Jak przyspieszyć komunikację w zespole zdalnym
Pracownia, którą sobie wyobrażamy, to biuro z biurkami, dystrybutorem wody, salą konferencyjną i zapewne smutną strefą "rozrywki".
Chociaż to mogło być prawdą w latach 90-tych, od tego czasu wiele się zmieniło. Nie ma już żadnej niechęci związanej z porannym dojazdem ani okropnymi powierzchownymi rozmowami w windzie. Teraz — w erze pracy zdalnej — nigdy nie byliśmy w lepszej sytuacji.
Pracuję zdalnie prawie całe swoje życie. Odkryłem, że dobra komunikacja to jedyna rzecz, która sprawia, że zespoły zdalne różnią się od grupy rozłączonych ludzi, samotnych przy swoich laptopach w milczeniu. Na przestrzeni lat nauczyłem się wiele o jakości komunikacji, produktywności e-maili, pętlach informacji zwrotnej i korzystaniu z odpowiednich narzędzi. W tym artykule podzielę się niektórymi z tych informacji z Tobą.
Nie rozpraszaj swojej komunikacji wszędzie
W obliczu tak wielu błyszczących aplikacji, łatwo jest się skusić, by rozdzielać swoją pracę między wszystkimi z nich, ale jest to także strasznie nieproduktywne dla Ciebie i Twojego zespołu. Wyobraź sobie, że chciałbym sprawdzić status artykułu w trakcie pisania i musiałbym najpierw spojrzeć na Trello po link, następnie sprawdzić Google Docs po komentarze, a potem przejść do moich e-maili, by wysłać odpowiedź. To 3 aplikacje na jedną pracę. A jeszcze jest wideokonferencja, gdzie ludzie korzystają ze wszystkiego, od Zooma po dedykowany wirtualny system telefoniczny dla firm. To się robi skomplikowane.
Nie znam przepływów pracy i procesów odpowiednich dla Ciebie, ale odkryłem, że integrowanie moich aplikacji okazało się skuteczne. Na przykład, mam moją aktywność z Trello przesyłaną na kanał czatu. Kiedy link jest publikowany w Trello, trafia do Slacka. Możesz być powiadamiany natychmiast i nie musisz ciągle śledzić powiadomień.
Z Mailbird możesz mieć te powiadomienia na żywo w swojej skrzynce odbiorczej. Mailbird integruje się z Dropbox, Asana, WhatsApp i Veeting Rooms, żeby wymienić tylko kilka. To oznacza, że nigdy nie musisz wychodzić ze swojej skrzynki odbiorczej, jeśli szukasz tylko aktualizacji.
Zacieśnij pętlę sprzężenia zwrotnego w swoim zespole
Jednym z najbardziej frustrujących aspektów pracy zdalnej jest proces zatwierdzania. Jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych, uzyskanie zgody na wykonanie zadania może być czymś, na co menedżer ma czas tylko kilka razy w tygodniu, co może zabić twój przepływ pracy.
Zacieśnienie pętli sprzężenia zwrotnego nie jest szybkim rozwiązaniem, ale czymś, co warto zacząć wdrażać już na etapie powitania pracowników. Oparte na metodologii Agile, zachęcaj swój zespół do pracy w krótkich cyklach, przedstawiania prac do przeglądu, a następnie szybkiego wprowadzania poprawek.
Utrzymuj bazę dla wszystkich komunikacji, jak e-mail lub aplikacja do zarządzania projektami, i przeglądaj szybko i często. To wyeliminuje wszelkie rozbudowane procesy, które zajmują zbyt dużo czasu i zmusi cię do przyspieszenia przepływu zatwierdzania, co jest lepsze dla wszystkich.
Zachęcaj do najlepszych praktyk produktywności w e-mailach
Kiedy jest źle wykorzystywany, e-mail jest okropnym sposobem komunikacji. Z odpowiednimi najlepszymi praktykami w myślach, można go jednak okiełznać i skutecznie wykorzystać. Napisałem wcześniej na ten temat, więc chcę tylko przedstawić ci rodzaje nawyków, które powinieneś wykształcić, aby uczynić e-maile bardziej znośnymi.
Grupuj swoje niskoprorytetowe e-maile razem i trzymaj je z dala od głównej skrzynki odbiorczej
Nie chcesz, aby ważny e-mail był traktowany z taką samą wagą w twojej skrzynce odbiorczej jak jakiś uciążliwy powiadomienie o e-mailu, więc naucz swoją skrzynkę odbiorczą grupować je razem i trzymać z dala. W Gmailu możesz to zrobić, tworząc filtr. W Inbox by Gmail wystarczy włączyć 'Niski priorytet' i 'Aktualizacje' grupy i upewnić się, że łapią odpowiednie e-maile przez kilka dni.
Jak tylko sprawdzisz swoje e-maile, zdecyduj, co z nimi zrobić
Nie chcesz popadać w nawyk sprawdzania swoich e-maili tylko po to, aby je przeczytać, a potem wracać później, aby na nie zareagować. Powinieneś raczej zarezerwować kilka wyznaczonych czasów w ciągu dnia, aby dokładnie przepracować wszystko. Metoda Davida Allena Getting Things Done zaleca to jako podejście do zarządzania zadaniami, ale może być również świetna dla e-maili. Podczas przetwarzania swojej skrzynki odbiorczej traktuj każdy e-mail jako jeden z tych kategorii:
- Zrób — jeśli można to zrobić w mniej niż 2-5 minut, zrób to teraz
- Deleguj — przekaż e-mail, lub wklej go na czacie, aby ktoś inny mógł podjąć działanie
- Odłóż — wstrzymaj e-mail, lub dodaj go do swojej listy zadań na później
- Usuń — najlepiej pozbyć się e-maili, z którymi nie musisz nic robić
- Zarchiwizuj — najgorsza opcja; oznacz e-mail i ustaw przypomnienie, aby przetworzyć ten tag
Ogólnie rzecz biorąc, po odpowiedzi powinieneś zarchiwizować (nie usuwać!) e-mail.
Używaj gotowych odpowiedzi, aby odpowiedzieć na wszystkie zwykłe pytania
Ciągle dostajesz te same pytania od różnych osób? Korzystając z funkcji gotowych odpowiedzi Gmaila, zachowaj odpowiedź, gdy odpowiadasz na pytanie następnym razem. Dzięki temu nigdy więcej nie będziesz musiał pisać tej samej nużącej wiadomości e-mail! Wspólne pytania, które możesz potrzebować uwzględnić to 'gdzie jest link do X?', 'czy możesz mnie skontaktować z Y?' i 'jaki jest adres twojego biura?'.
Użyj stacjonarnego klienta poczty, aby pokonać rozproszenia
Jednym z moich największych grzechów w przeszłości było wchodzenie online, aby sprawdzić moje e-maile i skończenie na czterdziestej stronie reddita. Dzięki stacjonarnemu klientowi poczty, takiemu jak Mailbird, to się już nigdy nie zdarzy.
W przeszłości, z aplikacjami takimi jak Outlook, ludzie nie musieli otwierać przeglądarki, aby sprawdzić swoje e-maile, ale gdy Outlook wpadł w pułapkę absurdnego oprogramowania dziedzictwa, a Gmail przejął kontrolę, ilość zmarnowanych godzin musiała być nieprawdopodobna. Na przykład, świat spędza łącznie 15 godzin dziennie na googlowaniu terminu 'www.gmail.com'.
I to dopiero początek. Chciałbym się założyć, że ludzie niechcący spędzają kilka godzin tygodniowo marnując czas w internecie, gdy tylko przyszli sprawdzić swoje e-maile. To naprawdę proste rozwiązanie — po prostu użyj stacjonarnego klienta poczty i zaoszczędź sobie godzin zmarnowanego czasu.
Więc oto to. Szybki przewodnik, który pomoże Tobie i Twojemu zespołowi przestać marnować czas na komunikację, skuteczniej korzystać ze swoich narzędzi i ostatecznie osiągnąć więcej. Jeśli masz jakieś inne sposoby, które były dla Ciebie przydatne, daj mi znać w komentarzach. Mam nadzieję, że ten artykuł był pomocny!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall jest brytyjskim pisarzem mieszkającym na Łotwie. Pisze o wydajności, startupach i oprogramowaniu na Process Street. Znajdź go na Twitterze tutaj.
