Por Qué Deberías Mantener Los Correos Breves
"Esto podría cambiar tu bandeja de entrada para siempre."
Decir simplemente "mantén tus correos electrónicos cortos" realmente no es lo suficientemente específico para que puedas seguir este consejo de gestión de bandeja de entrada. En su lugar, te invitamos al desafío del correo electrónico de 5 frases, lo que significa que los correos electrónicos que redactes o a los que respondas no deben tener más de 5 frases. Libera más tiempo en tu jornada laboral para mantenerte productivo, imejora cómo te comunicas, mientras influyes en correos electrónicos mejores y menos frecuentes en tu bandeja de entrada. En nuestra última publicación del blog titulada "Email, no es tan malo." mencionamos la Regla del Correo Electrónico de 5 Frases como el consejo #6. Esta es una filosofía brillante y requiere algo de práctica. Todo regresa a cómo se maladministra el correo electrónico hoy en día, y a la nueva cosa que podemos hacer para mejorarlo mucho para nosotros. Según la publicación del 14 de agosto de 2014 en The Atlantic, "El correo electrónico sigue siendo lo mejor en internet" así que veamos cómo podemos evolucionar con el entorno de intercambio de información que está cambiando rápidamente, para que no sea tan complicado gestionar el constante flujo de mensajes electrónicos que inundan nuestra bandeja de entrada.¿Correo Electrónico de 5 Frases?
Investigamos la estrategia del correo electrónico de 5 frases para ver si es apropiada para la correspondencia empresarial. La respuesta fácil es que no hay una regla definitiva al manejar nuevos correos electrónicos o al responder a correos. Simplemente tómate el tiempo para consolidar la información en tus correos electrónicos a 5 frases o menos. Según Guy Kawasaki (el hombre que acuñó la filosofía del correo electrónico de 5 frases), puedes hacerlo fácilmente al responder… 1) ¿Quién eres? 2) ¿Qué quieres? 3) ¿Por qué me preguntas? 4) ¿Por qué debería hacer lo que estás pidiendo? 5) ¿Cuál es el siguiente paso?Guy dice: "Esto es todo lo que una persona inteligente necesita saber para tomar una decisión."
Hay muchas circunstancias en las que limitar tus correos electrónicos por número de frases es demasiado restrictivo dependiendo de la naturaleza de la información que estás comunicando, pero no si puedes responder las 5 preguntas anteriores. La idea aquí es eliminar una gran cantidad de ida y vuelta y responder todas las preguntas potenciales y ofrecer sugerencias a la persona a la que le estás enviando un correo. Incluso puedes incluir en tu firma de correo electrónico para fomentar esta nueva cultura y hábito de correo electrónico explicando que estás mejorando tu eficiencia y productividad con correos electrónicos cortos de 5 frases o menos, y solicitar que la respuesta también sea de 5 frases o menos. O, simplemente utiliza esta herramienta de correo de 5 Frases. Luego, por supuesto, hay excepciones para los detalles adicionales.Dejando fuera los detalles extra
¿A qué nos referimos con detalles extra? ¿Cuáles puedes omitir y cuáles está bien mantener, incluso si exceden la estrategia de las 5 frases? Bueno, algunos correos electrónicos requieren mucha información específica que el destinatario necesita para dar los siguientes pasos - de nuevo haciendo referencia a la pregunta #5 anterior. En este caso, proporciona toda la información necesaria de manera directa y concisa. Los detalles que siempre puedes mantener incluyen cualquier tipo de aliento positivo, elogio o reconocimiento del arduo trabajo y buena voluntad del destinatario. También nunca puedes agradecer lo suficiente, y todo esto se relaciona con nuestra fuerte creencia en integrar la felicidad en nuestras vidas laborales y personales.¿Por qué hacerlo?
Lo grandioso de mantener los correos electrónicos cortos, especialmente si eres una pequeña empresa que busca utilizar el marketing por correo electrónico, es que es mucho más probable que te conectes con la persona a la que le estás enviando un correo y obtengas una respuesta y acción clara. Muchos de nosotros tenemos la mala costumbre de escribir nuestro proceso de pensamiento en los correos electrónicos, yo incluso lo hago. Si ese es tu proceso, que así sea. Sin embargo, es necesario dar los siguientes pasos y releer tu correo electrónico y ver cómo puedes reducirlo a una conclusión clara y asegurarte de que respondiste directamente a las 5 preguntas. Aún mejor si puedes lograrlo en menos de 5 frases. El destinatario de tu correo electrónico no necesita gastar su tiempo leyendo a través de tu enrevesado proceso de pensamiento, ahórrales a ellos y a ti mismo tiempo manteniendo los correos electrónicos cortos y al grano con acciones directas y siguientes pasos. Comunica lo que el destinatario necesita saber, corta la "grasa" extra del correo electrónico (a.k.a. frases innecesarias de relleno) con una forma de comunicar bien pensada y muy clara a través del correo electrónico. Recuerda, es solo correo electrónico y sigue siendo lo mejor en internet. Reduce el tiempo que pasas enviando correos cuando sigues esta estrategia de gestión de correos electrónicos - ¡es asombroso! Verás la diferencia de inmediato. Lo prometemos.No, ¡esto no es para mí!
Ahora, para aquellos de ustedes que giran la cabeza ante esta estrategia, el equipo de Mailbird sabe que los viejos hábitos son difíciles de romper. Así que lo que hemos hecho por ti es tomar el tiempo y el cuidado extra para ayudarte a responder eficazmente a los correos electrónicos con la especial Respuesta en Línea de Mailbird. Si no tienes tiempo para recortar tus correos electrónicos de manera reflexiva a 5 frases o menos, entonces usando este increíble cliente de correo electrónico, puedes responder directamente a todos los puntos pertinentes con la Respuesta en Línea. Es una situación beneficiosa para ti y la persona a la que le envías el correo, haciendo la vida más fácil con respuestas de correo electrónico rápidas, convenientes y bien organizadas.
