Szybkie Wskazówki do Zdalnego Zarządzania Zespołem

Zacznij od siebie, zmieniając swoje nastawienie

Czy zawsze wspierałeś ideę pracy zespołu w 100 procentach zdalnie?

Jeśli nie, to całkowicie zrozumiałe. Wielu liderów woli mieć swoje zespoły w biurze, aby utrzymać stałą komunikację.

Aby zdalny zespół był produktywny i realizował projekty na czas, lider musi najpierw zaakceptować zmiany w sobie.

Pierwszy krok: przyjęcie nastawienia przyjaznego pracy zdalnej

Kluczowe wskazówki dotyczące przejścia z biura do zarządzania pracownikami zdalnymi:

• Zmień swoje osobiste spojrzenie na pracę zdalną. Uznaj, że posiadanie pracowników zdalnych w swoim zespole to nie tylko konieczność w dzisiejszym klimacie, ale efektywny sposób na realizację projektów.
• Ufaj swojemu zespołowi. Zrezygnowanie z części kontroli może być wyzwaniem, ale jest tego warte. Gdy członkowie zespołu czują się zaufani, poprawia to twoją reputację.
• Edkuj się na temat zalet pracy zdalnej. Istnieje wiele informacji na temat korzyści płynących z pracy zdalnej, co pozwala szybko się dokształcić.

Przeprowadzaj cotygodniowe spotkania, w których każdy bierze udział

Komunikacja jest podstawą cyfrowego przywództwa i pracy zdalnej. Organizowanie cotygodniowych spotkań dla twojego zespołu zdalnego może zachęcać do komunikacji i utrzymywać osobisty kontakt.

Oto sugerowana struktura spotkania:

• Część I: aktualizacje osobiste. Rozpocznij spotkanie, zapraszając członków zespołu do podzielenia się interesującymi nowinami osobistymi lub działalnością niezwiązaną z pracą.
• Część II: aktualizacje pracy indywidualnej. Poproś członków zespołu, aby podzielili się trzema rzeczami, które zrobili dobrze w tym tygodniu, trzema obszarami do poprawy i jednym aspektem, w którym potrzebują wsparcia. Ustal oczekiwania dotyczące nadchodzących zadań.
• Część III: przegląd sukcesów zespołu. Podziel się ostatnimi sukcesami i priorytetami, aby utrzymać pozytywne wyniki.

Ta struktura zapewnia aktywne uczestnictwo, zwiększając zaangażowanie i świadomość zespołu.

Napisz szczegółową notatkę, określającą, jak będą prowadzone spotkania online. Rozważ skorzystanie z usług pisania akademickiego, aby poprawić klarowność lub zapewnić coaching w zakresie pisania, aby członkowie zespołu poprawili umiejętności komunikacyjne.

Wskazówka: Proaktywnie odpowiadaj na potencjalne wyzwania związane z pracą zdalną.

Cotygodniowe spotkania to okazja do omówienia wyzwań związanych z pracą zdalną. Zachęcaj członków zespołu do dzielenia się trudnościami, z jakimi się borykają.

Odwołaj się do wyników Stan pracy zdalnej 2020, aby zrozumieć powszechne problemy, z którymi może zmagać się twój zespół.

Nie zapomnij o spotkaniach jeden na jeden. Nie wszyscy czują się swobodnie, dzieląc się trudnościami w grupach, dlatego warto rozważyć krótkie spotkania jeden na jeden co dwa tygodnie.

Pomóż swojemu zdalnemu zespołowi być bardziej efektywnym w rutynowych zadaniach, takich jak zarządzanie wiadomościami e-mail

Wielu pracowników przechodzących na pracę zdalną może napotkać trudności.

Rozpraszacze, takie jak media społecznościowe czy obowiązki domowe, mogą wpływać na produktywność. Dodatkowo zarządzanie e-mailami może stać się bardziej czasochłonne z powodu tych rozproszeń.

Jeśli zarządzasz zdalnym zespołem, to twoja odpowiedzialność, aby pomóc im w efektywnej pracy z domu.

Używanie aplikacji zaprojektowanych dla efektywności i skupienia może okazać się korzystne.

Na przykład, jeśli twój zespół boryka się z problemami z produktywnością z powodu przeciążenia e-mailami, rozważ poniższe spostrzeżenia:

• Nadmierne sprawdzanie e-maili może marnować ponad 20 minut dziennie.
• 54 procent pracowników zgłasza większą liczbę e-maili niż trzy lata temu.
• Pełne skrzynki e-mailowe mogą marnować około 27 minut dziennie, co daje ponad dwie godziny tygodniowo.

Aby pomóc swojemu zespołowi zarządzać e-mailami i zoptymalizować ich skrzynki odbiorcze, rozważ użycie Mailbird. Ten klient pocztowy pozwala na:

• Skonsolidowanie wiadomości e-mail z wielu skrzynek w jednym miejscu, aby uniknąć przełączania się między kartami przeglądarki.
• Tworzenie nieograniczonych kategorii skrzynek e-mailowych dla lepszej organizacji, przewyższając ograniczenia typowych dostawców poczty.
• Efektywne zarządzanie e-mailami za pomocą Czytnika Szybkiej Poczty, aby ustalać własne limity czasu czytania.
• Planowanie e-maili do wysłania później, aby pracownicy mogli skupić się na innych zadaniach.

Kolejnym istotnym aspektem zarządzania zespołem zdalnym jest minimalizowanie rozproszeń w domowym biurze.

Jeśli twój zespół wyraża zainteresowanie aplikacjami do unikania rozproszeń, poleć StayFocused i Mindful Browsing.

Te rozszerzenia Google Chrome mogą:

• Powiadamiać użytkowników o rozpraszających stronach internetowych
• Tymczasowo blokować strony, takie jak media społecznościowe
• Zachęcać do koncentracji na produktywnych aktywnościach

Podziel się tymi aplikacjami z zespołem, aby zwiększyć koncentrację i organizację.

Dalsza lektura:

• 7 narzędzi do zwiększenia efektywności e-maili i pracy w 2020 roku
• Jak zaoszczędzić czas na zarządzaniu e-mailami za pomocą Czytnika Szybkiej Poczty Mailbird

Wsparcie dla rodziców pracujących w Twoim zespole

Rodzice pracujący zmagają się z dodatkowymi stresami. Z dziećmi w domu, osiągnięcie szczytowej wydajności może być trudne. Regularnie kontaktuj się ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, aby upewnić się, że ich rodziny są w porządku i pomóż im utrzymać równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Jeśli w Twoim zespole są rodzice pracujący, istotne jest, aby ich wspierać, aby czuli się doceniani i słuchani.

Oto, co możesz zrobić:

• Regularnie przeprowadzaj spotkania jeden na jeden. Pytaj, jak radzą sobie z obowiązkami zawodowymi i domowymi.
• Oferuj elastyczne rozwiązania w pracy. Zapewnij alternatywy dla tradycyjnego grafiku 9-17, dając rodzicom więcej swobody w realizacji zadań.

Upewnij się, że polityka Twojego zespołu jest jak najbardziej przyjazna rodzinom.

Takie zasady mogą poprawić samopoczucie w zespole, prowadząc do większej satysfakcji z pracy i lepszej wydajności.

Przeprowadzaj Regularne Ankiety Satysfakcji Zawodowej

W związku z tym, że polityka pracy zdalnej prawdopodobnie będzie kontynuowana, wiele firm przeprowadza ankiety wśród pracowników dotyczące satysfakcji z pracy.

Niektórzy członkowie zespołu mogą nie dzielić się swoimi obawami, więc anonimowe ankiety mogą dostarczyć cennych informacji.

Stwórz te ankiety szybko, korzystając z Google Forms. Pomagają one w identyfikacji problemów wpływających na Twój zespół. Aby były dostępne, rozważ użycie najlepszego generatora kodów QR do szybkiego skanowania linków.

Rozważ uwzględnienie tych pytań w swojej ankiecie:

• "Jak bardzo jesteś zadowolony z komunikacji z liderem?"
• "Jak zmotywowany czujesz się podczas pracy w domu?"
• "Czy masz dostęp do narzędzi i zasobów potrzebnych do swojej pracy?"
• "Czy czujesz, że możesz łatwo skontaktować się ze swoimi kolegami?"
• "Jak bardzo odczuwasz stres podczas pracy w domu?"

Te pytania mogą być przedstawione w formacie wielokrotnego wyboru lub w formacie skali (1 = zdecydowanie się nie zgadzam, 5 = zdecydowanie się zgadzam).

Odpowiedzi dostarczą cennych informacji na temat satysfakcji z pracy zespołu, dobrostanu i zaangażowania.

Dalsza lektura:

• 5 sprytnych sposobów na zaangażowanie zespołu zdalnego w 2020 roku

Uczestnicz w każdej konferencji i przełóż odwołane spotkania

Podczas gdy różne czynniki mogą uniemożliwić Ci uczestnictwo w każdym spotkaniu zespołowym, staraj się zorganizować swój czas, aby być dostępnym. W miarę jak praca zdalna staje się normą, priorytetem powinny być wideokonferencje i rozmowy zamiast ich odkładania.

Zawsze przełóż spotkanie, jeśli musisz je odwołać. To pokazuje Twojemu zespołowi, że zależy Ci na byciu zaangażowanym i wspierającym.

To jest szczególnie ważne w przypadku spotkań jeden na jeden. Jeśli lider odwoła spotkanie jeden na jeden i nie przełoży go, pracownik może poczuć się niedoceniany.

W Mailbird możesz skorzystać z wbudowanego kalendarza, aby zjednoczyć wszystkie kalendarze z Twoich kont mailowych. To pomaga w śledzeniu zaplanowanych spotkań i efektywnym zarządzaniu czasem.

Bonus: Narzędzia do Zarządzania Zespołami Zdalnymi

Wideokonferencje, komunikatory i e-maile są skuteczne w utrzymywaniu kontaktu. Zdecyduj, które metody działają najlepiej i jak często ich używać. Wspólny kalendarz może zapewnić, że nikt nie przegapi ważnych ogłoszeń. Zbadaj najlepsze narzędzia w oparciu o potrzeby twojego zespołu.

Oto lista polecanych narzędzi z naszej serii blogowej Wyzwania Pracy Zdalnej. Przejrzyj tę listę i wybierz te, które najlepiej ci odpowiadają.

Aby uzyskać więcej rekomendacji aplikacji, odwiedź Product Hunt.

Podsumowując

Te porady mogą pomóc Ci skutecznie zarządzać zespołem zdalnym i osiągać cele. Utrzymując morale zespołu, satysfakcję z pracy, efektywność i zaangażowanie, uzupełniają Twoje praktyki przywódcze.

Te praktyki również wzmacniają Twoje przywództwo, koncentrując się na Twoim zespole. Zrozumienie i wdrożenie ich sprzyja pozytywnej, zorientowanej na zaangażowanie kulturze zespołowej.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące zarządzania zespołem zdalnym? Podziel się nimi w komentarzach poniżej.