Conseils pratiques pour gérer une équipe à distance

Commencez par vous-même en changeant votre état d'esprit

Avez-vous toujours soutenu l'idée que votre équipe travaille à 100 % à distance ?

Si ce n'est pas le cas, c'est tout à fait compréhensible. De nombreux leaders préfèrent avoir leurs équipes au bureau pour maintenir une communication constante.

Pour qu'une équipe à distance soit productive et réalise des projets dans les délais, le leader doit d'abord accepter le changement en lui-même.

Première étape : adopter un état d'esprit favorable au travail à distance

Conseils clés pour passer d'un environnement de bureau à la gestion d'employés à distance :

• Changez votre vision personnelle du travail à distance. Reconnaissez que le fait d'avoir des travailleurs à distance dans votre personnel n'est pas seulement une nécessité dans le climat actuel, mais une manière efficace de livrer des projets.
• Faites confiance à votre équipe. Renoncer à un certain contrôle peut être difficile, mais cela en vaut la peine. Lorsque vos membres d'équipe se sentent dignes de confiance, cela améliore votre réputation.
• Renseignez-vous sur les avantages du travail à distance. Il existe une quantité d'informations disponibles sur les bienfaits du travail à distance, ce qui vous permet de vous informer rapidement.

Tenez des réunions hebdomadaires où tout le monde est impliqué

La communication est la pierre angulaire du leadership numérique et du travail à distance. Tenir des réunions hebdomadaires pour votre équipe à distance peut encourager la communication et maintenir un contact personnel.

Voici une structure de réunion suggérée :

• Partie I : mises à jour personnelles. Commencez la réunion en invitant les membres de l'équipe à partager des nouvelles personnelles intéressantes ou des activités non liées au travail.
• Partie II : mises à jour sur le travail individuel. Demandez aux membres de l'équipe de partager trois choses qu'ils ont bien faites cette semaine, trois domaines à améliorer et un aspect où ils ont besoin d'aide. Fixez des attentes pour les missions à venir.
• Partie III : aperçu des succès de l'équipe. Partagez les succès récents et les priorités pour maintenir une performance positive.

Cette structure garantit une participation active, augmentant l'engagement et la conscience de l'équipe.

Rédigez un mémo détaillé décrivant comment les réunions en ligne seront menées. Envisagez d'utiliser un service de rédaction académique pour améliorer la clarté ou fournir un coaching en écriture pour aider les membres de l'équipe à améliorer leurs compétences en communication.

Conseil pro : Abordez de manière proactive les défis potentiels du travail à distance.

Les réunions hebdomadaires offrent une occasion de discuter des défis du travail à distance. Encouragez les membres de l'équipe à partager les difficultés qu'ils rencontrent.

Référez-vous aux résultats de L'état du travail à distance 2020 pour comprendre les problèmes courants que votre équipe pourrait rencontrer.

N'oubliez pas les réunions individuelles. Tout le monde n'est pas à l'aise pour partager des difficultés en groupe, alors envisagez de faire de courtes réunions individuelles tous les quinze jours.

Aidez votre équipe distribuée à être plus efficace avec des tâches routinières comme la gestion des e-mails

De nombreux employés qui passent au travail à distance peuvent trouver cela difficile.

Les distractions telles que les réseaux sociaux ou les tâches ménagères peuvent avoir un impact sur la productivité. De plus, la gestion des e-mails peut devenir plus chronophage en raison de ces distractions.

Si vous gérez une équipe à distance, il est de votre responsabilité de les aider à travailler efficacement depuis chez eux.

L'utilisation d'applications conçues pour l'efficacité et la concentration peut être bénéfique.

Par exemple, si votre équipe rencontre des problèmes de productivité en raison de la surcharge d'e-mails, envisagez les éclaircissements suivants :

• Vérifier les e-mails de manière excessive peut faire perdre plus de 20 minutes chaque jour.
• 54 pour cent des travailleurs rapportent qu'ils reçoivent plus d'e-mails qu'il y a trois ans.
• Des boîtes de réception pleines peuvent faire perdre environ 27 minutes chaque jour, soit plus de deux heures chaque semaine.

Pour aider votre équipe à gérer les e-mails et optimiser leurs boîtes de réception, envisagez d'utiliser Mailbird. Ce client de messagerie vous permet de :

• Consolider les e-mails de plusieurs boîtes de réception au même endroit pour éviter de changer d'onglet de navigateur.
• Créer des catégories de boîtes de réception d'e-mails illimitées pour une meilleure organisation, dépassant les limitations des fournisseurs d'e-mails typiques.
• Gérer les e-mails efficacement en utilisant le Lecture rapide d'e-mails pour définir des limites de temps de lecture personnalisées.
• Programmer des e-mails pour plus tard afin que les employés puissent se concentrer sur d'autres tâches.

Un autre aspect important de la gestion d'une équipe à distance est de minimiser les distractions au bureau à domicile.

Si votre équipe manifeste de l'intérêt pour des applications pour éviter les distractions, recommandez StayFocused et Mindful Browsing.

Ces extensions Google Chrome peuvent :

• Notifier les utilisateurs sur les sites web distrayants
• Bloquer temporairement des sites comme les réseaux sociaux
• Encourager la concentration sur des activités productives

Partagez ces applications avec votre équipe pour améliorer la concentration et l'organisation.

Lectures complémentaires :

• 7 outils pour booster l'efficacité des e-mails et du travail en 2020
• Comment réduire le temps consacré à la gestion des e-mails avec le lecteur d'e-mails Mailbird

Soutenir les parents travailleurs de votre équipe

Les parents travailleurs font face à un stress supplémentaire. Avec des enfants à la maison, atteindre une performance maximale peut être un défi. Vérifiez régulièrement avec vos rapports directs pour vous assurer que leurs familles vont bien et aidez-les à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Si vous avez des parents travailleurs dans votre équipe, il est crucial de les soutenir pour qu'ils se sentent appréciés et entendus.

Voici ce que vous pouvez faire :

• Vérifiez régulièrement lors de réunions individuelles. Demandez comment ils gèrent leurs responsabilités professionnelles et familiales.
• Offrez des aménagements de travail flexibles. Proposez des alternatives à un horaire de 9 à 17 heures, donnant aux parents plus de liberté pour accomplir leurs tâches.

Assurez-vous que les politiques de votre équipe sont aussi favorables aux familles que possible.

De telles politiques peuvent améliorer le bien-être de l'équipe, entraînant une plus grande satisfaction et performance au travail.

Réaliser des enquêtes régulières sur la satisfaction au travail

Avec des politiques de travail à distance qui devraient se poursuivre, de nombreuses entreprises interrogent leurs employés sur la satisfaction au travail.

Certaines personnes de l'équipe peuvent ne pas partager ouvertement leurs préoccupations, donc des enquêtes anonymes peuvent fournir des informations précieuses.

Créez ces enquêtes rapidement en utilisant Google Forms. Elles aident à identifier les problèmes affectant votre équipe. Pour les rendre accessibles, envisagez d'utiliser le meilleur générateur de QR code pour des liens faciles à scanner.

Envisagez d'inclure ces questions dans votre enquête :

• "Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de la communication avec votre leader ?"
• "Dans quelle mesure êtes-vous motivé en travaillant à domicile ?"
• "Avez-vous accès aux outils de productivité et aux ressources nécessaires pour votre travail ?"
• "Pensez-vous pouvoir facilement atteindre vos collègues ?"
• "À quel point êtes-vous stressé lorsque vous travaillez à domicile ?"

Ces questions peuvent être présentées sous forme de choix multiple ou d'échelle (1 = tout à fait en désaccord, 5 = tout à fait d'accord).

Les réponses fourniront des informations précieuses sur la satisfaction au travail de l'équipe, le bien-être et l'engagement.

Lectures complémentaires :

• 5 moyens intelligents de garder votre équipe à distance engagée en 2020

Assister à Chaque Réunion et Reprogrammer Celles Annulées

Bien que divers facteurs puissent vous empêcher d'assister à chaque réunion d'équipe, efforcez-vous d'organiser votre temps pour être disponible. Avec le travail à distance devenant la norme, privilégiez les appels vidéo et les conférences plutôt que les reports.

Reprogrammez toujours si vous devez annuler une réunion. Cela montre à votre équipe que vous êtes engagé et solidaire.

C'est particulièrement important pour les entretiens individuels. Si un leader annule un entretien individuel et ne le reprogramme pas, l'employé peut se sentir sous-estimé.

Dans Mailbird, vous pouvez utiliser le calendrier intégré pour unifier tous les calendriers de vos comptes de messagerie. Cela aide à suivre les réunions programmées et à gérer le temps plus efficacement.

Bonus : Outils pour Gérer des Équipes à Distance

Les réunions vidéo, la messagerie instantanée et les e-mails sont efficaces pour maintenir le contact. Décidez des méthodes qui fonctionnent le mieux et de la fréquence d'utilisation. Un calendrier de groupe peut garantir que personne ne manque d'annonces importantes. Recherchez les meilleurs outils en fonction des besoins de votre équipe.

Voici une liste d'outils recommandés de notre série de blogs Les Défis du Télétravail. Passez en revue cette liste et choisissez ceux qui vous conviennent le mieux.

Pour plus de recommandations d'applications, consultez Product Hunt.

En conclusion

Ces conseils peuvent vous aider à gérer une équipe à distance de manière efficace et à atteindre vos objectifs. En maintenant la morale de l'équipe, la satisfaction au travail, la performance et l'engagement, ils complètent vos pratiques de leadership.

Ces pratiques améliorent également votre leadership en vous concentrant sur votre équipe. Comprendre et les mettre en œuvre favorise une culture d'équipe positive et axée sur l'engagement.

Avez-vous des conseils pour gérer une équipe à distance ? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.