Powitania w E-mailach, które Tworzą Pozytywne Pierwsze Wrażenie
W tym artykule przedstawimy wskazówki dotyczące pisania powitań w e-mailach, które robią dobre pierwsze wrażenie i ustalają odpowiedni ton rozmowy.
Tworzenie pierwszego wrażenia zajmuje około trzech sekund, a jedną z pierwszych rzeczy, które ludzie zobaczą w Twoim e-mailu, jest powitanie. Chociaż odpowiednia linia tematu może skłonić odbiorcę do otwarcia Twojego e-maila, to, co powiesz dalej, jest niezwykle ważne.
Jeśli nie wydajesz się interesujący i pełen szacunku, osoba, do której piszesz, może nie przeczytać Twojego e-maila ani nie być na tyle zainteresowana, aby odpowiedzieć.
Czytaj dalej, aby poznać najlepsze praktyki i przykłady powitań w e-mailach, których możesz użyć w różnych sytuacjach!
Dlaczego powitania w e-mailach są ważne
Sposób, w jaki witujesz ludzi w e-mailu, może ustawić ton dla wszystkich przyszłych rozmów. Może to oznaczać różnicę między zdobyciem wymarzonej pracy, zamknięciem transakcji, a znalezieniem się na czarnej liście. Postrzeganie Ciebie przez innych jest ważne. Mówi odbiorcom, kim jesteś i jakie relacje chcesz budować.
Ogólne powitania mogą sprawiać wrażenie lenistwa. Z drugiej strony, odpowiednia etykieta e-mailowa z starannie dobranym sformułowaniem może wiele zdziałać. Pokazuje, że chcesz nawiązać kontakt i jesteś osobą zwracającą uwagę na szczegóły oraz profesjonalną. Ponadto zapewnia spójność Twojej marki.
Co wziąć pod uwagę przy wyborze powitania w e-mailu
Aby wybrać odpowiednie powitanie w e-mailu do swojej korespondencji, należy wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak odbiorca, wcześniejszy kontakt, cele oraz pora dnia.
Pojedynczy odbiorca a grupa
Jeśli zwracasz się do jednego odbiorcy, możesz uczynić swoje powitanie bardziej osobistym, dodając imię tej osoby. Gdy nie znasz ich imienia, możesz użyć tytułu lub stanowiska, które zajmują w organizacji. Jeśli nie jesteś pewien, kto będzie odbiorcą, możesz użyć bardziej ogólnego powitania.
W przypadku większej grupy często nie jest możliwe wymienienie imion lub stanowisk wszystkich osób w powitaniu e-maila. Zamiast tego możesz użyć wspólnego mianownika dla tej grupy lub po prostu zachować to prosto i niespecyficznie.
Pierwszy kontakt a wcześniejsza korespondencja
E-maile przy pierwszym kontakcie lub zimne e-maile wymagają odrobiny formalności, szczególnie w profesjonalnym otoczeniu. Jeśli użyjesz nieformalnego powitania w swoim pierwszym e-mailu, ryzykujesz, że zabrzmisz nieodpowiednio. Unikaj używania imion lub przezwisk oraz prób bycia dowcipnym w swoim powitaniu — chyba że, oczywiście, starasz się o pracę, która wymaga takiej dawki kreatywności.
Gdy miałeś wcześniej kontakt z osobą, do której piszesz, możesz rozważyć użycie ich imienia lub przezwiska, szczególnie jeśli użyli go w swojej stopce e-mailowej. Może to pokazać, że wasza relacja się rozwija i że naprawdę interesujesz się poznaniem tej osoby.
Inne czynniki
Pory dnia mogą być używane jako powitania w e-mailach, gdy znasz strefę czasową swojego odbiorcy. To doskonały przykład powitania, które nie jest nadużywane i pokazuje szacunek oraz uwagę poświęconą szczegółom.
Twoje cele lub to, co chcesz osiągnąć, to kolejny czynnik, który powinieneś wziąć pod uwagę, kiedy zaczynasz e-mail. Jeśli tylko informujesz swoich przyjaciół o tym, co się u ciebie dzieje, możesz użyć półformalnego lub nieformalnego powitania. Jednak jeśli aplikujesz o pracę lub chcesz nawiązać umowę biznesową, chcesz, aby twoje powitania były profesjonalne.
Jakie rodzaje powitań możesz używać?
Na podstawie powyższych czynników, istnieją różne rodzaje powitań, których możesz używać w różnych sytuacjach.
Odpowiedzi na e-maile
Odpowiedzi na e-maile często nie wymagają powitania, ponieważ odnosisz się do wcześniejszej konwersacji. Podobnie jak w przypadku wiadomości follow-up, możesz okazać swoje entuzjazm i podziękować osobie za odpowiedź.
Nieformalne powitania
Nieformalne powitania są używane w codziennej komunikacji. Zazwyczaj masz mniej formalny styl, gdy piszesz do współpracownika, menedżera, członka rodziny lub przyjaciela. Zauważ, że w środowisku zawodowym powinieneś zachować pewną dozę szacunku i formalności. Z drugiej strony, jeśli zwracasz się do członka rodziny lub przyjaciela, używając ich pełnego imienia i tytułu zawodowego, prawdopodobnie odbiorą to jako żart.
Formalne powitania w e-mailach
Formalne powitania w e-mailach powinny być używane przy pierwszych kontaktach oraz w profesjonalnych e-mailach. Są również doskonałym wyborem, gdy nie jesteś pewien, jakie powitanie będzie odpowiednie. Lepiej zacząć od formalności, a następnie dostosować się do przebiegu rozmowy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Poranek
Na podstawie pory dnia, w której wysyłasz swoją wiadomość, możesz użyć różnych powitań. Powitania oparte na czasie, takie jak "Dzień dobry", brzmią bardziej osobowo niż proste "Cześć", jeśli masz pewność, że odbiorca otworzy twój e-mail o tej porze. Co najlepsze, nie są one nadużywane, więc twoja wiadomość może się wyróżniać wśród innych ogólnych e-maili.
Cold e-maile
Cold e-maile są dość trudne do rozpoczęcia na właściwej nucie. Przeciętny użytkownik e-maila wysyła i odbiera 71 wiadomości dziennie. To zmniejsza szansę, że twoja wiadomość zostanie przeczytana. Staraj się poznać swojego odbiorcę i sprawić, by pierwsza komunikacja była angażująca, a jednocześnie bardziej formalna. Unikaj typowych błędów w e-mailach wprowadzających, takich jak zbyt częste używanie tego samego szablonu.
Wiele osób
Gdy wysyłasz e-maile do wielu osób, twoje powitania muszą być na tyle ogólne, aby zwracały się do całej grupy, i na tyle szczegółowe, aby odbiorcy czuli, że rozmawiasz z nimi osobiście. W przypadku mniejszych grup możesz uwzględnić imię każdej osoby w powitaniu.
Follow-upy
E-maile follow-up są podobne do odpowiedzi, ponieważ odnoszą się do wcześniejszego kontaktu. Niezależnie od tego, czy kontakt miał miejsce online, czy osobiście, twoje powitanie będzie się pisać samo. Wspomnienie o wcześniejszej komunikacji może skłonić odbiorcę do otwarcia wiadomości i przeczytania więcej.
Mehdi Hussen, szef marketingu w ZoomShift mówi — rozpoczęcie e-maila follow-up od powitania może być trudne. Tak więc, gdy on follow-upuje w poniedziałek, linia otwierająca może brzmieć 'Mam nadzieję, że miałeś świetny weekend. Podczas gdy w ciągu reszty tygodnia, to 'Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień. Prosta zmiana dodaje personalizacji do otwierającej wiadomości.
Odpowiedzi wyzwalające
Odpowiedź na wyzwolenie to typ e-maila, w którym jakieś zdarzenie skłoniło cię do wysłania wiadomości do osoby. Wyzwolenie może być czymś, co przypomniało ci o tej osobie, czymś, co zrobiła lub osiągnęła. W takim przypadku możesz zrezygnować z początkowego powitania i otworzyć wiadomość tym, co zmotywowało cię do kontaktu.
Slang
Możesz używać slangu w nieformalnej i swobodnej korespondencji z osobami, które dobrze znasz. Rozpoczęcie e-maila biznesowego od "Yo" lub "Howdy" jest nieodpowiednie i pokazuje brak szacunku.
Humor
Humorystyczne lub zabawne powitania często są używane jako łamacze lodów, aby zwiększyć zaangażowanie. Marketerzy wiedzą, jak je wykorzystać, aby się wyróżnić. Jednak tego rodzaju powitania w e-mailach powinny być używane tylko wtedy, gdy dobrze znasz swoich odbiorców, aby upewnić się, że nie będą obrażeni.
Czego unikać
Możesz i powinieneś dostosować swój ton w zależności od odbiorcy i sytuacji. Jednak są pewne powitania, których należy unikać za wszelką cenę.
- Największym błędem, jaki możesz popełnić, jest błędne napisanie imienia odbiorcy. Jeśli osoba ma tytuł honorowy, jego pominięcie to kolejny znak braku szacunku.
- Następną rzeczą, na którą musisz uważać, jest bycie zbyt nieformalnym. Niektórzy mogą docenić twoje spersonalizowane próby połączenia, ale większość nie.
- Łatwo jest rozpocząć e-mail od "Do kogo może to dotyczyć" lub "Szanowny panie/pani," ale może to sprawić, że będziesz wyglądać na leniwego. Kiedy to możliwe, staraj się kierować do konkretnych osób.
- Brzmienie sarkastycznie może wydawać się dowcipne, ale niewielu zrozumie twoje intencje we właściwy sposób. To samo często dotyczy pełnoziarnistych żartów. Unikaj brzmienia obraźliwie lub irytująco.
- Na koniec, zadawanie osobistych pytań może być źle odebrane. Zamiast tego użyj stwierdzenia jako alternatywy. Na przykład, możesz zastąpić "Jak ostatnio twoje zdrowie?" "Mam nadzieję, że wszystko u ciebie w porządku."
Przykłady Powitań w E-mailach
Użyj tej listy powitań, aby rozpocząć swoje e-maile w oparciu o swoją sytuację:
|
Sytuacja |
Powitania |
|
Grupa |
Cześć/Hej [imię], [imię] i [imię] Cześć/Hej wszystkim Powitanie Witajcie studenci Drogi zespole [nazwa organizacji] Witaj zespole [nazwa organizacji] |
|
Formalne |
Witaj/Cześć [imię] Witaj/Cześć/Drogi [tytuł] [nazwisko] Do [stanowisko] Do [stanowisko] w [organizacji] Dzień dobry [imię] Dobry wieczór [imię] |
|
Nieformalne |
Drogi [imię] Cześć/Hej Mam nadzieję, że ten e-mail zastaje cię w dobrym zdrowiu Mam nadzieję, że spędziłeś miło weekend/wakacje Dawno się nie widzieliśmy Jak się masz? Chciałbym poznać twoją opinię na temat |
|
E-mail Zimny |
Witaj/Cześć [imię] Witaj/Cześć/Drogi [tytuł] [nazwisko] Do [stanowisko] w [organizacji] Pozwól, że się przedstawię Kontaktuję się, ponieważ Mam nadzieję, że ten e-mail zastaje cię w dobrym zdrowiu |
|
Odpowiedź na E-mail |
Cieszę się, że się odezwałeś Dziękuję za kontakt Doceniam szybką odpowiedź Dziękuję za pomoc Dzięki, że się odezwałeś Dziękuję za informację |
|
Śledzenie |
Miło było cię spotkać na Śledzę sprawę Sprawdzam, co słychać w Miło było z tobą porozmawiać o Jak obiecałem, przesyłam Oto więcej informacji na temat Jak ustalono podczas rozmowy |
|
Odpowiedź na Wyzwalacz |
Gratulacje z okazji [osiągnięcie] Widziałem twój artykuł/przemówienie na temat Od razu pomyślałem o tobie Bardzo podobał mi się twój ostatni [post/przemówienie/artykuł] Właśnie o tobie pomyślałem [osoba] przypomniała mi, żeby się skontaktować Mam nadzieję, że spędziłeś miło swoją [wakacje/wydarzenie] |
|
Słang |
Hej! Cześć, partnerze! Cześć, ziomek Co słychać Wszystko w porządku |
|
Humor |
Szczęśliwego Środka Tygodnia! Szczęśliwego Piątku! Znowu ja… Tylko [liczba] dni do [wydarzenie] Czy wypiłeś dzisiaj kawę? |
|
Unikaj |
Szczęśliwego Poniedziałku! Hej! / Cześć! / Hej tam! / Cześć! Do kogo może to dotyczyć, Cześć Paulne [błędna pisownia] Jak leci? Drogi Panie/Pani, |
mam nadzieję, że ten wpis na blogu odnalazł Cię w dobrym zdrowiu
Wybór odpowiednich powitań w e-mailach jest ważny dla nadania tonu Twoim rozmowom. Aby skutecznie przekazać swoją wiadomość, odbiorcy muszą dokładnie zrozumieć, co próbujesz osiągnąć. Muszą także czuć się szanowani. Dzięki odpowiednim otwarciom możesz wzbudzić zainteresowanie i skłonić odbiorców do przeczytania i odpowiedzenia na Twoje wiadomości.
Weź pod uwagę czynniki wymienione w tym artykule, takie jak Twoja znajomość odbiorcy, ilu odbiorców otrzyma e-mail i inne czynniki, a będziesz w stanie wybrać odpowiednie powitanie na każdą okazję. Użyj powyższych przykładów jako szablonów, a wkrótce zaczniesz tworzyć własne spersonalizowane otwarcia zarówno w korespondencji formalnej, jak i nieformalnej.
Z tymi przykładami w swoim zestawie narzędzi do e-maili, nigdy więcej nie będziesz miał problemów z powitaniami w e-mailach. Więc zacznij robić te pozytywne pierwsze wrażenia dzisiaj! A jeśli potrzebujesz klienta e-mailowego do zarządzania wszystkimi swoimi e-mailami, niezależnie od używanego dostawcy e-mailowego, rozważ wypróbowanie Mailbird.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące powitań w e-mailach
Jak zacząć profesjonalnego e-maila?
Zacznij profesjonalnego e-maila od formalnego powitania. Spróbuj dowiedzieć się imienia lub przynajmniej stanowiska osoby, do której piszesz. Oto kilka przykładów profesjonalnych powitań w e-mailach:- Cześć [Imię],- Drogi [Imię],- Powitania,- Witaj, lub Witaj [Imię],- Cześć wszystkim.
Jakie są dobre powitania?
Dobre powitania, które można używać w swoich e-mailach, w dużej mierze zależą od sytuacji i Twoich zamiarów. Niemniej jednak, istnieją pewne powitania w e-mailach, na których nie można się pomylić:- Cześć/Witaj [Imię],- Drogi [Imię],- Powitania,- Dzień dobry/popołudnie/wieczór,- Witajcie, wszyscy. (do grupy)
Jak napisać formalnego e-maila?
Podczas pisania formalnego e-maila używaj formalnego adresu e-mail i zacznij od odpowiedniego tematu. Następną rzeczą, którą odbiorca zobaczy, będzie Twoje powitanie, więc utrzymuj je w formalnym tonie. Następnie upewnij się, że treść Twojej wiadomości jest odpowiednia i follows a proper structure. Na koniec zoptymalizuj swoją stopkę, aby zainspirować odpowiedź.
