Dicas Rápidas para Gerir uma Equipa Remotamente

Comece por Si Mesmo Mudando a Sua Mentalidade

Você sempre apoiou a ideia de que a sua equipe trabalhe 100 por cento remotamente?

Se não, isso é perfeitamente compreensível. Muitos líderes preferem ter suas equipes no escritório para manter uma comunicação constante.

Para que uma equipe remota seja produtiva e entregue projetos a tempo, o líder deve primeiro abraçar a mudança dentro de si mesmo.

Primeiro passo: adotar uma mentalidade amiga do trabalho remoto

Dicas principais para a transição de um ambiente de escritório para gerenciar colaboradores remotos:

• Mude a sua visão pessoal sobre o trabalho remoto. Reconheça que ter trabalhadores remotos na sua equipe não é apenas uma necessidade no clima atual, mas uma forma eficaz de entregar projetos.
• Confie na sua equipe. Abdicar de algum controle pode ser desafiador, mas vale a pena. Quando os membros da sua equipe se sentem confiantes, isso melhora a sua reputação.
• Eduque-se sobre as vantagens do trabalho remoto. Há uma riqueza de informações disponíveis sobre os benefícios do trabalho remoto, permitindo que você se informe rapidamente.

Realizar Reuniões Semanais Onde Todos Estão Envolvidos

A comunicação é a pedra angular da liderança digital e do trabalho remoto. Realizar reuniões semanais para a sua equipe remota pode incentivar a comunicação e manter o contato pessoal.

Aqui está uma estrutura sugerida para a reunião:

• Parte I: atualizações pessoais. Comece a reunião convidando os membros da equipe a compartilhar novidades pessoais interessantes ou atividades não relacionadas ao trabalho.
• Parte II: atualizações individuais de trabalho. Peça aos membros da equipe para compartilhar três coisas que fizeram bem naquela semana, três áreas para melhoria e um aspecto onde precisam de ajuda. Defina expectativas para as próximas tarefas.
• Parte III: visão geral do sucesso da equipe. Compartilhe os sucessos recentes e as prioridades para manter um desempenho positivo.

Esta estrutura garante participação ativa, aumentando o engajamento e a consciência da equipe.

Escreva um memorando detalhado descrevendo como as reuniões online serão realizadas. Considere usar um serviço de redação acadêmica para melhorar a clareza ou fornecer coaching de redação para os membros da equipe aprimorarem suas habilidades de comunicação.

Dica Profissional: Aborde proativamente os desafios do trabalho remoto.

Reuniões semanais oferecem uma oportunidade para discutir desafios do trabalho remoto. Incentive os membros da equipe a compartilharem quaisquer dificuldades que enfrentam.

Referencie as conclusões de The State of Remote Work 2020 para entender os problemas comuns que sua equipe pode encontrar.

Não se esqueça das reuniões individuais. Nem todos se sentem à vontade para compartilhar dificuldades em configurações de grupo, então considere ter breves reuniões individuais a cada duas semanas.

Ajude a Sua Equipa Distribuída a Ser Mais Eficiente em Tarefas Rotineiras Como o Gerenciamento de Emails

Muitos funcionários que estão a transitar para o trabalho remoto podem achar isso desafiante.

Distrações como redes sociais ou tarefas domésticas podem impactar a produtividade. Além disso, gerenciar emails pode tornar-se mais demorado devido a essas distrações.

Se você está gerenciando uma equipe remota, é sua responsabilidade ajudá-los a trabalhar de forma eficiente a partir de casa.

Utilizar aplicativos projetados para eficiência e foco pode ser benéfico.

Por exemplo, se a sua equipe enfrenta problemas de produtividade devido a excesso de emails, considere os seguintes insights:

• Verificar emails em excesso pode desperdiçar mais de 20 minutos diariamente.
• 54 por cento dos trabalhadores relatam lidar com mais emails do que há três anos.
• Caixas de entrada de email cheias podem desperdiçar cerca de 27 minutos diariamente, totalizando mais de duas horas semanalmente.

Para ajudar sua equipe a gerenciar emails e otimizar suas caixas de entrada, considere usar Mailbird. Este cliente de email permite que você:

• Consolide emails de várias caixas de entrada em um só lugar para evitar alternar entre abas do navegador.
• Crie categorias de caixa de entrada de email ilimitadas para melhor organização, superando as limitações de provedores de email típicos.
• Gerencie emails de forma eficiente usando o Leitor de Velocidade de Email para definir limites personalizados de tempo de leitura.
• Programe emails para mais tarde para que os funcionários possam se concentrar em outras tarefas.

Outro aspecto importante da gestão de equipes remotas é minimizar as distrações do escritório em casa.

Se sua equipe expressar interesse em aplicativos para evitar distrações, recomende StayFocused e Mindful Browsing.

Essas extensões do Google Chrome podem:

• Notificar os usuários sobre sites que distraem
• Bloquear temporariamente sites como redes sociais
• Estimular o foco em atividades produtivas

Compartilhe esses aplicativos com sua equipe para melhorar o foco e a organização.

Leitura adicional:

• 7 Ferramentas para Acelerar a Eficiência do Email e do Trabalho em 2020
• Como Reduzir o Tempo no Gerenciamento de Emails com o Leitor de Velocidade de Email do Mailbird

Apoie os Pais Trabalhadores da Sua Equipa

Os pais trabalhadores enfrentam stress adicional. Com crianças em casa, alcançar a máxima performance pode ser um desafio. Verifique regularmente com os seus colaboradores diretos para garantir que as suas famílias estão bem e ajude-os a manter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Se tem pais trabalhadores na sua equipa, é crucial apoiá-los para que se sintam valorizados e ouvidos.

Aqui está o que pode fazer:

• Verifique através de reuniões regulares individuais. Pergunte como estão a gerir as responsabilidades de trabalho e familiares.
• Ofereça arranjos de trabalho flexíveis. Forneça alternativas a um horário das 9 às 17 horas, dando aos pais mais liberdade para concluir tarefas.

Assegure-se de que as políticas da sua equipa são o mais familiares possível.

Essas políticas podem melhorar o bem-estar da equipa, levando a uma maior satisfação e desempenho no trabalho.

Realizar Inquéritos Regulares de Satisfação no Trabalho

Com as políticas de trabalho remoto a continuarem, muitas empresas inquéritos a funcionários sobre a satisfação no trabalho.

Alguns membros da equipa podem não partilhar abertamente as suas preocupações, por isso inquéritos anónimos podem fornecer insights valiosos.

Crie estes inquéritos rapidamente utilizando o Google Forms. Eles ajudam a identificar problemas que afetam a sua equipa. Para os tornar acessíveis, considere usar o melhor gerador de código QR para links de escaneamento rápido.

Considere incluir estas perguntas no seu inquérito:

• "Quão satisfeito está com a comunicação com o seu líder?"
• "Quão motivado se sente ao trabalhar de casa?"
• "Tem acesso às ferramentas de produtividade e recursos necessários para o seu trabalho?"
• "Sente que consegue alcançar facilmente os seus colegas?"
• "Quão stressado está ao trabalhar de casa?"

Estas perguntas podem ser apresentadas em formatos de múltipla escolha ou escala (1 = discordo totalmente, 5 = concordo totalmente).

As respostas fornecerão insights valiosos sobre a satisfação no trabalho da equipa, bem-estar e compromisso.

Leitura adicional:

• 5 Maneiras Inteligentes de Manter a Sua Equipa Remota Engajada em 2020

Participe de Todas as Reuniões e Reprograme as Canceladas

Embora vários fatores possam impedi-lo de participar de todas as reuniões da equipe, procure organizar o seu tempo para estar disponível. Com o trabalho remoto a tornar-se a norma, priorize videochamadas e conferências em vez de adiamentos.

Reprograme sempre que precisar cancelar uma reunião. Isso mostra à sua equipe que você está comprometido em estar envolvido e a apoiar.

Isso é especialmente importante para encontros individuais. Se um líder cancela um encontro individual e não o reprograme, o colaborador pode sentir-se desvalorizado.

No Mailbird, você pode usar o calendário embutido para unificar todos os calendários das suas contas de email. Isso ajuda a rastrear reuniões agendadas e gerenciar o tempo de forma mais eficaz.

Bónus: Ferramentas para Gerir Equipes Remotas

Videoconferências, mensagens instantâneas e e-mails são eficazes para manter o contato. Decida quais métodos funcionam melhor e com que frequência usá-los. Um calendário de grupo pode garantir que ninguém perca anúncios importantes. Pesquise as melhores ferramentas com base nas necessidades da sua equipa.

Aqui está uma lista de ferramentas recomendadas da nossa série de blog Os Desafios do Trabalho Remoto. Revise esta lista e escolha aquelas que melhor se adequam a si.

Para mais recomendações de aplicações, consulte Product Hunt.

Para Concluir

Estas dicas podem ajudá-lo a gerenciar uma equipe remota de forma eficaz e atingir seus objetivos. Ao manter a moral da equipe, a satisfação no trabalho, o desempenho e o engajamento, elas complementam suas práticas de liderança.

Estas práticas também melhoram sua liderança ao focar na sua equipe. Compreender e implementá-las promove uma cultura de equipe positiva e orientada para o engajamento.

Você tem alguma dica para gerenciar uma equipe remota? Compartilhe-as nos comentários abaixo.