Abwesenheitsnotiz in Outlook: Schritte, Vorlagen und Beispiele
Benötigen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook? Unser Leitfaden zeigt Ihnen die genauen Schritte für neues Outlook, klassisches Outlook und Outlook im Web. Erhalten Sie außerdem eine kopierbare Abwesenheitsnotiz-Vorlage, ein Beispiel und schnelle Lösungen für häufige Einrichtungsprobleme.
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz Outlook benötigen, zeigt Ihnen diese Anleitung die genauen Klicks für das neue Outlook, das klassische Outlook und Outlook im Web. Sie erhalten außerdem eine Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz zum Kopieren und Einfügen, ein Beispiel für eine Nachricht und schnelle Lösungen für häufige Einrichtungsprobleme.
Schnelle Antwort
Um eine Abwesenheitsnotiz Outlook einzurichten, öffnen Sie Automatische Antworten , aktivieren Sie diese, wählen Sie bei Bedarf einen Zeitraum aus, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und speichern Sie. Im klassischen Outlook gehen Sie zu Datei > Automatische Antworten ; im neuen Outlook zu Ansicht > Ansichtseinstellungen > Konten > Automatische Antworten ; in Outlook im Web zu Einstellungen > E-Mail > Automatische Antworten . [2]
In Outlook heißt die Funktion Automatische Antworten . Diese Einstellung nutzen Sie, um die Abwesenheitsnotiz Outlook zu erstellen.
Was ist neu
Wenn Ihr Outlook-Bildschirm nicht mit einer älteren Anleitung übereinstimmt, verwenden Sie möglicherweise eine andere Outlook-Version. Microsoft wechselt einige Nutzer vom klassischen Outlook zum neuen Outlook, sodass die Einstellung für Automatische Antworten in einem anderen Menü erscheinen kann. Stimmen Sie die folgenden Schritte mit der Outlook-Version ab, die Sie auf dem Bildschirm sehen. [1] [2]
Wichtige Erkenntnisse
- Outlook nennt die Funktion Automatische Antworten, und der Pfad hängt davon ab, ob Sie klassisches Outlook, neues Outlook oder Outlook im Web verwenden.
- Notieren Sie vor der Einrichtung Ihr Startdatum, Enddatum, ob Sie Ihre E-Mails prüfen werden, und wer dringende Anfragen während Ihrer Abwesenheit bearbeiten soll.
- Verwenden Sie separate interne und externe Nachrichten, wenn diese Option verfügbar ist, und halten Sie die Version für externe Kontakte kurz.
- Die integrierte Einstellung für automatische Antworten ist die sicherere Option, wann immer Ihr Postfach sie unterstützt, da die regelbasierte Alternative nur funktioniert, solange Outlook geöffnet ist.
- Testen Sie mit einem internen und einem externen Absender; Outlook sendet normalerweise während des aktiven Zeitraums jeweils eine automatische Antwort pro Absender.
- Schalten Sie die Antwort aus oder aktualisieren Sie die Daten, sobald Sie zurückkehren.
Bevor Sie beginnen
Voraussetzungen
Zugriff auf das Outlook-Konto, das die Antwort senden wird, sowie Ihre Abwesenheitsdaten und der Name oder Posteingang, der dringende Anfragen bearbeitet.
Werkzeuge
Neues Outlook, klassisches Outlook oder Outlook im Web. Eine zweite E-Mail-Adresse ist hilfreich zum Testen.
Zeit
Eine kurze Einrichtungssitzung sowie ein schneller Test.
Kosten
Für die grundlegende Outlook-Einrichtung ist kein zusätzliches Werkzeug erforderlich.
Datenschutzhinweis
Wenn Sie Antworten außerhalb Ihrer Organisation aktivieren, kann Outlook auch Newsletter, Werbung und unerwünschte E-Mails beantworten. Halten Sie die externe Nachricht kurz und vermeiden Sie es, private Reisedetails oder eine persönliche Telefonnummer zu teilen, es sei denn, Sie möchten wirklich, dass diese genutzt wird. [2]
Wie man eine Abwesenheitsnotiz Outlook einrichtet
Führen Sie zuerst die Schritte 1–4 aus und folgen Sie dann nur einem Einrichtungsweg in den Schritten 5–7. Alle sollten dennoch die Schritte 8–10 durchführen.
Wie man eine Abwesenheitsnotiz Outlook einrichtet
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Ermitteln Sie, welches Outlook Sie verwenden
Wenn das Menüband mit Datei beginnt, verwenden Sie das klassische Outlook. Wenn Sie Ansicht und dann Ansichtseinstellungen sehen, verwenden Sie die Schritte für neues Outlook. Wenn Sie sich in einem Browser-Tab befinden, verwenden Sie die Schritte für Outlook im Web. [2]
Überprüfen: Sie wissen, ob Sie Schritt 5, 6 oder 7 folgen müssen.
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Notieren Sie die vier Details, die Ihre Nachricht enthalten muss
Bevor Sie etwas anklicken, notieren Sie Ihr Startdatum, Enddatum, ob Sie die E-Mails überhaupt prüfen und wer dringende Anfragen während Ihrer Abwesenheit bearbeitet.
Überprüfen: Sie können alle vier Angaben auf einen Blick beantworten.
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Entwerfen Sie Ihre interne Vorlage für die Abwesenheitsnotiz Outlook
Interne Vorlage Hallo Team,ich bin vom Startdatum bis zum Enddatum nicht im Büro und kehre am Rückkehrdatum zurück. Ich habe während dieser Zeit keinen oder eingeschränkten Zugriff auf E-Mails.Für dringende Hilfe wenden Sie sich bitte an Stellvertreter unter Stellvertreter-E-Mail .Danke, Ihr Name
Überprüfen: Ihre Nachricht enthält Daten, Zugriffslevel und einen Stellvertreter.
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Entwerfen Sie Ihre externe Abwesenheitsnachricht
Externe Vorlage Hallo,Danke für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum Datum nicht im Büro und werde nach meiner Rückkehr antworten.Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Name oder Team unter E-Mail .Beste Grüße, Ihr Name
Überprüfen: Die externe Nachricht ist kurz und enthält keine privaten Details, die Sie nicht an Fremde senden möchten.
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Wenn Sie neues Outlook verwenden, aktivieren Sie dort automatische Antworten
Öffnen Sie Ansicht > Ansichtseinstellungen > Konten > Automatische Antworten . Schalten Sie automatische Antworten ein, wählen Sie einen Zeitraum, geben Sie Start- und Endzeiten an, fügen Sie Ihre interne Nachricht ein und fügen Sie nur bei Bedarf eine separate Nachricht für externe Kontakte hinzu. Wenn Sie externe Antworten aktivieren, sollten Sie diese auf Kontakte beschränken. [2]
Überprüfen: Der Schalter ist aktiviert und Ihr Datumsbereich sichtbar, bevor Sie die Seite verlassen.
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Wenn Sie Outlook im Web verwenden, richten Sie es dort ein
Wählen Sie das Zahnradsymbol Einstellungen , dann gehen Sie zu E-Mail > Automatische Antworten . Schalten Sie es ein, legen Sie Ihre Daten fest, fügen Sie Ihre Nachricht ein und wählen Sie gegebenenfalls Optionen zum Sperren Ihres Kalenders, Ablehnen neuer Einladungen oder Absagen von Besprechungen während dieses Zeitraums aus. [2]
Überprüfen: Ihre Daten sind gespeichert und gewünschte Besprechungsoptionen sind aktiviert.
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Wenn Sie klassisches Outlook verwenden, richten Sie es über das Datei-Menü ein
Gehen Sie zu Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden . Fügen Sie einen Datumsbereich hinzu, wenn die Antwort automatisch beendet werden soll, geben Sie Ihre interne Nachricht ein, fügen Sie bei Bedarf eine externe Nachricht hinzu und klicken Sie auf OK . Wenn die OK -Schaltfläche fehlt, öffnen Sie das Fenster nach Änderung der Anzeige-Skalierung oder Auflösung erneut oder verwenden Sie einen größeren Monitor. [2] [3]
Überprüfen: Die Einstellungen werden erfolgreich gespeichert oder Sie sehen die Banneranzeige, mit der Sie die Antworten später deaktivieren können.
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Wenn die Schaltfläche Automatische Antworten fehlt, verwenden Sie die passende Alternative für Ihre Einrichtung
Wenn Sie klassisches Outlook verwenden und keine Automatischen Antworten sehen, erstellen Sie eine neue Nachricht, speichern Sie diese als .oft -Vorlage, gehen Sie dann zu Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Neue Regel und wählen Sie Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden plus mit einer bestimmten Vorlage antworten . Wenn Sie neues Outlook oder die Web-App in einem Postfach verwenden, das den integrierten Schalter nicht unterstützt, müssen Sie möglicherweise die Antwortfunktion Ihres Postfachanbieters nutzen. Die regelbasierte Lösung funktioniert nur, solange Outlook geöffnet bleibt. [2] [4]
Überprüfen: Ihre Regel ist aktiviert, die Vorlage ausgewählt und Sie wissen, ob Outlook weiterlaufen muss.
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Testen Sie mit zwei verschiedenen Absendern
Senden Sie einen Test von einer internen und einen von einer externen Adresse. Testen Sie nicht wiederholt mit dem gleichen Absender und erwarten Sie jedes Mal eine neue Antwort; Outlook sendet automatische Antworten während des aktiven Zeitraums nur einmal pro Person, sofern Sie die Einrichtung nicht ändern. [2]
Überprüfen: Sie haben je einen internen und einen externen Test mit korrektem Wortlaut erhalten.
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Schalten Sie sie aus oder aktualisieren Sie sie, wenn Sie zurück sind
Wenn Sie zurück sind, schalten Sie die Antwort sofort aus oder aktualisieren Sie die Daten am gleichen Tag. Im klassischen Outlook verwenden Sie das Ausschalten -Banner unter dem Menüband. Im neuen Outlook oder Outlook im Web öffnen Sie Automatische Antworten erneut und schalten sie dort aus. [2]
Überprüfen: Die Antwort ist ausgeschaltet oder die Daten entsprechen jetzt Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit.
Warum die integrierte automatische Antwort in Outlook am besten funktioniert
Verwenden Sie die integrierte Einstellung für Automatische Antworten , wann immer Ihr Postfach dies unterstützt. Microsoft beschreibt eine separate regelbasierte Alternative für Konten, die die Schaltfläche nicht haben, aber diese Alternative funktioniert nur, wenn Outlook geöffnet bleibt, was die integrierte Option zur sichereren Wahl macht, wenn Sie sie haben. [2] [4]
Häufige Probleme und Lösungen bei der Abwesenheitsnotiz Outlook
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Bildschirm entspricht nicht der Anleitung, die Sie gefunden haben | Sie befinden sich in einer anderen Outlook-Version als der, für die die Anleitung geschrieben wurde | Prüfen Sie, ob Sie sich im neuen Outlook, klassischen Outlook oder in der Web-App befinden, und verwenden Sie dann den entsprechenden Pfad aus diesem Artikel. [1] [2] |
| Sie können den Automatischen Antworten Knopf nicht finden | Ihr Postfachtyp oder Ihre App-Version unterstützt den integrierten Schalter dort nicht | Verwenden Sie im klassischen Outlook den Regel- und Vorlage-Notausgang. In nicht unterstützten neuen Outlook- oder Web-Setups verwenden Sie stattdessen die Antwort-Einstellung Ihres Postfachanbieters. [2] [4] |
| Externe Kontakte erhalten Ihre Nachricht nie | Externe Antworten sind aus oder Sie haben Antworten nur auf Kontakte beschränkt | Öffnen Sie die Einstellung erneut, aktivieren Sie externe Antworten, bestätigen Sie, dass Sie das externe Nachrichtenfeld ausgefüllt haben, und prüfen Sie, ob die Option „Nur Kontakte“ Ihren Test blockiert. [2] |
| Ihre regelbasierte Abwesenheitsnotiz wurde über Nacht beendet | Outlook wurde geschlossen, war im Ruhezustand oder der Computer wurde ausgeschaltet | Lassen Sie Outlook so lange laufen, wie die Regel aktiv sein soll, oder wechseln Sie zu der integrierten Funktion „Automatische Antworten“, falls Ihr Postfach diese unterstützt. [4] |
| Der OK Knopf fehlt im klassischen Outlook | Die Anzeige-Skalierung oder Bildschirmauflösung verdeckt ihn | Verringern Sie die Anzeige-Skalierung oder Auflösung oder verwenden Sie einen größeren Monitor und öffnen Sie dann den Dialog erneut. [3] |
| Sie haben mehrere Tests von demselben Konto gesendet, aber nur eine Antwort erhalten | Dies ist das normale Verhalten von Outlook | Testen Sie von einem anderen Absender oder ändern Sie die Einrichtung, bevor Sie erneut testen, wenn Sie einen neuen Antwortzyklus benötigen. [2] |
| Ein freigegebenes Postfach zeigt an, dass der Server nicht verfügbar ist oder lässt Sie keine Antworten einstellen | Die Berechtigungen für freigegebene Postfächer und das Verhalten im klassischen Outlook sind unterschiedlich | Verwenden Sie das freigegebene Postfach in Outlook im Web oder bitten Sie Ihren Microsoft 365-Administrator, die automatische Antwort vom freigegebenen Postfach aus einzurichten. [5] [6] |
| Menschen sehen in Ihrer Antwort noch alte Daten | Sie haben eine Nachrichtenbox aktualisiert, aber nicht die andere, oder vergessen, die alte Antwort auszuschalten | Öffnen Sie die Einstellungen erneut, aktualisieren Sie sowohl die interne als auch die externe Version, speichern Sie und senden Sie dann einen neuen Test von einem anderen Absender. |
Vorlagen, Beispiele und Mustertexte für Abwesenheits-E-Mails
Kopieren und fügen Sie die Version ein, die Ihrer Situation entspricht, oder sehen Sie sich unsere Abwesenheitsvorlagen an. Nachfolgend finden Sie eine Standardvorlage für eine Abwesenheitsnotiz Outlook, ein Beispiel für eine eingeschränkte Zugriff-Abwesenheitsnotiz, eine Muster-Abwesenheitsmail für Krankheitsurlaub sowie eine Übergabe-Abwesenheitsmail im Team. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine ausführlichere Nachricht für Kollegen und eine kürzere für externe Kontakte. [2]
1) Standardvorlage für Abwesenheitsmail
Verwenden Sie diese, wenn Sie Ihre E-Mails gar nicht abrufen werden.
Hallo, ich bin bis zum Datum nicht im Büro und werde nach meiner Rückkehr antworten. Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Name unter E-Mail . Beste Grüße, Ihr Name
2) Beispiel für eine eingeschränkte Zugriff-Abwesenheitsmail
Verwenden Sie diese, wenn Sie Nachrichten vielleicht lesen, aber keine schnelle Antwort erwarten möchten.
Hallo, ich bin vom Startdatum bis zum Enddatum abwesend und habe eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails. Ich kann langsamer als üblich antworten. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Name unter E-Mail . Vielen Dank, Ihr Name
3) Muster-Abwesenheitsmail bei Krankheitsurlaub
Verwenden Sie diese, wenn Sie kurz bleiben und Ihre Privatsphäre schützen möchten.
Hallo, ich bin heute nicht per E-Mail erreichbar und erwarte die Rückkehr am Datum . Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Name oder Team unter E-Mail . Vielen Dank, Ihr Name
4) Übergabe-Abwesenheitsmail im Team
Verwenden Sie diese, wenn eine andere Person oder ein gemeinsamer Posteingang Ihre Arbeit übernimmt.
Hallo, ich bin bis zum Datum nicht im Büro. Für Hilfe bei Projekt-, Abrechnungs-, Support- oder Kontofragen wenden Sie sich bitte an gemeinsamen Posteingang oder Name unter E-Mail . Ich antworte, sobald ich zurück bin. Beste Grüße, Ihr Name
Speichern und wiederverwenden Sie Ihre Abwesenheitsnotiz Outlook
Vorbereiten: Speichern Sie jetzt zwei Hauptversionen: eine interne und eine externe. Beim nächsten Mal müssen Sie nur die Daten und den Ersatzkontakt aktualisieren.
Speicherung: Bewahren Sie den Text in einer Notiz, einer Nur-Text-Datei oder in Mailbird Email Templates auf, wenn Sie wiederverwendbare Entwürfe in Ihrem Desktop-Workflow möchten. [9]
Skalierung: Wenn Sie ein Team leiten, standardisieren Sie ein einfaches vierteiliges Format: Abwesenheitsdaten, Antwortzeit, dringender Kontakt und Signatur. Für gemeinsame Postfächer binden Sie bitte Ihren Microsoft 365-Administrator vor der Einführung ein. [5] [6]
Schnelle Checkliste für die Abwesenheitsnotiz Outlook zum Screenshot
- Ich weiß, ob ich das neue Outlook, das klassische Outlook oder Outlook im Web nutze.
- Ich habe das korrekte Startdatum und Enddatum eingestellt.
- Ich habe eine interne und eine externe Nachricht verfasst.
- Ich habe einen wichtigen Kontakt oder ein gemeinsames Postfach hinzugefügt.
- Ich habe außerhalb nur dann Antworten aktiviert, wenn ich sie tatsächlich möchte.
- Ich habe von einem internen und einem externen Absender getestet.
- Ich weiß, ob Outlook für meine Einstellung geöffnet bleiben muss.
- Ich habe eine Erinnerung eingestellt, die Antwort bei meiner Rückkehr auszuschalten.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine Abwesenheitsnotiz Outlook enthalten?
Halten Sie sie kurz. Geben Sie Ihr Rückkehrdatum an, ob Sie Ihre E-Mails prüfen werden und wer dringende Anfragen während Ihrer Abwesenheit bearbeiten soll.
Quellen: [2]
Sind Automatische Antworten dasselbe wie eine Abwesenheitsnotiz Outlook?
Ja. In Outlook heißt die Einstellung Automatische Antworten . Diese Einstellung sendet die Abwesenheitsnotiz.
Quellen: [2]
Warum sehe ich in Outlook keine Automatischen Antworten?
Kann ich eine Nachricht an Kollegen und eine andere an externe Kontakte senden?
Ja. Outlook unterstützt separate interne und externe Nachrichten, wenn diese Funktion verfügbar ist.
Quellen: [2]
Sendet Outlook die automatische Antwort jedes Mal, wenn mir jemand eine E-Mail schickt?
Nein. Bei der normalen Einrichtung der Automatischen Antworten sendet Outlook pro Absender während des aktiven Zeitraums nur eine automatische Antwort.
Quellen: [2]
Muss ich Outlook geöffnet lassen?
Nur wenn Sie die regelbasierte Alternative verwenden. Diese Methode hängt davon ab, dass Outlook geöffnet bleibt.
Quellen: [4]
Kann ich eine Abwesenheitsnotiz für ein gemeinsames Postfach einrichten?
Kann ich die Antwort von meinem Handy aus ändern oder ausschalten?
Ja. Outlook Mobile kann Automatische Antworten aktualisieren, was praktisch ist, wenn sich Ihre Daten ändern, während Sie bereits abwesend sind.
Quellen: [2]
Quellen
- Microsoft Support — Wechsel zum neuen Outlook für Windows
- Microsoft Support — So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz Outlook ein
- Microsoft Support — Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz) einrichten
- Microsoft Support — Regeln verwenden, um eine Abwesenheitsnotiz Outlook zu erstellen
- Microsoft Support — Gemeinsames Postfach in Outlook öffnen und verwenden
- Microsoft Support — Bekannter Fehler: Automatische Antworten bei gemeinsamem Postfach im klassischen Outlook
- Mailbird — Bester E-Mail-Client für Windows und Mac
- Mailbird Support — Enthält Mailbird eine „Abwesenheitsnotiz Outlook“ oder einen AutoResponder?
- Mailbird — Preise und Pläne
