Verminder E-mail Overvloed met Deze Eenvoudige Tips
Elke dag staan we voor dezelfde strijd met e-mail overvloed. Onze "Uitsteller Ik" en "Productieve Ik" vechten om onze aandacht, en dan komt de schuld binnen terwijl we naar overvolle e-mails staren die onze inbox gedurende de dag vullen.
Moet ik nu op deze e-mail reageren of nadat ik meer heb gelezen over de nieuwe haarsnit van Leonardo DiCaprio?
Waarom is het zo stressvol om e-mails te beheren?
Volgens The Radicati Group, Inc. ontvangen mensen gemiddeld 96 e-mails per dag! Met zoveel ontvangen en ongeveer 30 verzonden e-mails, neemt het stressniveau toe. Zoals Joanne Cantor, Ph.D., werd geciteerd door Huffington Post:
"Overweldigd worden door e-mail verstoort het denkvermogen van je brein en belemmert je creativiteit, en verhoogt ook de stress."
Ze zei ook
"Het geluid van de nieuwe e-mailmelding van je telefoon of computer kan je hartslag en bloeddruk zelfs verhogen. Maar dat is nog niet alles; onderbroken worden door de nieuwe e-mail haalt onze aandacht weg van de taak die we aan het doen zijn: het werk dat we eigenlijk aan het doen zijn. Het kost tijd om weer gefocust te raken na het controleren van je inbox, wat de tijd verlengt die nodig is om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen."
De term "Inbox Zero," geïntroduceerd door Merlin Mann in 2006, is voor de meeste van ons een soort mailiva geworden, en we blijven meer en meer e-mails ontvangen.
Hoe kunnen we onze Procrastinator Me tot zwijgen brengen en elke dag beginnen met opruimen en Inbox Zero bereiken?
Verschillende bronnen suggereren om jezelf een specifieke tijd te geven om e-mail te controleren of om mappen aan te maken en filters in te stellen, enzovoort.
Wat is e-mailoverload?
E-mailoverload is het resultaat van slecht beheer van je e-mailaccount. Het is een nieuwe tijd van stress veroorzaakt door een rommelige inbox, een golf van ontvangen e-mails en de constante afleidingen door een stroom van meldingen.
Kun je ermee omgaan?
Hoe Ga Je Om Met E-mailoverload? 4 Tips Om E-mailstress Te Verminderen
Schakel meldingen uit
Een favoriete en de gemakkelijkste stap van allemaal! Je hoeft jezelf geen tijd te geven om je e-mails te controleren als je afgeleid wordt door de meldingen die steeds in een hoek van je scherm opduiken.
Volgens emailoverloadsolutions.com heeft onderzoek aangetoond dat de gemiddelde tijd om te herstellen van een e-mailonderbreking ongeveer 65 seconden is. Voor iemand die 100 e-mails per dag ontvangt, gaat er ongeveer twee uur per dag verloren aan hersteltijd alleen.
Doe het — schakel ze nu uit. Je wilt niet zoveel tijd verspillen.
Gebruik In-Line Antwoord
Wanneer je e-mails verstuurt, kost het al veel tijd om na te denken over de beste manier om een antwoord te structureren dat meer dan drie vragen vereist, omdat je het zo duidelijk en begrijpelijk mogelijk wilt houden voor iedereen die betrokken is.
Er zijn verschillende In-Line Antwoord add-ons en andere opties om ervoor te zorgen dat je alle vragen hebt beantwoord. Maar de meeste daarvan kunnen vrij rommelig en zeer verwarrend worden.
Mailbird, een e-mailclient voor Windows, lijkt dat probleem te hebben opgelost. Door gewoon op "Enter" te klikken in het deel van de tekst waar je een opmerking over wilt maken, verschijnt de gebruikersnaam en kan de opmerking gemakkelijk worden toegevoegd in de kleur die in de hoofdinstellingen is gekozen. Deze eenvoudige maar geweldige functie maakt het zoveel makkelijker voor zowel de afzender als de ontvanger.
Beperk de lengte van je e-mail
Kom ter zake — maar vergeet je e-mailetiketten niet! Je doet jezelf en de ontvanger een enorme gunst als je e-mails verstuurt die eenvoudig, goed gestructureerd en zo kort mogelijk maar informatief zijn.
Vermijd persoonlijke gesprekken in e-mails, aangezien deze berichten gewoon onnodig je inbox vullen. Vergeet nooit dat de ontvanger waarschijnlijk ook probeert Inbox Zero te bereiken en jouw e-mail zo snel mogelijk wil doorlopen.
Gebruik meerdere accounts
Het gebruik van meerdere accounts kan eigenlijk worden gezien als een andere manier van het aanmaken van mappen. Het is zeer ondersteunend voor het prioriteren van je taken, omdat het je in staat stelt een beter overzicht te behouden van waar de e-mails betrekking op hebben en hun prioriteitsniveau. Goede e-mailclients, zoals Mailbird voor Windows of Sparrow voor Mac, zijn geweldig voor het beheren van meerdere accounts.
Ga Je Eindelijk Je Vooruitstrevend Gedrag Stoppen?
Het komt simpelweg neer op waar je je het meest comfortabel bij voelt om mee te werken en uit te zoeken welke systemen of functies je het nuttigst vindt om je Uitsteller Ik een lesje te leren.
Veelgestelde Vragen
Hoe kom ik af van te veel e-mails?
Een goede start zou zijn om je inbox op te ruimen en uit te zoeken waarom je zoveel e-mails krijgt. Als het komt doordat je op te veel nieuwsbrieven bent geabonneerd, is een goede oplossing om een app zoals Unroll.me te gebruiken om de abonnementen te verwijderen die je niet meer leest. Een andere manier is om een goed filtersysteem in te stellen, zodat e-mails rechtstreeks naar de juiste mappen gaan en je ze één voor één kunt behandelen.
Hoeveel e-mails zijn te veel?
Elke hoeveelheid e-mails die je niet snel kunt verwerken, kan te veel zijn. Tijd jezelf met een stopwatch terwijl je e-mails beheert. Tel hoeveel je in die tijd hebt kunnen verwerken en besluit of je zoveel tijd aan e-mail kunt besteden. Zo niet, zoek dan naar manieren om de correspondentie te verminderen.
