Consigli Rapidi per Gestire un Team a Distanza

Inizia con Te Stesso Cambiando La Tua Mentalità

Hai sempre sostenuto l'idea che il tuo team lavorasse al 100% in remoto?

Se non lo hai fatto, è perfettamente comprensibile. Molti leader preferiscono avere i loro team in ufficio per mantenere una comunicazione costante.

Affinché un team remoto sia produttivo e consegni i progetti in tempo, il leader deve prima abbracciare il cambiamento in se stesso.

Primo passo: adottare una mentalità favorevole al lavoro remoto

Consigli chiave per passare da un ambiente d'ufficio a gestire dipendenti remoti:

• Cambia la tua visione personale del lavoro remoto. Riconosci che avere lavoratori remoti nel tuo staff non è solo una necessità nel clima attuale, ma un modo efficace per consegnare progetti.
• Fidati del tuo team. Rinunciare a parte del controllo può essere difficile, ma ne vale la pena. Quando i membri del tuo team si sentono fidati, migliora la tua reputazione.
• Informati sui vantaggi del lavoro remoto. C'è una ricchezza di informazioni disponibili sui benefici del lavoro remoto, che ti permette di informarti rapidamente.

Conduci Riunioni Settimanali Dove Tutti Sono Coinvolti

La comunicazione è la pietra miliare della leadership digitale e del lavoro a distanza. Tenere riunioni settimanali per il tuo team remoto può incoraggiare la comunicazione e mantenere il contatto personale.

Ecco una struttura di riunione suggerita:

• Parte I: aggiornamenti personali. Inizia la riunione invitando i membri del team a condividere notizie personali interessanti o attività che non riguardano il lavoro.
• Parte II: aggiornamenti sul lavoro individuale. Chiedi ai membri del team di condividere tre cose che hanno fatto bene quella settimana, tre aree di miglioramento e un aspetto in cui hanno bisogno di assistenza. Stabilisci le aspettative per i compiti futuri.
• Parte III: panoramica dei successi del team. Condividi i successi recenti e le priorità per mantenere un rendimento positivo.

Questa struttura garantisce un'attiva partecipazione, aumentando l'impegno e la consapevolezza del team.

Scrivi un memorandum dettagliato che delinei come saranno condotte le riunioni online. Considera di utilizzare un servizio di scrittura accademica per migliorare la chiarezza o fornire coaching di scrittura ai membri del team per migliorare le abilità di comunicazione.

Consiglio Professionale: Affronta proattivamente le potenziali sfide del lavoro remoto.

Le riunioni settimanali offrono un'opportunità per discutere le sfide del lavoro a distanza. Incoraggia i membri del team a condividere eventuali difficoltà che affrontano.

Fai riferimento ai risultati di The State of Remote Work 2020 per comprendere le problematiche comuni che il tuo team potrebbe incontrare.

Non dimenticare delle riunioni individuali. Non tutti si sentono a proprio agio nel condividere le difficoltà in contesti di gruppo, quindi considera di avere brevi incontri individuali ogni due settimane.

Aiuta il tuo team distribuito a essere più efficiente con compiti di routine come la gestione delle email

Molti dipendenti che passano al lavoro da remoto potrebbero trovarlo impegnativo.

Distrazioni come i social media o i doveri domestici possono influenzare la produttività. Inoltre, gestire le email può diventare più dispendioso in termini di tempo a causa di queste distrazioni.

Se stai gestendo un team remoto, è tua responsabilità aiutarli a lavorare in modo efficiente da casa.

Utilizzare app progettate per l'efficienza e la concentrazione può essere utile.

Ad esempio, se il tuo team affronta problemi di produttività dovuti a un sovraccarico di email, considera i seguenti approfondimenti:

• Controllare le email eccessivamente può far perdere oltre 20 minuti al giorno.
• Il 54 percento dei lavoratori riporta di dover gestire più email rispetto a tre anni fa.
• Inbox di email piene possono far perdere circa 27 minuti al giorno, totalizzando oltre due ore settimanali.

Per aiutare il tuo team a gestire le email e ottimizzare le loro caselle di posta, prendi in considerazione l'utilizzo di Mailbird. Questo client email ti permette di:

• Consolidare le email da più caselle di posta in un unico posto per evitare di dover passare da una scheda del browser all'altra.
• Creare categorie illimitate di caselle di posta per una migliore organizzazione, superando i limiti dei tipici fornitori di email.
• Gestire le email in modo efficiente utilizzando il Email Speed Reader per impostare limiti di tempo di lettura personalizzati.
• Pianificare le email per dopo in modo che gli impiegati possano concentrarsi su altri compiti.

Un altro aspetto importante della gestione di un team remoto è minimizzare le distrazioni dell'home office.

Se il tuo team esprime interesse per app che evitano le distrazioni, consiglia StayFocused e Mindful Browsing.

Queste estensioni di Google Chrome possono:

• Notificare gli utenti riguardo ai siti web distraenti
• Bloccare temporaneamente siti come i social media
• Incoraggiare la concentrazione su attività produttive

Condividi queste app con il tuo team per migliorare la concentrazione e l'organizzazione.

Ulteriore lettura:

• 7 strumenti per aumentare l'efficienza delle email e del lavoro nel 2020
• Come ridurre i tempi di gestione delle email con Mailbird Email Speed Reader

Supporta i genitori lavoratori del tuo team

I genitori lavoratori affrontano stress aggiuntivo. Con i bambini a casa, raggiungere performance elevate può essere una sfida. Controlla regolarmente i tuoi diretti collaboratori per assicurarti che le loro famiglie stiano bene e aiutali a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata.

Se hai genitori lavoratori nel tuo team, è fondamentale supportarli affinché si sentano apprezzati e ascoltati.

Ecco cosa puoi fare:

• Controlla tramite incontri regolari one-on-one. Chiedi come stanno gestendo le responsabilità lavorative e familiari.
• Offri modalità di lavoro flessibili. Fornisci alternative a un orario 9-17, dando ai genitori maggiore libertà di completare i compiti.

Assicurati che le politiche del tuo team siano il più family-friendly possibile.

Queste politiche possono migliorare il benessere del team, portando a una maggiore soddisfazione e performance lavorativa.

Condurre Sondaggi Regolari sulla Soddisfazione Lavorativa

Con le politiche di lavoro da remoto destinate a continuare, molte aziende intervistano i dipendenti sulla soddisfazione lavorativa.

Alcuni membri del team potrebbero non condividere apertamente le loro preoccupazioni, quindi i sondaggi anonimi possono fornire indicazioni preziose.

Crea rapidamente questi sondaggi utilizzando Google Forms. Aiutano a identificare i problemi che influenzano il tuo team. Per renderli accessibili, considera di utilizzare il miglior generatore di codice QR per collegamenti di scansione rapida.

Considera di includere queste domande nel tuo sondaggio:

• "Quanto sei soddisfatto della comunicazione con il tuo leader?"
• "Quanto sei motivato mentre lavori da casa?"
• "Hai accesso agli strumenti e alle risorse necessarie per il tuo lavoro?"
• "Ritieni di poter contattare facilmente i tuoi colleghi?"
• "Quanto stress percepisci quando lavori da casa?"

Queste domande possono essere presentate in formato a scelta multipla o su scala (1 = fortemente in disaccordo, 5 = fortemente d'accordo).

Le risposte forniranno indicazioni preziose sulla soddisfazione lavorativa, il benessere e il coinvolgimento del team.

Ulteriori letture:

• 5 Modi Intelligenti per Mantenere Coinvolto il Tuo Team Remoto nel 2020

Partecipa a ogni riunione e riprogramma quelle annullate

Sebbene vari fattori possano impedirti di partecipare a ogni riunione di team, cerca di organizzare il tuo tempo per essere disponibile. Con il lavoro remoto che sta diventando la norma, dai priorità alle videochiamate e alle conferenze piuttosto che ai rinvii.

Riprenota sempre se devi annullare una riunione. Questo dimostra al tuo team che sei impegnato a partecipare e supportare.

Questo è particolarmente importante per i colloqui uno a uno. Se un leader annulla un colloquio uno a uno e non riprogramma, l'impiegato potrebbe sentirsi svalutato.

In Mailbird, puoi utilizzare il calendario integrato per unificare tutti i calendari dei tuoi account email. Questo aiuta a tenere traccia delle riunioni programmate e gestire il tempo in modo più efficace.

Bonus: Strumenti per Gestire Team Remoti

Le riunioni video, la messaggistica istantanea e le email sono efficaci per mantenere il contatto. Decidi quali metodi funzionano meglio e con quale frequenza utilizzarli. Un calendario di gruppo può garantire che nessuno manchi annunci importanti. Ricerca i migliori strumenti in base alle esigenze del tuo team.

Ecco un elenco di strumenti consigliati dalla nostra serie di blog Le Sfide del Lavoro Remoto. Rivedi questo elenco e scegli quelli che si adattano meglio a te.

Per ulteriori raccomandazioni di app, consulta Product Hunt.

In Conclusione

Questi suggerimenti possono aiutarti a gestire un team remoto in modo efficace e a raggiungere i tuoi obiettivi. Mantenendo il morale del team, la soddisfazione lavorativa, le prestazioni e il coinvolgimento, completano le tue pratiche di leadership.

Queste pratiche migliorano anche la tua leadership concentrandosi sul tuo team. Comprenderle e implementarli favorisce una cultura di team positiva e orientata al coinvolgimento.

Hai altri suggerimenti per gestire un team remoto? Condividili nei commenti qui sotto.