2026 Indagine: L'Impatto del Sovraccarico di Email
L'indagine 2025 di Mailbird su oltre 250 professionisti rivela che il 40% riceve 61-200 email settimanali, con solo il 10% di esse critiche per il lavoro, portando a 10,8 ore settimanali sprecate in compiti di gestione email improduttivi.
Aggiornamenti dell'articolo
- Agosto 2025: Aggiornato con le statistiche dell'anno corrente per garantire che i lettori abbiano accesso ai dati e alle tendenze più recenti. Questa revisione migliora l'accuratezza e la pertinenza dell'articolo per 2026.
Per comprendere come il sovraccarico di email impatti i dipendenti e le aziende, Mailbird conduce un sondaggio annuale per raccogliere dati completi sulle sfide della produttività lavorativa.
Quest'anno, abbiamo intervistato 130 professionisti tramite Typeform e raccolto informazioni da 120 in più tramite Connectively (precedentemente HARO). In totale, abbiamo parlato con oltre 250 professionisti di tutto il mondo. Abbiamo chiesto loro quante email rilevanti ricevono in una settimana lavorativa, come gestiscono le loro caselle di posta e come questo ha influito sulla loro produttività. Secondo la ricerca di McKinsey sulla produttività lavorativa, i dipendenti trascorrono circa il 28% della loro settimana lavorativa a gestire le email, rendendo questi dati del sondaggio particolarmente pertinenti per comprendere le tendenze attuali.
Se hai poco tempo, ecco alcuni dei punti salienti più interessanti:
- Quasi la metà dei rispondenti (40%) riceve tra 61-200 email a settimana. Solo il 10% o meno di queste email sono critiche per gli affari.
- Un terzo dei rispondenti afferma di aver trascorso tre- cinque ore a settimana a gestire le loro caselle di posta. Dato il basso tasso di email critiche per gli affari, circa 10,8 ore sono sprecate in media in lavori improduttivi.
- Una maggioranza (61%) crede che i propri metodi di gestione delle email siano inadeguati. Tuttavia, pochi credono che soluzioni tecnologiche come app di email e client email siano la risposta (20%). Interessantemente, il 60% di coloro che hanno risposto afferma di non avere il tempo per imparare alternative non tecnologiche.
- Solo il 5% delle aziende ha materiali di formazione o manuali per i dipendenti che approfondiscono cosa sia o non sia comunicazione o gestione email critica per gli affari.
Il nostro sondaggio ha rivelato diverse statistiche perspicaci sul sovraccarico di email che si allineano con ricerche più ampie del settore. Il rapporto sul Digital Employee Experience 2024 di Forrester conferma che la gestione delle email rimane una delle principali sfide di produttività nei moderni ambienti di lavoro. Ecco 15 delle statistiche più importanti che devi conoscere.
15 Statistiche sul Costo del Sovraccarico di Email da Conoscere per il 2021

Abbiamo chiesto ai professionisti quanto del loro tempo produttivo fosse dedicato alla gestione delle email, insieme alle loro previsioni sui trend futuri. L'analisi della produttività lavorativa di Gartner indica che le organizzazioni che implementano politiche di gestione delle email strutturate vedono un miglioramento fino al 25% del tempo di concentrazione dei dipendenti.
Per evidenziare alcuni risultati chiave, ecco un riepilogo visivo dei dati che abbiamo raccolto.
01. Quante email in totale dai vostri account aziendali ricevereste in una settimana media?
Quasi il 40% dei rispondenti riceve tra 61 e 200 email in una settimana. Poco più del 20% dei partecipanti riceve meno di così (da zero a 60), e un terzo(34%) riceve di più (da 201 a 5000). Secondo le statistiche sull'uso delle email di Statista, il professionista medio riceve circa 121 email al giorno, cosa che si allinea strettamente con i risultati del nostro sondaggio.

02. Quanto del vostro tempo spendete a gestire i vostri account email in una settimana lavorativa?
Un po' più di un terzo dei rispondenti afferma di spendere da tre a cinque ore a settimana per gestire le proprie email. Alcuni (28%) spendono solo due ore o meno. Tuttavia, il 37% spende sei ore o più.
Questo risulta correlato con le scoperte della ricerca di McKinsey, che mostra che i lavori di conoscenza spendono il 28% della settimana lavorativa leggendo e rispondendo alle email. La variazione nel tempo speso dipende spesso dall'efficacia dei sistemi di gestione delle email e delle politiche organizzative in atto.

03. Di tutte le email che ricevete, quale percentuale direste sia realmente critica per il business?
Poco meno di un terzo dei partecipanti afferma che il 10% o meno delle email ricevute in una settimana sono critiche per il business. Solo il 26% afferma che, al massimo, la metà delle email ricevute sono critiche per il business.
La ricerca di Forrester supporta questa scoperta, indicando che la maggior parte delle email aziendali contiene informazioni non essenziali. Dato che la maggior parte dei rispondenti afferma di spendere tempo nella gestione delle email (da zero a 12 ore), ciò significa che in media si spendono 10.8 ore a settimana in lavoro improduttivo .

04. Quale direste sia il vostro livello di stress se lasciate la vostra inbox lavorativa non controllata?
La maggior parte dei partecipanti (71%) afferma di non avere stress dopo aver smesso di controllare le email per alcune ore. Tuttavia, i livelli di stress aumentano considerevolmente dopo due settimane, con quasi il 44% che afferma di sentirsi molto stressati. La ricerca dell'American Psychological Association conferma che il monitoraggio costante delle email contribuisce allo stress lavorativo e a una riduzione della produttività.

05. Come classifichereste queste preoccupazioni quando si tratta di non controllare le email?
Per quasi la metà di tutti i partecipanti (49%), mancare informazioni critiche per il business è la loro preoccupazione più grande quando si tratta di non controllare le email. Circa un quarto (26%) afferma che la loro preoccupazione più grande è perdere comunicazioni da un nuovo cliente.
La preoccupazione classificata come ultima (59%) è quella di perdere notizie o informazioni rilevanti per il settore. Secondo la ricerca di gestione delle email della Harvard Business Review, questo schema di prioritizzazione riflette un buon giudizio aziendale, poiché le comunicazioni con i clienti hanno un impatto più immediato rispetto agli aggiornamenti generali di settore.
Questi numeri sembrano diversi quando si valuta la seniority lavorativa ( vedi sotto ).

06. Di queste migliori pratiche, quali avete utilizzato nell'ultimo anno o state attualmente utilizzando?
Oltre il 75% dei rispondenti afferma di aver o di star regolarmente disiscrivendosi da newsletter lette raramente. Solo il 10%, avere una cartella "Rispondi entro XX Data" è la pratica di gestione delle email meno utilizzata riscontrata.
Questo non sorprende, poiché la documentazione di Gmail di Google sottolinea che disiscriversi richiede un investimento di tempo minimo per essere appreso e implementato. Avere una cartella "Rispondi entro XX Data", tuttavia, significa che una persona dovrebbe creare una cartella dedicata, esercitarsi a usarla e cambiare consapevolmente il proprio approccio alla gestione delle email.

07. Quale direste vi ha aiutato a gestire meglio la vostra email?
La maggior parte dei rispondenti (60%) afferma che disiscriversi regolarmente da newsletter lette raramente ha aiutato i loro sforzi di gestione delle email. Impostare filtri email è la seconda pratica di gestione delle email più utile citata dal 49% dei rispondenti.
La maggior parte dei fornitori di servizi email ha capacità di filtraggio sofisticate. La documentazione dei filtri di Gmail mostra come i filtri intelligenti possano categorizzare automaticamente le email, il che spiega perché siano così efficaci. Alcuni client email consentono persino ulteriori personalizzazioni delle regole di filtraggio, fornendo un controllo più rigoroso sulla gestione della vostra inbox.

08. Sentite che il numero di email che ricevete rispetto all'anno scorso è…
La maggior parte dei rispondenti è equamente divisa tra ricevere lo stesso numero di email (41%) rispetto all'anno scorso e vedere aumentare il volume della propria inbox (40%). Le statistiche globali sulle email di Statista mostrano che il volume delle email aziendali è aumentato costantemente di anno in anno, supportando la tendenza osservata nei nostri dati del sondaggio.

09. Quanto ritenete adeguati siano gli attuali strumenti/pratiche di gestione delle email che la vostra organizzazione ha in atto per il prossimo anno?
La maggior parte dei partecipanti afferma che gli attuali strumenti/pratiche di gestione delle email delle loro organizzazioni sono adeguati (43%). La seconda categoria più grande è quella di coloro che non hanno opinioni a riguardo, al 34%. La ricerca dell'analisi del posto di lavoro digitale di Gartner suggerisce che le organizzazioni spesso sottovalutano l'impatto sulla produttività di sistemi di gestione delle email inadeguati.

10. Quale cosa pensate sarà la migliore soluzione per migliorare la vostra attuale esperienza di gestione delle email?
Poco più del 40% dei rispondenti afferma di credere che la risposta per una migliore esperienza di gestione delle email sia apprendere e utilizzare pratiche migliori. La seconda categoria più grande è quella di coloro che sono contenti delle soluzioni già in atto (31%).
Le soluzioni tecnologiche per la gestione delle email, come programmi dedicati, app e client email, sono arrivate al 20%.
Le soluzioni di lavoro, come assumere un assistente, un'agenzia o un terzo per aiutare con la gestione delle email, sono state preferite da meno del 5%. La ricerca sulla produttività della Harvard Business Review indica che combinare pratiche migliori con strumenti tecnologici appropriati porta miglioramenti significativi.

11. Qual è il più grande ostacolo all'implementazione di questa soluzione?
Non sorprende, il tempo è stato il maggior ostacolo all'implementazione e/o all'apprendimento di un modo migliore per gestire le email per la maggior parte (60%) dei rispondenti. Secondo la ricerca di McKinsey sull'energia organizzativa, la percezione della mancanza di tempo per implementare miglioramenti della produttività è un ostacolo comune a tutte le iniziative di efficienza lavorativa.

12. Rispetto all'anno scorso, quanto della vostra energia produttiva direste vada nella gestione delle email?
Poco meno della metà (43%) dei rispondenti afferma di spendere parte della propria energia produttiva gestendo le proprie inbox. Solo il 17% afferma che lo sforzo energetico è molto poco. La ricerca dell'American Psychological Association mostra che il passaggio costante tra email e altro lavoro riduce significativamente le risorse cognitive.

13. Credete che le attuali pratiche di gestione delle email della vostra azienda siano sufficienti?
La maggior parte dei rispondenti afferma che le attuali pratiche di gestione delle email della propria azienda sono sufficienti (62%). Il 38% non è d'accordo. Tuttavia, la ricerca sulla tecnologia nel posto di lavoro di Forrester suggerisce che molti dipendenti potrebbero non essere consapevoli delle soluzioni di gestione delle email più efficaci disponibili per loro.

14. L'approccio alla gestione delle email è trattato nel manuale del dipendente della vostra azienda o durante l'orientamento dei nuovi assunti?
Nonostante la maggioranza affermi "sì" alla domanda precedente, la maggior parte dei rispondenti (63%) dice che le proprie aziende non trattano la gestione delle email nei propri manuali o durante l'orientamento dei nuovi assunti. In effetti, solo il 5% dei rispondenti afferma che l'argomento è trattato in dettaglio. Le linee guida della Society for Human Resource Management raccomandano di includere protocolli di comunicazione nell'onboarding dei dipendenti per stabilire aspettative chiare.

15. È ciò che è/non è una 'comunicazione critica per il business' coperto nel manuale del dipendente della vostra azienda o durante l'orientamento dei nuovi assunti?
Come per la domanda precedente, la maggior parte dei rispondenti (59%) afferma che ciò che è considerato critico per il business non è trattato durante l'orientamento dei nuovi assunti o nei propri manuali. Secondo le migliori pratiche di sviluppo dei dipendenti della SHRM, definire chiaramente le priorità comunicative durante l'onboarding migliora significativamente l'efficienza lavorativa e riduce la confusione.

Riduci il sovraccarico di email con lo strumento giusto

Rimanere aggiornati sulle tue email richiede tempo che potresti spendere in altre attività produttive. Un client email come Mailbird può aiutarti a semplificare il tuo flusso di lavoro e ridurre il carico di tempo identificato nel nostro sondaggio.
Mailbird ti consente di gestire tutti i tuoi account email da un'interfaccia unificata, disponibile per le piattaforme Windows e Mac.
La sua facile configurazione aggiunge automaticamente qualsiasi account email, come Gmail, AT&T, AOL, BrightHouse, Outlook e molti altri. Questo significa che puoi metterti al lavoro immediatamente, anche quando lavori offline!
Analisi delle statistiche

Abbiamo approfondito i dati che abbiamo raccolto cercando spunti interessanti che si allineano con ricerche più ampie sul posto di lavoro. L'analisi sulla produttività lavorativa di Gartner per il 2024 mostra schemi simili tra diverse strutture organizzative. In particolare, volevamo esaminare le differenze tra:
- Diverse dimensioni aziendali
- Differenti livelli di anzianità lavorativa
- Aziende con rispetto a quelle senza politiche di gestione delle email
Per dimensione dell'azienda
Abbiamo guardato ai primi tre intervalli di dimensione aziendale dei partecipanti per vedere come si confrontassero:
- Il 30% dei partecipanti si trovava in aziende con due a dieci dipendenti,
- il 25% in aziende con 11 a 50 dipendenti, e
- il 22% erano lavoratori autonomi.
Come i professionisti autonomi vivono l'email
Le persone autonome ricevono il minor numero di email rispetto agli intervistati. Di conseguenza, trascorrono anche meno tempo a gestire i propri account email in media.
Quasi la metà afferma che solo tra il 0-10% delle email ricevute sono realmente critiche per il business.
Un'altra scoperta è che sono equamente divisi tra essere soddisfatti delle proprie pratiche attuali di gestione delle email e ritenere di dover apprendere nuove migliori pratiche. Le linee guida della Small Business Administration suggeriscono che gli imprenditori solitari spesso traggono i maggiori benefici da approcci di gestione delle email semplici e semplificati.

Come i dipendenti di aziende di 2-10 persone vivono l'email
I dipendenti di aziende con due a dieci persone spendono la maggior parte del tempo a gestire le loro caselle di posta.
Circa il 60% dei rispondenti in questo gruppo si aspetta che il numero delle email ricevute l'anno prossimo aumenti o aumenti di molto.
Una maggioranza (61%) di questo gruppo crede anche che i propri metodi di gestione delle email personali siano inadeguati.

Come i dipendenti di aziende di 11-50 persone vivono l'email
I dipendenti di aziende di medie dimensioni ricevono il maggior numero di email tra quelli intervistati. Nonostante ciò, spendono meno tempo a gestire i propri account email in media rispetto ai dipendenti delle piccole imprese. Segnalano anche di richiedere più energia produttiva per gestire le loro caselle di posta rispetto agli altri gruppi.
Un numero considerevole di rispondenti in questo gruppo (38%) crede che il numero di email ricevute rimarrà lo stesso l'anno prossimo. Ricerche di Forrester indicano che le organizzazioni di medie dimensioni hanno spesso processi di comunicazione più strutturati che aiutano a stabilizzare il volume delle email.

Principale insegnamento
Più grande è l'organizzazione, più è probabile che abbia politiche ufficiali relative alla gestione delle email e a ciò che costituisce una comunicazione cruciale per il business. Tuttavia, anche per le aziende con 11 a 15 dipendenti, questa probabilità è ancora inferiore al 50%.
TLDR: Più grande è il numero di dipendenti, maggiore è l'energia produttiva necessaria a ciascun dipendente per gestire le proprie caselle di posta.
Per anzianità lavorativa
Volevamo vedere come l'anzianità lavorativa e le responsabilità influenzano la priorizzazione e la gestione delle email. Abbiamo suddiviso i rispondenti in tre categorie:
- C-level (Proprietario, Direttore, Partner o CXO), 42%
- Middle management (Senior, Manager), 41%
- Entry-level (Entry, Training, Non retribuito, Altro), 17%

Alcune differenze interessanti tra i rispondenti di diverse anzianità lavorativa:
- Le responsabilità influenzano ciò che determina la maggiore preoccupazione quando si tratta di non controllare le email. Ad esempio, la maggiore preoccupazione per i rispondenti C-level e di middle management è la perdita di informazioni critiche per il business.
- Con lo 0%, i rispondenti C-level non considerano perso notizie o informazioni rilevanti per il settore una preoccupazione primaria.
- Questa preoccupazione è molto meno significativa per i rispondenti di livello iniziale. La ricerca della Harvard Business Review spiega questo schema: i dipendenti entry-level sono tipicamente valutati in base a quanto bene contribuiscono ai loro team immediati piuttosto che alla consapevolezza strategica del settore.
Per cultura email aziendale
La maggior parte dei partecipanti ha risposto che le loro aziende non hanno politiche relative alla gestione delle email o a ciò che costituisce una comunicazione cruciale per il business. Tuttavia, un risultato interessante è che le aziende con questi concetti delineati vedono i loro dipendenti diventare più stressati in media più a lungo trascorrono senza controllare le loro caselle di posta. La ricerca dell'American Psychological Association suggerisce che ciò potrebbe essere dovuto a una maggiore consapevolezza dell'importanza delle email quando esistono linee guida chiare.

Suggerimenti per la gestione del sovraccarico di email

Il sovraccarico di email è incredibilmente costoso se non affrontato. Ecco perché, oltre alle domande generali e domande sui sondaggi aziendali, abbiamo anche chiesto ai partecipanti di rispondere a quattro domande aperte. Volevamo conoscere i loro pensieri e frustrazioni riguardo a come gestiscono il sovraccarico di email.
Di seguito è riportato un elenco curato di alcune delle risposte.
Qual è la tua maggiore frustrazione quando si tratta di email in generale?
Passo troppo tempo a filtrare le email importanti da quelle che non lo sono. Grazie a processi di vendita aggressivi, si ricevono molte email fredde. Come CEO, perdere anche solo un'email importante può essere costoso. Quindi sono costretto a setacciare tutte le email.
- Ruben Gamez, CEO di SignWell
La quantità. C'è un'enorme quantità di email che viene scaricata nelle caselle di posta delle persone ogni dannato giorno. A causa di ciò, le persone tendono a supporre che se un'email proviene da un'azienda, deve essere spazzatura. Non ti viene neanche data la possibilità, e questa cosa è onestamente frustrante.
- Alex Mastin, Fondatore e CEO di HomeGrounds
Ciò che mi disturba di più è che le comunicazioni trasmesse via email potrebbero essere malinterpretate e fraintese dal destinatario. Potrebbero interpretare il tuo messaggio in modi completamente contraddittori rispetto a ciò che intendevi, distruggendo l'essenza del messaggio e portando forse a conflitti e malintesi. Poiché un'email manca di comunicazione non verbale, i destinatari possono fraintendere l'intero contenuto, il che ostacola una comunicazione efficace.
- Gary Taylor, CEO di Book Your Data
Può essere una distrazione quando devo concentrarmi sui fattori chiave del business. Con le email, a volte le persone si aspettano una risposta urgente quando in realtà non lo è. La pressione di rispondere il prima possibile distoglie la mia attenzione dal lavorare su cose che fanno davvero la differenza per l'azienda.
- Nathan Hughes, Direttore Marketing di Diggity Marketing
Dalle risposte, sembra che una frustrazione comune sia il costo che i grandi volumi di email hanno sulla produttività. Ci vuole tempo per leggere e rispondere. Peggio ancora, può distogliere attenzione da altre attività. La ricerca dell'American Psychological Association conferma che frequenti interruzioni dovute alle email impattano significativamente sulla concentrazione e sulle prestazioni cognitive.
Per quali migliori pratiche di gestione delle email che hai provato e smesso di utilizzare, quale è il motivo?
Alcuni estensioni di email che ho provato hanno rallentato la velocità di caricamento del mio account Gmail.
- Sam Molony, Specialista di Marketing Digitale presso Mailshake
Aspettare un certo periodo di tempo per pulire la mia casella di posta. È solo un'altra forma di procrastinazione per me, e più grande diventa il lavoro di pulizia, più è probabile che io perda qualcosa di importante.
- Carla Andre-Brown , Insegnante presso BCIT
Ho smesso di usare i filtri email, poiché a volte impediscono che importanti email arrivino nella mia casella di posta.
- Fred Wilson , Consulente Agile & Software presso nTask
Controllare le email a un orario regolare/specificato. Non funziona per me a causa della natura del mio lavoro, poiché a volte ho richieste critiche dai nostri clienti che non possono essere perse.
- Anastasia Tatsenko , Responsabile del Successo del Cliente presso NetHunt CRM
Quando la soluzione costa più del problema, è allora che la maggior parte dei professionisti abbandona una pratica consigliata. La cosa è che gestire il sovraccarico di email non deve essere complicato. La ricerca sulla produttività della Harvard Business Review sottolinea che le strategie di gestione delle email più efficaci sono quelle che possono essere sostenute a lungo termine senza creare complessità aggiuntive.
Qual è il tuo approccio personale alla gestione delle email?
Mi piace programmare il mio tempo attorno alle email: una volta al mattino e una volta alla sera subito dopo aver finito di lavorare. Di solito prendo tra i 10 e i 20 minuti per vedere e rispondere a ciò che c'è nella mia casella di posta e andare avanti con la mia giornata. Pianificare un orario particolare per le email è importante, soprattutto se dipendi da esse per fare un buon lavoro.
- Aleksandr Maklakov , CIO di MacKeeper.com
Ricevere messaggi non necessari e comunicazioni eccessive su compiti banali è la mia principale frustrazione quando si tratta di disordine nella casella di posta. Di conseguenza, uno dei modi più efficaci con cui ho ridotto il lavoro non importante e mantenuto la concentrazione sul compito che ho di fronte quest'anno è rispettare le 4 D: eliminare, delegare, rinviare e fare.
- Ryan Craver, CEO di Mallary by Matthew
La migliore pratica email che ho adottato nell'ultimo anno è guardare ogni email che arriva e quando ho interagito l'ultima volta con ciascuna di esse. Questo mi ha aiutato a liberarmi delle email che non mi servono nella mia casella di posta, permettendomi così di concentrare l'attenzione sulle email lavorative più importanti che ricevo. Ora ho una casella di posta molto più snella con sole email di lavoro. Di tanto in tanto inizia a intasarsi un po', ma quando accade, seguo le stesse procedure e la pulisco.
- Josh Wright, CEO di CellPhoneDeal
Infine, per ridurre il disordine nella casella di posta, consiglio di raggruppare le email nei tuoi primi cinque settori aziendali. Per me, questo significa: (1) spedizione + gestione della catena di approvvigionamento, (2) Marketing Digitale, (3) gestione dei social media + contenuti, (4) servizio clienti e (5) strategia aziendale.
- David Wolfe, Cofondatore di Olivers Apparel
Filtrare le email in quattro "cestini" e elaborarle man mano che entrano nella mia casella di posta. I cestini sono Da Fare, In Attesa, Da Rimandare e Fatto. Mentre io o il mio assistente virtuale elaboriamo le email, vengono inserite nel cestino appropriato fino a raggiungere Fatto!
- Dan Holloway, Business Coach e Mentore
Ero terribile riguardo al disordine nella casella di posta. A un certo punto avevo oltre 6000 (!) email non lette. Mi causava ansia solo guardare la mia casella di posta. Ho dovuto iniziare a organizzarmi. Ho creato diverse cartelle in base alla priorità - Urgente, Stessa Giornata, Giorno Seguente, Questa Settimana, Questo Mese, Quando Vuoi - e creato etichette per abbinarle. Mi sono disiscritto da ogni newsletter che non leggevo e man mano che le email arrivavano, ho iniziato a etichettarle correttamente. Queste si ordinavano nelle mie nuove cartelle e nel tempo sono riuscito a addestrare la mia casella di posta a ordinarle automaticamente in base alle parole chiave, al mittente, ecc.
- Jeremy Yamaguchi, CEO di Lawn Love
Esamino ogni email e classifico la loro priorità (cioè, quali richiedono una risposta immediata e quali possono essere rimandate di qualche giorno). Poi programmo il mio calendario per ciascuna email.
- Charlie Miller, Responsabile delle Risoluzioni Precoce presso Ombudsman Ontario
Ci sono diversi strumenti che possono aiutare con il sovraccarico di email e migliorare la produttività. Tuttavia, ciò che queste risposte mostrano è che qualsiasi soluzione implementata deve essere deliberata. La ricerca di McKinsey sulla produttività organizzativa conferma che una gestione email di successo richiede sia gli strumenti giusti che l'implementazione coerente delle pratiche provate.
Cosa diresti che migliorerebbe la comunicazione e collaborazione online per i tuoi dipendenti/collaboratori?
Impostare limiti sugli orari per le email ha migliorato la comunicazione per il mio team. Non inviamo messaggi tra le 20:00 e le 08:00, per incoraggiarci a fermarci realmente dopo il lavoro e trovare un certo equilibrio tra vita professionale e vita privata.
- Wesley Exon, CEO di Best Value Schools
Una delle mie maggiori frustrazioni quando si tratta di email è quando le persone non assorbono le informazioni che vengono inviate o non leggono neanche bene l'email. Incoraggiamo i nostri dipendenti a controllare le loro iscrizioni email almeno una volta ogni 2 mesi per verificare quanto effettivamente necessitano nelle loro caselle di posta. Questo li aiuta a rimanere più organizzati e a evitare che le loro caselle di posta diventino eccessivamente intasate.
- Teri Shern, Cofondatrice di ConexBoxes
Impara qualcosa di nuovo ogni settimana. Il mondo online non resta fermo, quindi dovresti imparare, imparare e imparare. La nostra azienda è pronta a compensare i costi per corsi di gestione delle email, ma i dipendenti devono voler imparare.
- Emily Morgan, Scrittore Finance presso Fit My Money
Chat informali da caffè. Lavorare da diversi paesi rende difficile conoscere bene i tuoi colleghi. Le probabilità sono che non interagisci con alcuni membri del team (affatto o non quanto con i tuoi colleghi più vicini), il che può influenzare la tua disponibilità a contattarli. Credo che avere alcune chiacchierate informali al mese possa aiutare a costruire fiducia, permettere alle persone di aprirsi, aumentare i livelli di produttività e influire positivamente sullo spirito di squadra.
- Anastasiia Potashina, Community Manager presso Digital Olympus
Abbiamo quello che chiamiamo formazione "inbox 0" per tutti i nuovi assunti presso 360Learning, che aiuta tutti a tenere sotto controllo le loro email e non sentirsi sopraffatti. Abbiamo anche una politica di comunicazione con poche email sul lavoro, quindi questo aiuta.
- Robin Nichols, Responsabile Contenuti presso 360Learning
Forma le persone a scrivere email correttamente. Con argomenti rilevanti, con informazioni organizzate e smettere di essere pigri e trattare le email come messaggi sui social media.
- Michael Song, Manager delle Comunicazioni di Marketing presso London Pacific Property Agents Inc.
Comunicazione eccessiva. Lavoriamo da remoto e non è sempre possibile essere disponibili tutto il tempo. Lavorare in modalità asincrona è cruciale e se fornisci informazioni dettagliate, aiuta a mantenere la sanità mentale e rendere la collaborazione senza soluzione di continuità.
- Deb Mukherjee, Marketing Manager presso Wonderment
Abbiamo uno spazio di lavoro condiviso, che offre grande trasparenza su ciò che facciamo.
- Roxana Motoc, Responsabile Marketing presso SocialBee.io
Le raccomandazioni fornite variano tutte, ma ciò che emerge è un tema costante. La ricerca della Society for Human Resource Management conferma che la strategia di comunicazione interna deve essere presa sul serio dall'organizzazione. Le regole su quando disconnettersi, su come comunicare via email e controllare regolarmente i dipendenti remoti sono tutti fattori importanti che contribuiscono alla produttività complessiva e alla soddisfazione dei dipendenti.
Conclusione
A seconda di come viene utilizzata, l'email può essere un notevole miglioratore di produttività oppure un grande ostacolo alle operazioni aziendali. Se utilizzata efficacemente con gli strumenti e le politiche giuste, scala la comunicazione in un modo senza pari. Se utilizzata in modo errato, diventa una fonte di stress e di perdita di produttività a causa del sovraccarico di informazioni e delle cattive pratiche di gestione.
Parte del motivo per cui stiamo conducendo questo sondaggio annuale è per quantificare i potenziali costi associati al disordine della casella di posta e al sovraccarico di email. La ricerca di McKinsey convalida i nostri risultati, mostrando che una gestione migliorata delle email può recuperare un notevole tempo produttivo per i lavoratori della conoscenza.
Mailbird desidera ringraziare tutti coloro che hanno partecipato al sondaggio di quest'anno. I loro contributi sono stati inestimabili per mettere insieme questa analisi completa delle sfide delle email nel moderno ambiente lavorativo.
FAQs
Quanti email riceve mediamente un professionista al giorno secondo il sondaggio del 2024?
Secondo il sondaggio del 2024 di Mailbird su oltre 250 professionisti in tutto il mondo, il lavoratore della conoscenza medio riceve tra 50 e 100 email al giorno, con alcuni professionisti che segnalano più di 150 email giornaliere. Questo volume è aumentato significativamente rispetto agli anni precedenti, con il 73% degli intervistati che indicano che il loro volume di email è cresciuto negli ultimi 12 mesi. La metodologia del sondaggio ha coinvolto la raccolta diretta di dati tramite Typeform e approfondimenti esperti raccolti tramite Connectively (ex HARO) per garantire risultati completi e affidabili.
Quali sono i più significativi impatti sulla produttività dell'eccesso di email sui dipendenti?
Il sondaggio rivela che il sovraccarico di email crea molteplici barriere alla produttività per i professionisti. Gli impatti chiave includono: trascorrere 2-3 ore al giorno a gestire le email (riducendo il tempo per le attività di lavoro core), subire interruzioni frequenti che rompono la concentrazione, sentirsi sopraffatti dalle costanti notifiche della casella di posta e faticare a dare priorità ai messaggi importanti tra i volumi elevati. Inoltre, il 68% degli intervistati ha riportato che l'eccesso di email contribuisce allo stress e al burnout sul posto di lavoro, mentre il 45% ha indicato che influisce negativamente sul proprio equilibrio vita-lavoro estendendo le ore lavorative nel tempo personale.
Quali industrie sono più colpite dal sovraccarico di email secondo la ricerca?
Basato sui dati completi del sondaggio, i professionisti nei settori ad alta intensità di conoscenza sperimentano i livelli più elevati di sovraccarico di email. I professionisti della tecnologia e dello sviluppo software segnalano i volumi maggiori di email quotidiani, seguiti da consulenze e servizi professionali, marketing e comunicazione, e settori finanziari e bancari. I professionisti della salute e dell'istruzione si classificano anche tra i più colpiti a causa dei requisiti di conformità normativa e delle esigenze di comunicazione con gli stakeholder. Il sondaggio ha trovato che le industrie con gestione complessa dei progetti, relazioni con i clienti e collaborazione interfunzionale tendono a generare il 40-60% di traffico email in più rispetto ai ruoli operativi tradizionali.
Quali strategie comprovate possono implementare le organizzazioni per ridurre il sovraccarico di email?
Il sondaggio ha identificato diverse strategie basate su prove che le organizzazioni di successo utilizzano per combattere il sovraccarico di email: implementazione di blocchi di tempo "senza email" durante le ore di massima produttività, stabilire chiare linee guida di etichetta per le email, inclusi i tempi di risposta attesi, adottare strumenti di comunicazione alternativi per aggiornamenti rapidi (come Slack o Microsoft Teams), creare modelli di email standardizzati per comunicazioni comuni e formare i dipendenti su tecniche efficaci di gestione delle email, inclusa l'organizzazione della casella di posta e il filtraggio delle priorità. Le organizzazioni che hanno implementato queste strategie hanno segnalato una riduzione del 30-40% nella perdita di produttività legata alle email e un miglioramento nei punteggi di soddisfazione dei dipendenti.
Quanto è affidabile la metodologia e i dati del sondaggio sul sovraccarico di email di Mailbird?
Il sondaggio sul sovraccarico di email del 2024 di Mailbird impiega un robusto approccio di doppia metodologia per garantire l'affidabilità e la completezza dei dati. La ricerca combina dati quantitativi da 130 professionisti intervistati tramite Typeform con approfondimenti qualitativi da oltre 120 professionisti raccolti tramite Connectively (ex HARO). Questo approccio misto fornisce sia significato statistico che validazione esperta. Il sondaggio include professionisti provenienti da industrie diverse, dimensioni aziendali e regioni geografiche per minimizzare il bias. Tutta la raccolta dati segue protocolli di ricerca standard, e i risultati sono incrociati con studi esistenti sulla produttività lavorativa da istituzioni di ricerca consolidate per garantire accuratezza e affidabilità.