Wie Sie die Kommunikation Ihres Remote-Teams verbessern
Wenn wir an einen Arbeitsplatz denken, stellen wir uns ein Büro mit Schreibtischen, einem Wasserspender, einem Konferenzraum und wahrscheinlich einem traurigen kleinen Bereich für 'Spaß' vor.
So sehr das in den 90ern vielleicht wahr gewesen sein mag, haben wir seitdem einen langen Weg zurückgelegt. Es gibt keine Ressentiments mehr von dem frühen Pendeln oder schrecklichen Small Talk im Aufzug. Jetzt - im Zeitalter von Remote-Arbeit - waren wir noch nie in einer besseren Position.
Ich habe fast mein ganzes Leben lang remote gearbeitet. Ich habe festgestellt, dass gute Kommunikation das Einzige ist, was entfernte Teams von einer Gruppe von disconnectierten Personen, die alleine an ihren Laptops in Stille sitzen, unterscheidet. Im Laufe der Jahre habe ich viel über qualitativ hochwertige Kommunikation, E-Mail-Produktivität, Feedbackschleifen und die Verwendung der richtigen Werkzeuge gelernt. In diesem Artikel werde ich einiges davon mit dir teilen.
Verstreuen Sie Ihre Kommunikation nicht überall
Bei so vielen glänzenden Apps da draußen kann es verlockend sein, Ihre Arbeit auf alle zu verteilen, aber das ist auch für Sie und Ihr Team horrend unproduktiv. Stellen Sie sich vor, ich möchte den Status eines Artikels im Gange überprüfen und muss zuerst Trello für den Link überprüfen, dann Google Docs für die Kommentare einsehen und anschließend in meine E-Mails gehen, um meine Antwort zu senden. Das sind 3 Apps für einen Job. Dann gibt es die Videokonferenz, bei der die Menschen alles von Zoom bis zu einem speziellen virtuellen Telefonsystem für Unternehmen nutzen. Es wird unübersichtlich.
Ich kenne die Workflows und Prozesse, die für Sie am besten sind, aber ich habe festgestellt, dass die Integration meiner Apps die Lösung war. Zum Beispiel lasse ich meine Trello-Aktivitäten in einen Chatkanal einspeisen. Wenn ein Link in Trello gepostet wird, geht er an Slack. Ich kann sofort benachrichtigt werden und muss meine Benachrichtigungen nicht ständig im Auge behalten.
Mit Mailbird können Sie diese Benachrichtigungen direkt in Ihrem Posteingang haben. Mailbird integriert sich mit Dropbox, Asana, WhatsApp und Veeting Rooms, um nur einige zu nennen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Posteingang nicht verlassen müssen, wenn Sie nur nach einem Update suchen.
Verbessern Sie den Feedbackprozess Ihres Teams
Eine der frustrierendsten Dinge an Remote-Teams ist der Genehmigungsprozess. Wenn Sie über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, kann es sein, dass der Manager nur ein paar Mal pro Woche Zeit hat, um Arbeiten zu genehmigen, was Ihren Workflow erheblich stören kann.
Den Feedbackprozess zu verbessern ist keine schnelle Lösung, sondern etwas, das man bereits in der Einarbeitungsphase implementieren sollte. Basierend auf Agilen Methoden, ermutigen Sie Ihr Team, in kurzen Sprints zu arbeiten, die Arbeiten zur Überprüfung vorzulegen und dann schnell darauf zu iterieren.
Halten Sie eine Basis für alle Kommunikationsmittel, wie E-Mail oder eine Projektmanagement-App, und überprüfen Sie schnell und häufig. Dies wird überflüssige Prozesse eliminieren, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und Sie zwingen, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen, was für alle von Vorteil ist.
E-Mail-Produktivität und beste Praktiken fördern
Wenn es schlecht gemacht wird, ist E-Mail eine schreckliche Kommunikationsmethode. Mit den richtigen besten Praktiken im Hinterkopf kann es jedoch gezähmt und effektiv genutzt werden. Ich habe bereits zuvor darüber geschrieben, also möchte ich Ihnen nur einen Überblick über die Arten von Gewohnheiten geben, in die Sie hineinkommen sollten, um E-Mails überschaubarer zu machen.
Bündeln Sie Ihre E-Mails mit niedriger Priorität und halten Sie sie aus dem Hauptposteingang heraus
Sie wollen nicht, dass eine wichtige E-Mail in Ihrem Posteingang genauso viel Bedeutung hat wie eine lästige E-Mail-Benachrichtigung, also bringen Sie Ihrem Posteingang bei, diese zusammenzufassen und aus dem Weg zu halten. In Gmail können Sie dies durch das Erstellen eines Filters tun. In Inbox by Gmail ist es so einfach, wie die 'Niedrig-Priorität' und 'Updates' Bündel zu aktivieren und sicherzustellen, dass sie die richtigen E-Mails für einige Tage erfassen.
Sobald Sie Ihre E-Mails überprüfen, entscheiden Sie, was Sie mit jeder einzelnen tun möchten
Sie sollten nicht in die Gewohnheit verfallen, Ihre E-Mails nur zu lesen und später zurückzukommen, um Maßnahmen zu ergreifen. Stattdessen sollten Sie ein paar feste Zeiten am Tag festlegen, um alles vollständig zu bearbeiten. David Allens Getting Things Done empfiehlt dies als Ansatz für das Aufgabenmanagement, aber es kann auch großartig für E-Mails sein. Wenn Sie Ihren Posteingang bearbeiten, betrachten Sie jede E-Mail als eine dieser Kategorien:
- Erledigen — wenn es in weniger als 2-5 Minuten erledigt werden kann, tun Sie es jetzt
- Delegieren — leiten Sie die E-Mail weiter oder fügen Sie sie in den Chat ein, damit jemand anders sie bearbeiten kann
- Aufschieben — die E-Mail snoozen oder sie später auf Ihre To-Do-Liste setzen
- Löschen — es ist am besten, die E-Mails zu löschen, mit denen Sie nichts tun müssen
- Archivieren — die schlimmste Option; taggen Sie die E-Mail und setzen Sie sich eine Erinnerung, um dieses Tag zu bearbeiten
Als allgemeine Regel sollten Sie nach dem Antworten die E-Mail archivieren (nicht löschen!).
Verwenden Sie vorgefertigte Antworten, um alle häufigen Fragen zu beantworten
Dauernd die gleichen Fragen von verschiedenen Personen stellen? Verwenden Sie Gmails Funktion für vorgefertigte Antworten, um die Antwort zu speichern, wenn Sie die Frage das nächste Mal beantworten. So müssen Sie die gleiche ermüdende E-Mail nie wieder eintippen! Häufige Fragen, die Sie vielleicht beantworten müssen, könnten sein: 'Wo ist der Link für X?', 'Könnten Sie mich mit Y in Verbindung setzen?' und 'Wie lautet die Adresse Ihres Büros?'.
Verwende einen Desktop-Mail-Client, um Ablenkungen zu vermeiden
Einer meiner schlimmsten Fehler in der Vergangenheit war es, online zu gehen, um meine E-Mails zu überprüfen, und auf der 40. Seite von Reddit zu landen. Mit einem Desktop-Mail-Client wie Mailbird wird das nicht mehr passieren.
Früher, mit Apps wie Outlook, mussten die Leute ihren Browser nicht öffnen, um ihre E-Mails zu überprüfen, aber als Outlook in den Bereich lustiger veralteter Software fiel und Gmail übernahm, muss die Menge an verschwendeten Stunden unglaublich gewesen sein. Zum Beispiel verbringt die Welt kollektiv 15 Stunden pro Tag mit der Google-Suche nach dem Begriff 'www.gmail.com'.
Und das ist erst der Anfang. Ich wäre bereit zu wetten, dass Einzelpersonen versehentlich mehrere Stunden pro Woche damit verbringen, Zeit im Internet zu verschwenden, während sie nur ihre E-Mails überprüfen wollten. Es ist eine wirklich einfache Lösung — benutze einfach einen Desktop-Mail-Client und spare dir Stunden mit unnötiger Zeitverschwendung.
Hier hast du es also. Ein schneller Leitfaden, der dir und deinem Team hilft, Zeit bei der Kommunikation zu sparen, ihre Werkzeuge effektiver zu nutzen und letztendlich mehr zu erreichen. Wenn du weitere nützliche Möglichkeiten gefunden hast, lass es mich in den Kommentaren wissen. Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall ist ein britischer Schriftsteller, der in Lettland lebt. Er schreibt über Produktivität, Startups und Software bei Process Street. Finde ihn auf Twitter hier.
