Czy używanie emotikonów w komunikacji biznesowej jest bezpieczne?
Emotikony przeszły długą drogę, z symboli specjalnych do graficznych ikon i są teraz dużą częścią naszego nowoczesnego stylu życia. Ludzie używają emotikonów w czatach i mediach społecznościowych, a wraz z wieloma firmami przenoszącymi się do przestrzeni online, możesz się zastanawiać, czy używanie emotikonów w komunikacji biznesowej również jest w porządku?
Emotikony pomagają czytelnikom określić ton Twojego głosu i wyrazić emocje, co czyni je solidnym narzędziem komunikacji. Jednocześnie istnieje kilka niuansów związanych z użyciem emotikonów, więc zobaczmy, jak prawidłowo używać emotikonów w biznesie.
Czy powinieneś używać emotikonów w komunikacji biznesowej?
Kilka badań sugeruje, że użycie emotikonów może mieć pozytywny wpływ na komunikację, więc nie ma powodu, aby całkowicie je zakazywać w biznesie. Specjaliści z zakresu psychologii przemysłowej i organizacyjnej z Florida Institute of Technology przeprowadzili badania na 152 profesjonalistach i stwierdzili, że wiadomości zawierające uśmiechniętą buźkę (?) brzmiały bardziej pozytywnie niż te same wiadomości bez emotikonów.
Inne badania sugerują, że w miejscu pracy używanie emotikonów związanych z prywatnym życiem może być uważane za nieprofesjonalne. Agencja rekrutacyjna OfficeTeam przeprowadziła ankietę wśród 306 menedżerów wyższego szczebla w USA, a 39% respondentów postrzega emotikony w komunikacji biznesowej jako oznakę niekompetencji. Jednak 40% menedżerów wyższego szczebla w tej samej ankiecie stwierdziło, że czasami można używać emotikonów.
Adobe przeprowadziło bardziej szczegółowy raport oparty na badaniu 1000 użytkowników emotikonów w USA w wieku od 16 do 73 lat, co stanowi dobry próg w porównaniu do wielu innych badań, które korzystały jedynie z próbek 20-200 osób. Ankieta pokazuje, że prawie wszyscy ci użytkownicy, dokładnie 93%, uważają, że emotikony w pracy poprawiają nastrój.
Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci zdecydować, czy powinieneś używać emotikonów w swoim miejscu pracy:
- 83% respondentów najczęściej używa emotikonów podczas wiadomości do przyjaciół, a tylko 19% do współpracowników.
- 61% respondentów używa emotikonów w miejscu pracy, a 36% z nich w komunikacji z osobami na tym samym poziomie.
- 78% uważa, że lubią osobę, która z nimi komunikuje, bardziej.
- Tylko 4% używa emotikonów w komunikacji zewnętrznej.
Ciekawe jest to, że ostatni punkt dotyczy komunikacji skierowanej na zewnątrz, co oznacza Twoich klientów. Według raportu z 2017 roku opublikowanego przez Return Path, analiza promowanych e-maili z okazji Dnia Zakochanych pokazuje, że użycie ? emotikona w temacie może zwiększyć wskaźnik odczytu o 4% i miejsca w skrzynce odbiorczej o 6%. Raport oparty był na badaniu ponad pięciu miliardów komercyjnych e-maili. A w wspomnianym raporcie Adobe 60% respondentów powiedziało, że lubią marki, które używają emotikonów w swoich e-mailach.
Cóż, co mówią nam te liczby? Że są odpowiednie momenty i miejsca na używanie emotikonów w komunikacji biznesowej, w przeciwieństwie do mediów społecznościowych, gdzie nie ma takiego ograniczenia. Zanim dodasz uśmiechniętą buźkę do e-maila, warto najpierw ocenić, jaki rodzaj relacji masz z osobą, do której jest on adresowany. Jak dobrze ich znasz i ile mają lat? Młodsze osoby i nastolatki wydają się reagować na emotikony bardziej pozytywnie, starsze osoby mogą preferować bardziej formalne podejście.
|
Czy wiesz, że? Pierwsze udokumentowane użycie emotikony miało miejsce, gdy profesor informatyki, Scott Fahlman, z Carnegie Mellon University zaproponował uśmiechniętą buźkę ":-)" jako znacznik żartu na tablicy ogłoszeń. |
Kiedy bezpiecznie używać emotikonów w e-mailach biznesowych?
Emotikony są częścią internetowej mowy, więc dlaczego by ich nie używać? To zależy tylko od sytuacji, w jakiej ich używasz. Komunikacja jest wszystkim w środowisku pracy: pomaga ludziom współpracować, być bardziej produktywnymi i budować poczucie wspólnoty. Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta z hybrydowej komunikacji, czy wyłącznie z platform opartych na chmurze, chodzi o znalezienie właściwej równowagi przy użyciu emotikonów. Oto kilka przypadków, kiedy jest to bezpieczne.
Kiedy starasz się rozładować sytuację lub dać krytyczną opinię
Badanie Wpływ emotikonów na akceptację negatywnej informacji zwrotnej w komunikacji komputerowej sugeruje, że użycie pozytywnych emotikonów (np. uśmiechów powiązanych z pozytywnymi emocjami) zwiększa postrzeganą dobrą intencję krytycznej informacji zwrotnej.
Emotikony graficzne są bardziej związane z ludzką twarzą i dostarczają emocjonalnego sygnału dla wiadomości. Może to być pomocne, ponieważ nie możesz zobaczyć mimiki twarzy w komunikacji mailowej.
Kiedy wysyłasz krótkie wiadomości logistyczne
Niektóre wątki e-mailowe zamieniają się w rodzaj czatu, gdy zaczynasz wymieniać krótkie wiadomości. Odpowiedź „Oczywiście, dzięki! :)” może być tylko formalnością, aby pokazać koledze, że przeczytałeś wiadomość. W tym samym czasie takie wiadomości nie wymagają formalnego stylu.
Kiedy próbujesz kogoś pocieszyć
Dodanie emotikonów biznesowych, takich jak uśmiechnięta twarz, może sprawić, że wydasz się bardziej przystępny, uprzejmy i zabawny. Z danych SurveyMonkey wynika, że około połowy młodszych dorosłych, którzy wzięli udział w ich badaniu uważa, że tak i tylko jedna czwarta respondentów w wieku 45+ uważa, że emotikony są nieprofesjonalne lub irytujące.
Na przykład, jeśli witamy nową osobę w zespole, masz 50/50 szans na to, że zrobią ? w odpowiedzi.
Kiedy jesteś specjalistą ds. HR, który wysyła wiadomości administracyjne do całej firmy
Dział HR wydaje się mieć swobodę w używaniu emotikonów. Pomyśl tylko o tym: wszystkie te e-maile z "Wszystkiego najlepszego!" nie byłyby takie ciepłe i żywe bez mnóstwa uśmiechniętych buź oraz ikony ?, ani nie wydawałyby się tak troskliwe, gdy muszą przekazać grupie, że jeden z Twoich kolegów jest ? i nie będzie dostępny.
Ludzie postrzegają także informacje wizualne lepiej niż tekst, więc jeśli to jest dłuższy e-mail, emotikony mogą pomóc czytelnikom lepiej zwrócić uwagę na szczegóły.
|
Wskazówka: Zapytaj dział HR (lub zrób to sam, jeśli prowadzisz mały zespół), aby przeprowadził ankiety, aby sprawdzić, jak Twoi koledzy reagują na emotikony. Ponieważ wszyscy postrzegamy emotikony inaczej, wiele osób je lubi, ale niektórzy mogą również uważać, że obniżają one kompetencje osoby ich używającej, więc dobrze jest wiedzieć, gdzie stoi Twoja firma lub zespół. |
Emotikony w Mailbird
Mailbird wie, że jest czas i miejsce na emotikony w e-mailach, a także jakie są najlepsze emotikony dla klientów, a teraz możesz używać emotikonów z Windows 10 podczas wysyłania e-maili w Mailbird.
Jeśli chcesz wstawić emotikonę do swojego e-maila, przejdź do paska formatowania obok przycisku Wyślij i kliknij na uśmiechniętą buźkę.
Możesz także uruchomić okno emotikonów Windows 10, używając skrótu klawiaturowego: "klawisz Windows" + "klawisz kropki (kropka)." Ale musisz zaktualizować Windows 10, aby zobaczyć przycisk emotikony w Mailbird.
A co z Windows 11?
Mailbird jest w pełni kompatybilny z nową wersją Windows, więc nie powinieneś mieć żadnych problemów z przejściem. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące korzystania z Mailbird na Windows 11, zawsze możesz skontaktować się z naszym przyjaznym serwisem wsparcia.
Podsumowanie
Emotikony są praktycznie zakorzenione w naszej codziennej komunikacji online w mediach społecznościowych i innych kanałach. Pomagają wyrażać emocje i dostarczają emocjonalnych wskazówek dla informacji zawartych w wiadomościach. Istnieją dowody sugerujące, że użycie emotikonów w biznesie jest bezpieczne w e-mailach służbowych i może nawet pomóc w promowaniu Twojego biznesu.
Możesz używać emotikonów w swojej osobistej i biznesowej komunikacji z Mailbird — klientem e-mail, zaprojektowanym, by pomóc Ci w skuteczniejszym zarządzaniu e-mailami, szczególnie jeśli masz wiele kont.
Wypróbuj Mailbird, najlepszą aplikację Windows do zarządzania wieloma kontami e-mail
FAQ
Jak firmy używają emotikonów?
Firmy mogą używać emotikonów w wewnętrznej komunikacji roboczej, aby przekazać ukryty ton wiadomości. Mogą je również stosować w korespondencji biznesowej, aby rezonować z millenialsami, którzy używają emotikonów bardziej niż jakakolwiek inna grupa wiekowa.
Czy emotikony są odpowiednie w biznesie?
Jeśli miejsce pracy jest bardziej nieformalne, użycie emotikonów jest odpowiednie. Używanie emotikonów jest akceptowalne, gdy znasz osobę, do której wysyłasz e-mail. Jednak kiedy korespondencjonujesz z nieznajomymi, najlepiej unikać emotikonów.
Czy używanie emotikonów jest nieprofesjonalne?
Używanie emotikonu jest akceptowalne wśród młodych profesjonalistów, którzy wierzą, że dodaje to wartości komunikacji. Jednak wśród starszych profesjonalistów jest to uważane za nieprofesjonalne. Dlatego użycie emotikonów w komunikacji biznesowej zależy od tego, z kim korespondentujesz.
Czy emotikony są pomocne?
Użycie emotikonów może pomóc lepiej i bardziej kreatywnie wyrazić wiadomość danej osoby. Służą również jako zastępnik słów. Są niezwykle popularne w dzisiejszej kulturze i wprowadziły zmiany w sposobie, w jaki millenialsi i młodsze pokolenia się komunikują. Niektórzy twierdzą, że emotikony są własnym językiem składającym się z symboli wizualnych, co czyni użycie emotikonów w biznesie istotnym.
