Waarom Je E-mails Kort Moet Houden
"Dit kan je inbox voor altijd veranderen."
Simpelweg zeggen "houd je e-mails kort" is echt niet specifiek genoeg om dit stukje inboxbeheer advies daadwerkelijk te volgen. In plaats daarvan nodigen we je uit voor de 5-zinnen e-mailuitdaging, wat betekent dat de e-mails die je samenstelt of waarop je reageert niet langer dan 5 zinnen mogen zijn. Maak meer tijd vrij in je werkdag om productief te blijven, improve hoe je communiceert, terwijl je betere en minder frequente e-mails in je inbox beïnvloedt. In onze laatste blogpost getiteld "Email, het is niet zo slecht." noemen we de 5 Zinnen E-mail Regel als tip #6. Dit is een briljante filosofie en vergt enige oefening. Het komt allemaal neer op hoe e-mail vandaag de dag verkeerd wordt beheerd, en wat we nieuw kunnen doen om het veel beter voor ons te maken. Volgens de post van 14 augustus 2014 op The Atlantic, "E-mail is nog steeds het beste op het internet" laten we kijken hoe we ons kunnen ontwikkelen met de snel veranderende omgeving van informatie-uitwisseling, zodat het niet zo'n opgave is om de constante instroom van elektronische berichten in onze inbox te beheren.5 Zinnen E-mail?
We onderzoeken de 5-zinnen e-mailstrategie om te zien of deze geschikt is voor zakelijke e-mailcorrespondentie. Het gemakkelijke antwoord is dat er geen definitieve regel is bij het behandelen van nieuwe e-mails of het reageren op e-mails. Neem simpelweg de tijd om informatie in je e-mails te consolideren tot 5 zinnen of minder. Volgens Guy Kawasaki's standaard (de man die de 5-zinnen e-mailfilosofie bedacht), kun je dit gemakkelijk doen door te antwoorden… 1) Wie ben je? 2) Wat wil je? 3) Waarom vraag je me dit? 4) Waarom zou ik doen wat je vraagt? 5) Wat is de volgende stap?Guy zegt: "Dit is alles wat een intelligent persoon moet weten om een beslissing te nemen."
Er zijn veel situaties waarin het beperken van je e-mails tot een aantal zinnen te beperkend is, afhankelijk van de aard van de informatie die je communiceert, maar niet als je de 5 bovenstaande vragen kunt beantwoorden. Het idee hierachter is om een hoop heen en weer te elimineren, en om alle mogelijke vragen te beantwoorden en suggesties aan de persoon aan wie je e-mailt aan te bieden. Je kunt zelfs in je e-mailhandtekening opnemen om deze nieuwe e-mailcultuur en -gewoonte aan te moedigen door uit te leggen dat je je efficiëntie en productiviteit verbetert met korte e-mails van 5 zinnen of minder, en vraag om ook een antwoord van 5 zinnen of minder. Of gebruik gewoon deze 5 Zinnen e-mailtool. Dan zijn er natuurlijk uitzonderingen voor de extra details.De extra details weglaten
Wat bedoelen we met extra details? Welke kun je weglaten en welke zijn ok om te behouden, zelfs als het de 5-zinnenstrategie overschrijdt? Wel, sommige e-mails vereisen veel specifieke informatie die nodig is voor de e-mailontvanger om de volgende stappen te ondernemen - nogmaals verwijzend naar vraag #5 hierboven. In dit geval geef je alle noodzakelijke info direct en beknopt. De details die je altijd kunt behouden, omvatten elke vorm van positieve aanmoediging, lof of erkenning van het harde werk en de goede wil van de ontvanger. Je kunt ook nooit genoeg bedankt zeggen, en dit alles sluit aan bij ons sterke geloof in het integreren van geluk in ons werk en persoonlijke leven.Waarom het doen?
Het mooie van het kort houden van e-mails, vooral als je een klein bedrijf bent dat e-mailmarketing wil gebruiken, is dat je veel waarschijnlijker contact maakt met de persoon aan wie je e-mailt en een duidelijke reactie en actie krijgt. Veel van ons hebben de slechte gewoonte om ons gedachteproces in e-mails uit te schrijven, ik doe het zelfs. Als dat jouw proces is, dan zij het zo. Het is echter noodzakelijk om dan de volgende stappen te zetten en je e-mail opnieuw te lezen en te kijken hoe je deze kunt inkorten tot een duidelijke conclusie en ervoor zorgen dat je de 5 vragen direct hebt beantwoord. Nog beter als je dit kunt bereiken in minder dan 5 zinnen. De ontvanger van je e-mail hoeft geen tijd te besteden aan het doorlezen van jouw verwarrende gedachteproces, bespaar hen en jezelf tijd door e-mails kort en to the point te houden met directe actie en volgende stappen. Communiceer wat de ontvanger moet weten, snijd het extra e-mail "vet" (a.k.a. onnodige fillerzinnen) met een doordachte en zeer duidelijke manier van communiceren via e-mail. Vergeet niet, het is gewoon e-mail en het is nog steeds het beste op het internet. Verminder de tijd die je aan e-mailen besteedt wanneer je deze e-mailbeheerstrategie volgt - het is geweldig! Je zult het verschil meteen merken. Dat beloven we.Nee, dit is niets voor mij!
Nu voor degenen onder jullie die hun hoofd afwenden van deze strategie, weet het Mailbird-team dat oude gewoontes moeilijk te doorbreken zijn. Wat we voor je hebben gedaan, is extra tijd en zorg nemen om je effectief te helpen reageren op e-mails met de speciale In-line Reply functie van Mailbird. Als je geen tijd hebt om je e-mails doordacht te verkorten tot 5 zinnen of minder, dan kun je met deze geweldige e-mailclient direct reageren op alle relevante punten met In-line Reply. Het is een win-win voor jou en de persoon aan wie je e-mailt, waardoor het leven gemakkelijker wordt met snelle, handige en goed georganiseerde e-mailreacties.
