Cómo Potenciar la Comunicación de Tu Equipo Remoto
La forma en que imaginamos el lugar de trabajo es una oficina con escritorios, un dispensador de agua, una sala de reuniones y probablemente un pequeño rincón de 'diversión'.
Por mucho que eso pudiera haber sido cierto en los 90, hemos recorrido un largo camino desde entonces. Ya no hay resentimiento por el viaje matutino, ni terribles conversaciones triviales en el ascensor. Ahora — en la era del trabajo remoto — nunca hemos estado en una mejor posición.
He trabajado de forma remota casi toda mi vida. He descubierto que una buena comunicación es lo único que hace que los equipos remotos sean algo diferente a un grupo de personas desconectadas, solas en sus portátiles en silencio. A lo largo de los años, he aprendido mucho sobre comunicación de calidad, productividad del correo electrónico, ciclos de retroalimentación y el uso de las herramientas adecuadas. En este artículo, compartiré algunos de esos consejos para la comunicación en equipos remotos contigo.
No disperses tu comunicación por todas partes
Con tantas aplicaciones brillantes por ahí, puede ser tentador esparcir tu trabajo entre todas ellas, pero también es horriblemente improductivo para tú y tu equipo. Imagina si quisiera verificar el estado de un artículo en progreso, y tuviera que primero revisar Trello para obtener el enlace, luego Google Docs para los comentarios, y luego ir a mis correos electrónicos para enviar mi respuesta. Eso son 3 aplicaciones para un solo trabajo. Luego está la videoconferencia, donde la gente usa desde Zoom hasta un sistema de teléfono virtual para negocios dedicado. Se vuelve complicado.
No conozco los flujos de trabajo y procesos que son mejores para ti, pero he descubierto que integrar mis aplicaciones juntas funcionó. Por ejemplo, tengo mi actividad de Trello alimentando un canal de chat. Cuando se publica un enlace en Trello, va a Slack. Puedo recibir notificaciones al instante y no tengo que estar siguiendo constantemente mis notificaciones.
Con Mailbird, puedes tener estas notificaciones dentro de tu bandeja de entrada. Mailbird se integra con Dropbox, Asana, WhatsApp y Veeting Rooms, por mencionar algunos. Eso significa que nunca tienes que salir de tu bandeja de entrada si solo estás buscando una actualización.
Agiliza el bucle de retroalimentación de tu equipo
Una de las cosas más frustrantes de los equipos remotos es el flujo de aprobación. Si trabajas en diferentes zonas horarias, obtener aprobación sobre el trabajo puede ser algo que el gerente solo tiene tiempo para hacer un par de veces a la semana, lo cual puede ser un obstáculo para tu flujo de trabajo.
Agilizar el bucle de retroalimentación no es una solución rápida, sino algo que debes empezar a implementar desde la incorporación de empleados. Basado en metodología ágil, anima a tu equipo a trabajar en sprints cortos, presentar el trabajo para revisión y luego iterar rápidamente sobre él.
Mantén una base para todas las comunicaciones, como correo electrónico o una aplicación de gestión de proyectos, y revisa de manera rápida y frecuente. Esto eliminará cualquier proceso inflado que consuma demasiado tiempo y te obligará a acelerar el flujo de aprobación, lo cual es mejor para todos.
Fomenta las mejores prácticas para la productividad del correo electrónico
Cuando se hace mal, el correo electrónico es una forma terrible de comunicarse. Sin embargo, con las mejores prácticas adecuadas en mente, se puede domar y usar de manera efectiva. He escrito antes sobre el tema, así que solo quiero darte un resumen de los hábitos que deberías adoptar para que el correo electrónico sea más manejable.
Agrupa tus correos electrónicos de baja prioridad y mantenlos fuera de la bandeja de entrada principal
No quieres que un correo electrónico importante se trate con la misma importancia en tu bandeja de entrada que alguna molesta notificación de correo, así que enseña a tu bandeja de entrada a agruparlos y mantenerlos fuera del camino. En Gmail puedes hacer esto creando un filtro. En Inbox de Gmail, es tan sencillo como activar los grupos de 'Baja Prioridad' y 'Actualizaciones' y asegurarte de que captura los correos correctos durante unos días.
Tan pronto como revises tus correos, decide qué hacer con cada uno
No quieres caer en la costumbre de revisar tus correos solo para leerlos, y luego volver más tarde para tomar medidas sobre ellos. En su lugar, deberías reservar unos momentos específicos en el día para procesarlo todo completamente. El método de David Allen Getting Things Done recomienda esto como un enfoque para la gestión de tareas, pero también puede ser excelente para los correos electrónicos. Al procesar tu bandeja de entrada, trata cada correo como una de estas categorías:
- Hacer — si se puede hacer en menos de 2-5 minutos, simplemente házlo ahora
- Delegar — reenvía el correo electrónico o pégalo en un chat para que alguien más tome acción
- Diferir — pospone el correo electrónico o añade a tu lista de tareas para más tarde
- Eliminar — es mejor deshacerse de los correos electrónicos que no necesitas hacer nada
- Archivar — la peor opción; etiqueta el correo electrónico y establece un recordatorio para procesar esa etiqueta
Como regla general, después de responder, deberías archivar (¡no eliminar!) el correo electrónico.
Usa respuestas predefinidas para responder a todas las preguntas comunes
¿Recibes las mismas preguntas de diferentes personas, una y otra vez? Usando la función de respuestas predefinidas de Gmail, guarda la respuesta cuando respondas la pregunta la próxima vez. ¡De esa manera, nunca tendrás que escribir el mismo correo tedioso de nuevo! Las cosas comunes que podrías necesitar hacer podrían ser '¿dónde está el enlace para X?', '¿puedes ponerme en contacto con Y?' y '¿cuál es la dirección de tu oficina?'.
Utiliza un cliente de correo de escritorio para vencer la distracción
Uno de mis peores pecados del pasado ha sido conectarme a Internet para revisar mis correos y terminar en la página 40 de reddit. Con un cliente de correo de escritorio como Mailbird, eso nunca volverá a suceder.
En el pasado, con aplicaciones como Outlook, las personas no tenían que abrir su navegador para revisar sus correos, pero cuando Outlook cayó en los dominios del hilarante software legado y Gmail tomó el control, la cantidad de horas perdidas debió ser insana. Por ejemplo, el mundo pasa un total de 15 horas al día buscando el término 'www.gmail.com'.
Y eso es solo el comienzo. Apostaría a que las personas accidentalmente pasan varias horas a la semana desperdiciando tiempo en Internet cuando solo entraron para revisar sus correos. Es una solución realmente sencilla: simplemente utiliza un cliente de correo de escritorio y ahórrate horas de tiempo perdido.
Así que ahí lo tienes. Una guía rápida que te ayudará a ti y a tu equipo a dejar de perder tiempo en las comunicaciones, usar sus herramientas de manera más efectiva y, en última instancia, hacer más cosas. Si tienes más formas que has encontrado útiles, házmelo saber en los comentarios. ¡Espero que este artículo haya sido útil!
c3e019e55ab4fe507076597ce458882dBenjamin Brandall es un escritor británico que vive en Letonia. Escribe sobre productividad, startups y software en Process Street. Encuéntralo en Twitter aquí.
