Как улучшить коммуникации в вашей удаленной команде
Мы представляем рабочее место как офис со столами, кулером с водой и комнатой для совещаний, вероятно, с небольшой зоной для 'развлечений'.
Хотя это могло быть правдой в 90-х, с тех пор мы далеко продвинулись. Больше нет недовольства от утренней поездки на работу или ужасного светского разговора в лифте. Теперь — в эпоху удаленной работы — мы никогда не были в лучшей позиции.
Я работал удаленно почти всю свою жизнь. Я обнаружил, что хорошая коммуникация — это единственное, что делает удаленные команды чем-то иным, чем группаDisconnected людей, одних со своими ноутбуками в тишине. За эти годы я многому научился о качественной коммуникации, производительности электронной почты, циклах обратной связи и использовании правильных инструментов. В этой статье я поделюсь с вами кое-каким из этого.
Не рассекайте свою коммуникацию по всем направлениям
С таким количеством блестящих приложений, доступных на рынке, может возникнуть соблазн распределить свою работу между всеми ими, но для вас и вашей команды это также ужасно непродуктивно. Представьте, если бы я хотел проверить статус статьи в процессе написания и сначала мне нужно было бы проверить Trello для ссылки, затем Google Docs для комментариев, а затем зайти в свою почту, чтобы отправить ответ. Это 3 приложения для одной задачи. Затем есть видеоконференции, где люди используют все, от Zoom до специализированной виртуальной телефонной системы для бизнеса. Это становится беспорядком.
Я не знаю, какие рабочие процессы и процессы лучше всего подходят для вас, но я обнаружил, что интеграция моих приложений работает. Например, я подключил свою активность в Trello к каналу чата. Когда ссылка публикуется в Trello, она отправляется в Slack. Я мгновенно получаю уведомления и не должен постоянно следить за своими уведомлениями.
С Mailbird вы можете получать эти уведомления прямо в своем почтовом ящике. Mailbird интегрируется с Dropbox, Asana, WhatsApp и Veeting Rooms, чтобы назвать несколько. Это означает, что вам никогда не придется выходить за пределы своего почтового ящика, если вы просто ищете обновление.
Ускорьте обратную связь в вашей команде
Одной из самых раздражающих вещей в удаленных командах является процесс получения одобрения. Если вы работаете в разных часовых поясах, получение одобрения за выполненную работу может быть доступно менеджеру только пару раз в неделю, что может существенно замедлить ваш рабочий процесс.
Ускорение цикла обратной связи не является быстрым решением, но это то, с чего стоит начать на этапе вводящего обучения сотрудников. Основываясь на методологии Agile, побуждайте вашу команду работать в коротких спринтах, представлять работу для оценки, а затем быстро вносить правки.
Поддерживайте базу для всех коммуникаций, например, электронную почту или приложение для управления проектами, и проводите оценки быстро и часто. Это устранит любые затратные процессы, которые занимают слишком много времени, и заставит вас ускорить процесс одобрения, что будет лучше для всех.
Поощряйте лучшие практики продуктивности электронной почты
Когда электронная почта используется неправильно, она становится ужасным средством общения. Однако при правильном подходе ее можно усмирить и использовать эффективно. Я уже писал ранее на эту тему, так что я просто хочу дать вам обзор тех привычек, которые нужно развить, чтобы сделать электронную почту более управляемой.
Соберите свои низкоприоритетные письма вместе и храните их вне основного inbox
Вы не хотите, чтобы важное письмо воспринималось в вашем inbox с такой же важностью, как какое-нибудь раздражающее уведомление, поэтому научите свой inbox объединять их вместе и держать в стороне. В Gmail вы можете сделать это, создав фильтр. В Inbox от Gmail это так же просто, как включить 'Низкий приоритет' и 'Обновления' пакеты и убедиться, что они захватывают правильные письма в течение нескольких дней.
Как только вы проверили свои письма, решите, что с каждым из них делать
Вы не хотите привыкать к тому, чтобы проверять свои письма просто чтобы их прочитать, а потом возвращаться позже, чтобы на них отреагировать. Вместо этого вы должны выделить несколько отведенных времен в день, чтобы полностью обработать все. Метод Дэвида Аллена Getting Things Done рекомендует это как подход к управлению задачами, но он также отлично подходит для электронной почты. Обрабатывая свой inbox, относитесь к каждому письму как к одной из следующих категорий:
- Сделать — если это можно сделать меньше чем за 2-5 минут, сделайте это сейчас
- Делегировать — переслать письмо или вставить его в чат для кого-то другого
- Отложить — отложите письмо или добавьте его в свой список дел на потом
- Удалить — лучше всего избавиться от писем, с которыми не нужно ничего делать
- Сохранить — худший вариант; пометьте письмо и установите себе напоминание обработать эту метку
В общем, после того как вы ответите, вам следует архивировать (не удалять!) письмо.
Используйте стандартные ответы для ответа на все часто задаваемые вопросы
Получаете одни и те же вопросы от разных людей снова и снова? Используя функцию стандартных ответов Gmail, сохраните ответ, когда вы в следующий раз отвечаете на вопрос. Таким образом, вам не придется снова набирать одно и то же утомительное письмо! Часто задаваемые вопросы могут быть такими: 'где ссылка на X?', 'можете связать меня с Y?' и 'какой адрес вашего офиса?'.
Используйте десктопный почтовый клиент, чтобы избежать отвлечений
Один из моих худших грехов прошлого — это заходить в интернет, чтобы проверить свои электронные письма, и в итоге оказывается на 40-й странице реддита. С десктопным почтовым клиентом, таким как Mailbird, это больше никогда не случится.
Ранее, с такими приложениями, как Outlook, людям не нужно было открывать браузер, чтобы проверить свои письма, но когда Outlook стал смешным устаревшим программным обеспечением, а Gmail взял верх, количество потерянных часов, должно быть, было безумным. Например, мир тратит всего 15 часов в день на гугление термина 'www.gmail.com'.
И это лишь начало. Я бы поспорил, что люди случайно тратят несколько часов в неделю, бесполезно проводя время в интернете, когда они пришли только для того, чтобы проверить свои почтовые ящики. Это действительно простое решение — просто используйте десктопный почтовый клиент и сэкономьте себе часы потраченного зря времени.
Так что вот и всё. Быстрый гид, который поможет вам и вашей команде перестать тратить время на коммуникации, более эффективно использовать свои инструменты и в конечном итоге достичь большего. Если у вас есть другие способы, которые вы нашли полезными, дайте мне знать в комментариях. Надеюсь, эта статья была полезной!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dБенджамин Брандал — британский писатель, проживающий в Латвии. Он пишет о производительности, стартапах и программном обеспечении на Process Street. Найдите его в Твиттере здесь.
