Automatyczna odpowiedź w Outlook: kroki, szablony i przykłady
Potrzebujesz automatycznej odpowiedzi w Outlook? Ten przewodnik pokazuje dokładne kroki dla nowego Outlook, klasycznego Outlook oraz Outlook w sieci. Otrzymasz także szablon odpowiedzi, przykładową wiadomość i szybkie naprawy typowych problemów z ustawieniami.
Jeśli potrzebujesz wiadomości o nieobecności Outlook, ten przewodnik pokazuje dokładne kliknięcia dla nowego Outlook, klasycznego Outlook i Outlook w sieci. Znajdziesz tu także szablon wiadomości o nieobecności do skopiowania, przykładową wiadomość oraz szybkie rozwiązania typowych problemów z konfiguracją.
Szybka odpowiedź
Aby ustawić wiadomość o nieobecności Outlook, otwórz Automatyczne odpowiedzi , włącz ją, wybierz zakres czasowy jeśli potrzebujesz, dodaj swoją wiadomość i zapisz. W klasycznym Outlook przejdź do Plik > Automatyczne odpowiedzi ; w nowym Outlook przejdź do Widok > Ustawienia widoku > Konta > Automatyczne odpowiedzi ; w Outlook w sieci przejdź do Ustawienia > Poczta > Automatyczne odpowiedzi . [2]
W Outlook nazwa tej funkcji to Automatyczne odpowiedzi . To jest ustawienie, którego używasz, aby utworzyć wiadomość o nieobecności Outlook.
Co nowego
Jeśli ekran Outlook nie odpowiada starszemu przewodnikowi, możesz korzystać z innej wersji Outlook. Microsoft przenosi niektórych użytkowników z klasycznego Outlook do nowego Outlook, więc ustawienie Automatycznych odpowiedzi może pojawić się w innym menu. Dopasuj kroki poniżej do wersji Outlook, którą widzisz na ekranie. [1] [2]
Najważniejsze informacje
- Outlook nazywa tę funkcję Automatyczne odpowiedzi , a ścieżka dostępu zależy od tego, czy korzystasz z klasycznego Outlooka, nowego Outlooka, czy Outlooka w sieci.
- Przed konfiguracją zanotuj datę rozpoczęcia, datę zakończenia, czy będziesz sprawdzać wiadomości oraz kto ma zajmować się pilnymi sprawami podczas twojej nieobecności.
- Tam, gdzie jest taka możliwość, używaj oddzielnych wiadomości wewnętrznych i zewnętrznych, a wersję zewnętrzną utrzymuj krótko.
- Wbudowane ustawienie Automatycznych odpowiedzi jest bezpieczniejszą opcją, gdy twój schowek na wiadomości na to pozwala, ponieważ reguła zapasowa działa tylko wtedy, gdy Outlook jest otwarty.
- Przetestuj działanie z jednego nadawcy wewnętrznego i jednego zewnętrznego; Outlook zazwyczaj wysyła jedną automatyczną odpowiedź na nadawcę w okresie aktywności.
- Wyłącz odpowiedź automatyczną lub odśwież daty zaraz po powrocie.
Przed rozpoczęciem
Wymagania wstępne
Dostęp do konta Outlook, które będzie wysyłać wiadomość o nieobecności Outlook, plus daty Twojej nieobecności oraz nazwa lub skrzynka odbiorcza obsługująca pilne sprawy.
Narzędzia
Nowy Outlook, klasyczny Outlook lub Outlook w przeglądarce. Drugi adres e-mail przyda się do testów.
Czas
Jedna krótka sesja konfiguracji oraz szybki test.
Koszt
Do podstawowej konfiguracji wiadomości o nieobecności Outlook nie jest wymagane żadne dodatkowe narzędzie.
Notatka o prywatności
Jeśli włączysz odpowiedzi poza swoją organizacją, Outlook może odpowiadać także na newslettery, reklamy i spam. Utrzymuj zewnętrzną wiadomość krótko i unikaj udostępniania prywatnych szczegółów podróży lub osobistego numeru telefonu, chyba że naprawdę chcesz, aby ludzie z nich korzystali. [2]
Jak ustawić wiadomość o nieobecności Outlook
Najpierw wykonaj kroki 1–4, a następnie postępuj tylko jedną ścieżką konfiguracji w krokach 5–7. Wszyscy powinni nadal wykonać kroki 8–10.
Jak ustawić wiadomość o nieobecności Outlook
-
Zidentyfikuj, której wersji Outlook używasz
Jeśli wstążka zaczyna się od Plik , korzystasz z klasycznego Outlooka. Jeśli widzisz Widok a następnie Ustawienia widoku , użyj kroków do nowego Outlooka. Jeśli jesteś na karcie przeglądarki, użyj kroków dla Outlook w sieci. [2]
Sprawdź: Wiesz, czy postępować zgodnie z krokiem 5, 6, czy 7.
-
Zapisz cztery szczegóły, które musi zawierać Twoja wiadomość
Zanim klikniesz cokolwiek, zanotuj datę rozpoczęcia, datę zakończenia, czy w ogóle będziesz sprawdzać pocztę oraz kto powinien obsługiwać pilne sprawy podczas Twojej nieobecności.
Sprawdź: Możesz odpowiedzieć na wszystkie cztery pytania od razu.
-
Przygotuj szablon wewnętrznej wiadomości o nieobecności
Szablon wewnętrzny Cześć zespole, jestem poza biurem od daty rozpoczęcia do daty zakończenia i wracam dnia powrotu . W tym czasie będę miał brak lub ograniczony dostęp do poczty. W pilnych sprawach proszę kontaktować się z osobą zastępczą pod adresem mail osoby zastępującej . Dziękuję, Twoje imię
Sprawdź: Twoja wiadomość zawiera daty, poziom dostępu oraz kontakt zastępczy.
-
Przygotuj szablon zewnętrznej wiadomości o nieobecności
Szablon zewnętrzny Witam,Dziękuję za wiadomość. Jestem poza biurem do daty i odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę kontaktować się z imieniem lub zespołem pod adresem mailem . Pozdrawiam, Twoje imię
Sprawdź: Zewnętrzna wiadomość jest krótka i nie ujawnia prywatnych informacji, których nie chciałbyś wysyłać obcym osobom.
-
Jeśli używasz nowego Outlooka, włącz tam automatyczne odpowiedzi
Otwórz Widok > Ustawienia widoku > Konta > Automatyczne odpowiedzi . Włącz automatyczne odpowiedzi, wybierz okres czasu, wpisz daty rozpoczęcia i zakończenia, wklej swoją wewnętrzną wiadomość i dodaj osobną wiadomość zewnętrzną organizacji tylko jeśli jest potrzebna. Jeśli włączysz odpowiedzi zewnętrzne, rozważ ograniczenie ich tylko do kontaktów. [2]
Sprawdź: Przełącznik jest włączony, a zakres dat jest widoczny, zanim opuścisz stronę.
-
Jeśli używasz Outlook w sieci, ustaw to tam
Wybierz ikonę Ustawienia , następnie przejdź do Poczta > Automatyczne odpowiedzi . Włącz je, ustaw daty, wklej wiadomość i jeśli to jest przydatne, wybierz też opcje blokowania kalendarza, odrzucania nowych zaproszeń lub anulowania spotkań w tym okresie. [2]
Sprawdź: Twoje daty są zapisane, a wybrane opcje spotkań są zaznaczone.
-
Jeśli używasz klasycznego Outlooka, ustaw to w menu Plik
Przejdź do Plik > Automatyczne odpowiedzi > Wyślij automatyczne odpowiedzi . Dodaj zakres dat, jeśli chcesz, aby odpowiedź wyłączała się automatycznie, wpisz wiadomość wewnętrzną, dodaj wiadomość zewnętrzną, jeśli potrzeba, i kliknij OK . Jeśli brak przycisku OK , ponownie otwórz okno po zmianie skalowania wyświetlania lub rozdzielczości albo użyj większego monitora. [2] [3]
Sprawdź: Ustawienia zostały pomyślnie zapisane lub widzisz baner, który pozwoli Ci wyłączyć odpowiedzi później.
-
Jeśli brak przycisku Automatyczne odpowiedzi, użyj alternatywy pasującej do Twojej konfiguracji
Jeśli jesteś w klasycznym Outlooku i nie widzisz Automatycznych odpowiedzi , utwórz nową wiadomość, zapisz ją jako szablon .oft , następnie przejdź do Plik > Zarządzaj regułami i alertami > Nowa reguła i wybierz Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości oraz odpowiedz przy użyciu określonego szablonu . Jeśli jesteś w nowym Outlooku lub aplikacji webowej na skrzynce, która nie obsługuje wbudowanego przełącznika, może być konieczne użycie ustawienia odpowiedzi dostawcy skrzynki. obejście oparte na regułach działa tylko gdy Outlook pozostaje otwarty. [2] [4]
Sprawdź: Twoja reguła jest włączona, szablon wybrany i rozumiesz, czy Outlook musi pozostać uruchomiony.
-
Przetestuj z dwoma różnymi nadawcami
Wyślij jeden test z adresu wewnętrznego i jeden z zewnętrznego. Nie testuj wielokrotnie z tego samego nadawcy spodziewając się każdego razy nowej odpowiedzi; automatyczna odpowiedź Outlooka jest wysyłana raz do każdej osoby w okresie aktywności, chyba że zmienisz ustawienie. [2]
Sprawdź: Otrzymałeś jeden test wewnętrzny i jeden zewnętrzny z poprawną treścią.
-
Wyłącz lub odśwież wiadomość po powrocie
Po powrocie natychmiast wyłącz odpowiedź lub zaktualizuj daty tego samego dnia. W klasycznym Outlooku skorzystaj z banera Wyłącz pod wstążką. W nowym Outlooku lub Outlook w sieci, ponownie otwórz Automatyczne odpowiedzi i wyłącz je tam. [2]
Sprawdź: Odpowiedź jest wyłączona lub daty teraz odpowiadają Twojej rzeczywistej dostępności.
Dlaczego wbudowana wiadomość o nieobecności Outlook działa najlepiej
Używaj wbudowanego ustawienia Automatyczne odpowiedzi zawsze, gdy Twoja skrzynka pocztowa to obsługuje. Microsoft opisuje osobną regułę zapasową dla kont, które nie mają tego przycisku, ale ta zapasowa funkcja działa tylko, gdy Outlook pozostaje otwarty, co czyni wbudowaną opcję bezpieczniejszym wyborem, gdy tylko ją posiadasz. [2] [4]
Typowe problemy z wiadomością o nieobecności Outlook i sposoby ich rozwiązania
| Objaw | Prawdopodobna przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Ekran nie odpowiada przewodnikowi, który znalazłeś | Jesteś w innej wersji Outlook niż ta, dla której napisano przewodnik | Sprawdź, czy korzystasz z nowego Outlooka, klasycznego Outlooka czy aplikacji webowej, a następnie użyj odpowiedniej ścieżki z tego artykułu. [1] [2] |
| Nie możesz znaleźć przycisku Automatyczne odpowiedzi | Twoje konto pocztowe lub wersja aplikacji nie obsługuje wbudowanego przełącznika tam | W klasycznym Outlooku użyj zasady i szablonu jako rozwiązania zastępczego. W nieobsługiwanym nowym Outlooku lub konfiguracjach webowych użyj ustawień odpowiedzi dostawcy konta pocztowego. [2] [4] |
| Kontakty zewnętrzne nigdy nie otrzymują Twojej wiadomości | Odpowiedzi zewnętrzne są wyłączone lub ograniczyłeś odpowiedzi tylko do kontaktów | Otwórz ponownie ustawienia, włącz odpowiedzi zewnętrzne, potwierdź, że wypełniłeś pole wiadomości zewnętrznej i sprawdź, czy opcja „tylko kontakty” nie blokuje testu. [2] |
| Twoja reguła automatycznych odpowiedzi przestała działać z dnia na dzień | Outlook był zamknięty, uśpiony lub komputer się wyłączył | Pozostaw Outlook działający tak długo, jak potrzebuje tego reguła, lub przełącz się na wbudowaną funkcję Automatycznych odpowiedzi, jeśli twoje konto pocztowe to obsługuje. [4] |
| Przycisk OK znika w klasycznym Outlooku | Skalowanie wyświetlania lub rozdzielczość ekranu go ukrywa | Zmniejsz skalowanie lub rozdzielczość ekranu albo użyj większego monitora, a następnie ponownie otwórz okno dialogowe. [3] |
| Wysłałeś kilka testów z tego samego konta, a odpowiedź otrzymałeś tylko jedną | To normalne zachowanie Outlooka | Przetestuj z innego nadawcy lub zmień konfigurację przed ponownym testem, jeśli potrzebujesz kolejnego cyklu odpowiedzi. [2] |
| Udostępnione konto pocztowe informuje, że serwer jest niedostępny lub nie pozwala ustawić odpowiedzi | Uprawnienia do udostępnionego konta pocztowego i zachowanie klasycznego Outlooka różnią się | Użyj udostępnionego konta pocztowego w Outlooku webowym albo poproś administratora Microsoft 365 o ustawienie automatycznej odpowiedzi ze strony udostępnionego konta. [5] [6] |
| Ludzie wciąż widzą stare daty w Twojej odpowiedzi | Zaktualizowałeś jedno pole wiadomości, a nie drugie, albo zapomniałeś wyłączyć starej odpowiedzi | Otwórz ponownie ustawienia, zaktualizuj obie wersje – wewnętrzną i zewnętrzną, zapisz zmiany, a następnie wyślij nowy test z innego nadawcy. |
Szablony wiadomości o nieobecności, przykłady i wzory wiadomości
Skopiuj i wklej wersję odpowiadającą Twojej sytuacji lub zobacz nasze szablony wiadomości o nieobecności . Poniżej znajduje się standardowy szablon wiadomości o nieobecności Outlook, przykład ograniczonego dostępu do wiadomości, przykładowa wiadomość o nieobecności na zwolnieniu chorobowym oraz wiadomość o przekazaniu obowiązków zespołowi. Używaj pełniejszej wiadomości dla współpracowników, a krótszej dla kontaktów zewnętrznych, kiedy to możliwe. [2]
1) Standardowy szablon wiadomości o nieobecności Outlook
Użyj tego, gdy nie będziesz w ogóle sprawdzać poczty.
Cześć, nie ma mnie w pracy do data i odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę kontaktować się z nazwisko pod adresem email . Pozdrawiam, Twoje imię
2) Przykład wiadomości o nieobecności z ograniczonym dostępem
Użyj tego, gdy możesz czytać wiadomości, ale nie chcesz, aby ludzie oczekiwali szybkiej odpowiedzi.
Cześć, jestem nieobecny od data rozpoczęcia do data zakończenia i będę mieć ograniczony dostęp do poczty. Mogę odpowiadać wolniej niż zwykle. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, proszę kontaktować się z nazwisko pod adresem email . Dziękuję, Twoje imię
3) Przykładowa wiadomość o nieobecności na zwolnieniu chorobowym
Użyj tego, jeśli chcesz zachować krótką formę i chronić swoją prywatność.
Cześć, dziś nie korzystam z poczty i planuję powrócić w dniu data . W pilnych sprawach proszę kontaktować się z nazwisko lub zespół pod adresem email . Dziękuję, Twoje imię
4) Wiadomość o przekazaniu obowiązków zespołowi – wiadomość o nieobecności
Użyj tego, gdy inna osoba lub wspólna skrzynka obsługują Twoją pracę.
Cześć, nie ma mnie do data . W sprawach dotyczących projektu, rozliczeń, wsparcia lub pytań dotyczących konta , proszę kontaktować się z wspólną skrzynką lub nazwiskiem pod adresem email . Odpowiem po powrocie. Pozdrawiam, Twoje imię
Zapisz i ponownie używaj swojej wiadomości o nieobecności Outlook
Przygotuj wcześniej: Zapisz teraz dwie wersje główne: jedną wewnętrzną i jedną zewnętrzną. Następnym razem wystarczy, że zaktualizujesz daty oraz kontakt zapasowy.
Przechowywanie: Przechowuj treść w notatce, pliku tekstowym lub w Szablonach Mailbird, jeśli chcesz mieć gotowe projekty do ponownego wykorzystania w swojej pracy na komputerze. [9]
Skalowanie: Jeśli zarządzasz zespołem, ustandaryzuj prosty czteroczęściowy format: daty nieobecności, czas odpowiedzi, kontakt w nagłych wypadkach i podpis. W przypadku współdzielonych skrzynek pocztowych zaangażuj administratora Microsoft 365 przed wdrożeniem. [5] [6]
Szybka lista kontrolna wiadomości o nieobecności Outlook do zrobienia zrzutu ekranu
- Wiem, czy korzystam z nowego Outlooka, klasycznego Outlooka, czy Outlooka w sieci.
- Ustawiłem poprawną datę rozpoczęcia i zakończenia.
- Napisałem jedną wiadomość wewnętrzną i jedną zewnętrzną.
- Dodałem pilny kontakt lub wspólną skrzynkę odbiorczą.
- Włączyłem odpowiedzi na zewnątrz tylko wtedy, gdy faktycznie ich chcę.
- Przetestowałem z jednego nadawcy wewnętrznego i jednego zewnętrznego.
- Wiem, czy Outlook musi być otwarty dla mojego ustawienia.
- Ustawiłem przypomnienie, aby wyłączyć odpowiedź po powrocie.
Najczęściej zadawane pytania
Co powinna zawierać wiadomość o nieobecności Outlook?
Utrzymaj ją krótką. Podaj datę powrotu, czy będziesz sprawdzać e-maile oraz kto powinien obsługiwać pilne sprawy podczas twojej nieobecności.
Źródła: [2]
Czy Automatyczne odpowiedzi to to samo co wiadomość o nieobecności Outlook?
Tak. W Outlooku ustawienie nazywa się Automatyczne odpowiedzi . To właśnie to ustawienie wysyła wiadomość o nieobecności.
Źródła: [2]
Dlaczego nie widzę Automatycznych odpowiedzi w Outlook?
Czy mogę wysłać jedną wiadomość do współpracowników, a inną do kontaktów zewnętrznych?
Tak. Outlook wspiera oddzielne wiadomości wewnętrzne i zewnętrzne tam, gdzie funkcja ta jest dostępna.
Źródła: [2]
Czy Outlook wysyła odpowiedź automatyczną za każdym razem, gdy ktoś do mnie pisze?
Nie. W normalnej konfiguracji Automatycznych odpowiedzi Outlook wysyła tylko jedną automatyczną odpowiedź na nadawcę w trakcie aktywnego okresu.
Źródła: [2]
Czy muszę pozostawić Outlooka otwartego?
Tylko jeśli korzystasz z reguły awaryjnej. Metoda reguł wymaga, aby Outlook był otwarty.
Źródła: [4]
Czy mogę ustawić wiadomość o nieobecności w Outlook dla współdzielonej skrzynki pocztowej?
Czy mogę zmienić lub wyłączyć odpowiedź z telefonu?
Tak. Outlook mobilny może aktualizować Automatyczne odpowiedzi, co jest przydatne, jeśli daty nieobecności zmienią się, gdy już jesteś poza biurem.
Źródła: [2]
Źródła
- Microsoft Support — Przełącz się na nowy Outlook dla Windows
- Microsoft Support — Jak ustawić wiadomość o nieobecności Outlook z automatyczną odpowiedzią
- Microsoft Support — Ustaw automatyczną odpowiedź (wiadomość o nieobecności)
- Microsoft Support — Użyj reguł do utworzenia wiadomości o nieobecności w Outlook
- Microsoft Support — Otwórz i używaj współdzielonej skrzynki odbiorczej w Outlook
- Microsoft Support — Znany problem: ustawienia automatycznych odpowiedzi współdzielonej skrzynki w klasycznym Outlook
- Mailbird — Najlepszy klient email dla Windows i Mac
- Mailbird Support — Czy Mailbird zawiera funkcję „Wiadomość o nieobecności” lub AutoResponder?
- Mailbird — Cennik i plany
