Out of office e-mail instellen in Outlook: stappen, sjablonen en voorbeelden
Als je een out of office e-mail in Outlook nodig hebt, laat deze gids de exacte stappen zien voor nieuw Outlook, klassiek Outlook en Outlook op het web. Je krijgt ook een sjabloon voor een out of office-e-mail, een voorbeeldbericht en snelle oplossingen voor veelvoorkomende problemen.
Als je een afwezigheidsmail Outlook nodig hebt, toont deze gids de exacte klikstappen voor de nieuwe Outlook, klassieke Outlook en Outlook op het web. Je krijgt ook een kopieer-en-plak sjabloon voor een afwezigheidsmail, een voorbeeldbericht en snelle oplossingen voor veelvoorkomende configuratieproblemen.
Snelle reactie
Om een afwezigheidsmail Outlook in te stellen, open Automatische antwoorden , schakel deze in, kies indien nodig een tijdsperiode, voeg je bericht toe en sla op. In klassieke Outlook ga je naar Bestand > Automatische antwoorden ; in nieuwe Outlook ga je naar Beeld > Beeldinstellingen > Accounts > Automatische antwoorden ; in Outlook op het web ga je naar Instellingen > E-mail > Automatische antwoorden . [2]
In Outlook heet deze functie Automatische antwoorden . Dat is de instelling die je gebruikt om het afwezigheidsmail Outlook-bericht aan te maken.
Wat is er nieuw
Als je Outlook-scherm niet overeenkomt met een oudere gids, dan gebruik je mogelijk een andere versie van Outlook. Microsoft schakelt sommige gebruikers over van klassieke Outlook naar de nieuwe Outlook, dus de instelling voor Automatische antwoorden kan in een ander menu staan. Pas de onderstaande stappen aan op de Outlook-versie die je op het scherm ziet. [1] [2]
Belangrijkste punten
- Outlook noemt de functie Automatische Antwoorden , en het pad hangt af van of je klassieke Outlook, nieuwe Outlook of Outlook op het web gebruikt.
- Schrijf vóór de instelling je startdatum, einddatum, of je e-mails gaat controleren, en wie dringende verzoeken moet afhandelen terwijl je afwezig bent, op.
- Gebruik aparte interne en externe berichten waar die optie beschikbaar is, en houd de externe versie kort.
- De ingebouwde instelling voor Automatische Antwoorden is de veiligere optie wanneer je mailbox dit ondersteunt, omdat de fallback op basis van regels alleen werkt zolang Outlook open blijft.
- Test met één interne afzender en één externe afzender; Outlook stuurt normaal gesproken één automatische reactie per afzender tijdens de actieve periode.
- Schakel het antwoord uit of ververs de datums zodra je terug bent.
Voordat je begint
Vereisten
Toegang tot het Outlook-account dat de automatische afwezigheidsmail Outlook zal versturen, plus je afwezigheidsdata en de naam of inbox die urgente verzoeken zal afhandelen.
Tools
Nieuwe Outlook, klassieke Outlook of Outlook via het web. Een tweede e-mailadres is handig voor testen.
Tijd
Eén korte setup-sessie, plus één snelle test.
Kosten
Voor de basisconfiguratie van Outlook is geen extra tool nodig.
Privacy-opmerking
Als je antwoorden buiten je organisatie toestaat, kan Outlook ook antwoorden op nieuwsbrieven, advertenties en spammail. Houd het externe bericht kort en vermijd het delen van privéreisgegevens of een persoonlijk telefoonnummer, tenzij je echt wilt dat mensen dit gebruiken. [2]
Hoe stel je een afwezigheidsmail Outlook in
Volg eerst stap 1–4, gevolgd door slechts één van de instellingspaden in stap 5–7. Iedereen moet nog steeds stap 8–10 doen.
Hoe stel je een afwezigheidsmail Outlook in
-
Bepaal welke versie van Outlook je gebruikt
Als het lint begint met Bestand , gebruik je klassiek Outlook. Zie je Beeld en vervolgens Beeldinstellingen , volg dan de stappen voor nieuw Outlook. Gebruik je een browsertabblad, volg dan de stappen voor Outlook op het web. [2]
Controle: Je weet of je stap 5, 6, of 7 moet volgen.
-
Noteer de vier gegevens die je bericht moet bevatten
Voordat je iets klikt, noteer je de startdatum, einddatum, of je e-mail gaat controleren en wie dringende verzoeken behandelt als je weg bent.
Controle: Je kunt alle vier in één oogopslag beantwoorden.
-
Maak je interne afwezigheidsmail Outlook sjabloon
Intern sjabloon Hallo team, ik ben afwezig van startdatum tot einddatum en ik ben terug op terugkomstdatum . Tijdens deze periode heb ik geen of beperkte toegang tot e-mail. Voor dringende hulp kun je contact opnemen met back-up contact via back-up e-mail . Bedankt, Jouw naam
Controle: Je bericht bevat datums, toegangsniveau en een back-up contact.
-
Maak je externe afwezigheidsmail Outlook bericht
Extern sjabloon Hallo, bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot datum en beantwoord je e-mail zodra ik terug ben. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met naam of team via e-mailadres . Met vriendelijke groet, Jouw naam
Controle: Het externe bericht is kort en onthult geen privégegevens die je niet aan onbekenden wilt sturen.
-
Gebruik je nieuw Outlook, schakel daar Automatische Antwoorden in
Open Beeld > Beeldinstellingen > Accounts > Automatische Antwoorden . Schakel automatische antwoorden in, kies een periode, voer start- en eindtijden in, plak je interne bericht en voeg een apart bericht toe voor personen buiten je organisatie als dat nodig is. Overweeg om buitenantwoorden te beperken tot alleen contacten. [2]
Controle: De schakelaar staat aan en je datumbereik is zichtbaar voordat je de pagina verlaat.
-
Gebruik je Outlook op het web, stel het daar in
Kies het Instellingen tandwiel, ga naar E-mail > Automatische antwoorden . Schakel het in, stel je datums in, plak je bericht en kies indien nuttig ook opties om je agenda te blokkeren, nieuwe uitnodigingen te weigeren of vergaderingen te annuleren tijdens die periode. [2]
Controle: Je datums zijn opgeslagen en de gewenste vergaderingopties zijn aangevinkt.
-
Gebruik je klassiek Outlook, stel het in via het Bestand-menu
Ga naar Bestand > Automatische Antwoorden > Automatische Antwoorden verzenden . Voeg een datumbereik toe als je wilt dat de antwoorden automatisch stoppen, voer je interne bericht in, voeg een bericht voor externen toe indien nodig en klik op OK . Als de knop OK ontbreekt, open het venster opnieuw nadat je de beeldvergroting of resolutie hebt gewijzigd, of gebruik een groter scherm. [2] [3]
Controle: De instellingen worden succesvol opgeslagen, of je ziet de banner waarmee je antwoorden later kunt uitschakelen.
-
Ontbreekt de knop Automatische Antwoorden, gebruik dan de fallback die bij je setup past
Gebruik je klassiek Outlook en zie je geen Automatische Antwoorden , maak dan een nieuw bericht, sla het op als een .oft sjabloon, ga naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren > Nieuwe regel en kies Regels toepassen op berichten die ik ontvang plus reageren met een specifiek sjabloon . Gebruik je nieuw Outlook of de webapplicatie in een mailbox die de ingebouwde schakelaar niet ondersteunt, dan moet je misschien de eigen antwoordinstelling van je mailboxprovider gebruiken. De regelgebaseerde oplossing werkt alleen zolang Outlook open blijft. [2] [4]
Controle: Je regel staat aan, het sjabloon is geselecteerd en je weet of Outlook open moet blijven.
-
Test met twee verschillende afzenders
Verstuur één test van een intern adres en één van een extern adres. Blijf niet testen vanaf hetzelfde adres met de verwachting dat elke keer een nieuw antwoord komt; Outlook stuurt één automatische reactie per persoon per actieve periode tenzij je de instelling aanpast. [2]
Controle: Je hebt één interne test en één externe test ontvangen met de juiste tekst.
-
Zet het uit of verfris het bij terugkomst
Wanneer je terug bent, zet je het antwoord meteen uit of werk je dezelfde dag de datums bij. Gebruik in klassiek Outlook de Uitschakelen banner onder het lint. In nieuw Outlook of Outlook op het web open je Automatische Antwoorden en schakel je het daar uit. [2]
Controle: Het antwoord staat uit of de datums komen nu overeen met je daadwerkelijke beschikbaarheid.
Waarom de ingebouwde automatische afwezigheidsmail in Outlook het beste werkt
Gebruik de ingebouwde Automatische Antwoorden instelling wanneer je mailbox dit ondersteunt. Microsoft beschrijft een aparte op regels gebaseerde fallback voor accounts die de knop niet hebben, maar die fallback werkt alleen zolang Outlook open blijft staan, wat de ingebouwde optie de veiligere keuze maakt wanneer je deze hebt. [2] [4]
Veelvoorkomende problemen en oplossingen met Outlook afwezigheidsmail
| Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het scherm komt niet overeen met de handleiding die u gevonden heeft | U gebruikt een andere Outlook-versie dan waarvoor de handleiding is geschreven | Check of u in de nieuwe Outlook, klassieke Outlook of de webapp zit, en gebruik dan het bijpassende pad uit dit artikel. [1] [2] |
| U kunt de Automatische Antwoorden knop niet vinden | Het type mailbox of de app-versie ondersteunt de ingebouwde schakelaar daar niet | Gebruik in klassieke Outlook de regel- en sjabloonfallback. Gebruik in niet-ondersteunde nieuwe Outlook- of webopstellingen in plaats daarvan de eigen antwoordinstelling van de mailboxprovider. [2] [4] |
| Buitenlandse contacten ontvangen nooit uw bericht | Externe antwoorden staan uit, of u hebt antwoorden beperkt tot alleen contacten | Open de instelling opnieuw, zet het beantwoorden van buitenstaanders aan, controleer of u de externe berichtbox hebt ingevuld, en bekijk of de optie "alleen contacten" uw test blokkeert. [2] |
| Uw op regels gebaseerde afwezigheidsmail stopte van de ene op de andere dag | Outlook was gesloten, in slaapstand, of de computer is uitgeschakeld | Laat Outlook actief blijven zolang de regel moet werken, of schakel over naar de ingebouwde functie Automatische Antwoorden als uw mailbox dit ondersteunt. [4] |
| De OK knop ontbreekt in klassieke Outlook | Beeldschermschaling of schermresolutie verbergt deze | Verlaag de beeldschermschaling of resolutie, of gebruik een groter scherm, en open daarna het dialoogvenster opnieuw. [3] |
| U heeft meerdere tests verzonden vanaf hetzelfde account maar kreeg slechts één antwoord | Dat is het normale gedrag van Outlook | Test vanaf een andere afzender, of wijzig de instelling voordat u opnieuw test als u een nieuwe antwoordcyclus nodig heeft. [2] |
| Een gedeelde mailbox geeft aan dat de server niet beschikbaar is, of laat u geen antwoorden instellen | Toestemmingen van gedeelde mailboxen en klassiek Outlook-gedrag werken anders | Gebruik de gedeelde mailbox in Outlook on the web, of vraag uw Microsoft 365-beheerder om de automatische beantwoording via de gedeelde mailbox in te stellen. [5] [6] |
| Mensen zien nog steeds oude datums in uw antwoord | U hebt één berichtbox bijgewerkt maar niet de andere, of vergeten het oude antwoord uit te schakelen | Open de instellingen opnieuw, werk zowel de interne als externe versies bij, sla op en verzend een verse test vanaf een andere afzender. |
Templates voor afwezigheidsmail Outlook, voorbeelden en voorbeeldberichten
Kopieer en plak de versie die bij jouw situatie past, of bekijk onze templates voor afwezigheidsmeldingen . Hieronder vind je een standaard template voor een afwezigheidsmail Outlook, een voorbeeld voor beperkte toegang, een voorbeeld voor ziekteverlof en een afwezigheidsmail voor teamoverdracht. Gebruik indien mogelijk een uitgebreider bericht voor collega’s en een korter bericht voor externe contacten. [2]
1) Standaard template voor afwezigheidsmail Outlook
Gebruik dit als je helemaal geen e-mail gaat bekijken.
Hallo,Ik ben tot datum afwezig en beantwoord berichten nadat ik terug ben.Bij dringende zaken, neem contact op met naam via e-mail .Groeten, Jouw naam
2) Voorbeeld afwezigheidsmail met beperkte toegang
Gebruik dit als je misschien berichten leest, maar mensen niet snel antwoord moeten verwachten.
Hallo,Ik ben afwezig van begindatum tot einddatum en heb beperkte toegang tot mijn e-mail. Ik reageer mogelijk trager dan gewoonlijk. Mocht je onmiddellijke hulp nodig hebben, neem dan contact op met naam via e-mail .Dank je, Jouw naam
3) Voorbeeld afwezigheidsmail voor ziekteverlof
Gebruik dit wanneer je kort wilt blijven en je privacy wilt beschermen.
Hallo,Ik ben vandaag niet bereikbaar via e-mail en verwacht terug te zijn op datum .Voor dringende zaken, neem contact op met naam of team via e-mail .Dank je, Jouw naam
4) Afwezigheidsmail bij teamoverdracht
Gebruik dit als een ander persoon of een gedeelde inbox jouw werk overneemt.
Hallo,Ik ben afwezig tot datum .Voor hulp met project, facturering, ondersteuning of accountvragen , neem contact op met gedeelde inbox of naam via e-mail .Ik reageer als ik terug ben.Groeten, Jouw naam
Bewaar en hergebruik uw afwezigheidsmail Outlook bericht
Voorbereiden: Sla nu twee hoofdversies op: één intern en één extern. De volgende keer hoeft u alleen de data en het reservecontact bij te werken.
Opslag: Bewaar de tekst in een notitie, een platte-tekst bestand, of Mailbird Email Templates als u herbruikbare concepten binnen uw desktop workflow wilt. [9]
Opschalen: Als u een team beheert, standaardiseer dan een eenvoudig format met vier onderdelen: afwezigheidsdata, reactietijd, urgent contact en handtekening. Betrek uw Microsoft 365 beheerder voor uitrol bij gedeelde mailboxen . [5] [6]
Snelle checklist voor afwezigheidsmail Outlook om te screenshotten
- Ik weet of ik nieuwe Outlook, klassieke Outlook of Outlook op het web gebruik.
- Ik heb de juiste start- en einddatum ingesteld.
- Ik heb één interne en één externe boodschap geschreven.
- Ik heb een urgent contact of gedeelde inbox toegevoegd.
- Ik heb buiten replies alleen ingeschakeld als ik ze daadwerkelijk wil ontvangen.
- Ik heb getest vanuit één interne afzender en één externe afzender.
- Ik weet of Outlook open moet blijven voor mijn instelling.
- Ik heb een herinnering ingesteld om het antwoord uit te schakelen als ik terug ben.
Veelgestelde vragen
Wat moet een afwezigheidsmail Outlook bevatten?
Houd het kort. Vermeld je terugkomdatum, of je je e-mail zult controleren, en wie dringende verzoeken moet afhandelen terwijl je weg bent.
Bronnen: [2]
Zijn Automatische Antwoorden hetzelfde als een afwezigheidsmail Outlook?
Ja. In Outlook heet deze instelling Automatische Antwoorden . Deze instelling verstuurt het afwezigheidsmail bericht.
Bronnen: [2]
Waarom zie ik Automatische Antwoorden niet in Outlook?
Kan ik één bericht naar collega’s sturen en een ander naar externe contacten?
Ja. Outlook ondersteunt aparte interne en externe berichten waar deze functie beschikbaar is.
Bronnen: [2]
Stuurt Outlook de automatische beantwoorder iedere keer als iemand mij mailt?
Nee. In de normale Automatische Antwoorden-instelling stuurt Outlook één automatisch antwoord per afzender tijdens de actieve periode.
Bronnen: [2]
Moet ik Outlook open laten staan?
Alleen als je de regelgebaseerde fallback gebruikt. De regelmethode vereist dat Outlook open blijft.
Bronnen: [4]
Kan ik een afwezigheidsmail instellen voor een gedeelde mailbox?
Kan ik het antwoord van mijn telefoon wijzigen of uitschakelen?
Ja. Outlook mobiel kan Automatische Antwoorden bijwerken, wat handig is als je data verandert terwijl je al weg bent.
Bronnen: [2]
Bronnen
- Microsoft Support — Overschakelen naar de nieuwe Outlook voor Windows
- Microsoft Support — Hoe stel je een afwezigheidsmail Outlook in met automatische antwoorden
- Microsoft Support — Automatisch antwoord instellen (afwezig)
- Microsoft Support — Gebruik regels om een afwezigheidsbericht te maken in Outlook
- Microsoft Support — Een gedeelde mailbox openen en gebruiken in Outlook
- Microsoft Support — Bekend probleem: automatische antwoorden van gedeelde mailbox in klassieke Outlook
- Mailbird — Beste e-mailclient voor Windows en Mac
- Mailbird Support — Heeft Mailbird een “Afwezig” functie of een autoresponder?
- Mailbird — Prijzen en abonnementen
