Como Potenciar as Comunicações da Sua Equipa Remota
Imaginamos o local de trabalho como um escritório com secretárias, um dispensador de água, uma sala de conferências e, possivelmente, uma área tristemente chamada de 'diversão'.
Por mais que isso pudesse ser verdade nos anos 90, já avançámos muito desde então. Já não existe ressentimento pela deslocação matinal, ou más conversas no elevador. Agora — na era do trabalho remoto — nunca estivemos numa melhor posição.
Trabalho remotamente quase toda a minha vida. Descobri que uma boa comunicação é a única coisa que faz com que as equipas remotas sejam algo diferente de um conjunto de pessoas desconectadas, sozinhas nos seus laptops em silêncio. Ao longo dos anos, aprendi muito sobre comunicação de qualidade, produtividade em email, ciclos de feedback e o uso das ferramentas certas. Neste artigo, vou partilhar algumas dessas dicas de comunicação para equipes remotas.
Não disperse a sua comunicação por aí
Com tantas aplicações brilhantes por aí, pode ser tentador espalhar o seu trabalho entre todas elas, mas isso também é horrivelmente improdutivo para si e para a sua equipa. Imagine se eu quisesse verificar o status de um artigo em andamento, e tivesse que primeiro verificar Trello para o link, depois Google Docs para os comentários, e depois ir para os meus e-mails para enviar a minha resposta. Isso são 3 aplicações para um trabalho. Depois há videoconferências, onde as pessoas usam tudo, desde o Zoom a um sistema de telefone virtual para empresas dedicado. Fica confuso.
Eu não conheço os fluxos de trabalho e processos que são melhores para si, mas descobri que integrar as minhas aplicações juntas resolveu o problema. Por exemplo, tenho a minha atividade do Trello a alimentar um canal de chat. Quando um link é publicado no Trello, vai para o Slack. Posso ser notificado instantaneamente e não preciso de acompanhar continuamente as minhas notificações.
Com o Mailbird, pode ter essas notificações dentro da sua caixa de entrada. O Mailbird integra-se com Dropbox, Asana, WhatsApp e Veeting Rooms, para citar alguns. Isso significa que nunca precisa de se afastar da sua caixa de entrada se só estiver à procura de uma atualização.
Aperte o ciclo de feedback da sua equipa
Uma das coisas mais frustrantes sobre equipas remotas é o fluxo de aprovações. Se você está a trabalhar em fusos horários diferentes, obter aprovação sobre o trabalho pode ser algo que o gestor só tem tempo para fazer algumas vezes por semana, o que pode prejudicar o seu fluxo de trabalho.
Aperfeiçoar o ciclo de feedback não é uma solução rápida, mas algo a começar a implementar logo na integração de novos colaboradores. Baseando-se na metodologia ágil, encoraje a sua equipa a trabalhar em sprints curtas, apresentar o trabalho para revisão e depois iterar rapidamente sobre ele.
Mantenha uma base para todas as comunicações, como email ou uma aplicação de gestão de projetos, e revise rápida e frequentemente. Isso irá eliminar quaisquer processos inchados que demoram demasiado tempo e forçá-lo a acelerar o fluxo de aprovações, o que é melhor para todos.
Incentivar as melhores práticas de produtividade por email
Quando mal feito, o email é uma forma terrível de comunicação. No entanto, com as melhores práticas adequadas em mente, ele pode ser domado e utilizado de forma eficaz. Eu já escrevi anteriormente sobre o tema, então quero apenas dar-lhe um resumo dos tipos de hábitos que você deve adotar para tornar o email mais gerenciável.
Junte os seus emails de baixa prioridade e mantenha-os fora da caixa principal
Você não quer que um email importante seja tratado com a mesma importância na sua caixa de entrada que alguma notificação de email incômoda, então ensine a sua caixa de entrada a agrupar esses juntos e mantê-los fora do caminho. No Gmail, você pode fazer isso criando um filtro. No Inbox do Gmail, é tão simples quanto ativar os agrupamentos de 'Baixa Prioridade' e 'Atualizações' e garantir que ele capture os emails certos durante alguns dias.
Assim que você verificar seus emails, decida o que fazer com cada um deles
Você não quer adquirir o hábito de verificar seus emails apenas para lê-los, voltando mais tarde para tomar uma ação. Em vez disso, você deve reservar alguns horários específicos ao longo do dia para processar tudo completamente. O método de David Allen Getting Things Done recomenda isso como uma abordagem para o gerenciamento de tarefas, mas também pode ser ótimo para emails. Ao processar sua caixa de entrada, trate cada email como uma destas categorias:
- Fazer — se puder ser feito em menos de 2-5 minutos, faça agora
- Delegar — encaminhe o email, ou cole-o no chat para que outra pessoa tome uma ação
- Adiar — adie o email, ou adicione-o à sua lista de tarefas para depois
- Deletar — é melhor se livrar dos emails que você não precisa fazer nada
- Arquivar — a pior opção; marque o email e defina um lembrete para processar essa marcação
Como regra geral, após responder, você deve arquivar (não deletar!) o email.
Use respostas prontas para responder a todas as perguntas comuns
Recebendo as mesmas perguntas de pessoas diferentes, repetidamente? Usando o recurso de respostas prontas do Gmail, salve a resposta quando você responder à pergunta na próxima vez. Assim, você nunca terá que digitar o mesmo email entediante novamente! Coisas comuns que você pode precisar criar podem ser 'onde está o link para X?', 'pode me colocar em contato com Y?' e 'qual é o endereço do seu escritório?'.
Use um cliente de email de desktop para vencer distrações
Um dos meus piores pecados do passado foi entrar online para verificar os meus emails e acabar na 40ª página do reddit. Com um cliente de email de desktop como o Mailbird, isso nunca mais vai acontecer.
No passado, com aplicativos como o Outlook, as pessoas não precisavam abrir o navegador para verificar os seus emails, mas quando o Outlook caiu nos domínios de um software legado hilário e o Gmail assumiu, a quantidade de horas desperdiçadas deve ter sido insana. Por exemplo, o mundo passa uma média de 15 horas por dia googlando o termo 'www.gmail.com'.
E isso é apenas o começo. Aposto que as pessoas gastam acidentalmente várias horas por semana perdendo tempo na internet quando apenas vieram para verificar os seus emails. É uma solução muito simples — basta usar um cliente de email de desktop e poupar horas de tempo perdido.
Então, aí está. Um guia rápido que ajudará você e a sua equipe a parar de perder tempo em comunicações, usar as suas ferramentas de forma mais eficaz e, em última instância, produzir mais. Se você tiver mais formas que considerou úteis, avise-me nos comentários. Espero que este artigo tenha sido útil!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall é um escritor britânico que vive na Letônia. Ele escreve sobre produtividade, startups e software em Process Street. Encontre-o no Twitter aqui.
