Email de ausência no Outlook: passos exatos, modelos e exemplos
Se precisa de um email de ausência no Outlook, este guia mostra os cliques exatos para o novo Outlook, Outlook clássico e Outlook na web. Também disponibiliza um modelo de email de ausência para copiar e colar, uma mensagem de exemplo e soluções rápidas para problemas comuns de configuração.
Se precisar de um email de ausência Outlook, este guia mostra exatamente os cliques para o novo Outlook, o Outlook clássico e o Outlook na web. Também receberá um modelo de email de ausência para copiar e colar, uma mensagem de exemplo e soluções rápidas para problemas comuns de configuração.
Resposta rápida
Para configurar um email de ausência Outlook, abra Respostas Automáticas , ative, escolha um intervalo de tempo se necessário, adicione a sua mensagem e guarde. No Outlook clássico, vá a Ficheiro > Respostas Automáticas ; no novo Outlook, vá a Ver > Definições de visualização > Contas > Respostas Automáticas ; no Outlook na web, vá a Definições > Correio > Respostas automáticas . [2]
No Outlook, o nome da funcionalidade é Respostas Automáticas . É esta a definição que utiliza para criar a mensagem de email de ausência.
Novidades
Se o seu ecrã do Outlook não corresponder a um guia mais antigo, poderá estar numa versão diferente do Outlook. A Microsoft tem estado a migrar alguns utilizadores do Outlook clássico para o novo Outlook, pelo que a definição Respostas Automáticas pode aparecer num menu diferente. Compare os passos abaixo com a versão do Outlook que vê no ecrã. [1] [2]
Pontos-chave
- O Outlook chama a funcionalidade de Respostas Automáticas , e o caminho depende se está a usar o Outlook clássico, o novo Outlook, ou o Outlook na web.
- Antes de configurar, anote a sua data de início, data de fim, se vai verificar o email, e quem deve tratar dos pedidos urgentes enquanto estiver ausente.
- Use mensagens internas e externas separadas quando essa opção estiver disponível, e mantenha a versão externa curta.
- A configuração incorporada de Respostas Automáticas é a opção mais segura sempre que a sua caixa de correio a suportar, porque a alternativa baseada em regras só funciona enquanto o Outlook estiver aberto.
- Faça testes com um remetente interno e um remetente externo; normalmente o Outlook envia uma resposta automática por remetente durante o período ativo.
- Desligue a resposta ou atualize as datas assim que regressar.
Antes de começar
Pré-requisitos
Acesso à conta Outlook que enviará a resposta, além das datas de ausência e o nome ou caixa de entrada que lidará com pedidos urgentes.
Ferramentas
Novo Outlook, Outlook clássico ou Outlook na web. Um segundo endereço de email ajuda para testes.
Tempo
Uma sessão curta de configuração, mais um teste rápido.
Custo
Nenhuma ferramenta extra é necessária para a configuração básica do Outlook.
Nota de privacidade
Se ativar respostas fora da sua organização, o Outlook pode responder também a newsletters, anúncios e correio indesejado. Mantenha a mensagem externa curta e evite partilhar detalhes privados de viagens ou números de telefone pessoais, a menos que realmente queira que as pessoas os utilizem. [2]
Como definir um email de ausência Outlook
Faça primeiro os Passos 1–4, depois siga apenas um caminho de configuração nos Passos 5–7. Todos devem ainda fazer os Passos 8–10.
Como definir um email de ausência Outlook
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Identifique qual Outlook está a usar
Se a faixa começar com Ficheiro , está no Outlook clássico. Se vir Ver e depois Definições de vista , use os passos do novo Outlook. Se estiver num separador do navegador, use os passos do Outlook na web. [2]
Verifique: Sabe se deve seguir o Passo 5, 6, ou 7.
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Anote os quatro detalhes que a sua mensagem precisa
Antes de clicar em qualquer coisa, anote a data de início, a data de fim, se vai verificar emails durante esse tempo e quem deve tratar de pedidos urgentes enquanto estiver ausente.
Verifique: Pode responder aos quatro de um olhar só.
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Elabore o seu modelo interno de email de ausência Outlook
Modelo interno Olá equipa, estou ausente do escritório de data de início até data de fim e voltarei a data de regresso . Terei acesso nulo ou limitado ao email durante esse período. Para ajuda urgente, por favor contacte contacto substituto em email de substituto . Obrigado, O seu nome
Verifique: A sua mensagem inclui datas, nível de acesso e um contacto para substituição.
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Elabore o seu modelo externo de email de ausência Outlook
Modelo externo Olá, obrigado pela sua mensagem. Estou ausente do escritório até data e responderei quando regressar. Para assuntos urgentes, por favor contacte nome ou equipa em email . Cumprimentos, O seu nome
Verifique: A mensagem externa é curta e não revela detalhes privados que não gostaria de enviar a desconhecidos.
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Se usar o novo Outlook, ative as Respostas Automáticas lá
Abra Ver > Definições de vista > Contas > Respostas Automáticas . Ative as respostas automáticas, escolha um período, insira as horas de início e fim, cole a sua mensagem interna e adicione uma mensagem separada para fora da organização apenas se precisar. Se ativar respostas externas, considere limitá-las apenas a contactos. [2]
Verifique: O interruptor está ativado e o seu intervalo de datas é visível antes de sair da página.
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Se usar o Outlook na web, configure lá
Selecione o ícone Definições , depois vá a Email > Respostas automáticas . Ative, defina as datas, cole a sua mensagem e, se for útil, selecione também opções para bloquear o calendário, recusar novos convites ou cancelar reuniões nesse período. [2]
Verifique: As suas datas estão guardadas e quaisquer opções de reunião que quiser estão selecionadas.
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Se usar o Outlook clássico, configure no menu Ficheiro
Vá a Ficheiro > Respostas automáticas > Enviar respostas automáticas . Adicione um intervalo de datas se quiser que a resposta se desligue automaticamente, insira a mensagem para dentro da organização, acrescente uma mensagem externa se necessário e clique em OK . Se o botão OK estiver em falta, volte a abrir a janela após alterar a escala de exibição ou resolução, ou use um monitor maior. [2] [3]
Verifique: As definições guardam com sucesso, ou vê o banner que lhe permite desligar as respostas mais tarde.
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Se o botão Respostas Automáticas estiver em falta, use a alternativa que se adapta à sua configuração
Se estiver no Outlook clássico e não vir Respostas automáticas , crie uma nova mensagem, guarde-a como um modelo .oft , depois vá a Ficheiro > Gerir Regras e Alertas > Nova Regra e escolha Aplicar a regra nas mensagens que recebo e responder usando um modelo específico . Se estiver no novo Outlook ou na aplicação web numa caixa de correio que não suporte o interruptor incorporado, poderá ter de usar a configuração de resposta própria do seu fornecedor de caixa de correio. A solução alternativa baseada em regras só funciona enquanto o Outlook estiver aberto. [2] [4]
Verifique: A sua regra está ativada, o modelo está selecionado e compreende se o Outlook deve permanecer aberto.
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Teste com dois remetentes diferentes
Envie um teste de um endereço interno e outro de um endereço externo. Não continue a testar repetidamente com o mesmo remetente e espere uma resposta nova a cada vez; a resposta automática do Outlook envia uma vez para cada pessoa durante o período ativo, a menos que altere a configuração. [2]
Verifique: Recebeu um teste interno e um teste externo com a redação correta.
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Desligue ou atualize quando regressar
Quando voltar, desligue imediatamente a resposta ou atualize as datas no mesmo dia. No Outlook clássico, use o banner Desligar sob a faixa. No novo Outlook ou Outlook na web, volte a abrir Respostas automáticas e desligue o interruptor lá. [2]
Verifique: A resposta está desligada, ou as datas coincidem agora com a sua disponibilidade real.
Porque a resposta automática integrada do Outlook funciona melhor
Utilize a definição integrada de Respostas Automáticas sempre que a sua caixa de correio a suportar. A Microsoft documenta uma alternativa separada baseada em regras para contas que não têm o botão, mas essa alternativa funciona apenas enquanto o Outlook permanecer aberto, o que torna a opção integrada a escolha mais segura sempre que a tiver. [2] [4]
Problemas comuns de resposta automática do Outlook e soluções
| Sintoma | Causa provável | Solução |
|---|---|---|
| A tela não corresponde ao guia que encontrou | Está numa versão diferente do Outlook para a qual o guia foi escrito | Verifique se está no novo Outlook, Outlook clássico ou na aplicação web e, em seguida, use o caminho correspondente deste artigo. [1] [2] |
| Não consegue encontrar o botão Respostas Automáticas | O seu tipo de caixa de correio ou versão da aplicação não suporta o alternador embutido aí | No Outlook clássico, utilize a solução alternativa de regra e modelo. Em configurações do novo Outlook ou web não suportadas, utilize a configuração de resposta do próprio fornecedor da caixa de correio. [2] [4] |
| Contactos externos nunca recebem a sua mensagem | Respostas externas estão desligadas ou limitou as respostas apenas a contactos | Reabra a definição, ative as respostas externas, confirme que preencheu a caixa de mensagem externa e verifique se a opção “apenas contactos” está a bloquear o seu teste. [2] |
| A sua resposta automática baseada em regra parou durante a noite | Outlook esteve fechado, inativo, ou o computador desligou-se | Mantenha o Outlook a funcionar durante o tempo necessário para a regra funcionar, ou alterne para a funcionalidade embutida de Respostas Automáticas se a sua caixa de correio a suportar. [4] |
| O botão OK está em falta no Outlook clássico | A escala de exibição ou resolução do ecrã está a ocultá-lo | Reduza a escala ou resolução do ecrã, ou utilize um monitor maior, e volte a abrir o diálogo. [3] |
| Enviou vários testes a partir da mesma conta mas só recebeu uma resposta | Esse é um comportamento normal do Outlook | Testar a partir de um remetente diferente, ou altere a configuração antes de retestar se precisar de um novo ciclo de respostas. [2] |
| Uma caixa de correio partilhada indica que o servidor está indisponível, ou não permite definir respostas | Permissões de caixa de correio partilhada e comportamento do Outlook clássico funcionam de forma diferente | Utilize a caixa de correio partilhada no Outlook na web, ou peça ao seu administrador Microsoft 365 para configurar a resposta automática a partir do lado da caixa de correio partilhada. [5] [6] |
| As pessoas ainda veem datas antigas na sua resposta | Atualizou uma caixa de mensagens mas não a outra, ou esqueceu-se de desligar a resposta antiga | Abra novamente as definições, atualize as versões interna e externa, guarde e envie um novo teste a partir de um remetente diferente. |
Modelos de email de ausência, exemplos e mensagens exemplares
Copie e cole a versão que corresponda à sua situação, ou veja os nossos modelos de email de ausência . Abaixo está um modelo padrão de email de ausência, um exemplo de email de ausência com acesso limitado, um modelo de email de ausência por baixa médica e uma mensagem de email de ausência para encaminhamento da equipa. Use uma mensagem mais completa para colegas e uma mais curta para contactos externos sempre que possível. [2]
1) Modelo padrão de email de ausência
Utilize este quando não for consultar emails de todo.
Olá,estou fora do escritório até data e responderei após o meu regresso. Para assuntos urgentes, por favor contacte nome em email . Cumprimentos, O seu nome
2) Exemplo de email de ausência com acesso limitado
Utilize este quando poderá ler mensagens, mas não quer que esperem uma resposta rápida.
Olá,estarei ausente de data de início até data de fim e terei acesso limitado ao email. Posso responder mais lentamente do que o habitual. Se precisar de ajuda imediata, por favor contacte nome em email . Obrigado, O seu nome
3) Modelo de email de ausência por baixa médica
Utilize este quando quiser ser breve e proteger a sua privacidade.
Olá, não vou consultar o email hoje e espero regressar em data . Para assuntos urgentes, por favor contacte nome ou equipa em email . Obrigado, O seu nome
4) Mensagem de email de ausência para encaminhamento da equipa
Utilize este quando outra pessoa ou uma caixa partilhada estiver a tratar do seu trabalho.
Olá,estou fora do escritório até data . Para ajuda com projeto, faturação, suporte ou questões de conta , por favor contacte caixa partilhada ou nome em email . Responderei quando regressar. Cumprimentos, O seu nome
Guarde e reutilize a sua mensagem de email de ausência
Prepare com antecedência: Guarde já duas versões principais: uma interna e outra externa. Da próxima vez, só precisa de atualizar as datas e o contacto de substituição.
Armazenamento: Guarde o texto numa nota, num ficheiro de texto simples ou nos Modelos de Email do Mailbird se quiser rascunhos reutilizáveis dentro do seu fluxo de trabalho de ambiente de trabalho. [9]
Escalabilidade: Se gere uma equipa, padronize um formato simples em quatro partes: datas de ausência, tempo de resposta, contacto urgente e assinatura. Para caixas de correio partilhadas , envolva o seu administrador Microsoft 365 antes da implementação. [5] [6]
Lista de verificação rápida para email de ausência Outlook para capturar
- Sei se estou no novo Outlook, no Outlook clássico ou no Outlook na web.
- Defini a data de início e a data de fim corretas.
- Escrevi uma mensagem interna e uma mensagem externa.
- Adicionei um contacto urgente ou uma caixa partilhada.
- Ativei as respostas externas apenas se realmente as quiser.
- Testei com um remetente interno e um remetente externo.
- Sei se o Outlook tem de permanecer aberto para a minha configuração.
- Defini um lembrete para desativar a resposta quando regressar.
Perguntas Frequentes
O que deve incluir um email de ausência Outlook?
Seja breve. Inclua a data do seu regresso, se irá consultar o email e quem deve tratar dos pedidos urgentes enquanto estiver ausente.
Fontes: [2]
Respostas Automáticas é o mesmo que um email de ausência Outlook?
Sim. No Outlook, esta configuração chama-se Respostas Automáticas . Esta configuração envia a mensagem de email de ausência.
Fontes: [2]
Porque não vejo Respostas Automáticas no Outlook?
Posso enviar uma mensagem aos colegas e outra diferente para contactos externos?
Sim. O Outlook suporta mensagens internas e externas separadas, onde essa funcionalidade está disponível.
Fontes: [2]
O Outlook envia a resposta automática sempre que alguém me envia um email?
Não. Na configuração normal de Respostas Automáticas, o Outlook envia uma resposta automática por remetente durante o período ativo.
Fontes: [2]
Preciso de deixar o Outlook aberto?
Apenas se estiver a usar a alternativa baseada em regras. O método das regras depende do Outlook estar aberto.
Fontes: [4]
Posso configurar uma resposta de ausência para uma caixa de correio partilhada?
Posso alterar ou desligar a resposta a partir do telemóvel?
Sim. O Outlook móvel pode atualizar as Respostas Automáticas, o que é útil se as suas datas mudarem enquanto já está ausente.
Fontes: [2]
Fontes
- Suporte Microsoft — Mudar para o novo Outlook para Windows
- Suporte Microsoft — Como configurar mensagens automáticas de email de ausência Outlook
- Suporte Microsoft — Configurar resposta automática (email de ausência Outlook)
- Suporte Microsoft — Utilizar regras para criar uma mensagem de email de ausência Outlook
- Suporte Microsoft — Abrir e usar uma caixa de correio partilhada no Outlook
- Suporte Microsoft — Problema conhecido: respostas automáticas de caixa de correio partilhada no Outlook clássico
- Mailbird — Melhor Cliente de Email para Windows e Mac
- Suporte Mailbird — O Mailbird inclui uma funcionalidade “Email de Ausência” ou um AutoResponder?
- Mailbird — Preços e Planos
