Быстрые советы по удаленному управлению командой

Начните с себя, изменив свое мышление

Вы всегда поддерживали идею работы вашей команды на 100 процентов удаленно?

Если нет, это вполне понятно. Многие руководители предпочитают, чтобы их команды находились в офисе для поддержания постоянной связи.

Чтобы удаленная команда была продуктивной и выполняла проекты в срок, руководитель сначала должен принять изменения в себе.

Первый шаг: принятие мышления, подходящего для удаленной работы

Ключевые советы по переходу от офисной среды к управлению удаленными сотрудниками:

• Измените свое личное мнение о удаленной работе. Признайте, что наличие удаленных работников в вашей команде - это не просто необходимость в нынешних условиях, но и эффективный способ выполнения проектов.
• Доверяйте своей команде. Отказ от некоторого контроля может быть сложным, но это стоит того. Когда ваши члены команды чувствуют доверие, это улучшает вашу репутацию.
• Обучите себя преимуществам удаленной работы. Существует множество информации о преимуществах удаленной работы, позволяющей вам быстро разобраться в теме.

Проводите еженедельные встречи, где участвуют все

Коммуникация является основополагающим элементом цифрового лидерства и удаленной работы. Проведение еженедельных встреч для вашей удаленной команды может способствовать общению и поддерживать личный контакт.

Вот предложенная структура встречи:

• Часть I: личные обновления. Начните встречу, пригласив членов команды поделиться любыми интересными личными новостями или нерабочими активностями.
• Часть II: обновления по работе. Попросите членов команды поделиться тремя вещами, которые у них хорошо получились на этой неделе, тремя областями для улучшения и одним аспектом, в котором им нужна помощь. Установите ожидания по предстоящим заданиям.
• Часть III: обзор успехов команды. Поделитесь недавними успехами и приоритетами, чтобы поддерживать позитивное выполнение задач.

Эта структура гарантирует активное участие, увеличивая вовлеченность и осведомленность команды.

Напишите подробную записку, описывающую, как будут проводиться онлайн-встречи. Рассмотрите возможность использования услуги академического письма для повышения ясности или предоставления коучинга по письму для членов команды для улучшения коммуникационных навыков.

Совет профессионала: Проактивно решайте потенциальные проблемы удаленной работы.

Ежедневные встречи предоставляют возможность обсудить проблемы удаленной работы. Поощряйте членов команды делиться любыми трудностями, с которыми они сталкиваются.

Обратитесь к данным из Состояние удаленной работы 2020, чтобы понять общие проблемы, с которыми может столкнуться ваша команда.

Не забывайте об индивидуальных встречах. Не все комфортно делятся трудностями в групповой обстановке, поэтому рассмотрите возможность проведения коротких индивидуальных встреч раз в две недели.

Помогите вашей распределенной команде стать более эффективной в рутинных задачах, таких как управление электронной почтой

Многим сотрудникам, переходящим на удаленную работу, может быть сложно.

Отвлекающие факторы, такие как социальные сети или домашние обязанности, могут повлиять на продуктивность. Кроме того, управление электронной почтой может занять больше времени из-за этих отвлечений.

Если вы управляете удаленной командой, ваша ответственность - помочь им эффективно работать из дома.

Использование приложений, предназначенных для повышения эффективности и сосредоточенности, может быть полезным.

Например, если ваша команда сталкивается с проблемами с продуктивностью из-за перегрузки электронной почтой, рассмотрите следующие рекомендации:

• Чрезмерная проверка электронной почты может отнимать более 20 минут в день.
• 54 процента работников сообщают о том, что получают больше писем, чем три года назад.
• Полные почтовые ящики могут тратить около 27 минут в день, что составляет более двух часов в неделю.

Чтобы помочь вашей команде управлять электронной почтой и оптимизировать их почтовые ящики, рассмотрите возможность использования Mailbird. Этот почтовый клиент позволяет вам:

• Консолидировать письма из нескольких почтовых ящиков в одном месте, чтобы избежать переключения между вкладками браузера.
• Создавать неограниченные категории почтовых ящиков для лучшей организации, превышающей ограничения обычных почтовых провайдеров.
• Эффективно управлять электронной почтой с помощью Скоростного читалки электронной почты, чтобы установить индивидуальные лимиты времени на чтение.
• Запланировать отправку писем на потом, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на других задачах.

Еще один важный аспект управления удаленной командой - минимизация отвлекающих факторов в домашнем офисе.

Если ваша команда проявляет интерес к приложениям для избежания отвлечений, рекомендуйте StayFocused и Mindful Browsing.

Эти расширения для Google Chrome могут:

• Уведомлять пользователей о отвлекающих веб-сайтах
• Временно блокировать сайты, такие как социальные сети
• Стимулировать сосредоточение на продуктивной деятельности

Поделитесь этими приложениями с вашей командой, чтобы улучшить сосредоточение и организацию.

Дополнительное чтение:

• 7 инструментов для увеличения эффективности электронной почты и работы в 2020 году
• Как сократить время на управление электронной почтой с помощью Скоростной читалки Mailbird

Поддержка работающих родителей вашей команды

Работающие родители сталкиваются с дополнительным стрессом. С детьми дома достижение максимальной производительности может быть сложной задачей. Регулярно общайтесь с вашими прямыми подчиненными, чтобы убедиться, что их семьи в порядке, и помогите им поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Если у вас есть работающие родители в команде, важно поддерживать их, чтобы они чувствовали себя ценными и услышанными.

Вот что вы можете сделать:

• Регулярно проводите индивидуальные встречи. Спросите, как они справляются с работой и домашними обязанностями.
• Предложите гибкие условия работы. Предоставьте альтернативы стандартному расписанию с 9 до 5, давая родителям больше свободы для выполнения задач.

Убедитесь, что политика вашей команды максимально дружелюбна к семьям.

Такие политики могут повысить благополучие команды, что приведет к более высокой удовлетворенности работой и производительности.

Проведение регулярных опросов по удовлетворенности работой

С учетом того, что политика удаленной работы, скорее всего, продолжится, многие компании проводят опросы среди сотрудников о удовлетворенности работой.

Некоторые члены команды могут не открыто делиться своими беспокойствами, поэтому анонимные опросы могут предоставить ценную информацию.

Создавайте эти опросы быстро с помощью Google Форм. Они помогают выявлять проблемы, влияющие на вашу команду. Чтобы сделать их доступными, рассмотрите возможность использования лучшего генератора QR-кодов для быстрого сканирования ссылок.

Рассмотрите возможность включения этих вопросов в ваш опрос:

• "Насколько вы удовлетворены общением с вашим руководителем?"
• "Насколько вы мотивированы, работая из дома?"
• "Есть ли у вас доступ к инструментам и ресурсам, необходимым для вашей работы?"
• "Чувствуете ли вы, что можете легко достучаться до своих коллег?"
• "Насколько вы испытываете стресс, работая из дома?"

Эти вопросы могут быть представлены в формате с выбором ответа или шкалы (1 = полностью не согласен, 5 = полностью согласен).

Ответы предоставят ценную информацию о удовлетворенности работой команды, благополучии и вовлеченности.

Полезное чтение:

• 5 умных способов сохранить вовлеченность вашей удаленной команды в 2020 году

Посещайте каждую встречу и перенастраивайте отмененные

Хотя различные факторы могут помешать вам посетить каждую командную встречу, старайтесь организовать свое время так, чтобы быть доступным. Поскольку удаленная работа становится нормой, ставьте приоритет на видеозвонки и конференции, а не на переносы.

Всегда переносите встречу, если вы должны ее отменить. Это показывает вашей команде, что вы готовы участвовать и поддерживать их.

Это особенно важно для встреч один на один. Если руководитель отменяет встречу один на один и не переносит её, сотрудник может почувствовать себя недооцененным.

В Mailbird вы можете использовать встроенный календарь, чтобы объединить все календари из ваших учетных записей электронной почты. Это помогает в отслеживании запланированных встреч и управлении временем более эффективно.

Бонус: Инструменты для управления удаленными сотрудниками

Видеоконференции, обмен мгновенными сообщениями и электронная почта эффективны для поддержания контакта. Определите, какие методы работают лучше всего и как часто их использовать. Групповой календарь поможет убедиться, что никто не пропустит важные объявления. Изучите лучшие инструменты в зависимости от потребностей вашей команды.

Вот список рекомендованных инструментов из нашей серии блогов Проблемы удаленной работы. Просмотрите этот список и выберите те, которые вам больше всего подходят.

Для получения дополнительных рекомендаций по приложениям обратитесь к Product Hunt.

В заключение

Эти советы могут помочь вам эффективно управлять удаленной командой и достигать ваших целей. Поддерживая моральный дух команды, удовлетворенность работой, производительность и вовлеченность, они дополняют ваши лидерские практики.

Эти практики также улучшают ваши лидерские качества, сосредотачиваясь на вашей команде. Понимание и внедрение их способствует формированию позитивной, ориентированной на вовлеченность команды.

У вас есть советы по управлению удаленной командой? Поделитесь ими в комментариях ниже.