Comment Dynamiser la Communication de Votre Équipe à Distance
Nous imaginons souvent le lieu de travail comme un bureau avec des bureaux, une fontaine à eau, une salle de conférence et probablement un petit coin 'récréatif'.
Autant cela pouvait être vrai dans les années 90, nous avons parcouru un long chemin depuis. Il n'y a plus de ressentiment lié au trajet matinal, ni de petites conversations ennuyeuses dans l'ascenseur. Maintenant - à l'ère du travail à distance - nous n'avons jamais été dans une meilleure position.
J'ai travaillé à distance presque toute ma vie. J'ai constaté que une bonne communication est la seule chose qui rend les équipes à distance différentes d'un groupe de personnes déconnectées, seules sur leurs ordinateurs portables dans le silence. Au fil des ans, j'ai beaucoup appris sur la qualité de la communication, la productivité par e-mail, les boucles de rétroaction et l'utilisation des bons outils. Dans cet article, je vais partager une partie de cela avec vous.
Ne dispersez pas votre communication partout
Avec tant d'applications brillantes sur le marché, il est tentant de répartir votre travail entre toutes, mais c'est également affreusement peu productif pour vous et votre équipe. Imaginez que je veuille vérifier l'état d'un article en cours, et que je doive d'abord vérifier Trello pour le lien, puis Google Docs pour les commentaires, puis aller sur mes e-mails pour envoyer ma réponse. Cela fait 3 applications pour un seul travail. Ensuite, il y a la vidéoconférence, où les gens utilisent tout, de Zoom à un système téléphonique virtuel pour les entreprises. Ça devient compliqué.
Je ne connais pas les flux de travail et les processus qui sont les meilleurs pour vous, mais j'ai constaté qu'intégrer mes applications ensemble faisait le travail. Par exemple, j'ai mon activité Trello alimentant un canal de chat. Quand un lien est posté dans Trello, il va sur Slack. Je peux être notifié instantanément et je n'ai pas à suivre continuellement mes notifications.
Avec Mailbird, vous pouvez avoir ces notifications directement dans votre boîte de réception. Mailbird s'intègre avec Dropbox, Asana, WhatsApp et Veeting Rooms, pour n'en nommer que quelques-uns. Cela signifie que vous n'avez jamais à sortir de votre boîte de réception si vous cherchez simplement une mise à jour.
Renforcez le boucle de feedback de votre équipe
L'une des choses les plus frustrantes concernant les équipes à distance est le flux d'approbation. Si vous travaillez à travers différents fuseaux horaires, obtenir l'approbation sur un travail peut être quelque chose pour lequel le manager a du temps seulement quelques fois par semaine, ce qui peut être destructeur pour votre flux de travail.
Renforcer le boucle de feedback n'est pas une solution rapide, mais quelque chose à commencer à mettre en œuvre dès la formation des employés. Basé sur la méthodologie Agile, encouragez votre équipe à travailler en courtes sprints, à présenter le travail pour révision puis à itérer rapidement.
Conservez une base pour toutes les communications, comme l'email ou une application de gestion de projet, et révisez rapidement et souvent. Cela éliminera tout processus alourdi qui prend trop de temps et vous contraindra à accélérer le flux d'approbation, ce qui est mieux pour tout le monde.
Encouragez les meilleures pratiques de productivité par e-mail
Lorsqu'il est mal utilisé, l'e-mail est un moyen terrible de communiquer. Cependant, avec les bonnes pratiques en tête, il peut être maîtrisé et utilisé efficacement. J'ai déjà écrit sur le sujet, donc je veux juste vous donner un aperçu des habitudes que vous devriez adopter pour rendre l'e-mail plus gérable.
Regroupez vos e-mails à faible priorité et gardez-les hors de la boîte de réception principale
Vous ne voulez pas qu'un e-mail important soit traité avec autant d'importance dans votre boîte de réception qu'une notification d'e-mail gênante, alors apprenez à votre boîte de réception à regrouper ces e-mails et à les garder à l'écart. Dans Gmail, vous pouvez le faire en créant un filtre. Dans Inbox par Gmail, c'est aussi simple que d'activer les 'Priorités Basses' et 'Mises à Jour' et en vous assurant qu'il capture les bons e-mails pendant quelques jours.
Dès que vous vérifiez vos e-mails, décidez quoi faire de chacun
Vous ne voulez pas prendre l'habitude de vérifier vos e-mails juste pour les lire, puis de revenir plus tard pour agir sur eux. Vous devriez plutôt réserver quelques moments dans la journée pour tout traiter complètement. La méthode de David Allen, Getting Things Done recommande cette approche de gestion des tâches, mais elle peut également être excellente pour les e-mails. Lors du traitement de votre boîte de réception, considérez chaque e-mail comme l'une de ces catégories :
- Faire — si cela peut être fait en moins de 2-5 minutes, faites-le maintenant
- Déléguer — transférez l'e-mail, ou copiez-le dans un chat pour que quelqu'un d'autre agisse
- Reporter — mettez l'e-mail en attente, ou ajoutez-le à votre liste de tâches pour plus tard
- Supprimer — il vaut mieux se débarrasser des e-mails dont vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit
- Classer — la pire option ; taguez l'e-mail et fixez-vous un rappel pour traiter ce tag
En règle générale, après avoir répondu, vous devriez archiver (pas supprimer !) l'e-mail.
Utilisez des réponses prédéfinies pour répondre à toutes les questions courantes
Vous recevez les mêmes questions de différentes personnes, encore et encore ? En utilisant la fonction de réponses prédéfinies de Gmail, enregistrez la réponse lorsque vous répondez à la question suivante. De cette façon, vous n'aurez jamais à taper à nouveau le même e-mail ennuyeux ! Les choses courantes que vous pourriez avoir besoin de créer peuvent être 'où est le lien pour X ?', 'pouvez-vous me mettre en contact avec Y ?' et 'quelle est l'adresse de votre bureau ?'.
Utilisez un client de messagerie de bureau pour vaincre la distraction
Un de mes pires péchés du passé a été de me connecter en ligne pour vérifier mes e-mails et finir sur la 40ème page de reddit. Avec un client de messagerie de bureau comme Mailbird, cela ne se reproduira plus jamais.
Dans le passé, avec des applications comme Outlook, les gens n'avaient pas besoin d'ouvrir leur navigateur pour vérifier leurs e-mails, mais lorsque Outlook est tombé dans les méandres des logiciels hérités hilarants et que Gmail a pris le relais, le temps perdu devait être insensé. Par exemple, le monde passe collectivement 15 heures par jour à googler le terme 'www.gmail.com'.
Et ce n'est que le début. Je parierais que les individus passent accidentellement plusieurs heures par semaine à perdre du temps sur internet alors qu'ils sont seulement venus vérifier leurs e-mails. C'est une solution vraiment simple — il suffit d'utiliser un client de messagerie de bureau et de vous faire gagner des heures de temps perdu.
Voilà donc. Un guide rapide qui aidera vous et votre équipe à ne plus perdre de temps sur les communications, à utiliser vos outils plus efficacement et finalement à en faire plus. Si vous avez d'autres méthodes que vous avez trouvées utiles, faites-le moi savoir dans les commentaires. J'espère que cet article vous a été utile !
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall est un écrivain britannique vivant en Lettonie. Il écrit sur la productivité, les startups et les logiciels sur Process Street. Trouvez-le sur Twitter ici.
