Как создать шаблон письма в Outlook

Да, вы можете создавать и сохранять шаблоны писем в Outlook. Путь зависит от того, используете ли вы новую версию Outlook, классический Outlook для Windows, веб-версию Outlook или Outlook для Mac. Полные многоразовые письма используют почтовые шаблоны или .oft, а 'Мои шаблоны' и 'Быстрые части' больше подходят для более короткого текста.

Опубликовано на•
Последнее обновление на•
2 min read
Christin Baumgarten

Менеджер по операционной деятельности

Oliver Jackson
Рецензент

Руководитель службы заботы о клиентах

Abdessamad El Bahri
Тестировщик

Инженер Full Stack

Написано Christin Baumgarten Менеджер по операционной деятельности

Кристин Баумгартен является Менеджером по операционной деятельности в Mailbird, где она руководит разработкой продукта и коммуникациями этого ведущего почтового клиента. Проведя более десяти лет в Mailbird — от стажёра по маркетингу до Менеджера по операционной деятельности — она обладает глубокими знаниями в области технологий электронной почты и продуктивности. Опыт Кристин в формировании продуктовой стратегии и вовлечении пользователей подчёркивает её авторитет в сфере коммуникационных технологий.

Проверено Oliver Jackson Руководитель службы заботы о клиентах

Оливер — руководитель службы заботы о клиентах в Mailbird с более чем десятилетним опытом работы с электронной почтой. Его опыт в email-маркетинге, где стратегический и креативный подход к кампаниям способствовал росту и вовлечённости компаний из различных отраслей, определяет то, как он помогает людям получать больше от своего почтового ящика. Оливер известен своими познавательными вебинарами и гостевыми публикациями, где делится экспертными знаниями.

Протестировано Abdessamad El Bahri Инженер Full Stack

Абдессамад — энтузиаст технологий и специалист по решению проблем, увлеченный идеей оказания влияния через инновации. Обладая прочной базой в области программной инженерии и практическим опытом достижения результатов, он сочетает аналитическое мышление с креативным дизайном, чтобы решать задачи напрямую. Когда он не погружен в код или стратегию, он любит быть в курсе новых технологий, сотрудничать с профессионалами-единомышленниками и наставлять тех, кто только начинает свой путь.

Как создать шаблон письма в Outlook
Как создать шаблон письма в Outlook

Новый Outlook , классический Outlook , Outlook в интернете и для Mac.

Да, вы можете создавать и сохранять шаблоны электронной почты в Outlook. Точный путь зависит от того, используете ли вы новый Outlook, классический Outlook для Windows, Outlook в интернете или Outlook для Mac. Полноценные многоразовые письма используют Почтовые шаблоны или .oft , тогда как Мои шаблоны и Быстрые части больше подходят для коротких многоразовых текстов. [2] [3] [5] [7]

Если вы хотите создать шаблон письма в Outlook, сделать шаблон письма в Outlook или сохранить письмо как шаблон для последующего использования, ниже показан правильный способ для каждой версии и как повторно использовать шаблон, когда он вам нужен. [2] [3] [4] [7]

Ключевые выводы

  • Новый Outlook для Windows и Outlook в интернете используют почтовые шаблоны для полностью повторно используемых писем, включая тему, форматирование и вложения. [2] [4]
  • Классический Outlook для Windows использует файлы шаблон Outlook (*.oft) , сохраняемые через Файл > Сохранить как . [2] [4]
  • Outlook для Mac использует Файл > Сохранить как шаблон и Файл > Создать > Письмо из шаблона . [7]
  • Мои шаблоны предназначены для коротких повторно используемых текстов, в то время как Быстрые части — для повторно используемых блоков текста в классическом Outlook. [2] [5]
  • Открытие шаблона создаёт новый черновик, поэтому изменения не влияют на сохранённый мастер, если вы вновь не сохраните его. [4]
  • Если в вашей учетной записи это доступно, вы можете импортировать старый файл .oft в новый Outlook через Настройки > Почта > Шаблоны > Добавить > Добавить OFT . [3]
  • Microsoft сообщает, что некоторые функции шаблонов, включая почтовые шаблоны и мои шаблоны, требуют действующей подписки Microsoft 365. [2] [3]
Оглавление

Быстрый ответ по версии Outlook

Версия или инструмент Outlook Создать здесь Использовать позже Лучше всего подходит для
Новый Outlook для Windows
Outlook в интернете 		Откройте новое сообщение, составьте письмо, затем выберите Сообщение > Шаблон почты > Сохранить письмо как шаблон . [2] Откройте Почту из шаблона , выберите сохранённый элемент, отредактируйте изменяющиеся поля и отправьте. [4] Полные письма, сохраняющие одинаковую тему, структуру, форматирование и вложения. [2]
Классический Outlook для Windows Создайте сообщение, затем перейдите в Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook (*.oft) . [2] Перейдите в Создать элементы > Другие элементы > Выбрать форму > Пользовательские шаблоны в файловой системе . [4] Общие или локальные шаблоны Windows. [3]
Outlook для Mac Создайте сообщение, затем выберите Файл > Сохранить как шаблон . [7] Выберите Файл > Создать > Письмо из шаблона . [7] Полные шаблоны писем на Mac. [7]
Мои шаблоны Откройте сообщение, выберите Мои шаблоны или Просмотр шаблонов , затем сохраните повторно используемый текст. [2] Вставьте сохранённый фрагмент в любой черновик. [2] Короткие шаблонные ответы. [2]
Быстрые части
Только классический Outlook 		Сохраняйте повторно используемые текстовые блоки внутри классического Outlook. [5] Вставляйте блок в более длинное письмо при необходимости. [5] Отказ от ответственности, блоки часто задаваемых вопросов и повторяющиеся абзацы. [5]

Новый Outlook для Windows
Outlook в интернете

Создать здесь
Откройте новое сообщение, составьте письмо, затем выберите Сообщение > Шаблон почты > Сохранить письмо как шаблон . [2]
Использовать позже
Откройте Почту из шаблона , выберите сохранённый элемент, отредактируйте изменяющиеся поля и отправьте. [4]
Лучше всего подходит для
Полные письма, сохраняющие одинаковую тему, структуру, форматирование и вложения. [2]

Классический Outlook для Windows

Создать здесь
Создайте сообщение, затем перейдите в Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook (*.oft) . [2]
Использовать позже
Перейдите в Создать элементы > Другие элементы > Выбрать форму , установите Искать в на Пользовательские шаблоны в файловой системе , выберите шаблон, откройте его, отредактируйте черновик и отправьте. [4]
Лучше всего подходит для
Общие или локальные шаблоны Windows. [3]

Outlook для Mac

Создать здесь
Создайте сообщение, затем выберите Файл > Сохранить как шаблон . [7]
Использовать позже
Выберите Файл > Создать > Письмо из шаблона . [7]
Лучше всего подходит для
Полные шаблоны писем на Mac. [7]

Мои шаблоны

Создать здесь
Откройте сообщение, выберите Мои шаблоны или Просмотр шаблонов , затем сохраните повторно используемый текст. [2]
Использовать позже
Вставьте сохранённый фрагмент в любой черновик. [2]
Лучше всего подходит для
Короткие шаблонные ответы. [2]

Быстрые части
Только классический Outlook

Создать здесь
Сохраняйте повторно используемые текстовые блоки внутри классического Outlook. [5]
Использовать позже
Вставляйте блок в более длинное письмо при необходимости. [5]
Лучше всего подходит для
Отказ от ответственности, блоки часто задаваемых вопросов и повторяющиеся абзацы. [5]

Что может измениться

Microsoft регулярно обновляет Outlook, и названия элементов на ленте могут изменяться между новым Outlook, классическим Outlook, Outlook в веб-версии и на Mac. Если ваш экран выглядит немного иначе, сначала подтвердите вашу версию Outlook, а затем сравните её с текущими страницами Microsoft в списке источников. [1] [2]

Быстрая проверка: откройте пустое сообщение и найдите одну из этих меток: Шаблон письма , Мои шаблоны , Просмотр шаблонов , Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook , или Файл > Сохранить как шаблон . [2] [7]

Как создать шаблон электронной почты в новом Outlook или Outlook в интернете

Как создать шаблон электронной почты в новом Outlook или Outlook в интернете

  1. 1. Откройте новое сообщение и составьте письмо

    Создайте письмо так, как хотите видеть его каждый раз: добавьте тему, напишите тело письма, отформатируйте текст и прикрепите любые файлы, которые хотите сохранить в шаблоне. [2]

    Используйте заполнители, такие как [Имя] , [Срок] , и [Номер дела] , чтобы случайно не отправить сохранённые личные данные.

    Проверьте: Черновик уже выглядит как сообщение, которое вы хотите использовать повторно.

  2. 2. Сохраните как почтовый шаблон

    На ленте Сообщение выберите Почтовый шаблон > Сохранить письмо как шаблон , дайте ему понятное имя и сохраните. Microsoft сообщает, что сохранённый элемент затем появляется в разделе Настройки > Почта > Шаблоны для этой учетной записи. [2]

    Проверьте: Вы можете открыть Настройки > Почта > Шаблоны и увидеть новое имя шаблона.

  3. 3. Используйте шаблон без перезаписи исходного

    Когда он понадобится, откройте Письмо из шаблона , выберите сохранённый элемент, измените только те поля, которые меняются, и отправьте. Outlook откроет новый черновик из шаблона, так что сохранённый исходник останется без изменений, если вы сами не сохраните его снова. [4]

    Проверьте: Шаблон открывается как новый черновик, а оригинальная сохранённая версия остаётся нетронутой.

Как сохранить письмо как шаблон в классическом Outlook

  1. 1. Сохраните сообщение как файл шаблона Outlook

    Создайте сообщение, затем перейдите в Файл > Сохранить как и выберите Шаблон Outlook (*.oft) . Папка по умолчанию в Windows для этих файлов в Outlook — c:\users\username\appdataoaming\microsoft\templates . [2]

    Проверьте: Вы можете увидеть сохранённый файл .oft в папке шаблонов.

  2. 2. Откройте его позже через Выбор формы

    Перейдите в Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму , установите Просмотреть в на Пользовательские шаблоны в файловой системе , выберите шаблон, откройте его, отредактируйте черновик и отправьте. [4]

    Проверьте: Outlook открывает новый черновик из шаблона, а не заменяет сохранённый файл.

Как импортировать старый шаблон .oft в новый Outlook

Если вы перешли с классического Outlook на новый Outlook или Outlook в веб-версии, перейдите в Настройки > Почта > Шаблоны > Добавить > Добавить OFT , выберите файл и импортируйте его в текущий список шаблонов. [3]

Проверьте: импортированный шаблон теперь отображается в вашем текущем списке шаблонов.

Как создать текстовый шаблон с помощью Мои шаблоны

Используйте Мои шаблоны , когда вам нужен только многократно используемый текст, а не целое письмо. Откройте сообщение, выберите Мои шаблоны в новом Outlook или Outlook в Интернете или Просмотр шаблонов в классическом Outlook. Нажмите +Шаблон , дайте ему название, добавьте многократно используемый текст и сохраните его. Microsoft утверждает, что Мои шаблоны находятся в вашем основном почтовом ящике на поддерживаемых платформах Outlook. [2]

Проверьте: вы можете вставить сохраненный фрагмент в черновик, не набирая его заново.

Как создать шаблон электронной почты в Outlook для Mac

В Outlook для Mac создайте сообщение и выберите Файл > Сохранить как шаблон . Чтобы использовать его повторно, выберите Файл > Создать > Электронное письмо из шаблона . [7]

Проверьте: открытие шаблона создает новый черновик, а не заменяет сохранённый мастер.

Какой инструмент для шаблонов Outlook следует использовать?

Почтовые шаблоны

Используйте их в новом Outlook или Outlook в вебе, когда нужно создать повторяемое письмо с одинаковой темой, текстом, форматированием и вложениями. [2]

.oft файлы

Используйте их в классическом Outlook для Windows, когда нужен шаблон Outlook в виде файла, который можно хранить, перемещать или делиться им. [3]

Мои шаблоны

Применяйте их, когда текст сообщения меняется каждый раз, но вы часто используете один и тот же короткий ответ или фразу. [2]

Быстрые части

Используйте их в классическом Outlook, когда нужны повторно используемые блоки, такие как отказ от ответственности, разделы с ценами или абзацы FAQ внутри больших писем. [5]

Почему это работает

Outlook разделяет шаблоны для полного сообщения и фрагменты текста. Как только вы сопоставите задачу с правильным инструментом — Шаблоны почты или .oft для целых писем, Мои шаблоны или Быстрые части для многократно используемого текста — меню становятся гораздо понятнее, и легче поддерживать организацию сохраненного содержимого, что особенно важно для создания шаблонов электронной почты в Outlook. [2] [3] [5]

Устранение неполадок

Ниже приведены самые распространённые проблемы с шаблонами и самые быстрые способы их решения.

Симптом Возможная причина Решение
Вы не можете найти шаблон письма . Возможно, вы используете не ту версию Outlook, или Microsoft перенёс эту метку. Сначала проверьте вашу версию. Новый Outlook и Outlook в вебе используют шаблоны писем, классический Outlook — это Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook , а Mac использует Файл > Сохранить как шаблон . [1] [2] [7]
Мои шаблоны или Просмотр шаблонов отсутствуют. Надстройка может быть отключена или её нужно добавить заново. Перезапустите Outlook, откройте раздел приложений или надстроек и попробуйте добавить Мои шаблоны снова. Если они по-прежнему отсутствуют, попросите администратора проверить настройки надстроек. [2] [6]
Ваш сохранённый шаблон теряет вложения или сложное форматирование. Вероятно, вы сохранили фрагмент вместо полного шаблона письма. Воссоздайте его как полный шаблон письма или файл .oft вместо фрагмента из Моих шаблонов . [2]
Вы редактировали шаблон письма, но оригинал не изменился. Outlook открыл новый черновик на основе шаблона вместо редактирования мастер-версии. Вернитесь к оригинальному шаблону и сохраните мастер-версию заново. Изменения в черновике не обновляют сохранённый шаблон автоматически. [4]
Добавить OFT отсутствует, или ваш старый файл .oft не отображается. Файл никогда не был импортирован, или функция недоступна в вашей учетной записи. Используйте Настройки > Почта > Шаблоны > Добавить > Добавить OFT если эта опция доступна. Если нет — продолжайте использовать файл в классическом Outlook. [3]
Коллеги не видят шаблон общей почтовой папки, который вы создали. Поведение шаблона общей почтовой папки зависит от способа открытия папки и используемой версии Outlook. Следуйте правилам Microsoft для шаблонов общей почтовой папки вашей версии Outlook или делитесь общим файлом .oft . [2] [3]
Выбрать форму открывает неправильную папку или шаблоны не отображаются. Файл .oft был сохранён вне папки шаблонов по умолчанию. Перейдите в правильное место хранения файла или переместите его в c:\users\username\appdataoaming\microsoft\templates чтобы проще было найти в следующий раз. [2] [4]
Вы используете Mac, и шаги для Windows не соответствуют вашему экрану. На Mac используется другой путь в меню. Используйте Файл > Сохранить как шаблон для сохранения шаблона и Файл > Создать > Письмо из шаблона для последующего использования. [7]

Вы не можете найти шаблон письма .

Возможная причина
Возможно, вы используете не ту версию Outlook, или Microsoft перенёс эту метку.
Решение
Сначала проверьте вашу версию. Новый Outlook и Outlook в вебе используют шаблоны писем, классический Outlook — это Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook , а Mac использует Файл > Сохранить как шаблон . [1] [2] [7]

Мои шаблоны или Просмотр шаблонов отсутствуют.

Возможная причина
Надстройка может быть отключена или её нужно добавить заново.
Решение
Перезапустите Outlook, откройте раздел приложений или надстроек и попробуйте добавить Мои шаблоны снова. Если они по-прежнему отсутствуют, попросите администратора проверить настройки надстроек. [2] [6]

Ваш сохранённый шаблон теряет вложения или сложное форматирование.

Возможная причина
Вероятно, вы сохранили фрагмент вместо полного шаблона письма.
Решение
Воссоздайте его как полный шаблон письма или файл .oft вместо фрагмента из Моих шаблонов . [2]

Вы редактировали шаблон письма, но оригинал не изменился.

Возможная причина
Outlook открыл новый черновик на основе шаблона вместо редактирования мастер-версии.
Решение
Вернитесь к оригинальному шаблону и сохраните мастер-версию заново. Изменения в черновике не обновляют сохранённый шаблон автоматически. [4]

Добавить OFT отсутствует, или ваш старый файл .oft не отображается.

Возможная причина
Файл никогда не был импортирован, или функция недоступна в вашей учетной записи.
Решение
Используйте Настройки > Почта > Шаблоны > Добавить > Добавить OFT если эта опция доступна. Если нет — продолжайте использовать файл в классическом Outlook. [3]

Коллеги не видят шаблон общей почтовой папки, который вы создали.

Возможная причина
Поведение шаблона общей почтовой папки зависит от способа открытия папки и используемой версии Outlook.
Решение
Следуйте правилам Microsoft для шаблонов общей почтовой папки вашей версии Outlook или делитесь общим файлом .oft . [2] [3]

Выбрать форму открывает неправильную папку или шаблоны не отображаются.

Возможная причина
Файл .oft был сохранён вне папки шаблонов по умолчанию.
Решение
Перейдите в правильное место хранения файла или переместите его в c:\users\username\appdataoaming\microsoft\templates чтобы проще было найти в следующий раз. [2] [4]

Вы используете Mac, и шаги для Windows не соответствуют вашему экрану.

Возможная причина
На Mac используется другой путь в меню.
Решение
Используйте Файл > Сохранить как шаблон для сохранения шаблона и Файл > Создать > Письмо из шаблона для последующего использования. [7]

Сохраняйте, обновляйте и делитесь шаблонами

Создавайте их заранее: Сформируйте один чистый мастер для каждой повторяющейся задачи до того, как он вам понадобится. Заключённые в скобки заполнители, такие как [Имя клиента] и [Дата встречи] легче обнаружить, чем реальные личные данные, оставленные в сохранённом черновике.

Знайте, где они хранятся: Классический Outlook сохраняет файлы .oft локально по умолчанию в папке шаблонов Windows. Новый Outlook и Outlook в веб-версии размещают почтовые шаблоны в разделе Настройки > Почта > Шаблоны , а Мои шаблоны связаны с вашей основной почтовой коробкой на поддерживаемых платформах. [2] [3] [4]

Давайте им понятные имена для командного использования: Простые имена, такие как Support_Refund , Sales_FollowUp , и HR_Interview легче управлять. Если нескольким людям необходим один и тот же шаблон в файле, общий файл .oft может быть проще, чем заново создавать шаблон вручную в каждой почтовой коробке. Для шаблонов, основанных на почтовой коробке, следуйте правилам совместного использования почтовых ящиков Microsoft для вашей версии Outlook. [2] [3]

Нужен более простой вариант для рабочего стола?

Если сочетание шаблонов почты Outlook, .oft файлов, моих шаблонов и быстрых частей кажется слишком сложным, Mailbird стоит попробовать. Mailbird — это настольный почтовый клиент для Windows и Mac, и Mailbird Next включает функцию сниппетов для повторно используемых сообщений, которая хорошо подходит для создания шаблонов электронной почты в Outlook для повседневного использования. [8] [9]

Посетить Mailbird Скачать Mailbird

Чаще задаваемые вопросы

Как создать шаблон электронной почты в Outlook?

В новом Outlook или Outlook в интернете используйте Письменные шаблоны. В классическом Outlook для Windows сохраните сообщение как шаблон Outlook ( .oft ). На Mac используйте Файл > Сохранить как шаблон . [2] [3] [7]

Как сохранить письмо как шаблон в классическом Outlook?

Создайте сообщение, выберите Файл > Сохранить как , сохраните его как Шаблон Outlook (*.oft) , и позже откройте через Выбрать форму . [2] [4]

В чем разница между Письменными шаблонами и Моими шаблонами?

Письменные шаблоны сохраняют более полный черновик письма. Мои шаблоны сохраняют короткие текстовые фрагменты, которые вы вставляете в другие письма. [2]

Где сохраняются шаблоны Outlook?

Классические шаблоны .oft — это локальные файлы. Новый Outlook и Outlook в интернете показывают Письменные шаблоны в разделе Настройки > Почта > Шаблоны . Мои шаблоны находятся в вашем почтовом ящике. [2] [3] [4]

Можно ли использовать классический шаблон .oft в новом Outlook?

Да, если функция доступна в вашем аккаунте. Импортируйте его через Настройки > Почта > Шаблоны > Добавить > Добавить OFT . [3]

Почему отсутствуют Мои шаблоны?

Обычно надстройка отключена, недоступна или её нужно добавить заново. [2] [6]

Как создать шаблон электронной почты в Outlook для Mac?

Используйте Файл > Сохранить как шаблон для сохранения и Файл > Создать > Письмо из шаблона для последующего использования. [7]

Обновляются ли оригинальные шаблоны при редактировании письма из шаблона?

Нет. Outlook открывает новый черновик из шаблона. Если нужны постоянные изменения, обновите и сохраните заново исходный шаблон. [4]

Быстрый контрольный список

Сделайте снимок экрана перед закрытием Outlook.

  • Я определил версию Outlook перед выбором метода создания шаблона.
  • Я выбрал правильный инструмент: Mail Templates, .oft , My Templates или Quick Parts.
  • Я удалил настоящие имена и личные данные и заменил их на понятные заполнители.
  • Я сохранил шаблон под именем, которое могу быстро распознать.
  • Я один раз заново открыл шаблон, чтобы убедиться, что путь работает.
  • Я отправил тестовое письмо себе и проверил форматирование, ссылки и вложения.
  • Я знаю, где хранится главный шаблон, чтобы иметь возможность обновить его позже.
  • Если я меняю версии Outlook , я знаю, нужен ли мне Mail Templates, .oft или My Templates.