Письмо вне офиса в Outlook: шаги, шаблоны и примеры
Если вам нужно письмо вне офиса в Outlook, это руководство покажет точные шаги для нового Outlook, классической версии и веб-версии. Вы также получите шаблон письма, пример сообщения и быстрые решения частых проблем при настройке.
Если вам нужен автоответчик Outlook, это руководство показывает точные действия для новой версии Outlook, классического Outlook и Outlook в веб-версии. Вы также получите шаблон автоответчика для копирования и вставки, пример сообщения и быстрые решения для распространённых проблем с настройкой.
Быстрый ответ
Чтобы настроить автоответчик Outlook, откройте Автоматические ответы , включите его, при необходимости выберите временной диапазон, добавьте своё сообщение и сохраните. В классическом Outlook перейдите в Файл > Автоматические ответы ; в новом Outlook — Вид > Настройки просмотра > Учетные записи > Автоматические ответы ; в Outlook в вебе — Настройки > Почта > Автоматические ответы . [2]
В Outlook эта функция называется Автоматические ответы . Это та настройка, с помощью которой создается автоответчик Outlook.
Что нового
Если ваш экран Outlook не совпадает с более старым руководством, возможно, у вас другая версия Outlook. Microsoft переводит некоторых пользователей с классического Outlook на новый Outlook, поэтому настройка Автоматических ответов может находиться в другом меню. Сопоставьте приведённые ниже шаги с версией Outlook, которую вы видите на экране. [1] [2]
Основные выводы
- В Outlook эта функция называется Автоответчик , а путь доступа зависит от того, используете ли вы классический Outlook, новый Outlook или Outlook в интернете.
- Перед настройкой запишите дату начала и окончания, будете ли вы проверять почту и кто будет обрабатывать срочные запросы во время вашего отсутствия.
- При наличии такой возможности используйте отдельные сообщения для внутренней и внешней аудитории, при этом внешний вариант должен быть коротким.
- Встроенная настройка Автоответчика Outlook является более надежным вариантом, поскольку резервный вариант на основе правил работает только при открытом Outlook.
- Проверьте работу автоответчика, отправив письма с одного внутреннего и одного внешнего адреса; Outlook обычно отправляет по одному автоответу каждому отправителю за активный период.
- Отключите автоответчик или обновите даты сразу после возвращения.
Прежде чем начать
Необходимые условия
Доступ к учетной записи Outlook, с которой будет отправляться автоответчик Outlook, а также даты отсутствия и имя или почтовый ящик, который будет обрабатывать срочные запросы.
Инструменты
Новый Outlook, классический Outlook или Outlook в веб-версии. Второй адрес электронной почты помогает для тестирования.
Время
Одна краткая сессия настройки и один быстрый тест.
Стоимость
Для базовой настройки Outlook не требуется никаких дополнительных инструментов.
Примечание о конфиденциальности
Если вы включите ответы вне вашей организации, Outlook может отвечать также на рассылки, рекламу и спам. Делайте внешнее сообщение коротким и избегайте указания личных деталей путешествий или личного номера телефона, если вы действительно не хотите, чтобы люди им пользовались. [2]
Как настроить автоответчик Outlook
Сначала выполните шаги 1–4, затем следуйте только одному пути настройки в шагах 5–7. Всем рекомендуется выполнить шаги 8–10.
Как настроить автоответчик Outlook
-
Определите, какой Outlook вы используете
Если лента начинается с Файл , значит, вы используете классический Outlook. Если вы видите Вид и затем Параметры просмотра , используйте инструкции для нового Outlook. Если вы в браузере, используйте инструкции для Outlook в вебе. [2]
Проверьте: Вы поняли, нужно ли выполнять шаг 5, 6 или 7.
-
Запишите четыре детали, которые должны быть в вашем сообщении
Перед тем, как что-либо нажимать, зафиксируйте дату начала, дату окончания, будете ли вы проверять почту и кто должен обрабатывать срочные запросы во время вашего отсутствия.
Проверьте: Вы можете ответить на все четыре вопроса сразу.
-
Создайте шаблон внутреннего автоответчика Outlook
Внутренний шаблон Привет, команда! Я отсутствую в офисе с даты начала по дату окончания и вернусь дата возвращения . Во время этого периода у меня будет ограниченный или отсутствующий доступ к почте. Для срочной помощи, пожалуйста, свяжитесь с запасным контактным лицом по адресу запасной email . Спасибо, Ваше имя
Проверьте: В вашем сообщении указаны даты, уровень доступа и запасное контактное лицо.
-
Создайте внешний шаблон автоответчика Outlook
Внешний шаблон Здравствуйте, спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую в офисе до даты и отвечу, как только вернусь. По срочным вопросам обращайтесь к имени или команде по адресу email . С уважением, Ваше имя
Проверьте: Внешнее сообщение короткое и не раскрывает личных данных, которые вы не хотите отправлять посторонним.
-
Если вы используете новый Outlook, включите там автоответы
Откройте Вид > Параметры просмотра > Учетные записи > Автоответы . Включите автоответы, выберите период, введите даты начала и окончания, вставьте внутреннее сообщение и добавьте отдельное сообщение для внешних получателей, если нужно. При включении внешних ответов рекомендуется ограничить их только контактами. [2]
Проверьте: Переключатель включен, и виден выбранный период до выхода со страницы.
-
Если вы используете Outlook в вебе, настройте там
Выберите значок настроек Параметры , затем перейдите в Почта > Автоответы . Включите опцию, задайте даты, вставьте сообщение и при необходимости выберите опции блокировки календаря, отклонения новых приглашений или отмены встреч в этот период. [2]
Проверьте: Даты сохранены, и выбранные опции для встреч активированы.
-
Если вы используете классический Outlook, настройте через меню Файл
Перейдите в Файл > Автоответы > Отправлять автоответы . При необходимости добавьте период отключения, введите внутреннее сообщение, добавьте внешнее и нажмите OK . Если кнопка OK отсутствует, закройте и откройте окно заново после изменения масштаба или разрешения дисплея, или используйте монитор с большим экраном. [2] [3]
Проверьте: Настройки успешно сохраняются, или вы видите баннер, позволяющий отключить автоответ позже.
-
Если кнопки Автоответы нет, используйте подходящий метод для вашей версии
Если вы в классическом Outlook и не видите Автоответы , создайте новое сообщение, сохраните его как шаблон .oft , затем перейдите в Файл > Управлять правилами и оповещениями > Новое правило и выберите Применять правило к полученным сообщениям и отвечать с помощью шаблона . В новом Outlook или веб-версии, если встроенный переключатель недоступен для вашей почты, потребуется использовать настройки автоответа провайдера. Метод с правилами работает только при открытом Outlook. [2] [4]
Проверьте: Правило включено, выбран шаблон, и вы понимаете, что Outlook должен оставаться запущенным.
-
Проверьте с двумя разными отправителями
Отправьте один тест с внутреннего адреса и один с внешнего. Не повторяйте тесты с одного и того же отправителя, ожидая новые ответы; автоответ Outlook отправляется каждому по одному разу за период активности, если не изменить настройки. [2]
Проверьте: Вы получили один внутренний и один внешний тест с правильным текстом.
-
Выключите или обновите автоответчик по возвращении
Вернувшись, сразу выключите автоответ или обновите даты в тот же день. В классическом Outlook используйте баннер Выключить под лентой. В новом Outlook или вебе откройте Автоответы заново и выключите их там. [2]
Проверьте: Автоответ выключен, или даты теперь соответствуют вашей фактической доступности.
Почему встроенный автоответчик Outlook работает лучше всего
Используйте встроенную функцию Автоматические ответы, если ваш почтовый ящик ее поддерживает. Microsoft описывает отдельный резервный механизм на основе правил для учетных записей, у которых нет этой кнопки, однако этот механизм работает только пока Outlook открыт, что делает встроенный вариант более надежным решением, когда он доступен. [2] [4]
Распространённые проблемы с автоответчиком Outlook и их решение
| Симптом | Вероятная причина | Решение |
|---|---|---|
| Экран не совпадает с руководством, которое вы нашли | Вы используете другую версию Outlook, для которой не было написано это руководство | Проверьте, используете ли вы новый Outlook, классический Outlook или веб-приложение, затем воспользуйтесь соответствующим путем из этой статьи. [1] [2] |
| Вы не можете найти кнопку Автоответ | Тип вашей почтовой коробки или версия приложения не поддерживает встроенный переключатель автоответчика | В классическом Outlook используйте правило и шаблон в качестве обходного решения. В неподдерживаемых новых версиях Outlook или веб-настройках используйте настройки ответа, предоставленные вашим почтовым провайдером. [2] [4] |
| Контакты вне организации не получают ваше сообщение | Внешние ответы отключены или вы ограничили ответы только контактами | Заново откройте настройку, включите внешние ответы, убедитесь что заполнили поле с сообщением для внешних, и проверьте, не блокирует ли опция «только контакты» ваш тест. [2] |
| Ваш автоответчик на базе правила перестал работать за ночь | Outlook был закрыт, в режиме сна или компьютер выключен | Оставьте Outlook запущенным на всё время действия правила или переключитесь на встроенную функцию Автоответов, если ваша почтовая коробка это поддерживает. [4] |
| Кнопка OK отсутствует в классическом Outlook | Масштабирование дисплея или разрешение экрана скрывают её | Уменьшите масштабирование или разрешение дисплея, либо используйте монитор побольше, затем заново откройте диалоговое окно. [3] |
| Вы отправили несколько тестов с одного аккаунта, но получили только один ответ | Это обычное поведение Outlook | Проведите тест с другого отправителя или измените настройки перед повторным тестированием, если нужен новый цикл автоответа. [2] |
| Общая почтовая ящик сообщает, что сервер недоступен, или не позволяет настроить ответы | Разрешения для общей почтовой ящика и поведение классического Outlook работают иначе | Используйте общую почтовую ящик в Outlook в вебе или попросите администратора Microsoft 365 настроить автоответчик со стороны общей почтовой ящика. [5] [6] |
| В ответах до сих пор отображаются старые даты | Вы обновили одно сообщение, но забыли обновить другое или отключить старый автоответчик | Заново откройте настройки, обновите как внутреннее, так и внешнее сообщения, сохраните, а затем отправьте новый тест от другого отправителя. |
Шаблоны писем-автоответчиков, примеры и образцы сообщений
Скопируйте и вставьте версию, которая подходит вашей ситуации, или смотрите наши шаблоны автоответчиков Outlook . Ниже приведены стандартный шаблон автоответчика Outlook, пример автоответчика с ограниченным доступом, образец автоответчика Outlook на время болезни и сообщение автоответчика для передачи дел команде. По возможности используйте более развернутое сообщение для коллег и короткое — для внешних контактов. [2]
1) Стандартный шаблон автоответчика Outlook
Используйте, если вы совсем не будете проверять почту.
Здравствуйте, я отсутствую в офисе до даты и отвечу после возвращения. По срочным вопросам свяжитесь с именем по адресу электронной почты . С уважением, Ваше имя
2) Пример автоответчика с ограниченным доступом Outlook
Используйте, если вы можете читать сообщения, но не хотите, чтобы ожидали быстрый ответ.
Здравствуйте, я отсутствую с начальной даты по конечную дату и буду ограниченно доступен по почте. Могу отвечать медленнее обычного. Если нужна срочная помощь, свяжитесь с именем по адресу электронной почты . Спасибо, Ваше имя
3) Образец автоответчика Outlook на больничный
Используйте, если хотите быть краткими и сохранить личное пространство.
Здравствуйте, сегодня меня нет на связи, ожидаю возвращения даты . По срочным вопросам обращайтесь к имени или команде по адресу электронной почты . Спасибо, Ваше имя
4) Сообщение автоответчика Outlook для передачи дел команде
Используйте, если вашими задачами занимается другой человек или общий почтовый ящик.
Здравствуйте, я отсутствую до даты . По вопросам проекта, выставления счетов, поддержки или аккаунта обращайтесь к общему почтовому ящику или имени по адресу электронной почты . Отвечу после возвращения. С уважением, Ваше имя
Сохраните и используйте повторно ваше сообщение автоответчика Outlook
Подготовьте заранее: Сохраните сейчас две основные версии: одну внутреннюю и одну внешнюю. В следующий раз вам нужно будет только обновить даты и контакт для резервной связи.
Хранение: Сохраните текст в заметке, в текстовом файле или в шаблонах писем Mailbird, если хотите иметь готовые черновики для повторного использования в вашем рабочем процессе на компьютере. [9]
Масштабируемость: Если вы управляете командой, стандартизируйте простой формат из четырех частей: даты отсутствия, время ответа, контакт на случай срочных вопросов и подпись. Для общих почтовых ящиков привлеките администратора Microsoft 365 до внедрения. [5] [6]
Быстрый чек-лист автоответчика Outlook для скриншота
- Я знаю, использую ли я новый Outlook, классический Outlook или Outlook в интернете.
- Я установил правильные дату начала и дату окончания.
- Я написал одно внутреннее сообщение и одно внешнее сообщение.
- Я добавил срочный контакт или общий почтовый ящик.
- Я включил ответы только снаружи, если действительно хочу их получать.
- Я протестировал от одного внутреннего и одного внешнего отправителя.
- Я знаю, нужно ли оставлять Outlook открытым для моей настройки.
- Я установил напоминание выключить автоответчик Outlook, когда вернусь.
Часто задаваемые вопросы
Что должно включать автоответчик Outlook?
Делайте сообщение коротким. Укажите дату возвращения, будете ли вы проверять почту и кто должен обрабатывать срочные запросы во время вашего отсутствия.
Источники: [2]
Является ли «Автоматические ответы» тем же, что и автоответчик Outlook?
Да. В Outlook эта настройка называется Автоматические ответы . Эта настройка отправляет сообщение автоответчика Outlook.
Источники: [2]
Почему я не вижу «Автоматические ответы» в Outlook?
Могу ли я отправить одно сообщение коллегам и другое внешним контактам?
Да. Outlook поддерживает отдельные внутренние и внешние сообщения там, где доступна эта функция.
Источники: [2]
Отправляет ли Outlook автоответчик при каждом получении письма?
Нет. В стандартной настройке «Автоматические ответы» Outlook отправляет автоматический ответ одному отправителю только один раз за период активности.
Источники: [2]
Нужно ли оставлять Outlook открытым?
Только если вы используете резервный метод на основе правил. Этот метод зависит от того, что Outlook остается открытым.
Источники: [4]
Могу ли я настроить автоответчик для общего почтового ящика?
Могу ли я изменить или отключить автоответчик с телефона?
Да. Мобильное приложение Outlook может обновлять «Автоматические ответы», что удобно, если ваши даты изменились, когда вы уже в отъезде.
Источники: [2]
Источники
- Поддержка Microsoft — Переключение на новый Outlook для Windows
- Поддержка Microsoft — Как настроить автоответчик Outlook
- Поддержка Microsoft — Настройка автоответчика (автоответчик Outlook)
- Поддержка Microsoft — Использование правил для создания автоответчика Outlook
- Поддержка Microsoft — Открытие и использование общей почтовой папки в Outlook
- Поддержка Microsoft — Известная проблема: автоответчик Outlook для общей почты в классическом Outlook
- Mailbird — Лучший почтовый клиент для Windows и Mac
- Поддержка Mailbird — Есть ли в Mailbird функция «Автоответчик» или автоответчик Outlook?
- Mailbird — Цены и тарифы
