Pourquoi Vous Devriez Garder Vos Emails Courts
"Cela pourrait changer votre boîte de réception pour toujours."
Dire simplement "gardez vos emails courts" n'est vraiment pas suffisant pour que vous puissiez suivre ce conseil de gestion de boîte de réception. Au lieu de cela, nous vous invitons au défi de l'email en 5 phrases, ce qui signifie que les emails que vous composez ou auxquels vous répondez ne doivent pas dépasser 5 phrases. Libérez plus de temps dans votre journée de travail pour rester productif, improvez votre communication, tout en influençant des emails meilleurs et moins fréquents dans votre boîte de réception. Dans notre dernier article de blog intitulé "Email, ce n'est pas si mauvais.", nous mentionnons la règle de l'email en 5 phrases comme astuce n°6. C'est une philosophie brillante qui nécessite un peu de pratique. Tout revient à la manière dont les emails sont mal gérés aujourd'hui, et à la nouvelle chose que nous pouvons faire pour rendre cela beaucoup mieux pour nous. Selon le post du 14 août 2014 sur The Atlantic, "L'email est toujours la meilleure chose sur internet" alors voyons comment nous pouvons évoluer avec l'environnement en constante évolution de l'échange d'informations, afin qu'il ne soit pas si difficile de gérer le flux constant de messages électroniques inondant notre boîte de réception.Email en 5 phrases ?
Nous analysons la stratégie de l'email en 5 phrases pour voir si elle est appropriée pour la correspondance par email professionnelle. La réponse facile est qu'il n'y a pas de règle définitive pour gérer de nouveaux emails ou pour répondre à des emails. Prenez simplement le temps de consolider les infos dans vos emails à 5 phrases ou moins. Par Guy Kawasaki (l'homme qui a inventé la philosophie de l'email en 5 phrases), vous pouvez facilement le faire en répondant… 1) Qui êtes-vous ? 2) Que voulez-vous ? 3) Pourquoi me demandez-vous cela ? 4) Pourquoi devrais-je faire ce que vous demandez ? 5) Quelle est la prochaine étape ?Guy dit : "C'est tout ce qu'une personne intelligente a besoin de savoir pour prendre une décision."
Il y a de nombreuses circonstances où limiter vos emails par le nombre de phrases est trop restrictif selon la nature de l'information que vous communiquez, mais ce n'est pas le cas si vous pouvez répondre aux 5 questions ci-dessus. L'idée ici est d'éliminer une tonne d'allers-retours et de répondre à toutes les questions potentielles en offrant des suggestions à la personne à qui vous envoyez un email. Vous pouvez même l'inclure dans votre signature d'email pour encourager cette nouvelle culture et habitude d'email en expliquant que vous améliorez votre efficacité et productivité avec des emails courts en utilisant 5 phrases ou moins, et demander que la réponse soit également de 5 phrases ou moins. Ou, utilisez simplement cet outil d'email en 5 phrases. Puis, bien sûr, il y a des exceptions pour les détails supplémentaires.Omettre les détails supplémentaires
Que voulons-nous dire par détails supplémentaires ? Lesquels pouvez-vous omettre et lesquels sont acceptables à garder, même si cela dépasse la stratégie des 5 phrases ? Eh bien, certains emails nécessitent beaucoup d'informations spécifiques nécessaires pour que le destinataire de l'email puisse prendre les prochaines étapes - encore une fois en référence à la question n°5 ci-dessus. Dans ce cas, donnez toutes les informations nécessaires directement et de manière concise. Les détails que vous pouvez toujours garder incluent toute sorte d'encouragement positif, de louanges ou de reconnaissance du travail acharné et de la bonne volonté du destinataire. Vous ne pouvez jamais dire merci assez, et tout cela s'inscrit dans notre forte conviction d'intégrer le bonheur dans notre travail et nos vies personnelles.Pourquoi le faire ?
La grande chose à propos de la rédaction d'emails courts, surtout si vous êtes une petite entreprise cherchant à utiliser le marketing par email, c'est que vous êtes beaucoup plus susceptible d'engager la personne à qui vous envoyez un email et d'obtenir une réponse claire et des actions. Beaucoup d'entre nous ont une mauvaise habitude d'écrire le processus de réflexion dans les emails, moi y compris. Si c'est votre processus, tant mieux. Cependant, il est nécessaire de prendre les prochaines étapes et de relire votre email et de voir comment vous pouvez le réduire à une conclusion claire, en vous assurant que vous avez bien répondu aux 5 questions. Encore mieux si vous pouvez réaliser cela en moins de 5 phrases. Le destinataire de votre email n'a pas besoin de passer son temps à lire votre processus de pensée compliqué, épargnez-le à lui et à vous en gardant les emails courts et précis avec des actions directes et les prochaines étapes. Communiquez ce que le destinataire a besoin de savoir, coupez le "gras" des emails supplémentaires (c'est-à-dire les phrases de remplissage inutiles) avec une façon de communiquer par email bien pensée et très claire. Rappelez-vous, ce n'est qu'un email et c'est toujours la meilleure chose sur internet. Réduisez le temps que vous passez à envoyer des emails lorsque vous suivez cette stratégie de gestion des emails - c'est génial ! Vous verrez la différence immédiatement. Nous vous le promettons.Non, ce n'est pas pour moi !
Maintenant pour ceux d'entre vous qui tournent la tête à cette stratégie, l'équipe de Mailbird sait que les vieilles habitudes sont difficiles à briser. Donc, ce que nous avons fait pour vous, c'est prendre le temps et soin supplémentaires pour vous aider à répondre efficacement aux emails avec la fonction spéciale Réponse intégrée de Mailbird. Si vous n'avez pas le temps de réduire soigneusement vos emails à 5 phrases ou moins, alors en utilisant ce client email exceptionnel, vous pouvez répondre directement à tous les points pertinents avec la Réponse intégrée. C'est une situation gagnant-gagnant pour vous et la personne à qui vous envoyez un email, rendant la vie plus facile avec des réponses aux emails rapides, pratiques et bien organisées.
