2026 Onderzoek: Invloed van Email Overload

15 Kosten van E-mailoverload Statistieken om te Weten voor 2021

We vroegen de professionals hoeveel van hun productieve tijd naar e-mailbeheer ging, samen met hun verwachtingen voor toekomstige trends. Gartner's analyse van de productiviteit op de werkplek geeft aan dat organisaties die gestructureerde e-mailbeheerbeleid implementeren tot 25% verbetering in de focus tijd van werknemers zien.

Om enkele belangrijke bevindingen te benadrukken, hier is een visuele samenvatting van de gegevens die we verzameld hebben.

01. Hoeveel totale e-mails van uw zakelijke accounts zegt u in een gemiddelde week te ontvangen?

Bijna 40% van de respondenten ontvangt tussen de 61 en 200 e-mails in een week. Iets meer dan 20% van de deelnemers ontvangt minder dan dat (nul tot 60), en een derde (34%) ontvangt meer (201 tot 5000). Volgens de e-mailgebruikstatistieken van Statista ontvangt de gemiddelde zakelijke professional ongeveer 121 e-mails per dag, wat nauw aansluit bij onze enquête bevindingen.

02. Hoeveel van uw tijd besteedt u aan het beheren van uw e-mailaccounts in een werkweek?

Iets meer dan een derde van de respondenten zegt dat ze drie tot vijf uur per week besteden aan het beheren van hun e-mail. Sommigen (28%) besteden slechts twee uur of minder. Echter, 37% besteedt zes uur of meer.

Dit komt overeen met bevindingen van het onderzoek van McKinsey, waaruit blijkt dat kenniswerkers 28% van hun werkweek besteden aan het lezen en beantwoorden van e-mails. De variatie in de tijd die besteed wordt, hangt vaak af van de effectiviteit van de e-mailbeheersystemen en de organisatorische beleidsmaatregelen die van kracht zijn.

03. Van de e-mails die u ontvangt, welk percentage zegt u dat daadwerkelijk bedrijfskritisch is?

Iets minder dan een derde van de deelnemers zegt dat 10% of minder van de e-mails die ze in een week ontvangen bedrijfskritisch zijn. Slechts 26% zegt dat, hoogstens, de helft van de e-mails die ze ontvangen bedrijfskritisch zijn.

Onderzoek van Forrester ondersteunt deze bevinding, wat aangeeft dat de meeste e-mails op de werkplek niet-essentiële informatie bevatten. Gezien de hoeveelheid tijd die de meeste respondenten zeggen dat ze besteden aan e-mailbeheer (nul tot 12 uur), betekent dat gemiddeld 10,8 uur per week wordt besteed aan onproductief werk.

04. Wat zou u zeggen dat uw stressniveau is als u uw werk inbox niet controleert?

De meeste deelnemers (71%) zeggen dat ze geen stress hebben na enkele uren hun e-mails niet te hebben gecontroleerd. Echter, de stressniveaus stijgen aanzienlijk na twee weken, waarbij bijna 44% zegt dat ze zich zeer gestrest zouden voelen. Onderzoek van de American Psychological Association bevestigt dat constante e-mailmonitoring bijdraagt aan stress op de werkplek en verminderde productiviteit.

05. Hoe zou u deze zorgen rangschikken als het gaat om het niet controleren van e-mails?

Voor bijna de helft van alle deelnemers (49%), is het missen van bedrijfskritische informatie hun grootste zorg als het gaat om het niet controleren van hun e-mails. Ongeveer een kwart (26%) zegt dat hun grootste zorg het missen van communicatie van een nieuwe klant is.

De zorg die als laatste wordt gerangschikt (59%) is het missen van nieuws of informatie die relevant is voor de sector. Volgens het onderzoek van Harvard Business Review over e-mailbeheer, weerspiegelt dit prioriteringspatroon gezond zakelijk oordeel, aangezien klantcommunicatie doorgaans een meer onmiddellijke impact heeft dan algemene sectorupdates.

Deze cijfers zien er anders uit als je naar de functie-ervaring kijkt ( zie hieronder ).

06. Welke van deze beste praktijken heeft u in het afgelopen jaar gebruikt, of gebruikt u momenteel?

Meer dan 75% van de respondenten zegt dat ze regelmatig zich uitschrijven van infrequent gelezen nieuwsbrieven. Met slechts 10% is het hebben van een "Antwoord voor XX Datum" map de minst gebruikte e-mailbeheer beste praktijk die is waargenomen.

Dit is niet verrassend, aangezien Google's Gmail-documentatie benadrukt dat uitschrijven minimale tijdsinvestering vereist om te leren en implementeren. Het hebben van een "Antwoord voor XX Datum" map betekent echter dat iemand een speciale map moet aanmaken, oefenen met het gebruik ervan, en bewust hun aanpak van e-mailbeheer moet veranderen.

07. Wat zou u zeggen dat u geholpen heeft om uw e-mail beter te beheren?

De meerderheid van de respondenten (60%) zegt regelmatig zich uitschrijven van infrequent gelezen nieuwsbrieven heeft geholpen bij hun e-mailbeheerinspanningen. Het opzetten van e-mailfilters is de op één na meest nuttige e-mailbeheer beste praktijk die door 49% van de respondenten wordt genoemd.

De meeste e-mailserviceproviders hebben geavanceerde filtermogelijkheden. Gmail's filterdocumentatie laat zien hoe slimme filters e-mails automatisch kunnen categoriseren, wat verklaart waarom het zo effectief is. Sommige e-mailclients staan zelfs verder afstemming van de filterregels toe, waardoor strengere controle over uw inboxbeheer mogelijk is.

08. Vindt u dat het aantal e-mails dat u ontvangt in vergelijking met vorig jaar...

De meeste respondenten zijn gelijk verdeeld tussen het ontvangen van hetzelfde aantal e-mails (41%) als vorig jaar en het zien van hun inbox volume toenemen (40%). De wereldwijde e-mailstatistieken van Statista tonen aan dat het volume van zakelijke e-mails jaar na jaar consequent is toegenomen, ter ondersteuning van de trend die in onze enquêtegegevens is waargenomen.

09. Hoe adequaat denkt u dat de huidige e-mailbeheer tools/praktijken die uw organisatie heeft, zijn voor volgend jaar?

De meeste deelnemers zeggen dat de huidige e-mailbeheer tools/praktijken die hun organisaties hebben, adequaat zijn (43%). De tweede grootste categorie is degenen zonder mening met 34%. Onderzoek van Gartner's digitale werkplek analyse suggereert dat organisaties vaak de productiviteitsimpact van niet-adequate e-mailbeheersystemen onderschatten.

10. Wat denkt u dat de beste oplossing zal zijn om uw huidige e-mailbeheerervaring te verbeteren?

Iets meer dan 40% van de respondenten zegt dat ze geloven dat het antwoord voor een betere e-mailbeheerervaring het leren en gebruiken van betere praktijken is. De tweede grootste categorie is degenen die tevreden zijn met de oplossingen die al zijn geïmplementeerd (31%).

Technologische oplossingen voor e-mailbeheer, zoals speciale programma's, apps en e-mailclients, bevinden zich op 20%.

Arbeidsoplossingen, zoals het inhuren van een assistent, bureau of derde partij om te helpen met e-mailbeheer, werden geprefereerd door minder dan 5%. Onderzoek van Harvard Business Review over productiviteit geeft aan dat het combineren van betere praktijken met de juiste technologie-tools de meeste significante verbeteringen oplevert.

11. Wat is de grootste belemmering voor het implementeren van deze oplossing?

Niet verrassend, was tijd de grootste barrière voor het implementeren en/of leren van een betere manier om e-mail te beheren voor de meeste (60%) respondenten. Volgens McKinsey's onderzoek naar organisatorische energie is het waargenomen gebrek aan tijd om productiviteitsverbeteringen door te voeren een veelvoorkomende barrière voor alle initiatieven op het gebied van werkplek efficiëntie.

12. Vergeleken met vorig jaar, hoeveel van uw productieve energie zou u zeggen dat er in e-mailbeheer gaat?

Iets minder dan de helft (43%) van de respondenten zegt dat ze een deel van hun productieve energie besteden aan het beheren van hun inboxen. Slechts 17% zegt dat de energiebesteding heel weinig is. Onderzoek van de American Psychological Association toont aan dat constant taakwisselen tussen e-mail en ander werk aanzienlijke cognitieve bronnen uitput.

13. Gelooft u dat de huidige e-mailbeheerspraktijken van uw bedrijf voldoende zijn?

De meerderheid van de respondenten zegt dat de huidige e-mailbeheerspraktijken van hun bedrijf voldoende zijn (62%). 38% is het daar niet mee eens. Echter, Forrester's onderzoek naar technologie op de werkplek suggereert dat veel werknemers zich misschien niet bewust zijn van effectievere e-mailbeheersoplossingen die beschikbaar zijn voor hen.

14. Wordt de e-mailbeheeraanpak behandeld in het personeelsbeleid van uw bedrijf of tijdens de indiensttreding van nieuwe medewerkers?

Ondanks dat een meerderheid "ja" zegt op de vorige vraag, zegt het grootste deel van de respondenten (63%) dat hun bedrijven e-mailbeheer niet behandelen in hun handboeken of tijdens de indiensttreding van nieuwe medewerkers. In feite zegt slechts 5% van de respondenten dat dit onderwerp in detail wordt behandeld. De richtlijnen van de Society for Human Resource Management bevelen aan om communicatieprotocollen op te nemen in de onboarding van werknemers om duidelijke verwachtingen vast te stellen.

15. Wordt wat wel/niet een 'bedrijfskritische communicatie' is, behandeld in het personeelsbeleid van uw bedrijf of tijdens de indiensttreding van nieuwe medewerkers?

Net als bij de vorige vraag, zegt de meerderheid van de respondenten (59%) dat wat als bedrijfskritisch wordt beschouwd, niet wordt behandeld tijdens de indiensttreding of in hun personeelshandboeken. Volgens de beste praktijken van SHRM voor personeelsontwikkeling, verbetert het duidelijk definiëren van communicatieprioriteiten tijdens de onboarding significant de efficiëntie op de werkplek en vermindert het verwarring.

Verminder e-mailoverload met het juiste hulpmiddel

Op de hoogte blijven van je e-mails kost tijd die je aan andere productieve activiteiten zou kunnen besteden. Een e-mailclient zoals Mailbird kan helpen je workflow te stroomlijnen en de tijdsdruk te verminderen die in onze enquête is vastgesteld.

Mailbird stelt je in staat om al je e-mailaccounts te beheren vanuit één uniforme interface, beschikbaar voor zowel Windows als Mac-platforms.

De eenvoudige configuratie voegt automatisch elk e-mailaccount toe, zoals Gmail, AT&T, AOL, BrightHouse, Outlook en nog veel meer. Dit betekent dat je meteen aan de slag kunt, zelfs als je offline werkt!

Statistieken Uiteengezet

We hebben dieper in de gegevens die we hebben verzameld gegraven op zoek naar interessante inzichten die overeenkomen met bredere onderzoeken naar de werkplek. Gartner's analyse van de productiviteit op de werkplek voor 2024 toont vergelijkbare patronen in verschillende organisatiestructuren. Specifiek wilden we de verschillen onderzoeken tussen:

• Verschillende bedrijfsgroottes
• Verschillende niveaus van functie senioriteit
• Bedrijven met versus zonder beleid voor e-mailbeheer

Per bedrijfsgrootte

We hebben gekeken naar de top drie bedrijfsgroottecategorieën van de deelnemers om te zien hoe ze zich verhouden:

• 30% van de deelnemers werkte bij bedrijven met twee tot tien medewerkers,
• 25% bij 11 tot 50 medewerkers, en
• 22% was zelfstandig.

Hoe zelfstandig professionals e-mail ervaren

Zelfstandige individuen ontvangen gemiddeld de minste hoeveelheid e-mails van degenen die zijn ondervraagd. Hierdoor besteden ze ook gemiddeld minder tijd aan het beheren van hun e-mailaccounts.

Bijna de helft zegt dat slechts tussen de 0-10% van de e-mails die ze ontvangen daadwerkelijk bedrijfskritisch zijn.

Een andere bevinding is dat ze gelijk verdeeld zijn tussen tevreden zijn met hun huidige e-mailbeheerpraktijken en geloven dat ze nieuwe best practices moeten leren. Richtlijnen van de Small Business Administration suggereren dat solo-ondernemers vaak het meest profiteren van eenvoudige, gestroomlijnde e-mailbeheerbenaderingen.

Hoe werknemers in bedrijven van 2-10 personen e-mail ervaren

Werknemers van bedrijven met twee tot tien personen besteden de meeste tijd aan het beheren van hun inboxen.

Ongeveer 60% van de respondenten in deze groep verwacht dat het aantal e-mails dat ze volgend jaar ontvangen zal toenemen of sterk zal toenemen.

Een meerderheid (61%) in deze groep gelooft ook dat hun persoonlijke e-mailbeheer methoden inadequaat zijn.

Hoe werknemers in bedrijven van 11-50 personen e-mail ervaren

Werknemers van middelgrote bedrijven ontvangen de meeste e-mails van degenen die zijn ondervraagd. Ondanks dit, besteden ze gemiddeld minder tijd aan het beheren van hun e-mailaccounts vergeleken met werknemers van kleine bedrijven. Ze melden ook meer productieve energie nodig te hebben om hun inboxen te beheren vergeleken met andere groepen.

Een aanzienlijk aantal respondenten in deze groep (38%) gelooft dat het aantal e-mails dat ze ontvangen volgend jaar hetzelfde zal blijven. Onderzoek van Forrester geeft aan dat middelgrote organisaties vaak meer gestructureerde communicatieprocessen hebben die helpen het e-mailvolume te stabiliseren.

Belangrijkste conclusie

Hoe groter de organisatie, hoe waarschijnlijker het is dat er officiële beleidsregels zijn omtrent e-mailbeheer en wat bedrijfskritische communicatie is. Echter, zelfs voor bedrijven met 11 tot 15 medewerkers is de kans minder dan 50%.

TLDR: Hoe groter de werknemerspool, hoe meer productieve energie het elke individuele werknemer kost om hun inboxen te beheren

Per functie senioriteit

We wilden zien hoe functie senioriteit en verantwoordelijkheid de prioritering en het beheer van e-mails beïnvloeden. We hebben de respondenten ingedeeld in drie categorieën:

1. C-niveau (Eigenaar, Directeur, Partner of CXO), 42%

2. Middenmanagement (Senior, Manager), 41%

3. Instapniveau (Instap, Opleiding, Onbetaald, Overig), 17%

Sommige interessante verschillen tussen respondenten van verschillende functieniveaus:

• Verantwoordelijkheden beïnvloeden wat de grootste zorg bepaalt bij het niet controleren van e-mail. Bijvoorbeeld, de grootste zorg voor C-niveau en middenmanagement respondenten is het missen van bedrijfskritische informatie.
• Met 0% beschouwen de C-niveau respondenten het missen van industrie-relevante nieuws of informatie niet als een primaire zorg.
• Die zorg is veel minder significant voor instapniveau respondenten. Onderzoek van de Harvard Business Review legt dit patroon uit: instapniveau werknemers worden doorgaans gemeten aan de hand van hoe goed ze bijdragen aan hun directe teams in plaats van strategisch bewustzijn van de industrie.

Per Bedrijf E-mailcultuur

De meerderheid van de deelnemers antwoordde dat hun bedrijven geen beleid hebben met betrekking tot e-mailbeheer of wat bedrijfskritische communicatie is. Een interessante bevinding is echter dat de bedrijven met die concepten vastgelegd gemiddeld meer stress ervaren bij hun medewerkers naarmate zij langer zonder het controleren van hun inbox zijn gegaan. Onderzoek van de American Psychological Association suggereert dat dit kan komen door een verhoogd bewustzijn van het belang van e-mail wanneer er duidelijke richtlijnen bestaan.

Tips voor het Beheren van E-mailoverload: Beste Praktijken

E-mailoverload is ongelooflijk kostbaar als het niet wordt aangepakt. Daarom hebben we, naast de algemene en vragen voor bedrijfsonderzoeken, deelnemers ook gevraagd om vier open vragen te beantwoorden. We wilden hun gedachten en frustraties leren over hoe zij e-mailoverload beheren.

Hieronder staat een samengestelde lijst van enkele van de antwoorden.

Wat is uw grootste frustratie als het op e-mail aankomt?

Ik besteed te veel tijd aan het filteren van belangrijke e-mails van de minder belangrijke. Dankzij agressieve verkoopprocessen krijg je veel koude e-mails. Als CEO kan het kostbaar zijn om zelfs maar één belangrijke e-mail te missen. Dus ik ben gedwongen om al mijn e-mails door te nemen.

- Ruben Gamez, CEO van SignWell

De hoeveelheid. Er komt elke dag een enorme hoeveelheid e-mails binnen in de inboxen van mensen. Hierdoor gaan mensen er vanuit dat als een e-mail van een bedrijf komt, het wel junk moet zijn. Je krijgt daar gewoon geen kans en dat is eerlijk gezegd frustrerend.

- Alex Mastin, Oprichter en CEO van HomeGrounds

Wat me het meest stoort, is dat communicatie die per e-mail wordt overgebracht, verkeerd kan worden begrepen door de ontvanger. Zij kunnen jouw boodschap op een totaal tegenoverstellende manier interpreteren dan wat je bedoelde, wat de essentie van de boodschap vernietigt en mogelijk leidt tot conflicten en misverstanden. Aangezien een e-mail gebrek aan non-verbale communicatie heeft, kunnen ontvangers de hele inhoud verkeerd begrijpen, wat effectieve communicatie belemmert.

- Gary Taylor, CEO van Book Your Data

Het kan een afleiding zijn als ik me moet concentreren op de kernpunten van het bedrijf. Met e-mail verwachten mensen soms dringend een antwoord terwijl het niet zo dringend is. De druk om zo snel mogelijk te reageren trekt mijn aandacht weg van de dingen die daadwerkelijk een verschil maken voor het bedrijf.

- Nathan Hughes, Marketingdirecteur bij Diggity Marketing

Uit de antwoorden blijkt dat een veelvoorkomende frustratie de hoge kosten zijn van de grote volumes e-mails op de productiviteit. Het kost tijd om door te lezen en te reageren. Slechter nog, het kan de aandacht afleiden van andere activiteiten. Onderzoek van de American Psychological Association bevestigt dat frequente e-mailonderbrekingen de focus en cognitieve prestaties significante beïnvloeden.

Voor welke beste praktijken voor e-mailbeheer die je hebt geprobeerd en stopgezet, waarom was dat?

Sommige e-mailextensies die ik heb geprobeerd, hebben de laadtijd van mijn Gmail-account vertraagd.

- Sam Molony, Digital Marketing Specialist bij Mailshake

Een tijd wachten om mijn inbox op te schonen. Het is gewoon een andere vorm van uitstelgedrag voor mij, en hoe groter de schoonmaakklus wordt, hoe meer kans ik heb om iets belangrijks te missen.

- Carla Andre-Brown , Docent bij BCIT

Ik ben gestopt met het gebruik van e-mailfilters, omdat deze soms belangrijke e-mails tegenhouden om in mijn inbox te komen.

- Fred Wilson , Agile & Software Consultant bij nTask

Het controleren van e-mails op een regelmatig/gespecificeerd tijdstip. Het werkt niet voor mij vanwege de aard van mijn werk, omdat ik soms kritische verzoeken van onze klanten ontvang die niet gemist kunnen worden.

- Anastasia Tatsenko , Hoofd Klantenservice bij NetHunt CRM

Wanneer de oplossing meer kost dan het probleem, is dat wanneer de meeste professionals een voorgeschreven beste praktijk achter zich laten. Het ding is, omgaan met e-mailoverload hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het productiviteitsonderzoek van Harvard Business Review benadrukt dat de meest effectieve e-mailbeheersstrategieën die zijn die op de lange termijn kunnen worden volgehouden zonder extra complexiteit te creëren.

Wat is jouw persoonlijke benadering van e-mailbeheer?

Ik plan mijn tijd rond mijn e-mail: één keer 's ochtends en één keer 's avonds, net nadat ik klaar ben met werken. Ik neem meestal tussen de 10 en 20 minuten om te kijken en te reageren op wat in mijn inbox staat en ga verder met mijn dag. Het plannen van een specifieke tijd voor e-mail is belangrijk, vooral als je erop vertrouwt voor goed werk.

- Aleksandr Maklakov , CIO van MacKeeper.com

Het ontvangen van onnodige berichten en overcommunicatie over onbenullige taken is mijn grootste ergernis als het om inboxrommel gaat. Een van de meest effectieve manieren waarop ik dit afgelopen jaar onbelangrijke werk heb verminderd en de focus op de taak heb behouden, is door me te houden aan de 4 D's: verwijderen, delegeren, uitstellen en doen.

- Ryan Craver, CEO van Mallary by Matthew

De beste e-mailpraktijk die ik het afgelopen jaar heb aangenomen, is het bekijken van elke binnenkomende e-mail en wanneer ik voor het laatst met elke interactief was. Dit heeft me geholpen om e-mails waar ik niets mee doe uit mijn inbox te verwijderen, waardoor ik me kan concentreren op de belangrijkere werkgerelateerde e-mails die ik ontvang. Ik heb nu een veel gestroomlijndere inbox met alleen werkgerelateerde e-mails die binnenkomen. Af en toe raakt het een beetje rommelig, maar wanneer ik dit merk, volg ik dezelfde procedures en ruim het op.

- Josh Wright, CEO van CellPhoneDeal

Ten slotte, om rommel in de inbox te verminderen, raad ik aan om e-mails te verdelen in je top vijf zakelijke verticals. Voor mij betekent dit: (1) verzending + supply chain management, (2) digitale marketing, (3) sociale media + contentbeheer, (4) klantenservice, en (5) bedrijfsstrategie.

- David Wolfe, Medeoprichter van Olivers Apparel

Ik filter e-mail in vier "buckets" en verwerk ze zodra ze in mijn inbox komen. De buckets zijn ToDo, Wachten, Backburner en Afgerond. Terwijl ik of mijn VA de e-mails verwerken, worden ze in de juiste bucket geplaatst totdat ze Afgerond zijn!

- Dan Holloway, Business Coach en Mentor

Ik was ooit slecht in het omgaan met inboxrommel. Op een gegeven moment had ik meer dan 6000 (!) ongelezen e-mails. Het veroorzaakte me angst alleen al om mijn inbox te bekijken. Ik moest beginnen met organiseren. Ik maakte verschillende mappen op basis van prioriteit: Urgent, Zelfde Dag, Volgende Dag, Deze Week, Deze Maand, Altijd - en creëerde labels om ze overeen te laten komen. Ik schreef me uit van elke nieuwsbrief die ik niet las, en terwijl e-mails binnenkwamen, begon ik ze goed te labelen. Deze werden in mijn nieuwe mappen gesorteerd en in de loop van de tijd kon ik mijn inbox trainen om ze automatisch te sorteren op basis van sleutelwoorden, afzender, enz.

- Jeremy Yamaguchi, CEO van Lawn Love

Ik ga door elke e-mail en beoordeel hun prioriteit (d.w.z. welke een onmiddellijke reactie vereisen en welke voor een paar dagen kunnen worden uitgesteld). Daarna stel ik mijn agenda op per e-mail.

- Charlie Miller, Early Resolutions Officer bij Ontario Ombudsman

Er zijn verschillende tools die kunnen helpen bij e-mailoverload en de productiviteit verbeteren. Wat deze antwoorden echter laten zien, is dat elke geïmplementeerde oplossing doordacht moet zijn. Het onderzoek van McKinsey naar organisatorische productiviteit bevestigt dat succesvol e-mailbeheer zowel de juiste tools vereist als een consistente implementatie van bewezen praktijken.

Wat is één ding dat je zou zeggen dat de online communicatie en samenwerking voor jouw medewerkers/collega's zou verbeteren?

Het stellen van grenzen voor tijden voor e-mail heeft de communicatie voor mijn team verbeterd. We sturen geen berichten tussen 20:00 en 08:00 uur, om elkaar aan te moedigen echt te stoppen met werken voor de avond en een zekere balans tussen werk en privé gevonden te worden.

- Wesley Exon, CEO van Best Value Schools

Een van mijn grootste frustraties als het om e-mail gaat, is wanneer mensen de informatie die wordt verzonden niet opnemen of de e-mail niet goed lezen. We moedigen onze medewerkers aan om hun e-mailabonnementen minstens om de 2 maanden door te nemen om te controleren hoeveel ze daadwerkelijk nodig hebben in hun inbox. Dit helpt hen om beter georganiseerd te blijven en voorkomt dat hun inboxen overvol raken.

- Teri Shern, Medeoprichter van ConexBoxes

Leer elke week iets nieuws. De online wereld staat niet stil, dus je zou moeten leren, leren en leren. Ons bedrijf is bereid om de kosten voor cursussen voor e-mailbeheer te vergoeden, maar de medewerkers moeten willen leren.

- Emily Morgan, Financieel Schrijver bij Fit My Money

Virtuele koffiegesprekken. Werken vanuit verschillende landen maakt het uitdagend om goed kennis te maken met je collega's. De kans is groot dat je niet met sommige teamleden (of helemaal niet of niet zoveel als met je dichtstbijzijnde collega's) omgaat, wat je bereidheid om contact met hen op te nemen kan beïnvloeden. Ik geloof dat het hebben van een paar informele gesprekken per maand kan helpen om vertrouwen op te bouwen, mensen de kans te geven zich open te stellen, de productiviteitsniveaus te verhogen en de teamgeest positief te beïnvloeden.

- Anastasiia Potashina, Community Manager bij Digital Olympus

We hebben wat we noemen "inbox 0" training voor alle nieuwe medewerkers bij 360Learning, wat iedereen helpt om hun e-mails bij te houden en niet overweldigd te raken. We hebben ook een beleid van lage e-mailcommunicatie op het werk, wat helpt.

- Robin Nichols, Content Lead bij 360Learning

Leer mensen weer om e-mails op de juiste manier te schrijven. Met relevante onderwerpen, met georganiseerde info, en stop met lui zijn en e-mails te behandelen als sociale media-berichten.

- Michael Song, Marketingcommunicatiemanager bij London Pacific Property Agents Inc.

Overcommunicatie. We werken op afstand en het is niet altijd mogelijk om continu beschikbaar te zijn. Async is cruciaal en als je gedetailleerde informatie verstrekt, helpt dat om de gemoedsrust te bewaren en samenwerking naadloos te maken.

- Deb Mukherjee, Marketingmanager bij Wonderment

We hebben een gedeelde werkruimte, die grote transparantie biedt over wat we doen.

- Roxana Motoc, Hoofd Marketing bij SocialBee.io

De gegeven aanbevelingen variëren allemaal, maar wat naar voren komt is een consistent thema. Onderzoek van de Society for Human Resource Management bevestigt dat de interne communicatiestrategie serieus moet worden genomen door de organisatie. Regels over wanneer je moet afmelden, hoe te communiceren via e-mail, en regelmatig contact houden met remote medewerkers zijn allemaal belangrijke factoren die bijdragen aan de algehele productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Conclusie

Afhankelijk van hoe het gebruikt wordt, kan e-mail een aanzienlijke productiviteitsverhoger zijn of een grote belemmering voor bedrijfsactiviteiten. Wanneer het effectief wordt gebruikt met de juiste tools en beleidsmaatregelen, schaalt het communicatie als niets anders. Wordt het verkeerd gebruikt, dan wordt het een bron van stress en verloren productiviteit door informatieoverload en slecht beheer.

Een deel van de reden waarom we deze jaarlijkse enquête uitvoeren, is om de potentiële kosten in kaart te brengen die gepaard gaan met inboxrommel en e-mailoverload. Het onderzoek van McKinsey bevestigt onze bevindingen en toont aan dat verbeterd e-mailbeheer aanzienlijke productieve tijd kan terugwinnen voor kenniswerkers.

Mailbird wil iedereen bedanken die heeft deelgenomen aan de enquête van dit jaar. Hun bijdragen waren van onschatbare waarde bij het opstellen van deze uitgebreide analyse van de uitdagingen van moderne e-mail op de werkplek.

Veelgestelde Vragen