2026 Umfrage: Auswirkungen von E-Mail-Überlastung

15 Kosten der E-Mail-Überlastungsstatistiken, die Sie für 2021 kennen sollten

Wir haben Fachleute gefragt, wie viel ihrer produktiven Zeit in das E-Mail-Management fließt, sowie ihre Vorhersagen für zukünftige Trends. Gartners Analyse der Arbeitsplatzproduktivität zeigt, dass Organisationen, die strukturierte E-Mail-Management-Richtlinien implementieren, eine Verbesserung von bis zu 25% in der Zeit für Mitarbeiterfokus sehen.

Um einige wichtige Erkenntnisse hervorzuheben, finden Sie hier eine visuelle Zusammenfassung der gesammelten Daten.

01. Wie viele insgesamt E-Mails von Ihren Geschäftskonten würden Sie sagen, erhalten Sie durchschnittlich in einer Woche?

Fast 40% der Befragten erhalten zwischen 61 und 200 E-Mails in einer Woche. Etwas mehr als 20% der Teilnehmer erhalten weniger als das (null bis 60), und ein Drittel(34%) erhält mehr (201 bis 5000). Laut Statista's E-Mail-Nutzungsstatistiken erhält der durchschnittliche Geschäftsmann etwa 121 E-Mails pro Tag, was eng mit unseren Umfrageergebnissen übereinstimmt.

02. Wie viel Zeit verbringen Sie in einer Arbeitswoche mit dem Management Ihrer E-Mail-Konten?

Etwas mehr als ein Drittel der Befragten sagt, dass sie drei bis fünf Stunden pro Woche mit dem Management ihrer E-Mails verbringen. Einige (28%) verbringen nur zwei Stunden oder weniger. Allerdings verbringen 37% sechs Stunden oder mehr.

Dies steht im Einklang mit den Ergebnissen von McKinseys Forschung, die zeigt, dass Wissensarbeiter 28% ihrer Arbeitswoche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen. Die Variation der aufgewendeten Zeit hängt oft von der Effektivität der E-Mail-Management-Systeme und den bestehenden organisatorischen Richtlinien ab.

03. Von den E-Mails, die Sie erhalten, welchen Prozentsatz würden Sie sagen, sind tatsächlich geschäftskritisch?

Etwas unter ein Drittel der Teilnehmer sagt, dass 10% oder weniger der E-Mails, die sie in einer Woche erhalten, geschäftskritisch sind. Nur 26% sagen, dass höchstens die Hälfte der E-Mails, die sie erhalten, geschäftskritisch ist.

Forschungen von Forrester unterstützen diese Erkenntnis und weisen darauf hin, dass die meisten Arbeitsplatz-E-Mails nicht wesentliche Informationen enthalten. Angesichts der Zeit, die die meisten Befragten angeben, dass sie mit dem E-Mail-Management verbringen (null bis 12 Stunden), bedeutet dies dass durchschnittlich 10,8 Stunden pro Woche für unproduktrive Arbeit aufgewendet werden.

04. Wie würden Sie Ihr Stressniveau einschätzen, wenn Sie Ihren Arbeits-Posteingang unbeaufsichtigt lassen?

Die meisten Teilnehmer (71%) sagen, dass sie keinen Stress empfinden, nachdem sie ihre E-Mails ein paar Stunden lang nicht überprüft haben. Allerdings steigt das Stresslevel nach zwei Wochen erheblich, wobei fast 44% sagen, dass sie sich sehr gestresst fühlen würden. Forschungen der American Psychological Association bestätigen, dass ständige E-Mail-Überwachung zu Stress am Arbeitsplatz und einer verringerten Produktivität beiträgt.

05. Wie würden Sie diese Bedenken bewerten, wenn es darum geht, E-Mails nicht zu überprüfen?

Für fast die Hälfte aller Teilnehmer (49%), dass das Versäumen geschäftskritischer Informationen ihr größtes Anliegen ist, wenn es darum geht, ihre E-Mails nicht zu überprüfen. Etwa ein Viertel (26%) sagt, dass ihre größte Sorge darin besteht, Kommunikation von einem neuen Kunden zu verpassen.

Das am niedrigsten eingestufte Anliegen (59%) ist das Versäumen von branchespezifischen Nachrichten oder Informationen. Laut der Forschungsstudie des Harvard Business Review zum E-Mail-Management spiegelt dieses Priorisierungs-Muster fundierte unternehmerische Urteile wider, da Kundenkommunikation normalerweise unmittelbare Auswirkungen hat als allgemeine Branchenupdates.

Diese Zahlen sehen anders aus, wenn man die berufliche Hierarchie betrachtet ( siehe unten ).

06. Von diesen Best Practices, welche haben Sie im letzten Jahr verwendet oder nutzen Sie derzeit?

Über 75% der Befragten geben an, dass sie regelmäßig von selten gelesenen Newslettern abbestellen. Bei nur 10% ist ein Ordner "Antwort bis XX Datum" die am wenigsten verwendete Best Practice im E-Mail-Management.

Das ist nicht überraschend, da die Dokumentation von Googles Gmail betont, dass das Abbestellen eine minimale Zeitinvestition erfordert, um zu lernen und zu implementieren. Einen Ordner "Antwort bis XX Datum" zu haben, bedeutet jedoch, dass eine Person einen speziellen Ordner erstellen, ihn benutzen und die Herangehensweise an das E-Mail-Management bewusst ändern muss.

07. Was hat Ihnen Ihrer Meinung nach geholfen, Ihre E-Mails besser zu verwalten?

Die Mehrheit der Befragten (60%) sagt, dass regelmäßiges Abbestellen von selten gelesenen Newslettern ihre Bemühungen im E-Mail-Management unterstützt hat. Die Einrichtung von E-Mail-Filtern ist die zweitnützlichste Best Practice im E-Mail-Management, die von 49% der Befragten erwähnt wird.

Die meisten E-Mail-Dienste bieten ausgeklügelte Filtermöglichkeiten. Die Dokumentation zu Gmail-Filter zeigt, wie intelligente Filter E-Mails automatisch kategorisieren können, weshalb sie so effektiv sind. Einige E-Mail-Clients ermöglichen sogar eine weitere Anpassung der Filterregeln, wodurch eine strengere Kontrolle über Ihr Posteingangsmanagement gewährleistet wird.

08. Fühlen Sie, dass die Anzahl der E-Mails, die Sie im Vergleich zum letzten Jahr erhalten, …

Die meisten Befragten sind gleichmäßig verteilt zwischen dem Erhalt der gleichen Anzahl von E-Mails (41%) wie im letzten Jahr und einem Anstieg ihres Posteingangsvolumens (40%). Statista's globale E-Mail-Statistik zeigt, dass das Volumen der Geschäftsmails von Jahr zu Jahr konstant gestiegen ist, was den in unseren Umfragedaten beobachteten Trend unterstützt.

09. Wie angemessen glauben Sie, dass die aktuellen E-Mail-Management-Tools/Praktiken, die Ihre Organisation implementiert hat, im Hinblick auf das kommende Jahr sind?

Die meisten Teilnehmer geben an, dass die aktuellen E-Mail-Management-Tools/Praktiken ihrer Organisationen angemessen sind (43%). Die zweitgrößte Kategorie bilden diejenigen ohne Meinung mit 34%. Forschungen aus Gartners Analyse des digitalen Arbeitsplatzes deuten darauf hin, dass Organisationen oft den Einfluss unzureichender E-Mail-Management-Systeme auf die Produktivität unterschätzen.

10. Was denken Sie, wird die beste Lösung zur Verbesserung Ihrer aktuellen E-Mail-Management-Erfahrung sein?

Etwas mehr als 40% der Befragten geben an, dass sie glauben, die Antwort auf ein besseres E-Mail-Management-Erlebnis liege darin, bessere Praktiken zu lernen und anzuwenden. Die zweitgrößte Kategorie sind diejenigen, die mit den bereits vorhandenen Lösungen zufrieden sind (31%).

Technologische Lösungen für das E-Mail-Management, wie spezielle Programme, Apps und E-Mail-Clients, lag bei 20%.

Arbeitslösungen, wie die Einstellung eines Assistenten, einer Agentur oder einer Drittpartei zur Unterstützung beim E-Mail-Management, wurden von weniger als 5% bevorzugt. Die Produktivitätsforschung des Harvard Business Review zeigt, dass die Kombination besserer Praktiken mit geeigneten technologischen Werkzeugen die signifikantesten Verbesserungen bringt.

11. Was ist das größte Hindernis für die Implementierung dieser Lösung?

Unsurprisingly, dass Zeit das größte Hindernis für die Umsetzung und/oder das Erlernen einer besseren Methode zur Verwaltung von E-Mails für die meisten (60%) Befragten war. Laut der Forschung von McKinsey zur organisatorischen Energie ist die wahrgenommene Zeitknappheit zur Umsetzung von Produktivitätsverbesserungen ein häufiges Hindernis für alle Initiativen zur Effizienz am Arbeitsplatz.

12. Im Vergleich zum letzten Jahr, wie viel von Ihrer produktiven Energie würden Sie sagen, fließt in das E-Mail-Management?

Etwas weniger als die Hälfte (43%) der Befragten geben an, dass sie einen Teil ihrer produktiven Energie für das Management ihrer Postfächer aufwenden. Nur 17% say, dass der Energieaufwand sehr gering ist. Forschungen der American Psychological Association zeigen, dass ständiges Aufgabenwechseln zwischen E-Mails und anderer Arbeit erheblich kognitive Ressourcen erschöpft.

13. Glauben Sie, dass die aktuellen Praktiken Ihres Unternehmens im E-Mail-Management ausreichend sind?

Die Mehrheit der Befragten sagt, dass die aktuellen Praktiken ihres Unternehmens im E-Mail-Management ausreichend sind (62%). 38% sind anderer Meinung. Allerdings legt die Forschung von Forrester zur Technologie am Arbeitsplatz nahe, dass sich viele Mitarbeiter möglicher effizienterer E-Mail-Management-Lösungen, die ihnen zur Verfügung stehen, nicht bewusst sind.

14. Wird der Ansatz zum E-Mail-Management in Ihrem Unternehmenshandbuch oder während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter behandelt?

Obwohl die Mehrheit der Befragten auf die vorherige Frage mit "ja" antwortet, sagen die meisten Befragten (63%), dass ihre Unternehmen das E-Mail-Management in ihren Handbüchern oder während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht behandeln. Tatsächlich sagen nur 5% der Befragten, dass das Thema detailliert behandelt wird. Die Richtlinien der Society for Human Resource Management empfehlen, Kommunikationsprotokolle in die Einarbeitung von Mitarbeitern aufzunehmen, um klare Erwartungen festzulegen.

15. Wird, was eine 'geschäftskritische Kommunikation' ist bzw. nicht ist, in Ihrem Unternehmenshandbuch oder während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter behandelt?

Ähnlich wie bei der vorherigen Frage sagen die meisten Befragten (59%), dass w as als geschäftskritisch betrachtet wird, nicht während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder in ihren Unternehmenshandbüchern behandelt wird. Laut den Best Practices von SHRM für die Mitarbeiterentwicklung verbessert das klare Definieren von Kommunikationsprioritäten während der Einarbeitung erheblich die Effizienz am Arbeitsplatz und reduziert Verwirrung.

E-Mail-Überlastung mit dem richtigen Tool reduzieren

Um Ihre E-Mails im Griff zu haben, benötigen Sie Zeit, die Sie für andere produktive Aktivitäten nutzen könnten. Ein E-Mail-Client wie Mailbird kann helfen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und die Zeitbelastung zu reduzieren, die in unserer Umfrage identifiziert wurde.

Mailbird ermöglicht es Ihnen, alle Ihre E-Mail-Konten über eine einheitliche Oberfläche zu verwalten, die sowohl für Windows als auch für Mac-Plattformen verfügbar ist.

Seine einfache Konfiguration fügt automatisch jedes E-Mail-Konto hinzu, wie Gmail, AT&T, AOL, BrightHouse, Outlook und viele mehr. Das bedeutet, dass Sie sofort mit der Arbeit beginnen können, selbst wenn Sie offline arbeiten!

Aufschlüsselung der Statistiken

Wir haben die Daten, die wir gesammelt haben, genauer untersucht, um interessante Erkenntnisse zu gewinnen, die mit umfassenderen Forschungen am Arbeitsplatz übereinstimmen. Die Produktivitätsanalyse von Gartner für 2024 zeigt ähnliche Muster in verschiedenen Organisationsstrukturen. Insbesondere wollten wir die Unterschiede zwischen:

• Unterschiedlichen Unternehmensgrößen
• Unterschiedlichen Ebenen der beruflichen Seniorität
• Unternehmen mit vs. Unternehmen ohne E-Mail-Management-Richtlinien

Nach Unternehmensgröße

Wir haben die drei größten Unternehmensgrößen der Teilnehmer betrachtet, um zu sehen, wie sie sich vergleichen:

• 30% der Teilnehmer waren in Unternehmen mit zwei bis zehn Mitarbeitern tätig,
• 25% in Unternehmen mit 11 bis 50 Mitarbeitern, und
• 22% waren Selbständige.

Wie Selbständige E-Mails erleben

Selbständige erhalten die wenigsten E-Mails von den Befragten. Infolgedessen verbringen sie im Durchschnitt auch weniger Zeit mit der Verwaltung ihrer E-Mail-Konten.

Fast die Hälfte sagt, dass nur zwischen 0-10% der E-Mails, die sie erhalten, tatsächlich geschäftskritisch sind.

Eine weitere Erkenntnis ist, dass sie gleichmäßig aufgeteilt sind zwischen der Zufriedenheit mit ihren aktuellen E-Mail-Management-Praktiken und dem Glauben, dass sie neue Best Practices erlernen müssen. Richtlinien der Small Business Administration empfehlen, dass Einzelunternehmer oft am meisten von einfachen, optimierten E-Mail-Management-Ansätzen profitieren.

Wie Mitarbeiter in Unternehmen mit 2-10 Personen E-Mails erleben

Mitarbeiter in Unternehmen mit zwei bis zehn Personen verbringen die meiste Zeit mit der Verwaltung ihrer Postfächer.

Etwa 60% der Befragten in dieser Gruppe erwarten, dass die Anzahl der E-Mails, die sie im nächsten Jahr erhalten, zunimmt oder stark zunimmt.

Eine Mehrheit (61%) in dieser Gruppe glaubt außerdem, dass ihre persönlichen E-Mail-Management-Methoden unzureichend sind.

Wie Mitarbeiter in Unternehmen mit 11-50 Personen E-Mails erleben

Mitarbeiter in mittelgroßen Unternehmen erhalten die meisten E-Mails von den Befragten. Trotz dieser Tatsache verbringen sie im Durchschnitt weniger Zeit mit der Verwaltung ihrer E-Mail-Konten im Vergleich zu Mitarbeitern von kleinen Unternehmen. Sie berichten auch, dass sie mehr produktive Energie benötigen, um ihre Postfächer zu verwalten, verglichen mit anderen Gruppen.

Eine beträchtliche Anzahl von Befragten in dieser Gruppe (38%) glaubt, dass die Anzahl der E-Mails, die sie erhalten, im nächsten Jahr gleich bleiben wird. Forschungen von Forrester zeigen, dass mittelgroße Organisationen oft strukturiertere Kommunikationsprozesse haben, die helfen, das E-Mail-Volumen zu stabilisieren.

Wichtigste Erkenntnis

Je größer die Organisation, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie offizielle Richtlinien zum E-Mail-Management hat und was geschäftskritische Kommunikation ausmacht. Auch für Unternehmen mit 11 bis 15 Mitarbeitern liegt diese Wahrscheinlichkeit jedoch noch unter 50%.

TLDR: Je größer der Mitarbeiterpool, desto mehr produktive Energie benötigt jeder einzelne Mitarbeiter, um seine Postfächer zu verwalten.

Nach beruflicher Seniorität

Wir wollten sehen, wie sich die berufliche Seniorität und Verantwortung auf die Priorisierung und Verwaltung von E-Mails auswirken. Wir haben die Befragten in drei Kategorien unterteilt:

1. C-Level (Inhaber, Direktor, Partner oder CXO), 42%

2. Mittleres Management (Senior, Manager), 41%

3. Einsteiger (Eintritt, Ausbildung, unbezahlte Mitarbeiter, Andere), 17%

Einige interessante Unterschiede zwischen den Befragten mit unterschiedlicher beruflicher Seniorität:

• Die Verantwortlichkeiten beeinflussen, was das größte Anliegen beim Nicht-Überprüfen von E-Mails bestimmt. Zum Beispiel, das größte Anliegen für C-Level- und mittlere Management-Befragte ist, geschäftskritische Informationen zu verpassen.
• Mit 0% betrachten die C-Level-Befragten das Verpassen von branchenspezifischen Nachrichten oder Informationen nicht als primäres Anliegen.
• Dieses Anliegen ist für Einsteiger-Befragte weitaus weniger bedeutend. Forschungen des Harvard Business Review erklären dieses Muster: Einsteiger werden typischerweise danach bewertet, wie gut sie zu ihren unmittelbaren Teams beitragen, anstatt relevante branchenspezifische Kenntnisse zu haben.

Nach der Unternehmenskultur im Umgang mit E-Mails

Die Mehrheit der Teilnehmer gab an, dass ihre Unternehmen keine Richtlinien zum E-Mail-Management oder darüber, was geschäftskritische Kommunikation ausmacht, haben. Eine interessante Erkenntnis ist jedoch, dass die Unternehmen mit diesen Konzepten tendenziell mehr gestresste Mitarbeiter haben, je länger sie ohne Überprüfung ihrer Postfächer bleiben. Forschungen der American Psychological Association legen nahe, dass dies auf ein erhöhtes Bewusstsein für die Wichtigkeit von E-Mails zurückzuführen sein könnte, wenn klare Richtlinien existieren.

Tipps zur Bewältigung der E-Mail-Überlastung

E-Mail-Überlastung ist unglaublich kostspielig, wenn sie nicht angegangen wird. Deshalb haben wir neben den allgemeinen und Fragen für Unternehmensumfragen auch die Teilnehmer gebeten, vier offene Fragen zu beantworten. Wir wollten ihre Gedanken und Frustrationen dazu erfahren, wie sie mit der E-Mail-Überlastung umgehen.

Im Folgenden finden Sie eine kuratierte Liste einiger Antworten.

Was ist Ihre größte Frustration in Bezug auf E-Mails insgesamt?

Ich verbringe zu viel Zeit damit, wichtige E-Mails von unwichtigen zu filtern. Aufgrund aggressiver Verkaufsprozesse erhält man viele Kaltakquise-E-Mails. Als CEO kann es kostspielig sein, auch nur eine wichtige E-Mail zu verpassen. Daher bin ich gezwungen, alle E-Mails durchzusehen.

- Ruben Gamez, CEO von SignWell

Die Menge. Es wird jeden verdammten Tag eine kolossale Menge an E-Mails in die Postfächer der Menschen geschüttet. Aus diesem Grund neigen die Menschen dazu anzunehmen, dass eine E-Mail von einem Unternehmen/ einer Firma Müll sein muss. Man bekommt nicht einmal die Chance, und das ist ehrlich gesagt frustrierend.

- Alex Mastin, Gründer und CEO von HomeGrounds

Was mich am meisten stört, ist, dass Kommunikationsinhalte, die per E-Mail übermittelt werden, vom Empfänger missverstanden werden könnten. Sie könnten Ihre Nachricht in völlig widersprüchlicher Weise interpretieren, als Sie beabsichtigt hatten, was die Essenz der Nachricht zerstört und möglicherweise zu Konflikten und Missverständnissen führt. Da E-Mails keine nonverbale Kommunikation enthalten, können die Empfänger den gesamten Inhalt missverstehen, was eine effektive Kommunikation behindert.

- Gary Taylor, CEO von Book Your Data

Es kann ablenkend sein, wenn ich mich auf die Hauptfaktoren des Unternehmens konzentrieren muss. Mit E-Mails erwarten die Menschen manchmal eine dringende Antwort, obwohl es eigentlich nicht so dringend ist. Der Druck, so schnell wie möglich zu antworten, lenkt meine Aufmerksamkeit von den Dingen ab, die tatsächlich einen Unterschied für das Unternehmen machen.

- Nathan Hughes, Marketingdirektor bei Diggity Marketing

Aus den Antworten scheint eine gemeinsame Frustration die Kosten zu sein, die hohe E-Mail-Volume für die Produktivität hat. Es kostet Zeit, durchzulesen und zu antworten. Schlimmer noch, es kann die Aufmerksamkeit von anderen Aktivitäten ablenken. Forschungen der American Psychological Association bestätigen, dass häufige E-Mail-Unterbrechungen die Konzentration und kognitive Leistung erheblich beeinflussen.

Welche E-Mail-Management-Best-Practices haben Sie ausprobiert und dann nicht mehr verwendet? Warum?

Einige E-Mail-Erweiterungen, die ich ausprobiert habe, haben die Ladegeschwindigkeit meines Gmail-Kontos verlangsamt.

- Sam Molony, Digital Marketing Specialist bei Mailshake

Zu warten, um meinen Posteingang zu bereinigen. Es ist für mich nur eine andere Form der Prokrastination, und je größer die Bereinigungsaufgabe wird, desto wahrscheinlicher bin ich, etwas Wichtiges zu verpassen.

- Carla Andre-Brown , Dozentin am BCIT

Ich habe aufgehört, E-Mail-Filter zu verwenden, da diese manchmal wichtige E-Mails daran hindern, in meinem Posteingang zu landen.

- Fred Wilson , Agile & Software Consultant bei nTask

E-Mails zu einem regelmäßigen festgelegten Zeitpunkt zu überprüfen. Das funktioniert für mich nicht, da ich aufgrund der Natur meiner Arbeit gelegentlich kritische Anfragen von unseren Kunden erhalte, die ich nicht verpassen darf.

- Anastasia Tatsenko , Leiterin für Kundenerfolg bei NetHunt CRM

Wenn die Lösung mehr kostet als das Problem, geben die meisten Fachleute die vorgeschriebene Best Practice auf. Die Sache ist, umgang mit E-Mail-Überlastung muss nicht kompliziert sein. Die Produktivitätsforschung der Harvard Business Review betont, dass die effektivsten E-Mail-Management-Strategien diejenigen sind, die langfristig ohne zusätzliche Komplexität aufrechterhalten werden können.

Was ist Ihr persönlicher Ansatz zum E-Mail-Management?

Ich plane meine Zeit rund um meine E-Mails: einmal morgens und einmal abends, direkt nachdem ich mit der Arbeit fertig bin. Ich nehme normalerweise zwischen 10 und 20 Minuten Zeit, um zu sehen und zu antworten, was in meinem Posteingang ist, und gehe mit meinem Tag weiter. Eine bestimmte Zeit für E-Mails einzuplanen ist wichtig, besonders wenn man darauf angewiesen ist, um gute Arbeit zu leisten.

- Aleksandr Maklakov , CIO von MacKeeper.com

Unnötige Nachrichten und übermäßige Kommunikation bei trivialen Aufgaben sind mein größter Nervfaktor, wenn es um Posteingangsvollverstopfung geht. Daher ist eine der effektivsten Methoden, mit der ich unwichtige Arbeit reduziert und mich in diesem Jahr auf die anstehenden Aufgaben konzentriert habe, die Einhaltung der 4 Ds: löschen, delegieren, aufschieben und erledigen.

- Ryan Craver, CEO von Mallary by Matthew

Die E-Mail-Best Practices, die ich im letzten Jahr übernommen habe, bestehen darin, jede E-Mail zu betrachten, die eintrifft, und wann ich zuletzt mit jeder einzelnen interagiert habe. Dies hat mir geholfen, E-Mails loszuwerden, die ich nicht in meinem Posteingang benötige, wodurch ich mich auf die wichtigeren Arbeits-E-Mails konzentrieren kann, die ich erhalte. Ich habe jetzt ein viel übersichtlicheres Postfach, in dem nur arbeitsbezogene E-Mails eingehen. Ab und zu wird es etwas unordentlich, aber wenn ich dies bemerke, folge ich denselben Verfahren und räume auf.

- Josh Wright, CEO von CellPhoneDeal

Schließlich empfehle ich, E-Mails in die fünf wichtigsten Geschäftsbereiche zu kategorisieren, um die Posteingangsvollverstopfung zu reduzieren. Für mich bedeutet das: (1) Versand + Lieferkettenmanagement, (2) Digitales Marketing, (3) Social Media + Inhaltsmanagement, (4) Kundenservice und (5) Geschäftsstrategie.

- David Wolfe, Mitbegründer von Olivers Apparel

Ich filtere E-Mails in vier "Eimer" und bearbeite sie, während sie in meinen Posteingang gelangen. Die Eimer sind ToDo, Warten, Backburner und Erledigt. Während ich oder meine VA die E-Mails bearbeiten, werden sie in den entsprechenden Eimer verschoben, bis sie abgeschlossen sind!

- Dan Holloway, Business Coach und Mentor

Ich war früher schrecklich darin, mein Postfach aufzuräumen. Zu einem Zeitpunkt hatte ich über 6000 (!) ungelesene E-Mails. Es bereitete mir schon beim Blick auf mein Postfach Angst. Ich musste anfangen, mich zu organisieren. Ich erstellte verschiedene Ordner basierend auf Prioritäten - Dringend, Gleicher Tag, Nächster Tag, Diese Woche, Diesen Monat, Immer - und erstellte entsprechende Labels. Ich habe mich von jedem Newsletter abgemeldet, den ich nicht gelesen habe, und als E-Mails hereinkamen, begann ich, sie entsprechend zu kennzeichnen. Diese sortierten sich in meine neuen Ordner und im Laufe der Zeit konnte ich mein Postfach so trainieren, dass es sie automatisch basierend auf Schlüsselwörtern, Absender usw. sortierte.

- Jeremy Yamaguchi, CEO von Lawn Love

Ich gehe jede E-Mail durch und bewerte ihre Priorität (d.h. welche eine sofortige Antwort erfordert und welche für ein paar Tage aufgeschoben werden kann). Dann plane ich meinen Kalender nach jeder E-Mail.

- Charlie Miller, Early Resolutions Officer bei Ontario Ombudsman

Es gibt mehrere Tools, die bei der E-Mail-Überlastung helfen und die Produktivität verbessern können. Was diese Antworten jedoch zeigen, ist, dass jede umgesetzte Lösung absichtlich sein muss. Die Forschung von McKinsey zur organisatorischen Produktivität bestätigt, dass erfolgreiches E-Mail-Management sowohl die richtigen Tools als auch die konsequente Umsetzung bewährter Praktiken erfordert.

Was wäre für Sie das eine, das die Online-Kommunikation und Zusammenarbeit für Ihre Mitarbeiter/Kollegen verbessern würde?

Das Setzen von Grenzen für Zeiten für E-Mails hat die Kommunikation für mein Team verbessert. Wir versenden keine Nachrichten zwischen 20:00 Uhr und 08:00 Uhr, um uns gegenseitig zu ermutigen, tatsächlich für den Abend mit der Arbeit aufzuhören und eine Art Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben zu finden.

- Wesley Exon, CEO von Best Value Schools

Eine meiner größten Frustrationen in Bezug auf E-Mails ist, wenn Menschen die Informationen, die gesendet werden, nicht erfassen oder die E-Mail überhaupt nicht richtig lesen. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, ihre E-Mail-Abonnements mindestens einmal alle 2 Monate zu überprüfen, um zu sehen, wie viel sie tatsächlich in ihren Postfächern benötigen. Dies hilft ihnen, organisierter zu bleiben und zu vermeiden, dass ihre Postfächer übermäßig vollgestopft werden.

- Teri Shern, Mitbegründerin von ConexBoxes

Wöchentlich etwas Neues lernen. Die Online-Welt steht nicht still, also sollten Sie lernen, lernen und lernen. Unser Unternehmen ist bereit, die Preise für E-Mail-Management-Kurse zu übernehmen, aber die Mitarbeiter sollten den Wunsch haben, zu lernen.

- Emily Morgan, Finanzautorin bei Fit My Money

Virtuelle Kaffeegespräche. Aus unterschiedlichen Ländern zu arbeiten, erschwert es, die Kollegen gut kennenzulernen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht mit einigen Teammitgliedern (überhaupt oder nicht so viel wie mit Ihren nächsten Kollegen) interagieren, was Ihre Bereitschaft beeinträchtigen kann, sie zu kontaktieren. Ich glaube, dass ein paar informelle Gespräche im Monat helfen könnten, Vertrauen aufzubauen, es den Menschen ermöglichen, sich zu öffnen, die Produktivitätsniveaus zu steigern und sich positiv auf den Teamgeist auszuwirken.

- Anastasiia Potashina, Community Managerin bei Digital Olympus

Wir haben ein Training namens "Posteingang 0" für alle neuen Mitarbeiter bei 360Learning, das allen hilft, ihre E-Mails im Griff zu behalten und nicht überwältigt zu werden. Außerdem haben wir eine Kommunikationspolitik mit wenig E-Mails im Büro, was ebenfalls hilfreich ist.

- Robin Nichols, Content Lead bei 360Learning

Die Menschen wieder zu lehren, wie man E-Mails richtig schreibt. Mit relevanten Betreffzeilen, mit organisiertem Inhalt und aufhören, faul zu sein und E-Mails wie Social-Media-Nachrichten zu behandeln.

- Michael Song, Marketing Communications Manager bei London Pacific Property Agents Inc.

Überkommunikation. Wir arbeiten remote und es ist nicht immer möglich, ständig verfügbar zu sein. Asynchronität ist entscheidend, und wenn Sie detaillierte Informationen bereitstellen, hilft das, die Vernunft zu wahren und die Zusammenarbeit nahtlos zu gestalten.

- Deb Mukherjee, Marketing Managerin bei Wonderment

Wir haben einen gemeinsamen Arbeitsbereich, der eine großartige Transparenz darüber bietet, was wir tun.

- Roxana Motoc, Leiterin Marketing bei SocialBee.io

Die gegebenen Empfehlungen variieren alle, aber was sich abzeichnet, ist ein konsistentes Thema. Die Forschung der Society for Human Resource Management bestätigt, dass die interne Kommunikationsstrategie von der Organisation ernst genommen werden muss. Regeln, wann man sich abmelden sollte, wie man über E-Mail kommuniziert und regelmäßige Überprüfungen bei Remote-Mitarbeitern sind alles wichtige Faktoren, die zur Gesamtproduktivität und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Fazit

Je nachdem, wie es genutzt wird, kann E-Mail entweder ein erheblicher Produktivitätssteigerer oder ein großes Hindernis für die Geschäftsabläufe sein. Wenn sie effektiv mit den richtigen Werkzeugen und Richtlinien eingesetzt wird, ermöglicht sie eine Kommunikation, die einzigartig ist. Wird sie jedoch falsch eingesetzt, wird sie zu einer Quelle von Stress und verlorener Produktivität aufgrund von Informationsüberlastung und schlechten Managementpraktiken.

Ein Teil des Grundes, warum wir diese jährliche Umfrage durchführen, ist, die potenziellen Kosten zu quantifizieren, die mit einer überfüllten inbox und E-Mail-Überlastung verbunden sind. Die Forschung von McKinsey bestätigt unsere Erkenntnisse und zeigt, dass eine verbesserte E-Mail-Verwaltung erheblich produktive Zeit für Wissensarbeiter zurückgewinnen kann.

Mailbird möchte sich bei allen bedanken, die an der Umfrage in diesem Jahr teilgenommen haben. Ihre Beiträge waren von unschätzbarem Wert für die Erstellung dieser umfassenden Analyse der Herausforderungen von E-Mails am modernen Arbeitsplatz.

Häufig gestellte Fragen