонов голоса.
Генератор шаблонов электронной почты
2. Используйте Mailbird для лучшего запоминания писем
В интерфейсе Outlook не так-то просто найти функцию вызова электронной почты. Более того, у нее есть ограничения - не каждое сообщение можно отозвать. Честно говоря, большинство из них - нет.
Но есть более простой и быстрый способ отзыва писем.
С Mailbird вы можете отозвать любое сообщение за считанные секунды, не копаясь в загроможденном интерфейсе. Всего один щелчок - и ваше письмо не отправлено!
Обновленная версия Mailbird 3.0 с новым дизайном поможет вам сделать работу с электронной почтой максимально удобной, а также управлять всеми учетными записями электронной почты из одного места.
Вы можете добавить в Mailbird несколько учетных записей электронной почты - личных и рабочих, созданных на разных сервисах, - и пользоваться всеми ее потрясающими возможностями:
-
Проверяйте всю свою электронную почту и календари в одном приложении
-
Наслаждайтесь красивым и простым интерфейсом
-
Вспоминайте письма за считанные секунды без ограничений
-
Отслеживайте статус открытия отправленных писем
-
Ускоренное чтение сообщений
-
Откладывайте письма и планируйте их на потом
-
Улучшите управление электронной почтой с помощью других интересных функций
Make message recall in Outlook stress-free with Mailbird
Сделайте вызов сообщений в Outlook без стресса с помощью Mailbird
Как отменить отправку письма в Mailbird
Это очень просто!
Перейдите в Настройки и откройте вкладку Составление. Затем в разделе " Отправка" переместите тумблер, чтобы установить желаемое время задержки сообщений.
Отмена периода отправки в Mailbird
В следующий раз, когда вы захотите отозвать письмо, у вас будет до 30 секунд, чтобы сделать это, нажав кнопку Отменить отправку.
Отмена отправки сообщения
3. Отложить письмо
Отсрочка отправки электронной почты поможет избежать неловких ситуаций в будущем. Это означает, что каждый раз, когда вы нажимаете кнопку "Отправить", Outlook отправляет ваше сообщение не сразу, а только через некоторое время.
В настройках Outlook можно создать специальное правило для такой задержки и определить, сколько времени должно пройти до отправки письма. В результате вы сможете изменить содержимое письма или отменить отправку до того, как письмо будет отправлено.
Вот как это настроить
Шаг 1. Перейдите в меню Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.
Шаг 2. Нажмите кнопку Новое правило. Выберите Apply Rule on Messages I Send и перейдите к следующему шагу.
Шаг 3. В появившемся окне укажите условия, при которых должна работать задержка, и введите время, на которое вы хотите, чтобы ваши письма задерживались. Затем нажмите кнопку OK.
Шаг 4. Наконец, дайте своему правилу имя, и все готово.
Подведение итогов
Итак, теперь вы знаете, как отозвать письмо в Outlook, используя встроенные функции этого почтового клиента. Вы наверняка поняли, что у него много ограничений и он не всегда работает идеально.
Помните, что Outlook может быть одноразовым решением для экстренных ситуаций, но не подходит для долгосрочной работы.
Примите меры предосторожности, чтобы больше никогда не беспокоиться об отзывах электронной почты Outlook. Начните с настройки единого почтового ящика, чтобы управлять всеми письмами в одном месте, отменять отправку одним щелчком мыши и получать напоминания, если вы забыли добавить вложения к письмам.
Установите здоровые отношения с электронной почтой с помощью Mailbird
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Что значит отозвать письмо?
Отзывая письмо, вы удаляете письмо, которое было доставлено в почтовый ящик получателя. Вы также можете заменить содержимое письма или добавить недостающее вложение. Отзыв письма возможен только в том случае, если получатель еще не открыл письмо.
Как отозвать электронное письмо в Outlook так, чтобы получатель не знал об этом?
Найдите письмо в папке "Отправленные" и дважды щелкните его. Затем перейдите на вкладку Сообщение и выберите Другие действия перемещения. Нажмите кнопку Отозвать это сообщение. Во всплывающем окне выберите наиболее подходящие для вас варианты, удалите исходное сообщение или замените его новым и нажмите кнопку, чтобы получить уведомление о состоянии отзыва. Подтвердите изменения.
Сколько времени занимает отзыв сообщения электронной почты в Outlook?
После выполнения всех шагов по отзыву сообщения электронной почты в Outlook ваше письмо сразу же исчезнет из папки входящих сообщений получателя.
Как отозвать электронное письмо в Outlook за пределами вашей организации?
Вы можете отзывать электронные письма в Outlook только в пределах своей организации. Вы не можете отозвать электронное письмо, если получатель принадлежит к другой организации.
Как отозвать электронное письмо в Outlook через час?
Выполните следующие действия:Шаг 1. Перейдите в раздел "Отправленные" и найдите письмо, которое хотите отозвать. Затем дважды щелкните, чтобы открыть это письмо.Шаг 2. В верхней части строки меню Outlook нажмите кнопку Сообщение. Затем найдите раздел Переместить и выберите Другие действия по перемещению. Шаг 3. Нажмите кнопку Вспомнить это сообщение.
