Email fuori sede in Outlook: passaggi esatti, modelli ed esempi
Se hai bisogno di configurare un'email fuori sede in Outlook, questa guida ti mostra i passaggi precisi per il nuovo Outlook, Outlook classico e Outlook sul web. Riceverai anche un modello email fuori sede da copiare e incollare, un esempio di messaggio e soluzioni rapide per problemi comuni di configurazione.
Se hai bisogno di un email di assenza Outlook, questa guida mostra i clic esatti per il nuovo Outlook, il classico Outlook e Outlook sul web. Riceverai anche un modello di email di assenza da copiare e incollare, un messaggio di esempio e soluzioni rapide per problemi comuni di configurazione.
Risposta rapida
Per impostare un email di assenza Outlook, apri Risposte automatiche , attivala, scegli un intervallo di tempo se necessario, aggiungi il tuo messaggio e salva. Nel classico Outlook, vai su File > Risposte automatiche ; nel nuovo Outlook, vai su Visualizza > Impostazioni visualizzazione > Account > Risposte automatiche ; in Outlook sul web, vai su Impostazioni > Posta > Risposte automatiche . [2]
In Outlook, il nome della funzione è Risposte automatiche . Questa è l'impostazione che usi per creare il messaggio di email di assenza Outlook.
Novità
Se lo schermo di Outlook non corrisponde a una guida più vecchia, potresti utilizzare una versione diversa di Outlook. Microsoft sta trasferendo alcuni utenti dal classico Outlook al nuovo Outlook, quindi l'impostazione Risposte automatiche potrebbe apparire in un menu diverso. Abbina i passaggi seguenti alla versione di Outlook che vedi sullo schermo. [1] [2]
Punti chiave
- Outlook chiama questa funzione Risposte automatiche , e il percorso dipende dal fatto che tu stia usando la versione classica di Outlook, la nuova versione di Outlook o Outlook sul web.
- Prima di configurare, annota la data di inizio, la data di fine, se controllerai le email e chi dovrebbe gestire le richieste urgenti durante la tua assenza.
- Usa messaggi separati per interni ed esterni quando questa opzione è disponibile, e mantieni la versione esterna breve.
- L'impostazione integrata delle Risposte automatiche è l'opzione più sicura ogni volta che la tua casella di posta la supporta, perché l'opzione basata su regole funziona solo mentre Outlook è aperto.
- Effettua un test con un mittente interno e uno esterno; di solito Outlook invia una sola risposta automatica per mittente durante il periodo attivo.
- Disattiva la risposta o aggiorna le date non appena torni.
Prima di iniziare
Prerequisiti
Accesso all'account Outlook che invierà la risposta, oltre alle date di assenza e al nome o alla casella di posta che gestirà le richieste urgenti.
Strumenti
Nuovo Outlook, Outlook classico o Outlook sul web. Un secondo indirizzo email aiuta per i test.
Tempo
Una breve sessione di configurazione, più un rapido test.
Costo
Non è necessario alcun strumento aggiuntivo per la configurazione base di Outlook.
Nota sulla privacy
Se abiliti le risposte al di fuori della tua organizzazione, Outlook può rispondere anche a newsletter, pubblicità e posta indesiderata. Mantieni il messaggio esterno breve ed evita di condividere dettagli privati di viaggio o un numero di telefono personale a meno che tu non voglia davvero che venga utilizzato. [2]
Come impostare un email di assenza Outlook
Esegui prima i Passaggi 1–4, poi segui solo un percorso di configurazione tra i Passaggi 5–7. Tutti dovrebbero comunque eseguire i Passaggi 8–10.
Come impostare un email di assenza Outlook
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Identifica quale versione di Outlook stai utilizzando
Se la barra multifunzione inizia con File , stai usando Outlook classico. Se vedi Visualizza e poi Impostazioni visualizzazione , usa i passaggi per il nuovo Outlook. Se sei in una scheda del browser, usa i passaggi per Outlook sul web. [2]
Controlla: Sai se seguire il Passaggio 5, 6 o 7.
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Annota i quattro dettagli di cui il tuo messaggio ha bisogno
Prima di cliccare qualsiasi cosa, annota la data di inizio, la data di fine, se controllerai la posta elettronica durante l’assenza e chi dovrebbe gestire le richieste urgenti mentre sei via.
Controlla: Puoi rispondere a tutti e quattro i punti in un colpo d'occhio.
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Prepara il tuo modello di email di assenza interno
Modello interno Ciao team, sono fuori ufficio dal data di inizio fino al data di fine e tornerò il data di rientro . Avrò accesso nullo o limitato alla posta elettronica durante questo periodo. Per assistenza urgente, contatta contatto di backup all' email di backup . Grazie, Il tuo nome
Controlla: Il tuo messaggio include date, livello di accesso e un contatto di backup.
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Prepara il tuo messaggio di email di assenza esterno
Modello esterno Salve, grazie per il messaggio. Sono fuori ufficio fino al data e risponderò al mio ritorno. Per questioni urgenti, contatta nome o team all’ email . Cordiali saluti, Il tuo nome
Controlla: Il messaggio esterno è breve e non rivela dettagli privati che non vorresti inviare a sconosciuti.
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Se usi il nuovo Outlook, attiva le Risposte automatiche lì
Apri Visualizza > Impostazioni visualizzazione > Account > Risposte automatiche . Attiva le risposte automatiche, scegli un intervallo di tempo, inserisci le date di inizio e fine, incolla il tuo messaggio interno e aggiungi un messaggio separato per l’esterno solo se necessario. Se abiliti le risposte esterne, considera di limitarle ai soli contatti. [2]
Controlla: L’interruttore è attivato e l’intervallo di date è visibile prima di lasciare la pagina.
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Se usi Outlook sul web, impostalo lì
Seleziona l’icona Impostazioni , quindi vai su Posta > Risposte automatiche . Attivale, imposta le date, incolla il tuo messaggio e, se utile, scegli anche opzioni per bloccare il calendario, rifiutare nuovi inviti o annullare riunioni durante quel periodo. [2]
Controlla: Le date sono salvate e le opzioni per le riunioni che vuoi sono selezionate.
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Se usi Outlook classico, impostalo dal menu File
Vai su File > Risposte automatiche > Invia risposte automatiche . Aggiungi un intervallo di date se vuoi che la risposta si disattivi automaticamente, inserisci il messaggio interno, aggiungi il messaggio esterno se necessario, e clicca OK . Se il pulsante OK non è visibile, riapri la finestra dopo aver cambiato la scala di visualizzazione o la risoluzione, oppure usa un monitor più grande. [2] [3]
Controlla: Le impostazioni si salvano correttamente, o vedi il banner che ti permette di disattivare le risposte in seguito.
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Se il pulsante Risposte automatiche è assente, usa il metodo alternativo che si adatta alla tua configurazione
Se sei in Outlook classico e non vedi Risposte automatiche , crea un nuovo messaggio, salvalo come modello .oft , poi vai su File > Gestisci regole e avvisi > Nuova regola e scegli Applica regola ai messaggi che ricevo più rispondi usando un modello specifico . Se usi il nuovo Outlook o l’app web su una casella che non supporta l’interruttore integrato, potrebbe essere necessario usare l’impostazione di risposta del fornitore della tua casella. La soluzione basata su regole funziona solo se Outlook resta aperto. [2] [4]
Controlla: La regola è attivata, il modello è selezionato e sai se Outlook deve restare aperto.
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Fai un test con due mittenti diversi
Invia un test da un indirizzo interno e uno da un indirizzo esterno. Non continuare a testare dallo stesso mittente aspettandoti una nuova risposta ogni volta; la risposta automatica di Outlook invia una sola volta a ogni persona durante il periodo attivo a meno che non modifichi la configurazione. [2]
Controlla: Hai ricevuto un test interno e uno esterno con la corretta formulazione.
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Disattivalo o aggiornalo quando torni
Quando torni, disattiva immediatamente la risposta o aggiorna le date lo stesso giorno. In Outlook classico, usa il banner Disattiva sotto la barra multifunzione. Nel nuovo Outlook o Outlook sul web, riapri Risposte automatiche e disattivale. [2]
Controlla: La risposta è spenta oppure le date corrispondono alla tua reale disponibilità.
Perché la risposta automatica integrata di Outlook funziona meglio
Utilizza l'impostazione integrata Risposte automatiche ogni volta che la tua casella di posta la supporta. Microsoft documenta una regola di riserva separata per gli account che non hanno il pulsante, ma questa soluzione funziona solo mentre Outlook rimane aperto, il che rende l'opzione integrata la scelta più sicura ogni volta che è disponibile. [2] [4]
Problemi comuni e soluzioni per l’email di assenza Outlook
| Sintomo | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Lo schermo non corrisponde alla guida che hai trovato | Ti trovi in una versione di Outlook diversa da quella per cui è stata scritta la guida | Verifica se stai usando il nuovo Outlook, il classico Outlook o l’app web, quindi segui il percorso corrispondente da questo articolo. [1] [2] |
| Non riesci a trovare il pulsante Risposte automatiche | Il tipo di casella di posta o la versione dell’app non supportano il toggle integrato | Nel classico Outlook, usa la soluzione alternativa con regole e modelli. Nei nuovi Outlook o nelle configurazioni web non supportate, usa invece l’impostazione risposte del provider della casella di posta. [2] [4] |
| I contatti esterni non ricevono mai il tuo messaggio | Le risposte esterne sono disattivate o hai limitato le risposte solo ai contatti | Riapri l’impostazione, attiva le risposte esterne, verifica di aver compilato la casella del messaggio esterno e controlla che l’opzione “solo contatti” non stia bloccando il test. [2] |
| La risposta automatica basata su regole si è interrotta durante la notte | Outlook è stato chiuso, in stato di sospensione o il computer è stato spento | Lascia Outlook aperto per tutto il tempo necessario al funzionamento della regola o passa alla funzione Risposte automatiche integrata se la tua casella di posta la supporta. [4] |
| Il pulsante OK manca nel classico Outlook | La scala di visualizzazione o la risoluzione dello schermo lo nascondono | Riduci la scala o la risoluzione dello schermo, oppure usa un monitor più grande, quindi riapri la finestra di dialogo. [3] |
| Hai inviato diversi test dallo stesso account ma hai ricevuto una sola risposta | Questo è il comportamento normale di Outlook | Esegui il test da un mittente diverso o modifica la configurazione prima di rifare il test se hai bisogno di un nuovo ciclo di risposte. [2] |
| Una cassetta postale condivisa segnala che il server non è disponibile o non ti permette di impostare risposte | I permessi delle cassette postali condivise e il comportamento del classico Outlook funzionano diversamente | Usa la cassetta postale condivisa in Outlook sul web oppure chiedi all’amministratore Microsoft 365 di configurare la risposta automatica dal lato della cassetta postale condivisa. [5] [6] |
| Le persone vedono ancora date vecchie nella tua risposta | Hai aggiornato una casella messaggi ma non l’altra o hai dimenticato di disattivare la vecchia risposta | Riapri le impostazioni, aggiorna sia la versione interna sia quella esterna, salva, quindi invia un nuovo test da un mittente diverso. |
Modelli di email fuori sede, esempi e messaggi di esempio
Copia e incolla la versione che corrisponde alla tua situazione, o consulta i nostri modelli di email fuori sede . Di seguito un modello standard di email di assenza dall’ufficio, un esempio di email fuori sede ad accesso limitato, un modello di email di assenza per malattia e un messaggio di email fuori sede per la consegna del lavoro al team. Usa un messaggio più completo per i colleghi e uno più breve per i contatti esterni, quando possibile. [2]
1) Modello standard di email di assenza dall’ufficio
Usalo quando non controllerai affatto la posta elettronica.
Ciao, sono fuori ufficio fino al data e risponderò dopo il mio ritorno. Per questioni urgenti, contatta nome all’ email . Cordiali saluti, Il tuo nome
2) Esempio di email fuori sede ad accesso limitato
Usalo quando potresti leggere i messaggi, ma non vuoi che le persone si aspettino una risposta rapida.
Ciao, sono assente dal data di inizio al data di fine e avrò accesso limitato alla posta elettronica. Potrei rispondere più lentamente del solito. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta nome all’ email . Grazie, Il tuo nome
3) Modello di email di assenza per malattia
Usalo se vuoi essere conciso e proteggere la tua privacy.
Ciao, oggi sono assente dalla posta elettronica e prevedo di tornare il data . Per questioni urgenti, contatta nome o team all’ email . Grazie, Il tuo nome
4) Messaggio di email fuori sede per consegna del lavoro al team
Usalo quando un’altra persona o una casella condivisa gestisce il tuo lavoro.
Ciao, sono fuori ufficio fino al data . Per assistenza su progetto, fatturazione, supporto o domande sull’account , contatta casella condivisa o nome all’ email . Risponderò non appena torno. Cordiali saluti, Il tuo nome
Salva e riutilizza il tuo messaggio email di assenza
Prepara in anticipo: Salva ora due versioni principali: una interna e una esterna. La prossima volta, dovrai solo aggiornare le date e il contatto di backup.
Conservazione: Tieni il testo in una nota, un file di testo semplice o nei Modelli Email di Mailbird se vuoi bozze riutilizzabili all’interno del tuo flusso di lavoro desktop. [9]
Scalabilità: Se gestisci un team, standardizza un formato semplice in quattro parti: date di assenza, tempi di risposta, contatto urgente e firma. Per caselle condivise , coinvolgi il tuo amministratore Microsoft 365 prima del rilascio. [5] [6]
Lista di controllo rapida per l'email di assenza da ufficio da catturare
- So se sto usando il nuovo Outlook, il classico Outlook, o Outlook sul web.
- Ho impostato la data di inizio e la data di fine corrette.
- Ho scritto un messaggio interno e un messaggio esterno.
- Ho aggiunto un contatto urgente o una casella condivisa.
- Ho attivato le risposte esterne solo se le desidero effettivamente.
- Ho testato da un mittente interno e da un mittente esterno.
- So se Outlook deve rimanere aperto per la mia configurazione.
- Ho impostato un promemoria per disattivare la risposta quando torno.
Domande Frequenti
Cosa dovrebbe includere un email di assenza Outlook?
Mantienila breve. Includi la data del tuo ritorno, se controllerai le email e chi dovrebbe gestire le richieste urgenti mentre sei assente.
Fonti: [2]
Le Risposte Automatiche sono la stessa cosa di un email di assenza Outlook?
Sì. In Outlook, l’impostazione si chiama Risposte Automatiche . Questa impostazione invia il messaggio di email di assenza Outlook.
Fonti: [2]
Perché non vedo le Risposte Automatiche in Outlook?
Posso inviare un messaggio ai colleghi e un altro ai contatti esterni?
Sì. Outlook supporta messaggi separati per destinatari interni ed esterni dove questa funzione è disponibile.
Fonti: [2]
Outlook invia la risposta automatica ogni volta che qualcuno mi manda un’email?
No. Nella normale configurazione delle Risposte Automatiche, Outlook invia una risposta automatica per mittente durante il periodo attivo.
Fonti: [2]
Devo lasciare Outlook aperto?
Solo se usi il metodo basato su regole come soluzione alternativa. Il metodo con regole richiede che Outlook resti aperto.
Fonti: [4]
Posso impostare una risposta di assenza per una casella di posta condivisa?
Posso modificare o disattivare la risposta dal mio telefono?
Sì. Outlook mobile può aggiornare le Risposte Automatiche, cosa utile se le tue date cambiano mentre sei già via.
Fonti: [2]
Fonti
- Supporto Microsoft — Passa al nuovo Outlook per Windows
- Supporto Microsoft — Come configurare l'email di assenza Outlook
- Supporto Microsoft — Configura la risposta automatica (email di assenza)
- Supporto Microsoft — Usa le regole per creare un messaggio di assenza in Outlook
- Supporto Microsoft — Apri e usa una cassetta postale condivisa in Outlook
- Supporto Microsoft — Problema noto: risposte automatiche della cassetta postale condivisa nel classico Outlook
- Mailbird — Miglior client di posta per Windows e Mac
- Supporto Mailbird — Mailbird include una funzione “Fuori sede” o un AutoResponder?
- Mailbird — Prezzi e piani
