Por Que Deve Manter os Emails Curtos
"Isto pode mudar a sua caixa de entrada para sempre."
Dizer apenas "mantenha os seus e-mails curtos" realmente não é específico o suficiente para que você siga este conselho de gestão da caixa de entrada. Em vez disso, convidamo-lo para o desafio do e-mail de 5 frases, ou seja, os e-mails que você compõe ou responde não devem ter mais do que 5 frases. Liberte mais tempo no seu dia de trabalho para se manter produtivo, imelhore a sua comunicação, enquanto influencia e-mails melhores e menos frequentes na sua caixa de entrada. No nosso último post no blog intitulado "Email, não é assim tão mau." mencionamos a Regra do E-mail de 5 Frases como a dica #6. Esta é uma filosofia brilhante e requer alguma prática. Tudo se resume à forma como os e-mails são mal geridos hoje em dia, e à nova abordagem que podemos adotar para tornar as coisas muito melhores para nós. De acordo com o post de 14 de agosto de 2014 no The Atlantic, "O e-mail ainda é a melhor coisa na internet" então vamos ver como podemos evoluir com o ambiente em rápida mudança de troca de informações, para que não seja tão difícil gerir o constante influxo de mensagens eletrónicas que inundam a nossa caixa de entrada.5 Frases de E-mail?
Investigamos a estratégia do e-mail de 5 frases para ver se é adequada para a correspondência empresarial. A resposta fácil é que não existe uma regra definitiva ao lidar com novos e-mails ou ao responder a e-mails. Basta dedicar tempo para consolidar as informações nos seus e-mails em 5 frases ou menos. Segundo o padrão de Guy Kawasaki (o homem que criou a filosofia do e-mail de 5 frases), você pode facilmente fazer isso respondendo… 1) Quem é você? 2) O que você quer? 3) Por que você está me perguntando? 4) Por que eu deveria fazer o que você está pedindo? 5) Qual é o próximo passo?Guy diz: "Isto é tudo o que uma pessoa inteligente precisa saber para tomar uma decisão."
Há muitas circunstâncias em que limitar os seus e-mails pelo número de frases é demasiado restritivo, dependendo da natureza da informação que você está a comunicar, mas não se você conseguir responder às 5 perguntas acima. A ideia aqui é eliminar uma série de idas e vindas, e responder a todas as perguntas potenciais, oferecendo sugestões à pessoa a quem você está a enviar o e-mail. Você pode até incluir na sua assinatura de e-mail para incentivar esta nova cultura e hábito de e-mail, explicando que você está a melhorar a sua eficiência e produtividade com e-mails curtos usando 5 frases ou menos, e solicitar que a resposta também tenha 5 frases ou menos. Ou, simplesmente usar esta ferramenta de e-mail de 5 frases. Então, claro, existem exceções para os detalhes extras.Deixando de fora os detalhes extras
O que queremos dizer com detalhes extras? Quais você pode deixar de fora e quais são aceitáveis, mesmo que excedam a estratégia de 5 frases? Bem, alguns e-mails requerem uma quantidade significativa de informação específica necessária para que o destinatário do e-mail tome os próximos passos - novamente referindo-se à pergunta #5 acima. Neste caso, forneça toda a informação necessária de forma direta e sucinta. Os detalhes que você pode sempre manter incluem qualquer tipo de encorajamento positivo, elogio ou reconhecimento do trabalho árduo e boa vontade do destinatário. Você também nunca pode agradecer demais, e tudo isso se liga à nossa forte crença em integrar a felicidade nas nossas vidas de trabalho e pessoais.Por que fazê-lo?
A grande vantagem de manter os e-mails curtos, especialmente se você é uma pequena empresa que procura utilizar o marketing por e-mail, é que você está muito mais propenso a envolver-se com a pessoa a quem está a enviar o e-mail e obter uma resposta clara e uma ação. Muitos de nós temos o mau hábito de escrever o nosso processo de pensamento em e-mails, eu mesmo faço isso. Se esse é o seu processo, assim seja. No entanto, é necessário então dar os próximos passos e reler o seu e-mail e ver como você pode reduzi-lo a uma conclusão clara, garantindo que respondeu diretamente às 5 perguntas. Melhor ainda se você conseguir fazer isso em menos de 5 frases. O destinatário do seu e-mail não precisa gastar o seu tempo a ler através do seu complexo processo de pensamento, poupe tempo a si e a eles mantendo os e-mails curtos e diretos, com ações diretas e próximos passos. Comunique o que o destinatário precisa saber, corte a "gordura" extra do e-mail (a.k.a. frases desnecessárias) com uma forma de comunicação bem pensada e muito clara via e-mail. Lembre-se, é apenas e-mail e ainda é a melhor coisa na internet. Reduza o tempo que você passa enviando e-mails quando seguir esta estratégia de gestão de e-mail - é impressionante! Você verá a diferença imediatamente. Nós prometemos.Não, isto não é para mim!
Agora, para aqueles de vocês que torcem o nariz a esta estratégia, a equipe do Mailbird sabe que velhos hábitos são difíceis de quebrar. Portanto, o que nós fizemos para você foi dedicar tempo e cuidado extra para ajudá-lo a responder efetivamente aos e-mails com o recurso especial de Resposta In-line do Mailbird. Se você não tem tempo para cortar cuidadosamente os seus e-mails para 5 frases ou menos, então usando este cliente de e-mail incrível, você pode responder diretamente a todos os pontos pertinentes com a Resposta In-line. É um ganha-ganha para você e para a pessoa a quem você envia o e-mail, facilitando a vida com respostas de e-mail rápidas, convenientes e bem organizadas.
