Dlaczego Warto Pisać Krótkie Maile
"To może na zawsze zmienić Twoją skrzynkę odbiorczą."
Samo powiedzenie "utrzymuj swoje e-maile w krótkiej formie" nie jest wystarczająco konkretne, abyś mógł naprawdę stosować tę radę dotyczącą zarządzania skrzynką odbiorczą. Zamiast tego zapraszamy Cię do wyzwania 5-zdaniowego e-maila, co oznacza, że e-maile, które piszesz lub na które odpowiadasz, nie powinny mieć więcej niż 5 zdań. Zwolnij więcej czasu w swoim dniu pracy, aby pozostawać produktywnym, i popraw swoją komunikację, wpływając na lepsze i rzadsze e-maile w swojej skrzynce odbiorczej. W naszym ostatnim wpisie na blogu zatytułowanym "E-mail, to nie jest takie złe." wspomnieliśmy o Regule 5-zdaniowego E-maila jako wskazówce nr 6. To wspaniała filozofia, która wymaga pewnej praktyki. Wszystko sprowadza się do tego, jak dzisiaj nieprawidłowo zarządza się e-mailami, i o nowym sposobie, aby uczynić je znacznie lepszymi dla nas. Zgodnie z postem z 14 sierpnia 2014 roku na The Atlantic, "E-mail jest wciąż najlepszą rzeczą w internecie" zobaczmy, jak możemy ewoluować w szybko zmieniającym się środowisku wymiany informacji, aby zarządzanie nieustannym napływem elektronicznych wiadomości zalewających naszą skrzynkę odbiorczą nie było tak uciążliwe.5-zdaniowy e-mail?
Badamy strategię 5-zdaniowego e-maila, aby zobaczyć, czy jest ona odpowiednia dla korespondencji biznesowej. Łatwa odpowiedź brzmi, że nie ma ściśle określonej zasady dotyczącej obsługi nowych e-maili lub odpowiadania na e-maile. Po prostu poświęć czas na skonsolidowanie informacji w swoich e-mailach do 5 zdań lub mniej. Według Guy'a Kawasaki standardu (człowieka, który ukuł filozofię 5-zdaniowego e-maila), możesz to łatwo zrobić, odpowiadając na… 1) Kim jesteś? 2) Czego chcesz? 3) Dlaczego pytasz mnie? 4) Dlaczego powinienem zrobić to, o co prosisz? 5) Jaki jest następny krok?Guy mówi: "To wszystko, co inteligentna osoba potrzebuje wiedzieć, aby podjąć decyzję."
Są sytuacje, w których ograniczenie liczby zdań w e-mailach jest zbyt restrykcyjne, w zależności od charakteru informacji, które komunikujesz, ale nie jeśli potrafisz odpowiedzieć na 5 powyższych pytań. Idea jest taka, aby wyeliminować mnóstwo wymiany wiadomości i odpowiedzieć na wszystkie potencjalne pytania oraz zaproponować sugestie osobie, do której piszesz. Możesz nawet zawrzeć w swoim podpisie e-mailowym zachętę do tej nowej kultury i nawyku e-mailowego, wyjaśniając, że poprawiasz swoją efektywność i produktywność za pomocą krótkich e-maili składających się z 5 zdań lub mniej, i poprosić, aby odpowiedź również była 5 zdań lub krótsza. Lub po prostu użyj tego narzędzia 5 Sentences email. I oczywiście są wyjątki dla dodatkowych szczegółów.Pomijając dodatkowe szczegóły
Co mamy na myśli mówiąc o dodatkowych szczegółach? Które z nich możesz pominąć, a które są w porządku do zachowania, nawet jeśli przekraczają strategię 5 zdań? Cóż, niektóre e-maile wymagają wielu szczególnych informacji potrzebnych osobie, do której piszesz, aby podjęła następne kroki - ponownie odwołując się do pytania nr 5 powyżej. W takim przypadku podaj wszystkie niezbędne informacje w sposób bezpośredni i zwięzły. Szczegóły, które zawsze możesz zachować, obejmują wszelkiego rodzaju pozytywne zachęty, pochwały lub uznanie dla ciężkiej pracy i dobrej woli odbiorcy. Nie możesz też nigdy za wiele razy powiedzieć dziękuję, a to wszystko wiąże się z naszym silnym przekonaniem o integrowaniu szczęścia w naszym życiu zawodowym i osobistym.Dlaczego to robić?
Wspaniałą rzeczą w utrzymywaniu e-maili w krótkiej formie, zwłaszcza jeśli jesteś małym przedsiębiorstwem chcącym wykorzystać marketing e-mailowy, jest to, że znacznie bardziej prawdopodobne jest, że zaangażujesz osobę, do której piszesz, i otrzymasz wyraźną odpowiedź i działanie. Wiele z nas ma złą praktykę pisania naszego procesu myślenia w e-mailach, ja nawet to robię. Jeśli to jest Twój sposób działania, niech tak będzie. Jednak konieczne jest potem podjęcie następnych kroków i ponowne przeczytanie swojego e-maila, aby zobaczyć, jak można go skrócić do jasnego zakończenia, upewniając się, że bezpośrednio odpowiedziałeś na 5 pytań. Jeszcze lepiej, jeśli możesz to osiągnąć w mniej niż 5 zdań. Odbiorca Twojego e-maila nie musi spędzać czasu na czytaniu Twojego złożonego procesu myślenia, zaoszczędź mu i sobie czas, utrzymując e-maile krótkie i na temat z bezpośrednimi działaniami i następnymi krokami. Komunikuj to, co odbiorca musi wiedzieć, skróć dodatkowe "tłuszcze e-mailowe" (czyli niepotrzebne zdania wypełniające) dobrze przemyślaną i bardzo jasną formą komunikacji przez e-mail. Pamiętaj, to tylko e-mail i to nadal najlepsza rzecz w internecie. Zmniejsz czas, który spędzasz na e-mailach, kiedy stosujesz tę strategię zarządzania e-mailem - to wspaniałe! Zobaczysz różnicę od razu. Obiecujemy.Nie, to nie dla mnie!
A teraz dla tych z Was, którzy kręcą głową na tę strategię, zespół Mailbird wie, że starych nawyków trudno się pozbyć. Dlatego zrobiliśmy dla Ciebie dodatkowy czas i starania, aby pomóc Ci skutecznie odpowiadać na e-maile z pomocą specjalnej funkcji In-line Reply Mailbirda. Jeśli nie masz czasu na przemyślane skrócenie swoich e-maili do 5 zdań lub mniej, korzystając z tego świetnego klienta e-mailowego, możesz odpowiedzieć bezpośrednio na wszystkie istotne punkty za pomocą In-line Reply. To wygrana-win dla Ciebie i osoby, do której piszesz, ułatwiająca życie dzięki szybkim, wygodnym i dobrze zorganizowanym odpowiedziom e-mailowym.
