Come Potenziare le Comunicazioni del Tuo Team Remoto
Immaginiamo il luogo di lavoro come un ufficio con scrivanie, un distributore d'acqua, una sala riunioni e probabilmente una triste area per il 'divertimento'.
Per quanto ciò possa essere stato vero negli anni '90, siamo progrediti molto da allora. Non ci sono più risentimenti per il tragitto mattutino, né terribili conversazioni banali in ascensore. Ora — nell'era del lavoro remoto — non siamo mai stati messi meglio.
Ho lavorato in remoto quasi tutta la mia vita. Ho scoperto che una buona comunicazione è l'unica cosa che rende i team remoti qualcosa di diverso da un gruppo di persone disconnesse, sole nei loro laptop in silenzio. Nel corso degli anni, ho imparato molto sulla comunicazione di qualità, produttività delle email, cicli di feedback e l'uso degli strumenti giusti. In questo articolo, condividerò parte di questo con te.
Non disperdere la tua comunicazione ovunque
Con così tante app brillanti là fuori, può essere allettante distribuire il tuo lavoro tra tutte, ma è anche orribilmente improduttivo per te e il tuo team. Immagina se volessi controllare lo stato di un articolo in lavorazione e dovessi prima controllare Trello per il link, poi Google Docs per i commenti, poi controllare le mie email per inviare la mia risposta. Sono 3 app per un lavoro. Poi c'è il videoconferenza, dove le persone usano tutto, da Zoom a un dedicato sistema telefonico virtuale per aziende. Diventa caotico.
Non so quali siano i flussi di lavoro e processi migliori per te, ma ho scoperto che integrare le mie app ha fatto la differenza. Ad esempio, ho la mia attività di Trello che si alimenta in un canale chat. Quando un link viene postato in Trello, va su Slack. Posso ricevere notifiche istantaneamente e non devo continuamente tenere traccia delle mie notifiche.
Con Mailbird, puoi avere queste notifiche all'interno della tua casella di posta. Mailbird si integra con Dropbox, Asana, WhatsApp e Veeting Rooms, per citarne alcuni. Ciò significa che non devi mai allontanarti dalla tua casella di posta se stai solo cercando un aggiornamento.
Rendi più efficiente il feedback del tuo team
Una delle cose più frustranti riguardo ai team remoti è il flusso di approvazione. Se lavori attraverso diversi fusi orari, ottenere approvazioni sul lavoro può essere qualcosa a cui il manager può dedicare tempo solo un paio di volte a settimana, il che può essere deleterio per il tuo flusso di lavoro.
Rendere più efficiente il feedback non è una soluzione rapida, ma qualcosa da iniziare a implementare fin dalla fase di onboarding dei dipendenti. Basato sulla metodologia Agile, incoraggia il tuo team a lavorare in brevi sprint, presentare il lavoro per una revisione e poi iterare rapidamente su di esso.
Mantieni una base per tutte le comunicazioni, come email o un'app di gestione progetti, e rivedi rapidamente e frequentemente. Questo eliminerà eventuali processi inefficaci che richiedono troppo tempo e ti costringerà ad accelerare il flusso di approvazione, il che è meglio per tutti.
Incoraggiare le migliori pratiche di produttività via email
Quando gestita male, l'email è un modo terribile di comunicare. Tuttavia, tenendo a mente le giuste migliori pratiche, può essere domata e utilizzata in modo efficace. Ho scritto in precedenza su questo argomento, quindi voglio solo darti un riepilogo delle abitudini che dovresti adottare per rendere l'email più gestibile.
Raggruppa le tue email a bassa priorità e tienile lontane dalla posta in arrivo principale
Non vuoi che un'email importante venga trattata con la stessa importanza nella tua casella di posta di una fastidiosa notifica email, quindi insegna alla tua casella di posta a raggrupparle insieme e a tenerle al di fuori. In Gmail puoi farlo creando un filtro. In Inbox di Gmail, è semplice come attivare i 'Bassi Priorità' e 'Aggiornamenti' pacchetti e assicurarti che catturi le email giuste per alcuni giorni.
Non appena controlli le tue email, decidi cosa fare con ciascuna
Non vuoi entrare nell'abitudine di controllare le tue email solo per leggerle, per poi tornare più tardi ad agire su di esse. Dovresti invece dedicare alcuni momenti specifici nella giornata per elaborare tutto completamente. Il metodo di David Allen Getting Things Done consiglia questo come approccio alla gestione dei compiti, ma può essere ottimo anche per le email. Quando elabori la tua casella di posta, tratta ogni email come una di queste categorie:
- Fai — se può essere fatto in meno di 2-5 minuti, fallo ora
- Delega — inoltra l'email, o incollala in chat per qualcun altro da gestire
- Rimanda — posticipa l'email, o aggiungila alla tua lista delle cose da fare per dopo
- Elimina — è meglio sbarazzarsi delle email di cui non hai bisogno di fare nulla
- Archivia — l'opzione peggiore; contrassegna l'email e impostati un promemoria per elaborare quel contrassegno
In generale, dopo aver risposto dovresti archiviare (non eliminare!) l'email.
Utilizza risposte predefinite per rispondere a tutte le domande comuni
Ricevi sempre le stesse domande da persone diverse, ripetutamente? Utilizzando la funzione di risposte predefinite di Gmail, salva la risposta quando rispondi alla domanda successiva. In questo modo, non dovrai mai più digitare la stessa email noiosa! Le domande comuni che potresti dover affrontare potrebbero essere 'dove si trova il link per X?', 'puoi mettermi in contatto con Y?' e 'qual è l'indirizzo del tuo ufficio?'.
Utilizza un client di posta desktop per battere le distrazioni
Uno dei miei peggiori peccati del passato è stato andare online per controllare le mie email e finire nella 40ª pagina di reddit. Con un client di posta desktop come Mailbird, questo non accadrà mai più.
In passato, con app come Outlook, le persone non dovevano aprire il browser per controllare le loro email, ma quando Outlook è caduto nel regno dei software obsoleti e Gmail ha preso il sopravvento, il numero di ore sprecate deve essere stato incredibile. Ad esempio, il mondo spende 15 ore collettive al giorno a cercare il termine 'www.gmail.com'.
E questo è solo l'inizio. Scommetterei che le persone trascorrono accidentalmente diverse ore a settimana a perdere tempo su internet quando sono entrate solo per controllare le loro email. È una soluzione davvero semplice: usa un client di posta desktop e risparmia ore di tempo sprecato.
Quindi, ecco fatto. Una guida rapida che aiuterà te e il tuo team a smettere di sprecare tempo nelle comunicazioni, a utilizzare i propri strumenti in modo più efficace e infine a ottenere di più. Se hai altri modi che hai trovato utili, fammelo sapere nei commenti. Spero che questo articolo sia stato utile!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall è uno scrittore britannico che vive in Lettonia. Scrive su produttività, startup e software su Process Street. Trovalo su Twitter qui.
