Perché Dovresti Tenere le Email Brevi
"Questo potrebbe cambiare la tua casella di posta per sempre."
Dire semplicemente "mantieni le tue email brevi" non è abbastanza specifico per seguire realmente questo consiglio di gestione della posta in arrivo. Invece, ti invitiamo alla sfida delle 5 frasi, il che significa che le email che comporrai o a cui risponderai non dovrebbero superare le 5 frasi. Libera più tempo nella tua giornata lavorativa per rimanere produttivo, impara a comunicare meglio, influenzando email migliori e meno frequenti nella tua casella di posta. Nel nostro ultimo post del blog intitolato "Email, non è poi così male." menzioniamo la Regola delle 5 Frasi come consiglio #6. Questa è una filosofia brillante e richiede un po' di pratica. Tutto ritorna a come l'email è mal gestita oggi, e la nuova cosa che possiamo fare per migliorarla notevolmente. Secondo il post del 14 agosto 2014 su The Atlantic, "L'email è ancora la cosa migliore su Internet" quindi vediamo come possiamo evolverci con il rapido e in continua evoluzione ambiente di scambio di informazioni, affinché non sia così difficile gestire il costante afflusso di messaggi elettronici che inondano la nostra casella di posta.Email in 5 frasi?
Indaghiamo sulla strategia dell'email in 5 frasi per vedere se è appropriata per la corrispondenza email aziendale. La risposta semplice è che non ci sono regole definite per gestire nuove email o per rispondere alle email. Prenditi il tempo necessario per consolidare le informazioni nelle tue email in 5 frasi o meno. Secondo lo standard di Guy Kawasaki (l'uomo che ha coniato la filosofia dell'email in 5 frasi), puoi farlo facilmente rispondendo… 1) Chi sei? 2) Cosa vuoi? 3) Perché me lo chiedi? 4) Perché dovrei fare ciò che chiedi? 5) Qual è il prossimo passo?Guy dice: "Questo è tutto ciò di cui una persona intelligente ha bisogno per prendere una decisione."
Ci sono molte circostanze in cui limitare le tue email a un numero di frasi è troppo restrittivo, a seconda della natura delle informazioni che stai comunicando, ma non se puoi rispondere alle 5 domande sopra. L'idea qui è di eliminare un sacco di andirivieni e rispondere a tutte le domande potenziali e offrire suggerimenti alla persona a cui stai scrivendo. Puoi anche includere nella tua firma email per incoraggiare questa nuova cultura e abitudine email spiegando che stai migliorando la tua efficienza e produttività con email brevi, utilizzando 5 frasi o meno, e richiedere che anche la risposta sia di 5 frasi o meno. Oppure, usa semplicemente questo strumento email in 5 frasi. Poi, naturalmente, ci sono eccezioni per i dettagli extra.Lasciando da parte i dettagli extra
Cosa intendiamo per dettagli extra? Quali puoi lasciare fuori e quali sono ok tenere, anche se superano la strategia delle 5 frasi? Ebbene, alcune email richiedono molte informazioni specifiche necessarie affinché il destinatario dell'email possa compiere i passaggi successivi - facendo nuovamente riferimento alla domanda #5 sopra. In questo caso, fornisci tutte le informazioni necessarie direttamente e in modo conciso. I dettagli che puoi sempre mantenere includono qualsiasi tipo di incoraggiamento positivo, lode o riconoscimento del duro lavoro e della buona volontà del destinatario. Non puoi mai dire abbastanza grazie, e tutto ciò si ricollega alla nostra forte convinzione di integrare la felicità nella nostra vita lavorativa e personale.Perché farlo?
La cosa fantastica di mantenere le email brevi, specialmente se sei una piccola impresa che cerca di utilizzare il marketing via email, è che sei molto più probabile che ti venga in mente di coinvolgere la persona a cui stai scrivendo e ottenere una risposta e un'azione chiara. Molti di noi hanno l'abitudine sbagliata di scrivere il nostro processo di pensiero nelle email, anche io lo faccio. Se questo è il tuo processo, va bene così. Tuttavia, è necessario poi fare i passi successivi e rileggere la tua email per vedere come puoi ridurla a una conclusione chiara, assicurandoti di aver risposto direttamente alle 5 domande. Ancora meglio se riesci a ottenere questo in meno di 5 frasi. Il destinatario della tua email non ha bisogno di trascorrere il suo tempo leggendo attraverso il tuo processo di pensiero contorto, risparmia tempo a lui e a te stesso mantenendo le email brevi e concise con azioni dirette e passaggi successivi. Comunica ciò che il destinatario deve sapere, taglia il "grasso" extra delle email (ovvero frasi di riempimento non necessarie) con un modo di comunicare via email ben pensato e molto chiaro. Ricorda, è solo un'email ed è ancora la cosa migliore su Internet. Riduci il tempo che trascorri a inviare email quando segui questa strategia di gestione delle email - è fantastica! Vedrai la differenza subito. Lo promettiamo.No, questo non fa per me!
Ora, per coloro che storcono il naso a questa strategia, il team di Mailbird sa che le vecchie abitudini sono difficili da rompere. Quindi, ciò che abbiamo fatto per te è prendere il tempo e le cure extra per aiutarti a rispondere efficacemente alle email con la speciale Risposta In-linea di Mailbird. Se non hai tempo per tagliare con cura le tue email a 5 frasi o meno, usando questo fantastico client email, puoi rispondere direttamente a tutti i punti pertinenti con la Risposta In-linea. È un vantaggio per te e per la persona a cui scrivi, rendendo la vita più facile con risposte email veloci, convenienti e ben organizzate.
