Ankieta 2026: Wpływ Przeładowania E-mailami

15 kosztów przeciążenia e-mailem, które warto znać na rok 2021

Zapytaliśmy specjalistów, ile ich produktywnego czasu poświęca się na zarządzanie e-mailami oraz jakie mają przewidywania odnośnie przyszłych trendów. Analiza produktywności w miejscu pracy przeprowadzona przez Gartnera wskazuje, że organizacje wdrażające uporządkowane polityki zarządzania e-mailami zauważają do 25% poprawy w czasie koncentracji pracowników.

Aby podkreślić niektóre kluczowe ustalenia, oto wizualne podsumowanie danych, które zgromadziliśmy.

01. Ile łącznie e-maili z kont biznesowych otrzymujesz w przeciętnym tygodniu?

Prawie 40% respondentów otrzymuje między 61 a 200 e-maili w tygodniu. Nieco ponad 20% uczestników otrzymuje mniej (zero do 60), a jedna trzecia (34%) otrzymuje więcej (201 do 5000). Według statystyk dotyczących korzystania z e-maili na Statista, przeciętny profesjonalista biznesowy otrzymuje około 121 e-maili dziennie, co ściśle współczesne znajduje się z naszymi wynikami ankiety.

02. Ile czasu spędzasz na zarządzaniu swoimi kontami e-mailowymi w tygodniu roboczym?

Nieco ponad jedna trzecia respondentów mówi, że spędza od trzech do pięciu godzin tygodniowo na zarządzaniu swoimi e-mailami. Niektórzy (28%) spędzają tylko dwie godziny lub mniej. Jednak 37% spędza sześć godzin lub więcej.

To pokrywa się z wynikami badań McKinseya, które pokazują, że pracownicy umysłowi spędzają 28% swojego tygodnia roboczego na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile. Zróżnicowanie czasu poświęconego na to często zależy od efektywności systemów zarządzania e-mailami i polityk organizacyjnych.

03. Jaką procentową część e-maili, które otrzymujesz, uważasz za kluczowe dla biznesu?

Nieco poniżej jednej trzeciej uczestników twierdzi, że 10% lub mniej e-maili, które otrzymują w ciągu tygodnia, jest kluczowe dla biznesu. Tylko 26% mówi, że w najlepszym przypadku połowa otrzymywanych e-maili jest kluczowa dla biznesu.

Badania przeprowadzone przez Forrester wspierają to stwierdzenie, wskazując, że większość e-maili w miejscu pracy zawiera informacje nieistotne. Biorąc pod uwagę czas, jaki większość respondentów twierdzi, że spędza na zarządzaniu e-mailami (zero do 12 godzin), oznacza to, że średnio 10,8 godziny tygodniowo jest poświęcane na nieproduktywną pracę.

04. Jak określasz swój poziom stresu, jeśli pozostawisz swoją skrzynkę odbiorczą nieodczytaną?

Większość uczestników (71%) twierdzi, że nie odczuwa stresu po zaprzestaniu sprawdzania e-maili przez kilka godzin. Jednak poziom stresu znacznie wzrasta po dwóch tygodniach, z blisko 44% mówiącymi, że czują się bardzo zestresowani. Badania Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego potwierdzają, że ciągłe monitorowanie e-maili przyczynia się do stresu w pracy i zmniejszenia produktywności.

05. Jak byś ocenił te obawy dotyczące nieczytania e-maili?

Dla prawie połowy wszystkich uczestników (49%), największą obawą jest brak kluczowych dla biznesu informacji, gdy nie sprawdzają swoich e-maili. Około jedna czwarta (26%) mówi, że ich największą obawą jest brak komunikacji od nowego klienta.

Obawa, która zajmuje ostatnie miejsce (59%), to brak informacji lub wiadomości istotnych dla branży. Zgodnie z badaniami zarządzania e-mailem opublikowanymi przez Harvard Business Review, ten wzór priorytetyzacji odzwierciedla zdrowy osąd biznesowy, ponieważ komunikacja z klientami zazwyczaj ma bardziej bezpośredni wpływ niż ogólne aktualizacje branżowe.

Te liczby wyglądają inaczej przy ocenie senioralności stanowiska ( zobacz poniżej ).

06. Które z tych najlepszych praktyk stosowałeś w ciągu ostatniego roku lub aktualnie stosujesz?

Ponad 75% respondentów twierdzi, że regularnie wypisują się z rzadko czytanych newsletterów. Zaledwie 10% to najmniej używana najlepsza praktyka zarządzania e-mailem, czyli posiadanie folderu "Odpowiedz do XX daty".

To nie jest zaskoczeniem, ponieważ dokumentacja Gmaila podkreśla, że wypisanie się wymaga minimalnego wkładu czasowego, aby się nauczyć i wdrożyć. Natomiast posiadanie folderu "Odpowiedz do XX daty" oznacza, że osoba musi stworzyć dedykowany folder, ćwiczyć korzystanie z niego oraz świadomie zmienić swoje podejście do zarządzania e-mailem.

07. Które z nich pomogły ci lepiej zarządzać swoimi e-mailami?

Większość respondentów (60%) twierdzi, że regularne wypisywanie się z rzadko czytanych newsletterów pomogło im w zarządzaniu e-mailami. Ustalenie filtrów e-mailowych to druga najważniejsza praktyka zarządzania e-mailem, którą wymienia 49% respondentów.

Większość dostawców usług e-mailowych ma zaawansowane możliwości filtracji. Dokumentacja filtrów Gmaila pokazuje, jak inteligentne filtry mogą automatycznie kategoryzować e-maile, co wyjaśnia, dlaczego są one tak skuteczne. Niektóre klienty e-mailowe pozwalają nawet na dalszą personalizację zasad filtrowania, co zapewnia ścisłą kontrolę nad zarządzaniem skrzynką odbiorczą.

08. Czy uważasz, że liczba e-maili, które otrzymujesz w porównaniu do zeszłego roku jest…

Większość respondentów jest podzielona pomiędzy otrzymywanie tej samej liczby e-maili (41%) jak w zeszłym roku a uniwersalne zwiększenie objętości skrzynki odbiorczej (40%). Statista podaje, że globalna objętość e-maili biznesowych konsekwentnie rosła z roku na rok, co potwierdza trend zaobserwowany w naszych danych ankietowych.

09. Jak adekwatne twoim zdaniem są obecne narzędzia/praktyki zarządzania e-mailami, które twoja organizacja ma w planach na przyszły rok?

Większość uczestników twierdzi, że obecne narzędzia/praktyki zarządzania e-mailami w ich organizacjach są adekwatne (43%). Drugą największą kategorią są ci, którzy nie mają zdania (34%). Badania przeprowadzone przez analizy cyfrowego miejsca pracy Gartnera sugerują, że organizacje często niedoszacowują wpływu na produktywność niewłaściwych systemów zarządzania e-mailami.

10. Co myślisz będzie najlepszym rozwiązaniem na poprawę obecnego doświadczenia w zarządzaniu e-mailem?

Nieco ponad 40% respondentów uważa, że odpowiedzią na lepsze doświadczenie w zarządzaniu e-mailem jest nauka i stosowanie lepszych praktyk. Drugą największą kategorią są osoby zadowolone z rozwiązań już wprowadzonych (31%).

Rozwiązania technologiczne dotyczące zarządzania e-mailem, takie jak dedykowane programy, aplikacje i klienci e-mailowy, osiągnęły 20%.

Rozwiązania dotyczące pracy, takie jak zatrudnianie asystenta, agencji lub strony trzeciej do pomocy w zarządzaniu e-mailem, preferowało mniej niż 5%. Badania Harvard Business Review dotyczące produktywności wskazują, że połączenie lepszych praktyk z odpowiednimi narzędziami technologicznymi przynosi największe korzyści.

11. Jaki jest największy kamień milowy w realizacji tego rozwiązania?

Nie jest zaskoczeniem, że czas był największą przeszkodą w wdrożeniu i/lub nauce lepszej drogi zarządzania e-mailem dla większości (60%) respondentów. Zgodnie z badaniami McKinseya dotyczącymi energii organizacyjnej, postrzegany brak czasu na wdrożenie ulepszeń produktywności jest powszechną przeszkodą we wszystkich inicjatywach efektywności w pracy.

12. W porównaniu do zeszłego roku, ile twojej produktywnej energii, jak uważasz, przeznaczasz na zarządzanie e-mailem?

Niebawem mniej niż połowa (43%) respondentów twierdzi, że wydaje część swojej produktywnej energii na zarządzanie swoimi skrzynkami odbiorczymi. Tylko 17% mówi, że wydatki energii są bardzo małe. Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne pokazują, że ciągłe przełączanie się pomiędzy e-mailem i innymi pracami znacząco wyczerpuje zasoby poznawcze.

13. Czy uważasz, że obecne praktyki zarządzania e-mailem w twojej firmie są wystarczające?

Większość respondentów twierdzi, że obecne praktyki zarządzania e-mailami w ich firmach są wystarczające (62%). 38% się z tym nie zgadza. W jednakże, badania Forrester dotyczące technologii w miejscu pracy sugerują, że wielu pracowników może nie być świadomych bardziej efektywnych rozwiązań dotyczących zarządzania e-mailami, które są dla nich dostępne.

14. Czy metoda zarządzania e-mailem jest omówiona w podręczniku pracownika twojej firmy lub podczas orientacji nowych pracowników?

Pomimo tego, że większość twierdzi "tak" w poprzednim pytaniu, większość respondentów (63%) mówi, że ich firmy nie omawiają zarządzania e-mailem w swoich podręcznikach ani podczas orientacji nowych pracowników. W rzeczywistości tylko 5% respondentów twierdzi, że temat ten jest omówiony w szczegółach. Wytyczne Society for Human Resource Management zalecają uwzględnienie protokołów komunikacji w procesie onboardingowym pracowników, aby ustanowić jasne oczekiwania.

15. Czy to, co jest/nas nie jest 'kluczową komunikacją biznesową' jest omawiane w podręczniku pracownika twojej firmy lub podczas orientacji nowych pracowników?

Podobnie jak w przypadku poprzedniego pytania, większość respondentów (59%) mówi, że to, co uważa się za kluczowe dla biznesu, nie jest omawiane podczas orientacji nowych pracowników ani w podręcznikach pracowników. Zgodnie z najlepszymi praktykami SHRM dotyczącymi rozwoju pracowników, jasne określenie priorytetów komunikacji podczas onboardingu znacząco poprawia efektywność w miejscu pracy i redukuje zamieszanie.

Zredukuj przeciążenie e-mailami dzięki odpowiedniemu narzędziu

Utrzymanie kontroli nad swoimi e-mailami zajmuje czas, który mógłbyś poświęcić na inne produktywne działania. Klient e-mail taki jak Mailbird może pomóc w usprawnieniu Twojego workflow i zmniejszeniu obciążenia czasowego, które zostało zidentyfikowane w naszej ankiecie.

Mailbird pozwala na zarządzanie wszystkimi Twoimi kontami e-mail z jednego zintegrowanego interfejsu, dostępnego zarówno na platformach Windows, jak i Mac.

Jego łatwa konfiguracja automatycznie dodaje każde konto e-mail, takie jak Gmail, AT&T, AOL, BrightHouse, Outlook i wiele innych. Oznacza to, że możesz zacząć pracę od razu, nawet gdy pracujesz offline!

Analiza statystyk

Dogłębnie przeanalizowaliśmy zebrane dane w poszukiwaniu interesujących spostrzeżeń, które są zgodne z szerszymi badaniami w miejscu pracy. Analiza wydajności miejsca pracy firmy Gartner na rok 2024 pokazuje podobne wzorce w różnych strukturach organizacyjnych. Szczególnie chcieliśmy zbadać różnice między:

• Różnymi rozmiarami firm
• Różnymi poziomami senioralności stanowisk
• Firmami z politykami zarządzania e-mailem i tymi bez tych polityk

Według rozmiaru firmy

Przyjrzeliśmy się trzem największym zakresom rozmiarów firm uczestników, aby zobaczyć, jak się porównują:

• 30% uczestników pracuje w firmach zatrudniających od dwóch do dziesięciu pracowników,
• 25% w firmach zatrudniających od 11 do 50 pracowników, oraz
• 22% to osoby prowadzące własną działalność.

Jak osoby samozatrudnione postrzegają e-maile

Osoby samozatrudnione otrzymują najmniejszą liczbę e-maili spośród ankietowanych. W rezultacie spędzają również średnio mniej czasu na zarządzaniu swoimi kontami e-mailowymi.

Prawie połowa twierdzi, że tylko od 0-10% otrzymywanych e-maili jest naprawdę krytyczna dla biznesu.

Kolejnym odkryciem jest to, że są podzieleni pomiędzy byciem zadowolonym z obecnych praktyk zarządzania e-mailem a przekonaniem, że muszą nauczyć się nowych najlepszych praktyk. Wytyczne Administracji Małych Firm sugerują, że przedsiębiorcy często najbardziej korzystają z prostych, uproszczonych podejść do zarządzania e-mailem.

Jak pracownicy w firmach zatrudniających od 2 do 10 osób postrzegają e-maile

Pracownicy firm z dwiema do dziesięcioma osobami spędzają najwięcej czasu na zarządzaniu swoimi skrzynkami odbiorczymi.

Około 60% respondentów w tej grupie spodziewa się, że liczba e-maili, które otrzymają w przyszłym roku, wzrośnie lub znacznie wzrośnie.

Większość (61%) w tej grupie również uważa, że ich metody zarządzania osobistymi e-mailami są niewystarczające.

Jak pracownicy w firmach zatrudniających od 11 do 50 osób postrzegają e-maile

Pracownicy średniej wielkości firm otrzymują najwięcej e-maili spośród badanych. Mimo to średnio spędzają mniej czasu na zarządzaniu swoimi kontami e-mailowymi w porównaniu do pracowników małych firm. Zgłaszają również, że wymagają więcej energii produktywnej do zarządzania swoimi skrzynkami odbiorczymi w porównaniu do innych grup.

Znaczna liczba respondentów w tej grupie (38%) uważa, że liczba e-maili, które otrzymują, pozostanie na tym samym poziomie w przyszłym roku. Badania przeprowadzone przez Forrester wskazują, że średniej wielkości organizacje często mają bardziej zorganizowane procesy komunikacyjne, które pomagają ustabilizować wolumen e-maili.

Najważniejsza konkluzja

Im większa organizacja, tym bardziej prawdopodobne jest, że ma oficjalne polityki dotyczące zarządzania e-mailem i tego, co stanowi krytyczną komunikację biznesową. Jednak nawet w przypadku firm zatrudniających od 11 do 15 pracowników, prawdopodobieństwo to nadal wynosi mniej niż 50%.

TLDR: Im większa liczba pracowników, tym więcej energii produktywnej potrzeba każdemu pracownikowi, aby zarządzać swoimi skrzynkami odbiorczymi

Według senioralności zawodowej

Chcieliśmy sprawdzić, jak senioralność zawodowa i odpowiedzialność wpływają na priorytetyzację i zarządzanie e-mailami. Podzieliliśmy respondentów na trzy kategorie:

1. Poziom C (Właściciel, Dyrektor, Partner lub CXO), 42%

2. Średni menedżment (Senior, Menedżer), 41%

3. Poziom podstawowy (Początkowy, Szkolenie, Bezpłatny, Inne), 17%

Niektóre interesujące różnice między respondentami o różnej senioralności zawodowej:

• Obowiązki wpływają na to, co stanowi największą obawę, gdy chodzi o niesprawdzanie e-maili. Na przykład, największą obawą dla respondentów z poziomu C i średniego menedżmentu jest brak krytycznych informacji biznesowych.
• Respondenci z poziomu C w 0% nie uznają braku wiadomości lub informacji istotnych dla branży za główną obawę.
• Ta obawa jest znacznie mniej istotna dla respondentów na poziomie podstawowym. Badania Harvard Business Review wyjaśniają ten wzorzec: pracownicy na poziomie podstawowym są zazwyczaj oceniani na podstawie tego, jak dobrze przyczyniają się do swoich najbliższych zespołów, a nie na podstawie strategii świadomości branżowej.

Według kultury e-mailowej w firmie

Większość uczestników odpowiedziała, że ich firmy nie mają polityk związanych z zarządzaniem e-mailem ani tym, co stanowi krytyczną komunikację biznesową. Jednak interesującym odkryciem jest to, że firmy z takimi koncepcjami zauważyły, że ich pracownicy średnio bardziej się stresują im dłużej nie sprawdzają swoich skrzynek odbiorczych. Badania Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego sugerują, że może to być spowodowane zwiększoną świadomością znaczenia e-maili, gdy istnieją jasne wytyczne.

Najlepsze praktyki zarządzania przeciążeniem e-mailem

Przeciążenie e-mailem jest niezwykle kosztowne, gdy jest ignorowane. Dlatego oprócz ogólnych oraz pytań do ankiet biznesowych, poprosiliśmy uczestników o odpowiedź na cztery otwarte pytania. Chcieliśmy poznać ich myśli i frustracje związane z zarządzaniem przeciążeniem e-mailem.

Poniżej znajduje się starannie wybrana lista niektórych odpowiedzi.

Jakie jest twoje największe zmartwienie związane z e-mailem w ogóle?

Spędzam zbyt dużo czasu na filtracji ważnych e-maili od tych, które nie są istotne. Dzięki agresywnym procesom sprzedażowym, otrzymujesz mnóstwo zimnych e-maili. Jako CEO, przegapienie nawet jednego ważnego e-maila może być kosztowne. Dlatego muszę przeszukiwać wszystkie e-maile.

- Ruben Gamez, CEO SignWell

Rozmiar. Każdego dnia na skrzynki pocztowe ludzi trafia kolosalna ilość e-maili. Z tego powodu ludzie mają tendencję do zakładania, że jeśli e-mail pochodzi z firmy/biznesu, to musi być coś nieistotnego. Nie dostajesz nawet szansy, co jest naprawdę frustrujące.

- Alex Mastin, założyciel i CEO HomeGrounds

Najbardziej denerwuje mnie to, że komunikaty przekazywane drogą e-mailową mogą być błędnie zrozumiane przez odbiorcę. Mogą zinterpretować twoją wiadomość w całkowicie sprzeczny sposób z tym, co miałeś na myśli, niszcząc istotę przekazu i prowadząc do konfliktów oraz nieporozumień. Ponieważ w e-mailu brakuje komunikacji niewerbalnej, odbiorcy mogą błędnie odczytać cały tekst, co utrudnia skuteczną komunikację.

- Gary Taylor, CEO Book Your Data

Może być to rozpraszające, gdy muszę skupić się na kluczowych aspektach działalności. W przypadku e-maili, czasami ludzie spodziewają się odpowiedzi natychmiast, mimo że nie jest to pilne. Presja na odpowiedź tak szybko, jak to możliwe, odciąga moją uwagę od rzeczy, które naprawdę mogą zmienić sytuację w biznesie.

- Nathan Hughes, dyrektor ds. marketingu w Diggity Marketing

Z odpowiedzi wynika, że wspólną frustracją jest koszt, jaki wysoka liczba e-maili ma na produktywność. Czytanie i odpowiadanie zajmuje czas. Co gorsza, może to odwracać uwagę od innych działań. Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne potwierdzają, że częste przerwy w e-mailach znacznie wpływają na koncentrację i wydajność poznawczą.

Czy jakieś najlepsze praktyki zarządzania e-mailem, które próbowałeś, przestały być skuteczne? Dlaczego?

Niektóre rozszerzenia e-mailowe, które próbowałem, spowolniły prędkość ładowania mojego konta Gmail.

- Sam Molony, specjalista ds. marketingu cyfrowego w Mailshake

Oczekiwanie na dłuższy czas, aby posprzątać moją skrzynkę odbiorczą. To tylko inny sposób na odwlekanie, a im większa sprzątanie, tym bardziej prawdopodobne, że przegapię coś ważnego.

- Carla Andre-Brown , wykładowca w BCIT

Przestałem używać filtrów e-mailowych, ponieważ czasami zatrzymują ważne wiadomości przed dostaniem się do mojej skrzynki odbiorczej.

- Fred Wilson , konsultant ds. Agile i oprogramowania w nTask

Sprawdzanie e-maili w regularnym/określonym czasie. To nie działa dla mnie z uwagi na charakter mojej pracy, ponieważ czasami mam pilne prośby od naszych klientów, których nie mogę przegapić.

- Anastasia Tatsenko , szef sukcesu klienta w NetHunt CRM

Kiedy rozwiązanie kosztuje więcej niż problem, to wtedy większość profesjonalistów porzuca zalecaną najlepszą praktykę. Chodzi o to, że zarządzanie przeciążeniem e-mailem nie musi być skomplikowane. Badania nad produktywnością Harvard Business Review podkreślają, że najbardziej efektywne strategie zarządzania e-mailem to te, które można utrzymać na dłuższą metę, nie tworząc dodatkowej złożoności.

Jakie jest twoje osobiste podejście do zarządzania e-mailem?

Lubię planować swój czas wokół e-maila: raz rano i raz wieczorem, zaraz po zakończeniu pracy. Zwykle zajmuje mi to od 10 do 20 minut, aby zobaczyć i odpowiedzieć na to, co znajduje się w mojej skrzynce odbiorczej i przejść do swojego dnia. Ustalenie konkretnego czasu na e-maile jest ważne, szczególnie jeśli polegasz na tym, aby dobrze wykonać swoją pracę.

- Aleksandr Maklakov , CIO MacKeeper.com

Otrzymywanie zbędnych wiadomości i nadkomunikacja o błahych zadaniach to mój największy problem, jeśli chodzi o bałagan w skrzynce odbiorczej. Dlatego jednym z najskuteczniejszych sposobów, w jakie zmniejszyłem nieistotną pracę i skupiłem się na bieżącym zadaniu w ubiegłym roku, jest przestrzeganie 4 D: usuń, deleguj, odłóż i zrób.

- Ryan Craver, CEO Mallary by Matthew

Najlepszą praktyką e-mailową, którą przyjąłem w ubiegłym roku, jest patrzenie na każdy e-mail, który przychodzi, i przypominanie sobie, kiedy ostatnio z nim interagowałem. To pomogło mi pozbyć się e-maili, których nie potrzebuję w mojej skrzynce odbiorczej, co pozwala mi skupić się na ważniejszych e-mailach roboczych, które otrzymuję. Teraz mam znacznie bardziej uporządkowaną skrzynkę odbiorczą, do której docierają tylko e-maile związane z pracą. Czasami zaczyna się znowu zapełniać, ale kiedy to zauważę, stosuję te same procedury i sprzątam.

- Josh Wright, CEO CellPhoneDeal

Na koniec, aby zredukować bałagan w skrzynce odbiorczej, polecam grupowanie e-maili w pięć głównych obszarów działalności. Dla mnie oznacza to: (1) zarządzanie wysyłką + łańcuchem dostaw, (2) marketing cyfrowy, (3) media społecznościowe + zarządzanie treścią, (4) obsługa klienta oraz (5) strategia biznesowa.

- David Wolfe, współzałożyciel Olivers Apparel

Sortuję e-maile na cztery "wiadra" i przetwarzam je w miarę jak trafiają do mojej skrzynki odbiorczej. Wiatra to Do Zrobienia, Czekam, Na Później i Zrobione. Gdy ja lub mój asystent przetwarzamy e-maile, trafiają do odpowiedniego wiadra, aż do Zrobione!

- Dan Holloway, coach i mentor biznesowy

Byłem okropny w organizacji skrzynki odbiorczej. W pewnym momencie miałem ponad 6000 (!) nieprzeczytanych e-maili. Już samo patrzenie na moją skrzynkę odbiorczą powodowało u mnie lęk. Musiałem zacząć organizować. Utworzyłem różne foldery na podstawie priorytetów - Pilne, Tego samego Dnia, Następnego Dnia, W Tym Tygodniu, W Tym Miesiącu, Kiedykolwiek - i stworzyłem etykiety, które się z nimi zgadzały. Wypisałem się ze wszystkich newsletterów, których nie czytałem i gdy e-maile przychodziły, zaczynałem oznaczać je odpowiednio. Te były sortowane do moich nowych folderów i z czasem udało mi się nauczyć swoją skrzynkę odbiorczą automatycznego sortowania na podstawie słów kluczowych, nadawców itp.

- Jeremy Yamaguchi, CEO Lawn Love

Przechodzę przez każdy e-mail i oceniam ich priorytet (tj. które wymagają natychmiastowej odpowiedzi, a które można odłożyć na kilka dni). Następnie ustawiam mój kalendarz w oparciu o każdy e-mail.

- Charlie Miller, oficer wczesnych rozwiązań w Ombudsman Ontario

Jest wiele narzędzi, które mogą pomóc w przeciążeniu e-mailem i poprawić produktywność. Jednak to, co te odpowiedzi pokazują, to fakt, że każda wdrożona metoda musi być przemyślana. Badania McKinsey nad produktywnością organizacyjną potwierdzają, że skuteczne zarządzanie e-mailem wymaga zarówno odpowiednich narzędzi, jak i konsekwentnego wdrażania udowodnionych praktyk.

Jak jedna rzecz mogłaby poprawić komunikację i współpracę online dla twoich pracowników/współpracowników?

Ustalenie granic czasowych na e-maile poprawiło komunikację w moim zespole. Nie wysyłamy wiadomości między 20:00 a 8:00, aby zachęcić się nawzajem do rzeczywistego zaprzestania pracy na wieczór i znalezienia jakiejkolwiek równowagi między pracą a życiem prywatnym.

- Wesley Exon, CEO Best Value Schools

Jedną z moich największych frustracji związanych z e-mailem jest to, gdy ludzie nie przyswajają informacji, które są wysyłane lub nawet nie czytają e-maila prawidłowo. Zachęcamy naszych pracowników do przeglądania subskrypcji e-mailowych co najmniej raz na 2 miesiące, aby sprawdzić, ile z nich naprawdę potrzebują w swoich skrzynkach odbiorczych. Pomaga to im pozostać lepiej zorganizowanym i unikać nadmiernego bałaganu w skrzynkach odbiorczych.

- Teri Shern, współzałożycielka ConexBoxes

Ucz się czegoś nowego co tydzień. Świat online nie stoi w miejscu, więc powinieneś uczyć się, uczyć się i uczyć. Nasza firma jest gotowa pokrywać koszty kursów zarządzania e-mailem, ale pracownicy powinni chcieć się uczyć.

- Emily Morgan, pisarka w dziale finansów w Fit My Money

Wirtualne rozmowy przy kawie. Praca w różnych krajach utrudnia dobre poznanie swoich współpracowników. Prawdopodobnie nie wchodzisz w interakcje z niektórymi członkami zespołu (wcale lub tak bardzo, jak z najbliższymi współpracownikami), co może wpłynąć na twoją chęć kontaktu z nimi. Wierzę, że kilka nieformalnych rozmów w miesiącu może pomóc w budowaniu zaufania, umożliwić ludziom otwieranie się, zwiększyć poziom wydajności i pozytywnie wpłynąć na atmosferę w zespole.

- Anastasiia Potashina, menedżer społeczności w Digital Olympus

Mamy coś, co nazywamy szkoleniem "inbox 0" dla wszystkich nowych pracowników w 360Learning, co pomaga wszystkim nadążyć za e-mailami i nie czuć się przytłoczonymi. Mamy również politykę komunikacji z ograniczoną liczbą e-maili w pracy, co jest pomocne.

- Robin Nichols, lider treści w 360Learning

Trenuj ludzi, aby pisali e-maile poprawnie. Z odpowiednimi tematami, z uporządkowanymi informacjami, i przestań być leniwy, traktując e-maile jak wiadomości w mediach społecznościowych.

- Michael Song, menedżer ds. komunikacji marketingowej w London Pacific Property Agents Inc.

Przesyłanie zbyt wielu informacji. Pracujemy zdalnie i nie zawsze można być dostępnym przez cały czas. Async jest kluczowe, a jeśli dostarczysz szczegółowe informacje, pomaga to zachować zdrowie psychiczne i ułatwia współpracę.

- Deb Mukherjee, menedżer marketingu w Wonderment

Mamy wspólną przestrzeń roboczą, która zapewnia dużą przejrzystość w tym, co robimy.

- Roxana Motoc, szefowa marketingu w SocialBee.io

Zalecenia są różne, ale wyłania się spójny temat. Badania Society for Human Resource Management potwierdzają, że strategia komunikacji wewnętrznej musi być traktowana poważnie przez organizację. Zasady dotyczące czasu wylogowywania, sposobu komunikacji przez e-mail i regularnego sprawdzania zdalnych pracowników to ważne czynniki, które przyczyniają się do ogólnej produktywności i satysfakcji pracowników.

Podsumowanie

W zależności od sposobu użycia, e-mail może być znaczącym wsparciem w zwiększaniu produktywności lub dużą przeszkodą w operacjach biznesowych. Gdy jest używany efektywnie z odpowiednimi narzędziami i politykami, skalowania komunikacji nie można porównać z niczym innym. Jeśli jest używany niewłaściwie, staje się źródłem stresu i utraty produktywności z powodu przeciążenia informacyjnego i złych praktyk zarządzania.

Częścią powodu przeprowadzania tej corocznej ankiety jest oszacowanie potencjalnych kosztów związanych z bałaganem w skrzynce odbiorczej i przeciążeniem e-mailami. Badania McKinsey'a potwierdzają nasze ustalenia, ukazując, że lepsze zarządzanie e-mailem może odzyskać znaczną ilość produktywnego czasu dla pracowników umysłowych.

Mailbird chciałby podziękować wszystkim, którzy wzięli udział w ankiecie w tym roku. Ich wkład był nieoceniony w stworzeniu tej kompleksowej analizy współczesnych wyzwań związanych z e-mailem w miejscu pracy.

Najczęściej zadawane pytania