Опрос 2026: Влияние перегрузки электронной почты

15 Статистических Данных О Стоимости Перегрузки Электронной Почты, Которые Стоит Знать В 2021 Году

Мы спросили у специалистов, сколько их рабочего времени уходит на управление электронной почтой, а также их прогнозы о будущем. Анализ производительности на рабочем месте от Gartner показывает, что организации, внедрившие структурированные политики управления электронной почтой, наблюдают улучшение концентрации сотрудников до 25%.

Чтобы подчеркнуть некоторые ключевые выводы, вот визуальное резюме собранных нами данных.

01. Сколько всего электронных писем из ваших бизнес-аккаунтов вы получаете в среднем за неделю?

Почти 40% респондентов получают от 61 до 200 электронных писем за неделю. Чуть более 20% участников получают меньше (от нуля до 60), и треть (34%) получает больше (от 201 до 5000). Согласно статистике использования электронной почты от Statista, в среднем бизнес-профессионал получает около 121 электронного письма в день, что близко к нашим выводам со опроса.

02. Сколько времени вы тратите на управление своими учетными записями электронной почты в рабочую неделю?

Немного более треть респондентов говорит, что они тратят от трех до пяти часов в неделю на управление своей электронной почтой. Некоторые (28%) тратят всего два часа или меньше. Однако 37% тратят шесть часов или больше.

Это коррелирует с данными исследования McKinsey, которое показывает, что работники знаний тратят 28% своей рабочей недели на чтение и ответ на электронные письма. Разница во времени, потраченном на это, часто зависит от эффективности систем управления электронной почтой и организационных политик.

03. Какой процент из получаемых вами электронных писем вы бы сказали, что на самом деле являются критически важными для бизнеса?

Немного менее треть участников говорит, что 10% или меньше электронных писем, которые они получают за неделю, являются критически важными для бизнеса. Только 26% говорят, что, в лучшем случае, половина получаемых ими писем критически важна.

Исследования Forrester подтверждают это вывод, указывая на то, что большинство рабочих писем содержат несущественную информацию. Учитывая количество времени, которое большинство респондентов говорит, что они тратят на управление электронной почтой (от нуля до 12 часов), это означает, что в среднем 10.8 часов в неделю тратится на непроизводительную работу.

04. Как бы вы оценили уровень стресса, если оставите свой рабочий почтовый ящик ненаучным?

Большинство участников (71%) говорят, что не испытывают стресса после того, как не проверяли свои электронные письма в течение нескольких часов. Однако уровень стресса значительно возрастает после двух недель, и почти 44% говорят, что они будут чувствовать себя очень напряженными. Исследования Американской психологической ассоциации подтверждают, что постоянный мониторинг электронной почты способствует стрессу на рабочем месте и снижению продуктивности.

05. Как бы вы оценили эти проблемы, касающиеся непроверки электронной почты?

Для почти половины всех участников (49%), пропуск критически важной информации вызывает наибольшую озабоченность, когда речь идет о непроверке своих электронных писем. Около четверти (26%) говорят, что их наибольшая озабоченность связана с пропуском связи от нового клиента.

Проблема, которая занимает последнее место (59%), - это пропуск отраслевых новостей или информации. Согласно исследованию Harvard Business Review по управлению электронной почтой, этот паттерн приоритизации отражает здравый бизнес-расчет, так как коммуникации с клиентами обычно имеют более непосредственное влияние, чем общие обновления о отрасли.

Эти цифры выглядят по-другому при оценке старшинства на работе ( смотрите ниже ).

06. Из этих лучших практик, какие вы использовали в прошлом году или используете в настоящее время?

Более 75% респондентов говорят, что они регулярно отписываются от редко читаемых новостей. На долю всего 10% приходится использование папки "Ответить до XX числа" - это наименее используемая рекомендуемая практика управления электронной почтой.

Это не удивительно, так как документация Gmail подчеркивает, что отписка требует минимальных временных затрат на изучение и внедрение. Однако наличие папки "Ответить до XX числа" означает, что человеку нужно создать специальную папку, практиковаться в ее использовании и сознательно изменить свой подход к управлению электронной почтой.

07. Что бы вы сказали, что помогло вам лучше управлять своей электронной почтой?

Большинство респондентов (60%) говорят, что регулярное отписывание от редко читаемых новостей помогло их усилиям по управлению электронной почтой. Настройка фильтров для электронной почты - это вторая наиболее полезная практика управления электронной почтой, о которой упоминают 49% респондентов.

Большинство провайдеров услуг электронной почты имеют сложные возможности фильтрации. Документация фильтров Gmail показывает, как умные фильтры могут автоматически катеровать электронные письма, что и объясняет их эффективность. Некоторые почтовые клиенты даже позволяют доработать правила фильтрации, обеспечивая более строгий контроль над управлением вашим почтовым ящиком.

08. Считаете ли вы, что количество электронных писем, которые вы получаете по сравнению с прошлым годом, является…

Большинство респондентов равномерно поделены между получением того же количества электронных писем (41%), что и в прошлом году, и ростом их объема в почтовом ящике (40%). Глобальная статистика электронной почты от Statista показывает, что объем бизнес-почты стабильно увеличивается из года в год, поддерживая наблюдаемый тренд в наших данных опросов.

09. Насколько адекватными вы считаете текущие инструменты/практики управления электронной почтой, которые ваша организация имеет в будущем году?

Большинство участников говорят, что текущие инструменты/практики управления электронной почтой в их организациях адекватны (43%). Второй по величине категорией являются те, кто не имеют мнения (34%). Исследования анализа цифрового рабочего места от Gartner предполагают, что организации часто недооценивают влияние недостатков в системах управления электронной почтой на продуктивность.

10. Какое, по вашему мнению, будет лучшее решение для улучшения вашего текущего опыта управления электронной почтой?

Немного более 40% респондентов говорят, что они считают, что ответ на лучший опыт управления электронной почтой - это изучение и применение лучших практик. Второй по величине категорией являются те, кто удовлетворен уже существующими решениями (31%).

Технические решения для управления электронной почтой, такие как специализированные программы, приложения и почтовые клиенты, составляют 20%.

Лабораторные решения, такие как найм ассистента, агентства или третьей стороны для помощи с управлением электронной почтой, предпочли менее 5%. Исследование производительности от Harvard Business Review показывает, что объединение лучших практик с соответствующими технологическими инструментами дает наибольшие улучшения.

11. Какое главное препятствие для реализации этого решения?

Неудивительно, что время было самым большим барьером для внедрения и/или изучения лучшего способа управления электронной почтой для большинства (60%) респондентов. Согласно исследованиям McKinsey о организационной энергии, восприятие недостатка времени для внедрения улучшений производительности является общей преградой для всех инициатив по эффективности на рабочем месте.

12. По сравнению с прошлым годом, как вы оцениваете, сколько вашей продуктивной энергии уходит на управление электронной почтой?

Немного менее половины (43%) респондентов говорят, что они тратят часть своей продуктивной энергии на управление своими почтовыми ящиками. Только 17% говорят, что затраты энергии очень минимальны. Исследования Американской психологической ассоциации показывают, что постоянное переключение между электронной почтой и другой работой значительно истощает когнитивные ресурсы.

13. Считаете ли вы, что текущие практики управления электронной почтой вашей компании достаточны?

Большинство респондентов говорят, что текущие практики управления электронной почтой их компании достаточны (62%). 38% не согласны. Однако исследование Forrester в области технологий на рабочем месте предполагает, что многие сотрудники могут не знать о более эффективных решениях управления электронной почтой, доступных для них.

14. Обсуждается ли подход к управлению электронной почтой в справочнике сотрудников вашей компании или во время ориентации новых сотрудников?

Несмотря на то, что большинство ответили "да" на предыдущий вопрос, большинство респондентов (63%) говорят, что их компании не обсуждают управление электронной почтой в их справочниках или во время ориентации новых сотрудников.На самом деле, только 5% респондентов говорят, что эта тема обсуждается в деталях. Рекомендации Общества по управлению человеческими ресурсами предполагают, что коммуникационные протоколы должны быть включены в процесс адаптации сотрудников для установления четких ожиданий.

15. Обсуждается ли в справочнике сотрудников вашей компании, что такое 'критически важное общение' и что не является таковым?

Подобно предыдущему вопросу, большинство респондентов (59%) говорят, что вопрос о том, что считается критически важным, не обсуждается во время ориентации новых сотрудников или в их справочниках. Согласно рекомендациям SHRM по развитию сотрудников, четкое определение приоритетов коммуникации во время адаптации значительно улучшает эффективность на рабочем месте и снижает путаницу.

Сократите перегрузку электронной почты с помощью правильного инструмента

Поддержание порядка в вашей электронной почте требует времени, которое вы могли бы потратить на другие продуктивные дела. Почтовый клиент, такой как Mailbird, может помочь упростить ваш рабочий процесс и уменьшить временные затраты, выявленные в нашем опросе.

Mailbird позволяет управлять всеми вашими почтовыми аккаунтами из одного обобщенного интерфейса, доступного как для Windows, так и для Mac.

Его простая настройка автоматически добавляет любой почтовый аккаунт, например, Gmail, AT&T, AOL, BrightHouse, Outlook и многие другие. Это означает, что вы можете начать работать сразу же, даже когда работаете в оффлайн!

Разбор статистики

Мы глубже изучили собранные данные в поисках интересных инсайтов, которые соответствуют более широким исследованиям рабочего места. Анализ производительности рабочего места Gartner за 2024 год показывает аналогичные модели в различных организационных структурах. В частности, мы хотели изучить различия между:

• Различными размерами компаний
• Разными уровнями должностной иерархии
• Компанией с и без политики управления электронной почтой

По размеру компании

Мы посмотрели на три основные категории размеров компаний участников, чтобы увидеть, как они сравниваются:

• 30% участников работали в компаниях с двумя до десятью сотрудниками,
• 25% в компаниях с 11 до 50 сотрудников, и
• 22% были самозанятыми.

Как самозанятые профессионалы воспринимают электронную почту

Самозанятые лица получают наименьшее количество писем среди опрошенных. В результате они также тратят меньше времени на управление своими почтовыми ящиками в среднем.

Почти половина говорит, что только от 0 до 10% получаемых ими писем являются критическими для бизнеса.

Еще одним выводом является то, что они равномерно разделены между теми, кто доволен своими текущими методами управления электронной почтой, и теми, кто считает, что им нужно узнать новые лучшие практики. Рекомендации Управления малого бизнеса предполагают, что соло-предприниматели часто получают наибольшую пользу от простых, упрощенных подходов к управлению электронной почтой.

Как сотрудники в бизнесе из 2-10 человек воспринимают электронную почту

Сотрудники компаний с двумя до десяти человек тратят больше всего времени на управление своими почтовыми ящиками.

Около 60% респондентов в этой группе ожидают, что количество электронных писем, которые они получат в следующем году, увеличится или значительно увеличится.

Большинство (61%) в этой группе также полагают, что их методы управления личной электронной почтой недостаточны.

Как сотрудники в бизнесе из 11-50 человек воспринимают электронную почту

Сотрудники средних компаний получают наибольшее количество электронных писем среди опрошенных. Несмотря на это, они тратят меньше времени на управление своими почтовыми ящиками в среднем по сравнению с сотрудниками малых компаний. Они также сообщают, что им требуется больше продуктивной энергии для управления своими почтовыми ящиками по сравнению с другими группами.

Значительное число респондентов в этой группе (38%) полагает, что количество электронных писем, которые они получают, останется таким же в следующем году. Исследования Forrester показывают, что средние организации часто имеют более структурированные процессы коммуникации, которые помогают стабилизировать объем электронной почты.

Основной вывод

Чем больше организация, тем более вероятно, что у нее будут официальные политики в отношении управления электронной почтой и того, что является критическим для бизнеса общением. Тем не менее, даже для компаний с 11 до 15 сотрудников эта вероятность все еще составляет менее 50%.

TLDR: Чем больше пул сотрудников, тем больше продуктивной энергии требуется каждому отдельному сотруднику для управления своими почтовыми ящиками

По должностной иерархии

Мы хотели увидеть, как должностная иерархия и ответственность влияют на приоритетность и управление электронной почтой. Мы разбили респондентов на три категории:

1. C-уровень (владелец, директор, партнер или CXO), 42%

2. Среднее руководство (старший, менеджер), 41%

3. Начальный уровень (начальный, тренировка, неоплачиваемая работа, другое), 17%

Некоторые интересные различия между респондентами разных должностных категорий:

• Ответственности влияют на то, что определяет самое большое беспокойство, когда речь идет о том, чтобы не проверять электронную почту. Например, самое большое беспокойство для респондентов C-уровня и среднего менеджмента — это пропуск критической для бизнеса информации.
• С 0% респонденты C-уровня не считают пропуск отраслевых новостей или информации основной проблемой.
• Эта проблема гораздо менее значима для респондентов начального уровня. Исследования Harvard Business Review объясняют эту закономерность: сотрудники начального уровня обычно оцениваются по тому, насколько хорошо они вносят вклад в свои непосредственные команды, а не по стратегической осведомленности в вопросах отрасли.

По культуре электронной почты компании

Большинство участников ответили, что их компании не имеют политики, относящейся к управлению электронной почтой или тому, что считается критическим для бизнеса общением. Тем не менее, интересный вывод заключается в том, что компании, у которых эти концепции изложены, видели, что их сотрудники в среднем испытывают больший стресс, чем дольше они не проверяли свои почтовые ящики. Исследования Американской психологической ассоциации предполагают, что это может быть связано с повышенной осведомленностью о важности электронной почты, когда существуют ясные рекомендации.

Лучшие практики управления перегрузкой электронной почты

Перегрузка электронной почтой невероятно затратна, когда ее не решают. Вот почему, наряду с общими и вопросами для делового опроса, мы также попросили участников ответить на четыре открытых вопроса. Мы хотели узнать их мысли и разочарования по поводу того, как они справляются с перегрузкой электронной почтой.

Ниже приведен кураторский список некоторых ответов.

Какое ваше самое большое разочарование в электронной почте в целом?

Я трачу слишком много времени на фильтрацию важных электронных писем от ненужных. Благодаря агрессивным продажам вы получаете много холодных писем. Как генеральный директор, пропустить даже одно важное письмо может быть затратным. Поэтому мне приходится перебирать все письма.

- Рубен Гамес, генеральный директор SignWell

Размер. Каждый чертов день в почтовые ящики людей сбрасывается колоссальное количество писем. Из-за этого люди склонны считать, что если письмо пришло от компании/бизнеса, оно должно быть мусором. Вам даже не дают шанса, и это честно бесит.

- Алекс Мастин, основатель и генеральный директор HomeGrounds

Меня больше всего беспокоит то, что информация, переданная по электронной почте, может быть неправильно интерпретирована и понята получателем. Они могут интерпретировать ваше сообщение совершенно противоречиво тому, что вы имели в виду, разрушая суть сообщения и, возможно, приводя к конфликтам и недоразумениям. Поскольку в электронной почте нет невербальной коммуникации, получатели могут неверно прочитать весь контент, что препятствует эффективному общению.

- Гари Тейлор, генеральный директор Book Your Data

Это может быть отвлекающим фактором, когда мне нужно сосредоточиться на ключевых факторах бизнеса. С электронной почтой иногда люди ожидают ответ срочно, когда это на самом деле не срочно. Давление ответить как можно скорее отвлекает меня от работы над вещами, которые действительно имеют значение для бизнеса.

- Натан Хьюз, директор по маркетингу в Diggity Marketing

Из ответов видно, что общим разочарованием является стоимость высоких объемов электронных писем для продуктивности. Чтение и ответы требуют времени. Еще хуже, это может отвлекать от других занятий. Исследование Американской психологической ассоциации подтверждает, что частые прерывания из-за электронной почты значительно повлияют на сосредоточенность и когнитивную производительность.

Какие лучшие практики управления электронной почтой вы пробовали и прекратили использовать, и почему?

Некоторые расширения электронной почты, которые я пробовал, замедлили скорость загрузки моего аккаунта Gmail.

- Сэм Молони, специалист по цифровому маркетингу в Mailshake

Ожидание определенного времени, чтобы убрать свой почтовый ящик. Это просто еще одна форма прокрастинации для меня, и чем больше становится работа по очистке, тем более вероятно, что я пропущу что-то важное.

- Карла Андре-Браун , инструктор в BCIT

Я прекратил использовать фильтры электронной почты, так как это иногда мешает важным письмам приходить в мой почтовый ящик.

- Фред Уилсон , консультант по Agile и программному обеспечению в nTask

Проверка электронной почты в установленное время. Это не работает для меня из-за характера моей работы, так как иногда у меня есть критические запросы от клиентов, которые нельзя пропускать.

- Анастасия Татченко , руководитель отдела успеха клиентов в NetHunt CRM

Когда решение стоит больше, чем проблема, большинство специалистов отказываются от предписанной лучшей практики. Дело в том, что управление перегрузкой электронной почты не должно быть сложным. Исследование Harvard Business Review по продуктивности подчеркивает, что наиболее эффективные стратегии управления электронной почтой — это те, которые могут поддерживаться на долгосрочной основе, не создавая дополнительной сложности.

Каков ваш личный подход к управлению электронной почтой?

Мне нравится планировать свое время вокруг электронной почты: раз утром и раз вечером сразу после работы. Обычно я выделяю от 10 до 20 минут, чтобы просмотреть и ответить на письма в своем почтовом ящике и продолжить свой день. Назначение определенного времени для электронной почты важно, особенно если вы полагаетесь на нее для хорошей работы.

- Александр Маклаков , ИТ-директор MacKeeper.com

Получение ненужных сообщений и чрезмерная коммуникация по мелким задачам — это моя главная проблема в отношении беспорядка в почтовом ящике. Поэтому одним из самых эффективных способов, как я сократил неважную работу и сосредоточился на текущей задаче в прошлом году, является соблюдение 4 D: удалить, делегировать, отложить и сделать.

- Райан Крейвер, генеральный директор Mallary by Matthew

Лучшая практика электронной почты, которую я внедрил за последний год, это просмотр каждого электронного письма, которое приходит, и когда я в последний раз взаимодействовал с каждым из них. Это помогло мне избавиться от писем, которые мне не нужны в почтовом ящике, тем самым позволяя сосредоточиться на более важных рабочих письмах, которые я получаю. Теперь у меня значительно более упорядоченный почтовый ящик, в который приходят только рабочие электронные письма. Время от времени он начинает немного захламляться, но когда я замечаю, что это происходит, я следую тем же процедурам и очищаю его.

- Джош Урайт, генеральный директор CellPhoneDeal

Наконец, чтобы сократить беспорядок в почтовом ящике, я рекомендую делить письма на свои пять основных бизнес-отраслей. Для меня это значит: (1) управление доставкой и цепочкой поставок, (2) цифровой маркетинг, (3) управление социальными сетями и контентом, (4) обслуживание клиентов и (5) бизнес-стратегия.

- Дэвид Вулф, сооснователь Olivers Apparel

Я фильтрую электронные письма на четыре "категории" и обрабатываю их по мере поступления в мой почтовый ящик. Категории: Сделать, Ожидание, Задержка и Сделано. По мере того, как я или мой ассистент обрабатываем письма, они помещаются в соответствующую категорию до тех пор, пока не достигнут категории Сделано!

- Дэн Холлоуэй, бизнес-тренер и наставник

Раньше я был ужасен в отношении беспорядка в почтовом ящике. В какой-то момент у меня было более 6000 (!) непрочитанных писем. Это вызывало у меня тревогу, когда я смотрел на свой почтовый ящик. Мне пришлось начать организовывать. Я создал разные папки на основе приоритета: Срочно, В тот же день, На следующий день, На этой неделе, В этом месяце, В любое время и создал ярлыки, которые им соответствовали. Я отписался от всех рассылок, которые не читал, и по мере поступления писем я стал соответствующим образом помечать их. Эти письма сортировались в мои новые папки, и со временем я смог научить свой почтовый ящик автоматически сортировать их на основе ключевых слов, отправителя и т.д.

- Джереми Ямагути, генеральный директор Lawn Love

Я просматриваю каждое письмо и классифицирую его приоритет (т.е. какие требуют немедленного ответа, а какие можно отложить на несколько дней). Затем я устанавливаю свой календарь по каждому письму.

- Чарли Миллер, ранний сотрудник по разрешению вопросов в Офисе Омбудсмена Онтарио

Существует несколько инструментов, которые могут помочь с перегрузкой электронной почты и повысить продуктивность. Однако то, что показывают эти ответы, это то, что любое реализованное решение должно быть целенаправленным. Исследование McKinsey по организационной продуктивности подтверждает, что успешное управление электронной почтой требует как правильных инструментов, так и постоянного внедрения проверенных практик.

Что бы вы сказали, что улучшило бы онлайн-коммуникацию и сотрудничество для ваших сотрудников/коллег?

Установление границ по времени для электронной почты улучшило коммуникацию для моей команды. Мы не отправляем сообщения между 20:00 и 8:00, чтобы поощрять друг друга действительно прекращать работу на вечер и находить какое-то равновесие между работой и личной жизнью.

- Уэсли Эксон, генеральный директор Best Value Schools

Одним из моих самых больших разочарований в электронной почте является то, что люди не усваивают информацию, которая отправляется, или даже не читают письмо правильно. Мы поощряем наших сотрудников проходить через свои подписки по электронной почте хотя бы раз в 2 месяца, чтобы проверить, сколько из этого им действительно нужно в их почтовых ящиках. Это помогает им более организованно вести дела и избегать излишнего беспорядка в почтовых ящиках.

- Тери Шерн, сооснователь ConexBoxes

Учитесь чему-то новому каждую неделю. Онлайн-мир не стоит на месте, поэтому вам нужно учиться, учиться и учиться. Наша компания готова покрыть расходы на курсы по управлению электронной почтой, но сотрудники должны хотеть учиться.

- Эмили Морган, финансовый писатель в Fit My Money

Виртуальные кофе-чат. Работа в разных странах делает трудным знание своих коллег. Скорее всего, вы не взаимодействуете с некоторыми участниками команды (вообще или так же много, как с ближайшими коллегами), что может повлиять на вашу готовность обратиться к ним. Я считаю, что наличие нескольких неформальных разговоров в месяц может помочь построить доверие, позволить людям открыться, повысить уровень производительности и положительно повлиять на командный дух.

- Анастасия Поташина, менеджер по сообществу в Digital Olympus

У нас есть обучение под названием "инбокс 0" для всех новых сотрудников в 360Learning, которое помогает всем держать себя в курсе своих электронных писем и не перегружаться. У нас также есть политика низкой электронной коммуникации на работе, что помогает.

- Робин Николс, лидер контента в 360Learning

Обучите людей снова правильно писать электронные письма. С соответствующими темами, с организованной информацией, и перестаньте лениться и относиться к электронным письмам как к сообщениям в социальных сетях.

- Майкл Сонг, менеджер по маркетинговым коммуникациям в London Pacific Property Agents Inc.

Чрезмерная коммуникация. Мы работаем удаленно, и не всегда возможно быть включенными все время. Асинхронный подход имеет решающее значение, и если вы предоставляете подробную информацию, это помогает сохранить разум и сделать сотрудничество бесшовным.

- Деб Мукерджи, менеджер по маркетингу в Wonderment

У нас есть общее рабочее пространство, которое предлагает отличную прозрачность происходящего у нас.

- Роксана Моток, руководитель отдела маркетинга в SocialBee.io

Предоставленные рекомендации варьируются, но из них emerges общая тема. Исследование Общества управления человеческими ресурсами подтверждает, что внутреннюю стратегию коммуникации необходимо воспринимать серьезно организацией. Правила о том, когда выходить из сети, как общаться по электронной почте и регулярная проверка удаленных сотрудников — все это важные факторы, которые способствуют общей продуктивности и удовлетворенности сотрудников.

Заключение

В зависимости от того, как его используют, электронная почта может быть как значительным инструментом повышения продуктивности, так и серьезным препятствием для бизнес-операций. При эффективном использовании с правильными инструментами и политиками она масштабирует коммуникацию, как ничто другое. Если использовать неправильно, она становится источником стресса и потерянной продуктивности из-за перегрузки информацией и плохих методов управления.

Частично причина, по которой мы проводим этот ежегодный опрос, заключается в том, чтобы количественно оценить потенциальные затраты, связанные с беспорядком в почтовом ящике и перегрузкой электронной почтой. Исследования McKinsey подтверждают наши выводы, показывая, что улучшенное управление электронной почтой может восстановить значительное продуктивное время для работников знаний.

Mailbird хотел бы поблагодарить всех, кто принял участие в опросе в этом году. Их вклад был неоценим при составлении этого всестороннего анализа современных проблем с электронной почтой на рабочем месте.

Часто задаваемые вопросы