Snelle Tips voor het Op Afstand Leiden van een Team

Begin met jezelf door je mindset te veranderen

Heb je altijd het idee gesteund dat je team 100 procent op afstand werkt?

Zo niet, dan is dat volkomen begrijpelijk. Veel leiders geven de voorkeur aan teams op kantoor om constante communicatie te onderhouden.

Om een remote team productief te laten zijn en projecten op tijd te leveren, moet de leider eerst de verandering in zichzelf omarmen.

Eerste stap: een mindset aannemen die bevorderlijk is voor afstandswerk

Belangrijke tips voor de overstap van een kantooromgeving naar het beheren van remote medewerkers:

• Verander je persoonlijke opvatting over afstandswerk. Erken dat het hebben van remote werknemers in je team niet alleen een noodzaak is in het huidige klimaat, maar ook een effectieve manier om projecten te leveren.
• Vertrouw je team. Sommige controle loslaten kan een uitdaging zijn, maar het is de moeite waard. Wanneer je teamleden zich vertrouwd voelen, verbetert dit je reputatie.
• Informeer jezelf over de voordelen van afstandswerk. Er is een overvloed aan informatie beschikbaar over de voordelen van afstandswerk, waardoor je jezelf snel kunt onderwijzen.

Voer Wekelijkse Vergaderingen Uit Waarbij Iedereen Betrokken Is

Communicatie is de hoeksteen van digitaal leiderschap en remote werk. Wekelijkse vergaderingen voor je remote team kunnen de communicatie aanmoedigen en persoonlijk contact onderhouden.

Hier is een voorgestelde vergaderstructuur:

• Deel I: persoonlijke updates. Begin de vergadering door teamleden uit te nodigen om interessante persoonlijke nieuwtjes of niet-werkgerelateerde activiteiten te delen.
• Deel II: individuele werkupdates. Vraag teamleden om drie dingen te delen die ze die week goed hebben gedaan, drie gebieden voor verbetering, en één aspect waar ze hulp bij nodig hebben. Stel verwachtingen voor aankomende opdrachten.
• Deel III: overzicht van teamsuccessen. Deel recente successen en prioriteiten om positieve prestaties te behouden.

Deze structuur zorgt voor actieve deelname, wat de betrokkenheid en het bewustzijn binnen het team vergroot.

Schrijf een gedetailleerde memo waarin wordt uiteengezet hoe online vergaderingen zullen worden gehouden. Overweeg om een academische schrijservice te gebruiken om de duidelijkheid te verbeteren of schrijfcoaching te bieden voor teamleden om communicatieve vaardigheden te verbeteren.

Pro Tip: Tackel potentiële uitdagingen van remote werk proactief.

Wekelijkse vergaderingen bieden een kans om uitdagingen van remote werk te bespreken. Moedig teamleden aan om eventuele problemen die ze tegenkomen te delen.

Verwijs naar de bevindingen van The State of Remote Work 2020 om veelvoorkomende problemen te begrijpen waarmee je team mogelijk te maken krijgt.

Vergeet niet om één-op-één vergaderingen te houden. Niet iedereen voelt zich comfortabel om in groepsverband problemen te delen, dus overweeg om elke twee weken korte één-op-één gesprekken te voeren.

Help Uw Gedistribueerde Team Efficiënter Te Zijn Met Routinetaken Zoals E-mailbeheer

Veel werknemers die overstappen op remote werken, kunnen het uitdagend vinden.

Afleidingen zoals sociale media of huishoudelijke taken kunnen de productiviteit beïnvloeden. Daarnaast kan het beheren van e-mails tijdrovender worden door deze afleidingen.

Het gebruik van apps die zijn ontworpen voor efficiëntie en focus kan gunstig zijn.

Als uw team bijvoorbeeld productiviteitsproblemen ondervindt door e-mailoverload, overweeg dan de volgende inzichten:

• Overmatig e-mail controleren kan meer dan 20 minuten per dag verspillen.
• 54 procent van de werknemers geeft aan meer e-mails te ontvangen dan drie jaar geleden.
• Volle e-mail-inboxen kunnen ongeveer 27 minuten per dag verspillen, wat meer dan twee uur per week bedraagt.

Om uw team te helpen e-mails te beheren en hun inboxen te optimaliseren, overweeg dan om Mailbird te gebruiken. Deze e-mailclient stelt u in staat om:

• E-mails van meerdere inboxen op één plek te consolideren om te voorkomen dat u tussen browser-tabbladen wisselt.
• Onbeperkte e-mail-inboxcategorieën te creëren voor betere organisatie, voorbij de beperkingen van typische e-mailproviders.
• E-mails efficiënt te beheren met de E-mail Speed Reader om aangepaste leestijdlimieten in te stellen.
• E-mails voor later te plannen zodat werknemers zich op andere taken kunnen concentreren.

Een ander belangrijk aspect van remote teambeheer is het minimaliseren van afleidingen op het thuiswerkplek.

Als uw team interesse toont in apps om afleidingen te vermijden, raad dan StayFocused en Mindful Browsing aan.

Deze Google Chrome-extensies kunnen:

• Gebruikers notificeren over afleidende websites
• Tijdelijk sites zoals sociale media blokkeren
• De focus op productieve activiteiten aanmoedigen

Deel deze apps met uw team om de focus en organisatie te verbeteren.

Verdere lezing:

• 7 Tools om E-mail en Werk Efficiëntie in 2020 te Versnellen
• Hoe u Tijd Kunt Besparen op E-mailbeheer met Mailbird E-mail Speed Reader

Ondersteun de Werkende Ouders van Jouw Team

Werkende ouders staan voor extra stress. Met kinderen thuis kan het een uitdaging zijn om maximale prestaties te leveren. Controleer regelmatig bij je directe collega's of hun gezinnen goed gaan en help hen een balans tussen werk en privéleven te behouden.

Als je werkende ouders in je team hebt, is het cruciaal om hen te ondersteunen, zodat ze zich gewaardeerd en gehoord voelen.

Hier is wat je kunt doen:

• Check in via regelmatige één-op-één-vergaderingen. Vraag hoe ze het werk en de verantwoordelijkheden thuis combineren.
• Bied flexibele werkregelingen aan. Geef alternatieven voor een 9-tot-5-schema, zodat ouders meer vrijheid hebben om taken te voltooien.

Zorg ervoor dat het beleid van jouw team zo gezinsvriendelijk mogelijk is.

Dergelijk beleid kan het welzijn van het team verbeteren, wat leidt tot hogere tevredenheid en prestaties op de werkvloer.

Voer Regelmatig Tevredenheid Enquêtes Uit

Met het oog op het voortzetten van het beleid voor remote werken, ondervragen veel bedrijven medewerkers over hun werktevredenheid.

Sommige teamleden delen mogelijk niet openlijk hun zorgen, dus anonieme enquêtes kunnen waardevolle inzichten bieden.

Maak deze enquêtes snel met Google Forms. Ze helpen bij het identificeren van problemen die uw team beïnvloeden. Om ze toegankelijk te maken, kunt u overwegen de beste QR code generator te gebruiken voor snelle scanningslinks.

Overweeg om deze vragen in uw enquête op te nemen:

• "Hoe tevreden bent u over de communicatie met uw leidinggevende?"
• "Hoe gemotiveerd bent u tijdens het werken vanuit huis?"
• "Heeft u toegang tot de benodigde productiviteitstools en bronnen voor uw werk?"
• "Voelt u dat u gemakkelijk contact kunt opnemen met uw collega's?"
• "Hoe gestrest bent u als u vanuit huis werkt?"

Deze vragen kunnen worden gepresenteerd in meerkeuze- of schaalformaten (1 = absoluut oneens, 5 = absoluut eens).

De antwoorden zullen waardevolle inzichten bieden in de werktevredenheid, het welzijn en de betrokkenheid van het team.

Verder lezen:

• 5 Slimme Manieren om Uw Remote Team Betrokken te Houden in 2020

Neem Aan Elke Vergadering Deel en Herplan de Geannuleerde

Hoewel verschillende factoren je kunnen belemmeren om elke teamvergadering bij te wonen, is het belangrijk om je tijd zo te organiseren dat je beschikbaar bent. Aangezien thuiswerken de norm wordt, geef prioriteit aan video-oproepen en conferenties boven uitstel.

Plan altijd opnieuw als je een vergadering moet annuleren. Dit laat je team zien dat je toegewijd bent aan betrokkenheid en ondersteuning.

Dit is vooral belangrijk voor één-op-één gesprekken. Als een leider een één-op-één gesprek annuleert en niet opnieuw plant, kan de medewerker zich ondergewaardeerd voelen.

In Mailbird kun je de ingebouwde kalender gebruiken om alle agenda's van je e-mailaccounts te verenigen. Dit helpt bij het volgen van geplande vergaderingen en tijdbeheer effectiever.

Bonus: Tools om Teams op Afstand te Beheren

Videovergaderingen, directe berichten en e-mails zijn effectief voor het onderhouden van contact. Beslis welke methoden het beste werken en hoe vaak je ze gebruikt. Een gezamenlijke kalender kan ervoor zorgen dat niemand belangrijke aankondigingen mist. Onderzoek de beste tools op basis van de behoeften van je team.

Hier is een lijst met aanbevolen tools uit onze blogserie De Uitdagingen van Thuiswerken. Bekijk deze lijst en kies de tools die het beste bij jou passen.

Voor meer app-aanbevelingen, raadpleeg Product Hunt.

Afsluiting

Deze tips kunnen je helpen een team op afstand effectief te beheren en je doelen te bereiken. Door de moraal, de werktevredenheid, de prestaties en de betrokkenheid van het team te behouden, aanvullen ze je leiderschapspraktijken.

Deze praktijken verbeteren ook je leiderschap door de focus op je team. Het begrijpen en implementeren ervan bevordert een positieve, op betrokkenheid gerichte teamcultuur.

Heb je tips voor het beheren van een team op afstand? Deel ze in de reacties hieronder.