Consejos para Gestionar un Equipo a Distancia

Empieza contigo mismo cambiando tu mentalidad

¿Siempre has apoyado la idea de que tu equipo trabaje al 100 por ciento de forma remota?

Si no, es completamente comprensible. Muchos líderes prefieren tener a sus equipos en la oficina para mantener una comunicación constante.

Para que un equipo remoto sea productivo y entregue proyectos a tiempo, el líder debe primero aceptar el cambio dentro de sí mismo.

Primer paso: adoptar una mentalidad favorable al trabajo remoto

Consejos clave para pasar de un entorno de oficina a gestionar empleados remotos:

• Cambia tu visión personal del trabajo remoto. Reconoce que tener trabajadores remotos en tu personal no es solo una necesidad en el clima actual, sino una forma efectiva de entregar proyectos.
• Confía en tu equipo. Renunciar a cierto control puede ser un desafío, pero vale la pena. Cuando tus miembros del equipo se sienten confiados, mejora tu reputación.
• Infórmate sobre las ventajas del trabajo remoto. Hay una gran cantidad de información disponible sobre los beneficios del trabajo remoto, lo que te permite educarte rápidamente.

Realizar Reuniones Semanales Donde Todos Estén Involucrados

La comunicación es la piedra angular del liderazgo digital y del trabajo remoto. Realizar reuniones semanales para su equipo remoto puede fomentar la comunicación y mantener el contacto personal.

A continuación, se sugiere una estructura de reunión:

• Parte I: actualizaciones personales. Comience la reunión invitando a los miembros del equipo a compartir alguna noticia personal interesante o actividades no relacionadas con el trabajo.
• Parte II: actualizaciones individuales del trabajo. Pida a los miembros del equipo que compartan tres cosas que hicieron bien esa semana, tres áreas de mejora y un aspecto en el que necesitan ayuda. Establezca expectativas para las próximas tareas.
• Parte III: visión general del éxito del equipo. Comparta los éxitos recientes y las prioridades para mantener un rendimiento positivo.

Esta estructura asegura la participación activa, aumentando el compromiso y la conciencia del equipo.

Escriba un memorando detallado que describa cómo se llevarán a cabo las reuniones en línea. Considere utilizar un servicio de redacción académica para mejorar la claridad o proporcionar coaching de escritura a los miembros del equipo para mejorar las habilidades de comunicación.

Consejo Profesional: Aborde proactivamente los posibles desafíos del trabajo remoto.

Las reuniones semanales ofrecen una oportunidad para discutir los desafíos del trabajo remoto. Anime a los miembros del equipo a compartir cualquier dificultad que enfrenten.

Refiérase a los hallazgos de El Estado del Trabajo Remoto 2020 para comprender los problemas comunes que su equipo puede encontrar.

No se olvide de las reuniones uno a uno. No todos se sienten cómodos compartiendo dificultades en entornos grupales, así que considere tener breves reuniones individuales cada dos semanas.

Ayuda a Tu Equipo Distribuido a Ser Más Eficiente con Tareas de Rutina Como la Gestión de Correos Electrónicos

Muchos empleados que están pasando al trabajo remoto pueden encontrarlo desafiante.

Las distracciones como las redes sociales o las tareas del hogar pueden impactar la productividad. Además, gestionar correos electrónicos puede volverse más consume tiempo debido a estas distracciones.

Si estás gestionando un equipo remoto, es tu responsabilidad ayudarles a trabajar de manera eficiente desde casa.

Usar aplicaciones diseñadas para la eficiencia y el enfoque puede ser beneficioso.

Por ejemplo, si tu equipo enfrenta problemas de productividad debido a la sobrecarga de correos electrónicos, considera las siguientes ideas:

• Revisar correos electrónicos en exceso puede desperdiciar más de 20 minutos al día.
• El 54 por ciento de los trabajadores informa que lidian con más correos electrónicos que hace tres años.
• Bandejas de entrada de correos electrónicos llenas pueden desperdiciar alrededor de 27 minutos al día, sumando más de dos horas a la semana.

Para ayudar a tu equipo a gestionar correos electrónicos y optimizar sus bandejas de entrada, considera usar Mailbird. Este cliente de correo electrónico te permite:

• Consolidar correos electrónicos de múltiples bandejas de entrada en un solo lugar para evitar cambiar entre pestañas del navegador.
• Crear categorías de bandejas de entrada de correo electrónico ilimitadas para una mejor organización, superando las limitaciones de los proveedores de correo electrónico típicos.
• Gestionar correos electrónicos de manera eficiente utilizando el Email Speed Reader para establecer límites de tiempo de lectura personalizados.
• Programar correos electrónicos para más tarde para que los empleados puedan concentrarse en otras tareas.

Otro aspecto importante de la gestión del equipo remoto es minimizar las distracciones en la oficina en casa.

Si tu equipo muestra interés en aplicaciones para evitar distracciones, recomienda StayFocused y Mindful Browsing.

Estas extensiones de Google Chrome pueden:

• Notificar a los usuarios sobre sitios web distractores
• Bloquear temporalmente sitios como redes sociales
• Fomentar el enfoque en actividades productivas

Comparte estas aplicaciones con tu equipo para mejorar el enfoque y la organización.

Lectura adicional:

• 7 herramientas para impulsar la eficiencia del correo electrónico y del trabajo en 2020
• Cómo reducir el tiempo en la gestión de correos electrónicos con Mailbird Email Speed Reader

Apoya a los Padres Trabajadores de Tu Equipo

Los padres trabajadores enfrentan un estrés adicional. Con los niños en casa, lograr un rendimiento óptimo puede ser un desafío. Realiza chequeos regulares con tus informes directos para asegurarte de que sus familias estén bien y ayudarles a mantener un equilibrio entre trabajo y vida personal.

Si tienes padres trabajadores en tu equipo, es crucial apoyarlos para que se sientan valorados y escuchados.

Aquí tienes lo que puedes hacer:

• Chequea mediante reuniones regulares uno a uno. Pregunta cómo están gestionando las responsabilidades laborales y familiares.
• Ofrece arreglos laborales flexibles. Proporciona alternativas a un horario de 9 a 5, dando a los padres más libertad para completar sus tareas.

Asegúrate de que las políticas de tu equipo sean lo más amigables posible para las familias.

Dichas políticas pueden mejorar el bienestar del equipo, llevando a una mayor satisfacción laboral y rendimiento.

Realizar Encuestas Regulares de Satisfacción Laboral

Dado que es probable que las políticas de trabajo remoto continúen, muchas empresas encuestan a sus empleados sobre la satisfacción laboral.

Algunos miembros del equipo pueden no compartir abiertamente sus preocupaciones, por lo que las encuestas anónimas pueden proporcionar información valiosa.

Crea estas encuestas rápidamente utilizando Google Forms. Ayudan a identificar problemas que afectan a tu equipo. Para hacerlas accesibles, considera utilizar el mejor generador de códigos QR para enlaces de escaneo rápido.

Considera incluir estas preguntas en tu encuesta:

• "¿Qué tan satisfecho estás con la comunicación con tu líder?"
• "¿Qué tan motivado te sientes mientras trabajas desde casa?"
• "¿Tienes acceso a las herramientas de productividad y recursos necesarios para tu trabajo?"
• "¿Sientes que puedes comunicarte fácilmente con tus compañeros?"
• "¿Qué tan estresado te sientes al trabajar desde casa?"

Estas preguntas se pueden presentar en formatos de opción múltiple o en escala (1 = en desacuerdo total, 5 = de acuerdo total).

Las respuestas proporcionarán información valiosa sobre la satisfacción laboral, el bienestar y el compromiso del equipo.

Lectura adicional:

• 5 Formas Inteligentes de Mantener a Tu Equipo Remoto Comprometido en 2020

Asista a Todas las Reuniones y Reprograme las Canceladas

Aunque varios factores pueden impedirte asistir a todas las reuniones del equipo, esfuérzate por organizar tu tiempo para estar disponible. Con el trabajo remoto convirtiéndose en la norma, prioriza las videollamadas y conferencias sobre los aplazamientos.

Siempre reprograme si debes cancelar una reunión. Esto muestra a tu equipo que estás comprometido a estar involucrado y a apoyar.

Esto es especialmente importante para las reuniones uno a uno. Si un líder cancela una reunión uno a uno y no reprograme, el empleado puede sentirse subvalorado.

En Mailbird, puedes usar el calendario integrado para unificar todos los calendarios de tus cuentas de correo electrónico. Esto ayuda a rastrear las reuniones programadas y gestionar el tiempo de manera más efectiva.

Bonificación: Herramientas para Gestionar Empleados Remotos

Las videoconferencias, la mensajería instantánea y los correos electrónicos son efectivos para mantener el contacto. Decide qué métodos funcionan mejor y con qué frecuencia utilizarlos. Un calendario grupal puede asegurar que nadie se pierda anuncios importantes. Investiga las mejores herramientas según las necesidades de tu equipo.

Aquí tienes una lista de herramientas recomendadas de nuestra serie de blog Los Desafíos del Trabajo Remoto. Revisa esta lista y elige las que mejor se adapten a ti.

Para más recomendaciones de aplicaciones, consulta Product Hunt.

En Conclusión

Estos consejos pueden ayudarte a gestionar un equipo remoto de manera efectiva y alcanzar tus objetivos. Al mantener la moral del equipo, la satisfacción laboral, el rendimiento y el compromiso, complementan tus prácticas de liderazgo.

Estas prácticas también mejoran tu liderazgo al centrarse en tu equipo. Comprenderlas e implementarlas fomenta una cultura de equipo positiva y orientada al compromiso.

¿Tienes algún consejo para gestionar un equipo remoto? Compártelo en los comentarios a continuación.