Почему стоит писать краткие электронные письма
Узнайте, почему отправка кратких электронных писем — это эффективный способ коммуникации. Узнайте, как это может сэкономить ваше время и увеличить эффективность общения.
"Это может изменить вашу почтовый ящик навсегда."
Просто сказать "держите свои письма короткими" действительно недостаточно конкретно, чтобы вы могли фактически следовать этому совету по управлению почтой. Вместо этого мы приглашаем вас принять участие в вызове «email на 5 предложений», что означает, что письма, которые вы составляете или на которые отвечаете, не должны превышать 5 предложений. Освободите больше времени в вашем рабочем дне, чтобы оставаться продуктивным, улучшаем, как вы общаетесь, влияя на лучшее и менее частое получение писем в ваш почтовый ящик. В нашем последнем блоге под заголовком "Email, это не так уж плохо." мы упоминаем Правило 5 предложений как совет #6. Это блестящая философия, требующая некоторой практики. Это всё сводится к тому, как сегодня неправильно управляется электронная почта и что мы можем сделать для улучшения ситуации. Согласно публикации от 14 августа 2014 года в The Atlantic, "Электронная почта по-прежнему лучшее, что есть в интернете" давайте посмотрим, как мы можем развиваться в быстро меняющейся среде обмена информацией, чтобы не было так трудно управлять постоянным потоком электронных сообщений, заполняющим ваш почтовый ящик.Письмо на 5 предложений?
Мы исследуем стратегию email на 5 предложений, чтобы узнать, подходит ли это для деловой корреспонденции. Легкий ответ: нет определенного правила при обработке новых писем или при ответах на письма. Простой потратьте время на краткость информации в своих письмах - не более 5 предложений. По стандарту Гая Кавасаки (человека, который придумал философию email на 5 предложений), вы можете легко сделать это, ответив на… 1) Кто вы? 2) Что вы хотите? 3) Почему вы спрашиваете меня? 4) Почему я должен делать то, что вы просите? 5) Каков следующий шаг?Гай говорит: "Это всё, что нужно знать разумному человеку, чтобы принять решение."
Существует много обстоятельств, при которых ограничение ваших писем количеством предложений слишком строго в зависимости от характера информации, которую вы передаете, но только если вы можете ответить на 5 вопросов выше. Идея заключается в том, чтобы исключить массу лишних переписок и ответить на все возможные вопросы, предлагая рекомендации тому, кому вы пишете. Вы даже можете включить в свою подпись к письму призыв к этой новой культуре email и привычке, объяснив, что вы улучшаете свою эффективность и продуктивность с короткими письмами, используя 5 предложений или меньше, и попросить, чтобы ответ также состоял из 5 предложений или меньше. Или просто воспользуйтесь этим инструментом 5 предложений. Конечно, есть исключения для дополнительных деталей.Пропуск лишних деталей
Что мы имеем в виду под лишними деталями? Какие из них вы можете опустить, а какие следует сохранить, даже если это превышает стратегию на 5 предложений? Некоторые письма требуют много конкретной информации, необходимой получателю письма для принятия следующих шагов - снова ссылаясь на вопрос #5 выше. В этом случае предоставьте все необходимые сведения прямо и лаконично. Детали, которые вы всегда можете сохранить, включают любую положительную мотивацию, похвалу или признание тяжелой работы и goodwill получателя. Вы также никогда не можете сказать спасибо достаточно, и это всё связано с нашей сильной верой в интеграцию счастья в нашу рабочую и личную жизнь.Почему это делать?
Замечательная вещь в краткости писем, особенно если вы малый бизнес, желающий использовать email-маркетинг, в том, что вы с гораздо большей вероятностью привлечете к себе человека, которому пишете, и получите ясный ответ и действие. Многие из нас имеют плохую привычку излагать свои размышления в письмах, я даже делаю это. Если это ваш процесс, так и будет. Однако необходимо затем предпринять следующие шаги: перечитать свое письмо и увидеть, как вы можете сократить его до четкого заключения, обеспечив, чтобы вы непосредственно ответили на 5 вопросов. Ещё лучше, если вы сможете добиться этого за менее 5 предложений. Получателю вашего письма не нужно тратить время на чтение ваших запутанных размышлений, сэкономьте время для него и для себя, оставляя письма короткими и по делу с четкими действиями и следующими шагами. Сообщайте то, что получатель должен знать, убирая лишний «жир» в письме (т.е. ненужные фразы) с помощью хорошо продуманного и очень четкого способа общения по электронной почте. Помните, это всего лишь email, и он по-прежнему лучшее, что есть в интернете. Сократите время, которое вы тратите на электронные письма, следуя этой стратегии управления электронной почтой - это отлично! Вы увидите разницу сразу. Мы обещаем.Нет, это не для меня!
Теперь для тех, кто поворачивается от этой стратегии, команда Mailbird знает, что старые привычки трудно ломать. Поэтому мы потратили дополнительное время и усилия, чтобы помочь вам эффективно отвечать на письма с помощью специальной функции Инлайн Ответа в Mailbird. Если у вас нет времени, чтобы вдумчиво сократить свои письма до 5 предложений или меньше, то используя этот классный email-клиент, вы можете прямо отвечать на все важные моменты с Инлайн Ответом. Это выигрыш для вас и для человека, которому вы пишете, делая жизнь проще благодаря быстрым, удобным и хорошо организованным ответам по электронной почте.
