Warum Sie E-Mails Kurz Halten Sollten
"Das könnte deinen Posteingang für immer verändern."
Einfach nur zu sagen "Halte deine E-Mails kurz" ist wirklich nicht spezifisch genug, um diesen Ratschlag zur Posteingangsverwaltung tatsächlich zu befolgen. Stattdessen laden wir dich zu der 5-Sätze-E-Mail-Challenge ein, was bedeutet, dass E-Mails, die du verfasst oder beantwortest, nicht länger als 5 Sätze sein sollten. Schaffe mehr Zeit in deinem Arbeitstag, um produktiv zu bleiben, improve wie du kommunizierst, während du bessere und weniger häufige E-Mails in deinem Posteingang beeinflusst. In unserem letzten Blogbeitrag mit dem Titel "E-Mail, so schlimm ist es nicht." erwähnen wir die 5-Sätze-E-Mail-Regel als Tipp #6. Dies ist eine brillante Philosophie und erfordert etwas Übung. Es fällt alles darauf zurück, wie E-Mails heutzutage missmanaged werden, und was wir Neues tun können, um es für uns viel besser zu machen. Laut dem Beitrag vom 14. August 2014 auf The Atlantic, "E-Mail ist weiterhin das Beste im Internet", also lass uns sehen, wie wir uns mit der schnelllebigen sich ständig ändernden Umgebung des Informationsaustauschs weiterentwickeln können, sodass es nicht so mühsam ist, den ständigen Zustrom elektronischer Nachrichten in unserem Posteingang zu verwalten.5 Sätze E-Mail?
Wir untersuchen die 5-Sätze-E-Mail-Strategie, um zu sehen, ob sie für geschäftliche E-Mail-Korrespondenz geeignet ist. Die einfache Antwort ist, dass es keine eindeutige Regel gibt, wenn es darum geht, neue E-Mails zu bearbeiten oder auf E-Mails zu antworten. Nimm dir einfach die Zeit, die Informationen in deinen E-Mails auf 5 Sätze oder weniger zu konsolidieren. Nach Guy Kawasakis Standard (der Mann, der die 5-Sätze-E-Mail-Philosophie geprägt hat), kannst du dies leicht tun, indem du beantwortest… 1) Wer bist du? 2) Was möchtest du? 3) Warum fragst du mich? 4) Warum sollte ich tun, was du verlangst? 5) Was ist der nächste Schritt?Guy sagt: "Das ist alles, was ein intelligenter Mensch wissen muss, um eine Entscheidung zu treffen."
Es gibt viele Umstände, in denen die Begrenzung deiner E-Mails auf eine bestimmte Satzanzahl zu restriktiv ist, je nach der Art der Informationen, die du kommunizierst, aber nicht, wenn du die obigen 5 Fragen beantworten kannst. Die Idee hier ist, einen Haufen Hin und Her zu eliminieren und alle potenziellen Fragen zu beantworten und Vorschläge an die Person zu machen, die du gerade per E-Mail kontaktierst. Du kannst sogar in deiner E-Mail-Signatur erklären, dass du deine Effizienz und Produktivität mit kurzen E-Mails von 5 Sätzen oder weniger verbesserst und darum bittest, dass die Antwort ebenfalls 5 Sätze oder weniger umfasst. Oder nutze einfach dieses 5 Sätze E-Mail-Tool. Natürlich gibt es dann Ausnahmen für zusätzliche Details.Die zusätzlichen Details weglassen
Was meinen wir mit zusätzlichen Details? Welche kannst du weglassen und welche sind in Ordnung zu behalten, auch wenn sie die 5-Sätze-Strategie überschreiten? Nun, einige E-Mails erfordern eine Menge spezifischer Informationen, die der E-Mail-Empfänger benötigt, um die nächsten Schritte zu unternehmen - wiederum mit Bezug auf Frage #5 oben. In diesem Fall gib alle notwendigen Informationen direkt und prägnant weiter. Die Details, die du immer beibehalten kannst, umfassen jegliche Art von positiver Ermutigung, Lob oder Anerkennung für die harte Arbeit und den guten Willen des Empfängers. Du kannst auch nie genug Danke sagen, und das alles hängt mit unserem starken Glauben zusammen, Glück in unser Arbeits- und Privatleben zu integrieren.Warum es tun?
Das Tolle an kurzen E-Mails, insbesondere wenn du ein kleines Unternehmen bist, das E-Mail-Marketing nutzen möchte, ist, dass du viel wahrscheinlicher mit der Person, die du per E-Mail kontaktierst, in Kontakt trittst und eine klare Antwort und Handlung erhältst. Viele von uns haben die schlechte Angewohnheit, unsere Gedankenprozesse in E-Mails auszudrücken, ich tue das sogar. Wenn das dein Prozess ist, dann sei es so. Es ist jedoch notwendig, die nächsten Schritte zu unternehmen und deine E-Mail noch einmal durchzulesen, um zu sehen, wie du sie auf eine klare Schlussfolgerung verkürzen kannst und sicherzustellen, dass du die 5 Fragen direkt beantwortet hast. Noch besser ist es, wenn du dies in weniger als 5 Sätzen erreichen kannst. Der Empfänger deiner E-Mail muss seine Zeit nicht damit verbringen, durch deinen verworrenen Gedankenprozess zu lesen, spare dir und ihm Zeit, indem du E-Mails kurz und präzise mit direkten Aktionen und nächsten Schritten hältst. Kommuniziere, was der Empfänger wissen muss, schneide das zusätzliche E-Mail-"Fett" (also unnötige Füllsätze) mit einer gut durchdachten und sehr klaren Art der Kommunikation per E-Mail. Denk daran, es ist nur E-Mail und es ist weiterhin das Beste im Internet. Reduziere die Zeit, die du mit E-Mails verbringst, wenn du dieser Strategie zur E-Mail-Verwaltung folgst - sie ist großartig! Du wirst sofort den Unterschied sehen. Wir versprechen es.Nein, das ist nichts für mich!
Jetzt für diejenigen von euch, die bei dieser Strategie den Kopf schütteln, weiß das Mailbird-Team, dass alte Gewohnheiten schwer zu brechen sind. Also haben wir uns die Zeit genommen und Mühe gegeben, um dir zu helfen, effektiv auf E-Mails mit Mailbirds spezieller In-Line Reply Funktion zu antworten. Wenn du keine Zeit hast, um deine E-Mails auf 5 Sätze oder weniger durchdacht zu kürzen, dann kannst du mit diesem großartigen E-Mail-Client direkt auf alle relevanten Punkte mit In-Line Reply antworten. Es ist eine Win-Win-Situation für dich und die Person, die du per E-Mail kontaktierst, die das Leben einfacher macht mit schnellen, bequemen und gut organisierten E-Mail-Antworten.
