Приветствия в электронной почте для создания положительного первого впечатления
В этой статье мы расскажем о том, как писать приветствия в электронной почте, которые оставят хорошее первое впечатление и зададут правильный тон вашему общению.
Формирование первого впечатления занимает всего три секунды, и одной из первых вещей, которые люди увидят в вашем электронном письме, будет приветствие. Хотя актуальная тема может заставить получателя открыть ваше письмо, то, что вы скажете дальше, имеет огромное значение.
Если вы не выглядите увлекательным и уважительным, человек, которому вы пишете, может не прочитать ваше письмо или не проявить достаточного интереса, чтобы ответить.
Читайте дальше о лучших практиках и примерах приветствий для открытия электронной почты, которые вы можете использовать в различных ситуациях!
Почему приветствия для открытия электронной почты важны
Как вы приветствуете людей в электронной почте, может установить тон для всех ваших дальнейших разговоров. Это может предопределить ваш успех в получении работы мечты, заключении сделки или привести к попаданию в черный список. Восприятие людей вас важно. Они сообщают получателям, кто вы и какие отношения вы ожидаете построить.
Генерические приветствия могут сделать вас невыразительным. С другой стороны, правильные нормы электронной этики с тщательной формулировкой могут иметь большое значение. Это показывает, что вы хотите наладить контакт и внимательны к деталям, а также профессиональны. Более того, это обеспечивает согласованность вашего бренда.
Что учитывать при выборе приветствия для электронной почты
Чтобы выбрать правильное приветствие для вашей электронной переписки, вам нужно учитывать несколько факторов, таких как получатель, предыдущий контакт, ваши цели и даже время суток.
Единственный получатель против группы
Если вы обращаетесь к одному получателю, вы можете сделать ваше приветствие более персонализированным, указав имя человека. Когда вы не знаете их имени, вы можете использовать должность или позицию, которую они занимают в организации. Если вы не уверены, кто будет на стороне получения, вы можете использовать более общее приветствие.
Когда вы обращаетесь к более крупной группе, часто нецелесообразно включать имя или должность каждого человека в начале электронного письма. Вместо этого вы можете указать общий знаменатель для этой группы или оставить его простым и неопределённым.
Первый контакт против предыдущей переписки
Первичные или холодные электронные письма требуют доли формальности, особенно в профессиональной обстановке. Если вы используете неформальное приветствие в своём первом письме, существует риск звучать неуважительно. Избегайте использования имен или прозвищ и попыток быть остроумным с вашим приветствием — если, конечно, вы не подаете заявку на работу, которая требует такой доли креативности.
Когда у вас был предыдущий контакт с человеком, которому вы пишете, вы можете рассмотреть возможность использования их имени или прозвища, особенно если они использовали его в своей подписи. Это может показать, что ваши отношения развиваются и что вы искренне заинтересованы в том, чтобы лучше узнать человека.
Другие факторы
Время суток может использоваться как приветствия для электронной почты, когда вы знаете часовой пояс вашего получателя. Это отличный пример приветствия, которое не используется слишком часто и демонстрирует уважение и внимание к деталям.
Ваши цели или то, чего вы надеетесь достичь, также являются еще одним фактором, который вы должны учитывать при начале электронного письма. Если вы просто хотите сообщить своим друзьям, что у вас происходит, вы можете использовать полупрофессиональное или неформальное приветствие. Однако, если вы подаете заявку на работу или хотите заключить бизнес-сделку, вам следует сохранить ваше приветствие профессиональным.
Какие типы приветствий вы можете использовать?
В зависимости от упомянутых факторов, существуют разные типы приветствий, которые вы можете использовать в различных ситуациях.
Ответы на электронные письма
Ответы на электронные письма часто не требуют приветствия, так как вы будете ссылаться на предыдущую беседу. Как и в случае с сообщением для последующего контакта, вы можете показать свой энтузиазм и поблагодарить человека за ответ.
Неформальные приветствия
Неформальные приветствия используются в повседневной коммуникации. Обычно вы будете менее формальны, когда пишете коллеге, руководителю, члену семьи или другу. Обратите внимание, что в профессиональной среде вам все равно следует сохранять долю уважения и формальности. С другой стороны, если вы обращаетесь к члену семьи или другу, используя их полное имя и профессиональный титул, они могут воспринять это как шутку.
Официальные электронные приветствия
Официальные электронные приветствия должны использоваться для первых контактов и профессиональных электронных писем. Они также отлично подходят в качестве стандартного варианта, когда вы не уверены, какое приветствие будет уместным. Лучше начать с формального приветствия, а затем, при необходимости, подстраиваться под ход беседы.
Время дня
В зависимости от времени дня, когда вы отправляете свое сообщение, вы можете использовать разные приветствия. Приветствия на основе времени, такие как «Доброе утро», звучат более лично, чем простое «Здравствуйте», если вы уверены, что они откроют ваше письмо в это время. Что лучше всего, такие приветствия не являются чрезмерно используемыми, поэтому ваше сообщение может выделиться среди множества других одинаковых электронных писем.
Холодные письма
Холодные письма достаточно сложно начать на правильной ноте. Средний пользователь электронной почты отправляет и получает 71 сообщение в день. Это снижает вероятность того, что ваше сообщение будет прочитано. Постарайтесь узнать получателя и сделать первое сообщение интересным, но немного более формальным. Избегайте типичных ошибок при написании вводного письма, таких как слишком частое использование одного и того же шаблона.
Несколько людей
Когда вы отправляете электронные письма нескольким людям, ваши приветствия должны быть достаточно общими, чтобы охватить всю группу, и достаточно специфичными, чтобы получатели чувствовали, что вы говорите с ними лично. Для небольших групп вы можете включить имя каждого человека в приветствие.
Продолжения
Письма с продолжениями похожи на ответы, так как они ссылаются на предыдущий контакт. Будь то онлайн или личная встреча, ваше приветствие напишется само. Упоминание о предыдущем общении может побудить получателя открыть сообщение и прочитать больше.
Мехди Хуссен, руководитель отдела маркетинга в ZoomShift говорит — начинать письмо с продолжением с приветствия может быть сложно. Таким образом, когда он следит за контактами в понедельник, его вступительная строка может быть 'Надеюсь, у вас был отличный уикенд'. В то время как для остальной части недели это будет 'Надеюсь, ваш неделя проходит отлично'. Необходимо простое изменение, чтобы добавить персонализацию в начальное сообщение.
Ответы на триггеры
Ответ на триггер — это тип электронного письма, когда какое-то событие побудило вас написать человеку. Триггер может быть чем-то, что напомнило вам об этом человеке, чем-то, что они сделали или достигли. В этом случае вы можете пропустить начальное приветствие и начать с того, что побудило вас связаться.
Сленг
Вы можете использовать сленг в неформальной и ненавязчивой переписке с людьми, которых хорошо знаете. Начинать деловое письмо с «Эй» или «Привет» неприемлемо и показывает отсутствие уважения.
Юмор
Юмористические или смешные приветствия часто используются в качестве разрядки для повышения вовлеченности. Маркетологи знают, как использовать их, чтобы выделиться. Однако такие приветствия в письмах следует использовать только тогда, когда вы уверены, что знаете достаточно о своих получателях, чтобы не обидеть их.
Что избегать
Вы можете и должны адаптировать свой тон в зависимости от вашего получателя и ситуации. Тем не менее, есть определенные приветствия, которых следует избегать любой ценой.
- Самая большая ошибка, которую вы можете сделать, это неправильно написать имя получателя. Кроме того, если у человека есть звание, не упоминание его является еще одной проблемой неуважения.
- Следующее, о чем вам следует подумать, это чрезмерная неформальность. Некоторые люди могут оценить вашу попытку установить контакт, но большинство — нет.
- Легко начать электронное письмо с "Кому это может касаться" или "Уважаемый сэр/мэм," но это может выглядеть ленивым. По мере возможности старайтесь обращаться к конкретным людям.
- Звучание саркастично может показаться остроумным, но многие не поймут ваши намерения должным образом. То же самое часто верно и для полноценных шуток. Избегайте звучать оскорбительно или назойливо.
- Наконец, задавать личные вопросы может быть воспринято плохо. Вместо этого используйте утверждение как альтернативу. Например, вы можете заменить "Как ваше здоровье в последнее время?" на "Я надеюсь, что у вас все хорошо."
Примеры приветствий по электронной почте
Используйте этот список приветствий для начала ваших электронных писем в зависимости от вашей ситуации:
|
Ситуация |
Приветствия |
|
Группа |
Привет/Здравствуйте [имя], [имя] и [имя] Привет/Здравствуйте всем Здравствуйте Здравствуйте, студенты Уважаемые коллеги Здравствуйте, команда [название организации] |
|
Официально |
Здравствуйте/Привет [имя] Здравствуйте/Привет/Уважаемый(ая) [обращение] [фамилия] Уважаемому [должность] Уважаемому [должность] в [организации] Доброе утро [имя] Добрый день [имя] Добрый вечер [имя] |
|
Неформально |
Дорогой(ая) [имя] Здравствуйте/Привет Надеюсь, это письмо находит вас в добром здравии Надеюсь, вы наслаждались выходными/отпуском Давно не виделись Как ваши дела? Мне было бы интересно услышать ваше мнение о |
|
Холодное письмо |
Здравствуйте/Привет [имя] Здравствуйте/Привет/Уважаемый(ая) [обращение] [фамилия] Уважаемому [должность] в [организации] Позвольте представиться Я пишу, потому что Надеюсь, это письмо находит вас в добром здравии |
|
Ответ на письмо |
Рад вас слышать Спасибо, что обратились Я ценю ваш быстрый ответ Спасибо за вашу помощь Спасибо, что связались Спасибо за обновление |
|
Последующее письмо |
Было приятно встретиться с вами на Я хотел бы напомнить о Я проверяю по поводу Было приятно поговорить с вами о Как и обещал, я предоставляю Вот дополнительная информация о Как обсуждалось во время звонка |
|
Ответ на триггер |
Поздравляю с [достижением] Я увидел вашу статью/доклад о Это сразу же напомнило мне о вас Мне понравился ваш недавний [пост/выступление/статья] Я только что думал о вас [человек] напомнил мне связаться Надеюсь, вам понравился ваш [отпуск/мероприятие] |
|
Сленг |
Йо! Привет, партнёр! Привет, дружище Как дела Все в порядке |
|
Юмор |
Счастливой серединной недели! Счастливой пятницы! Снова я… До [число] дней до [события] Вы сегодня выпили кофе? |
|
Избегать |
Счастливого понедельника! Йо! / Привет! / Эй, там! / Здравствуй! Кому это может касаться, Привет, Полни [ошибочное имя] Как дела? Уважаемый сэр или мадам, |
Надеюсь, этот блог найдет вас в добром здравии
Выбор подходящих приветствий важен для задания тона ваших разговоров. Чтобы донести ваше сообщение, люди должны точно понимать, что вы хотите достичь. Им также необходимо чувствовать уважение. С помощью правильных открывашек вы можете вызвать интерес и побудить получателей читать и отвечать на ваши сообщения.
Учитывайте факторы, упомянутые в этой статье, такие как ваша знакомость с получателем, сколько получателей получат электронное письмо и другие факторы, и вы сможете выбрать правильное приветствие для любого случая. Используйте приведенные выше примеры в качестве шаблонов, и вскоре вы сможете составлять свои собственные персонализированные открывашки как для официальной, так и для неформальной переписки.
С этими примерами в вашем инструментарии для электронной почты вы больше никогда не будете испытывать трудности с приветствиями для открытия электронной почты. Так что начните оставлять эти положительные первые впечатления сегодня! И если вам нужен почтовый клиент для управления всеми вашими электронными письмами, независимо от того, какого почтового провайдера вы используете, подумайте о том, чтобы попробовать Mailbird.
Часто задаваемые вопросы о приветствиях в электронной почте
Как начать профессиональное письмо?
Начните профессиональное письмо с формального приветствия. Постарайтесь узнать имя или, по крайней мере, должность человека, которому вы пишете. Вот несколько примеров профессиональных приветствий в электронной почте:- Здравствуйте, [Имя],- Уважаемый(ая) [Имя],- Приветствую,- Здравствуйте, или Здравствуйте, [Имя],- Привет всем.
Какие хорошие приветствия?
Хорошие приветствия для использования в ваших электронных письмах сильно зависят от ситуации и ваших намерений. Тем не менее, есть несколько приветствий, которые вы не прогадаете:- Привет/Здравствуйте [Имя],- Уважаемый(ая) [Имя],- Приветствую,- Доброе утро/день/вечер,- Здравствуйте всем. (для группы)
Как написать формальное письмо?
При написании формального письма используйте формальный адрес электронной почты и начните с соответствующей темы. Следующее, что получатель увидит, это ваше приветствие, поэтому держите его формальным. Далее убедитесь, что содержание вашего сообщения актуально и соответствует правильной структуре. Наконец, оптимизируйте свою подпись, чтобы вдохновить на ответ.
