Optimaliseer de Communicatie van je Remote Team
We stellen ons de werkplek voor als een kantoor met bureaus, een waterkoeler, een vergaderruimte en vaak een treurig hoekje voor 'plezier'.
Hoe waar dat ook geweest mag zijn in de jaren 90, we zijn sinds die tijd een lange weg gegaan. Er is geen wrok meer van de vroege ochtendspits, of akelig kleine gesprekken in de lift. Nu — in het tijdperk van remote werk — zijn we nog nooit in een betere positie geweest.
Ik heb bijna mijn hele leven op afstand gewerkt. Ik heb ontdekt dat goede communicatie het enige is dat ervoor zorgt dat remote teams niet meer zijn dan een stel losgekoppelde mensen, alleen op hun laptops in stilte. Door de jaren heen heb ik veel geleerd over kwaliteitscommunicatie, emailproductiviteit, feedbackloops en het gebruik van de juiste tools. In dit artikel deel ik een deel daarvan met jou.
Verspreid je communicatie niet overal
Met zoveel glanzende apps daarbuiten kan het verleidelijk zijn om je werk tussen al deze apps te verspreiden, maar het is ook verschrikkelijk onproductief voor jou en je team. Stel je voor dat ik de status van een artikel in ontwikkeling wil controleren, en eerst moet kijken Trello voor de link, dan Google Docs voor de opmerkingen, en daarna naar mijn e-mails moet om mijn antwoord te sturen. Dat zijn 3 apps voor één taak. En dan is er videoconferentie, waar mensen alles gebruiken van Zoom tot een speciale virtueel telefoonsysteem voor bedrijven. Het wordt rommelig.
Ik weet niet welke werkprocessen en workflows het beste voor jou zijn, maar ik ontdekte dat het integreren van mijn apps de oplossing bood. Bijvoorbeeld, ik heb mijn Trello-activiteit die in een chatkanaal wordt gevoed. Wanneer er een link in Trello wordt geplaatst, gaat deze naar Slack. Ik kan onmiddellijk notificaties ontvangen en hoef mijn meldingen niet continu bij te houden.
Met Mailbird kun je deze notificaties rechtstreeks in je inbox hebben. Mailbird integreert met Dropbox, Asana, WhatsApp en Veeting Rooms, om maar een paar te noemen. Dat betekent dat je nooit buiten je inbox hoeft te stappen als je alleen maar op zoek bent naar een update.
Verbeter de feedbackcyclus van je team
Een van de frustrerende dingen van remote teams is de goedkeuringsstroom. Als je in verschillende tijdzones werkt, kan het verkrijgen van goedkeuring voor werk iets zijn waar de manager maar een paar keer per week tijd voor heeft, wat schadelijk kan zijn voor je workflow.
Het verbeteren van de feedbackcyclus is geen snelle oplossing, maar iets dat je direct kunt beginnen met implementeren tijdens de onboarding van medewerkers. Gebaseerd op Agile methodologie, moedig je team aan om in korte sprints te werken, werk voor te leggen ter beoordeling en het snel te itereren.
Houd een basis voor alle communicatie, zoals e-mail of een projectbeheerapp, en beoordeel snel en vaak. Dit zal elke overvloedige procedure die te veel tijd kost, elimineren en je dwingen om de goedkeuringsstroom te versnellen, wat beter is voor iedereen.
Stimuleer de beste praktijken voor productiviteit via e-mail
Als het slecht wordt gedaan, is e-mail een verschrikkelijke manier van communiceren. Met de juiste beste praktijken in gedachten kan het echter worden getemd en effectief worden gebruikt. Ik heb eerder over dit onderwerp geschreven, dus ik wil je gewoon een overzicht geven van de soorten gewoonten waar je in moet komen om e-mail beter beheersbaar te maken.
Bundel je laag-prioriteit e-mails en houd ze uit de hoofd-inbox
Je wilt niet dat een belangrijke e-mail dezelfde betekenis in je inbox heeft als een vervelende e-mailnotificatie, dus leer je inbox om deze te bundelen en ze uit de weg te houden. In Gmail kun je dit doen door een filter te maken. In Inbox by Gmail is het zo eenvoudig als het inschakelen van de 'Laag Prioriteit' en 'Updates' bundels en ervoor zorgen dat het de juiste e-mails voor een paar dagen opvangt.
Beslis wat je met elke e-mail moet doen zodra je je e-mails controleert
Je wilt niet in de gewoonte komen om je e-mails alleen maar te lezen en later terug te komen om actie te ondernemen. Je zou in plaats daarvan een paar vaste momenten gedurende de dag moeten inplannen om alles volledig te verwerken. David Allen's Getting Things Done raadt dit aan als een benadering van taakbeheer, maar het kan ook geweldig zijn voor e-mails. Bij het verwerken van je inbox, behandel elke e-mail als een van deze categorieën:
- Doen — als het in minder dan 2-5 minuten kan worden gedaan, doe het dan nu
- Delegeren — stuur de e-mail door of plak het in de chat zodat iemand anders actie kan ondernemen
- Uitstellen — snooze de e-mail of voeg het toe aan je to-do lijst voor later
- Verwijderen — het is het beste om de e-mails waar je niets mee hoeft te doen weg te doen
- Archiveren — de slechtste optie; tag de e-mail en stel jezelf een herinnering in om die tag te verwerken
Als algemene regel geldt dat je, na het beantwoorden, de e-mail moet archiveren (niet verwijderen!).
Gebruik standaardantwoorden om alle veelgestelde vragen te beantwoorden
Krijg je dezelfde vragen van verschillende mensen, steeds weer? Gebruik makend van de standaardantwoordenfunctie van Gmail, sla je het antwoord op wanneer je de vraag de volgende keer beantwoordt. Op die manier hoef je nooit meer dezelfde vervelende e-mail opnieuw te typen! Veel voorkomende dingen die je misschien moet maken kunnen zijn 'waar is de link voor X?', 'kun je me in contact brengen met Y?' en 'wat is het adres van jouw kantoor?'.
Gebruik een desktop e-mailclient om afleiding te verminderen
Een van mijn ergste zonden uit het verleden is geweest om online te gaan om mijn e-mails te controleren en uiteindelijk op de 40ste pagina van reddit te belanden. Met een desktop e-mailclient zoals Mailbird zal dat nooit meer gebeuren.
In het verleden, met apps zoals Outlook, hoefden mensen hun browser niet te openen om hun e-mails te controleren, maar toen Outlook in de wereld van hilarische legacy-software terechtkwam en Gmail het overnam, moet het aantal verspilde uren immens zijn geweest. Bijvoorbeeld, de wereld brengt een collectieve 15 uur per dag door met googelen van de term 'www.gmail.com'.
En dat is nog maar het begin. Ik durf te wedden dat individuen per ongeluk verschillende uren per week online tijd verspillen terwijl ze alleen maar kwamen om hun e-mails te controleren. Het is een heel simpele oplossing — gebruik gewoon een desktop e-mailclient en bespaar jezelf uren aan verspilde tijd.
Dus daar heb je het. Een snelle gids die jou en jouw team helpt tijd te besparen op communicatie, hun tools effectiever te gebruiken en uiteindelijk meer gedaan te krijgen. Als je nog meer nuttige manieren hebt gevonden, laat het me weten in de reacties. Ik hoop dat dit artikel nuttig was!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall is een Britse schrijver die in Letland woont. Hij schrijft over productiviteit, startups en software op Process Street. Vind hem op Twitter hier.
