Come Creare un'Email Aziendale: Guida Completa
Gmail offre molte funzioni utili agli utenti gratuitamente. Tuttavia, se gestisci un'azienda, presto ti renderai conto che la versione gratuita ha delle limitazioni che possono ostacolare la crescita della tua attività.
Per la tua azienda, semplificare i fattori interni e soddisfare le esigenze dei clienti è possibile grazie alla scelta ideale di passare a un'email Google per le aziende. Questo Gmail per le aziende, precedentemente noto come G Suite, ha l'obiettivo di rendere la comunicazione più semplice, la collaborazione un gioco da ragazzi e di eliminare i colli di bottiglia nella produttività per organizzazioni come la tua.
La principale differenza tra Gmail e Google Workspace è il dominio.
Mentre gli utenti di Gmail utilizzano il suo dominio (ad esempio, getmailbird@gmail.com), Gmail per le aziende in Google Workspace consente alle aziende di utilizzare i propri domini (ad esempio, nome@getmailbird.com). Questo lo rende una soluzione brillante per personalizzare le comunicazioni email e i messaggi aziendali.
Questa guida ti accompagnerà nella creazione di un account Google Workspace. Ma prima, vediamo i vantaggi che si possono ottenere utilizzando Gmail per scopi aziendali.
14 Buoni Motivi Per Cui Dovresti Creare un Account Google Workspace
1. Reputazione
Creare un indirizzo email aziendale con un marchio ti farà sembrare professionale e affidabile.
2. Sicurezza
I dati sono diventati una questione critica per la maggior parte delle aziende, e Google lo capisce. Ecco perché assicura che i tuoi dati siano protetti fornendoti un amministratore Google Workspace, crittografia (TLS) e funzionalità di sicurezza avanzate.
3. Protezione dallo spam
Gmail è sicuro e buono nel filtrare lo spam: utilizzando i record DKIM e SPF, puoi autenticare le email in uscita, assicurarti che non vengano alterate durante il transito e migliorare le tue valutazioni contro lo spam.
4. Supporto DNS di terze parti
Google Workspace ti permette di ospitare le tue email con un terzo, come il tuo provider web.
Quello che devi fare è aggiornare i record MX nel tuo cPanel con quelli mostrati sul tuo Google Workspace. Questo riduce i problemi di consegna, poiché non devi fare affidamento sul tuo provider web per gestire i messaggi email.
5. Spazio di archiviazione gratuito
Goditi oltre 30 GB di spazio di archiviazione gratuito: questo spazio extra aiuta a soddisfare ulteriori esigenze di archiviazione. A seconda del tuo piano, puoi sceglierne uno con 2 TB o 5 TB.
6. Sincronizzazione degli account
Funziona con altri pacchetti come Outlook e consente anche di sincronizzare gli account.
7. Interfaccia senza pubblicità
Gli account Gmail per le aziende sono privi di pubblicità.
8. Integrazioni
Con un'email Google per le aziende, puoi accedere a tutto facilmente: il tuo Google Calendar, Google Docs, Google Sheets per fatture o budgeting, Meet per videoconferenze, e molte altre funzionalità sono raccolte in un unico posto centrale.
9. Funzionalità offline
Puoi usare Gmail, Google Drive e Google Calendar anche quando non sei connesso a internet.
10. Branding
Puoi personalizzare il tuo marchio sull'interfaccia Gmail.
11. Componenti aggiuntivi e estensioni
La maggior parte delle estensioni e dei componenti aggiuntivi su Gmail per le aziende sono disponibili senza costi aggiuntivi. Questi includono HubSpot, Zoom e WiseStamp. Si collega facilmente / si integra anche con altri prodotti come WordPress, Slack e Trello.
12. Facilità d'uso
Ci sono oltre 1,5 miliardi di utenti Gmail in tutto il mondo. Ciò significa che c'è un'alta probabilità che la maggior parte dei tuoi dipendenti utilizzi già Gmail e i suoi altri prodotti, come Google Docs. Pertanto, troveranno facile passare a Google Workspace con meno formazione. È anche compatibile con molti sistemi operativi mobili, e si può facilmente passare tra account personali e aziendali con un clic.
13. Affidabilità
Google ha garantito che i suoi servizi sono affidabili al 99,9%. Ci sono meno manutenzioni e interruzioni programmate rispetto alle sue alternative, rendendo Google Workspace ideale per molte aziende.
14. Assistenza clienti
Il supporto tecnico 24 ore su 24 può essere accessibile tramite telefono, email o chat.
Come Iniziare con Gmail per le Aziende
Sebbene ci siano molti vantaggi che Google Workspace offre rispetto a un normale account Gmail, non sono gratuiti.
Google Workspace sarà adatto a te se:
- Non ti senti a tuo agio con soluzioni desktop o archiviazione locale e vuoi passare a lavorare nel cloud
- La tua azienda fa affidamento su Google Docs, Fogli, Presentazioni e altri strumenti Google
- Vuoi uno strumento di produttività con supporto tecnico completo, oltre a essere sicuro, che consenta di condividere facilmente il lavoro con i tuoi clienti
- Vuoi che le tue email abbiano un aspetto professionale
- Rappresenti una scuola o un'istituzione e desideri una piattaforma che offre facile collaborazione tra studenti e insegnanti
Se hai deciso di ospitare il tuo account email aziendale su Google Workspace, ecco i passaggi che dovrai eseguire.
1. Compila il tuo profilo
Oggi, la maggior parte delle organizzazioni vuole che tu imposti un account con loro e fornisca le tue informazioni prima di utilizzare i loro prodotti, e Google non fa eccezione. Per Google Workspace, potrebbe essere necessario rispondere a una serie di domande o fornire informazioni sulla tua azienda o su te stesso.
Tali informazioni possono includere il nome dell'azienda, il numero di dipendenti, paese o regione, informazioni di contatto e indirizzo email corrente. Una volta che hai compilato queste informazioni, puoi passare al passaggio successivo.
2. Registra un dominio o collegane uno esistente
Hai un dominio esistente?
Puoi utilizzarlo in questo processo di impostazione dell'account. Se non ne hai uno, scegli l'opzione per acquistare un nuovo dominio. Ci sono due modi per registrare un nuovo dominio. Puoi acquistarlo tramite Google o andare da altri registratori di domini e acquisire un nuovo dominio per la tua azienda.
3. Scegli come effettuare l'accesso
La tua dashboard successiva ti invita a compilare come accederai a Google Workspace. Qui, scegli un nome utente per la tua email aziendale e una password associata ad essa.
Qualunque formato tu scelga, cerca di mantenere lo stesso formato dell'indirizzo email in tutta l'organizzazione per garantire coerenza. Gli utenti devono, quindi, prestare attenzione quando selezionano il nome utente giusto. Dopo questo, conferma di non essere un robot.
4. Accetta i termini e le condizioni
Prima di accettare i termini e le condizioni, rivedi l'accordo per gli utenti di Google Workspace e comprendi quali sono i rischi. Fai clic sul link dell'Accordo di Google Workspace e dopo aver compreso i requisiti, puoi fare clic su Accetta e Continua per il passaggio successivo.
5. Scegli il tuo piano
La maggior parte dei fornitori di IaaS ha costruito i propri prodotti per soddisfare le diverse esigenze di ogni azienda. Per Google Workspace, sono disponibili quattro piani: Business Starter, Business Standard, Business Plus e un piano Enterprise.
Tuttavia, non verrai portato alla schermata in cui scegli il tuo piano dopo aver accettato i termini e le condizioni. Il programma ti porterà automaticamente al piano Business Starter e non potrai cambiare piano nel passaggio successivo. Questo significa che potrai solo aggiornare i piani in seguito, dopo aver completato l'impostazione.
D'altra parte, il piano Business Starter ha una prova gratuita di 14 giorni, quindi non ti verrà addebitato nulla mentre provi il software. Il passaggio successivo è rivedere le tue informazioni di pagamento e confermare il tuo ordine per completare il processo di checkout.
Ecco cosa comporta la tariffa di Gmail per le aziende:
- Il Business Starter è un piano base adatto a piccole aziende che cercano di impostare una email professionale e godere degli strumenti di produttività e collaborazione per ? per utente.
- Il Business Standard è per aziende di medie dimensioni che necessitano di un aggiornamento, o le cui esigenze non sono soddisfatte dal piano Business Starter. Per ?, ottengono più spazio di archiviazione e la possibilità di includere oltre 150 partecipanti in riunioni video.
- Il Business Plus è per le aziende che hanno superato il Business Standard e necessitano di maggiore spazio di archiviazione e una piattaforma che possa ospitare da 150 a 250 partecipanti in una riunione video.
- Il Piano Enterprise è per grandi aziende che necessitano di maggiore spazio di archiviazione e la capacità di ospitare più utenti o account. Potrebbe essere necessario contattare il dipartimento vendite per prezzi personalizzati.
Gli utenti possono anche passare da piani flessibili a piani annuali dopo aver completato la prova gratuita per godere di prezzi scontati.
6. Imposta i record MX
Supponiamo che tu abbia collegato il tuo dominio esistente a Google Workspace e probabilmente stessi utilizzando il server di posta dal tuo registratore di domini o host web. In tal caso, devi verificare che possiedi il dominio. Dopo il processo di verifica, regola/imposta i record del mail exchanger del dominio (MX) per dire al tuo sistema di dominio che utilizzerai Google come server di posta.
Ci sono due metodi per verificare un dominio: aggiungendo un meta tag o caricando un file HTML sul tuo sito web. In alternativa, puoi aggiungere un record TXT alla tua configurazione DNS. Pertanto, scegli un metodo accettabile per la tua azienda di hosting.
Dopo aver verificato il tuo dominio, apparirà una nuova schermata che ti chiede di modificare/aggiustare i tuoi record MX sul tuo cPanel. Prendi i record MX sulla schermata di Google Workspace e sostituiscili manualmente con quelli sul tuo cPanel.
Dovresti trovare dove modificare le voci nel pulsante Imposta Google MX nel tuo cPanel. Nota, tuttavia, che il processo può differire da una compagnia di hosting all'altra.
Una volta che hai modificato l'elenco, torna a Google Workspace e fai clic sul pulsante Verifica Dominio e Configurazione Email. Riceverai un messaggio di successo se hai modificato correttamente le voci.
7. Esegui un test di verifica
Dopo aver completato il processo di checkout e aver verificato il tuo dominio, inclusa la modifica dei record MX, è il momento di confermare se tutto funziona come necessario e se puoi accedere al tuo account con un'ampia gamma di strumenti di produttività e collaborazione.
Puoi iniziare migrando le tue email dal precedente account al nuovo account Gmail. Puoi anche aggiungere utenti al tuo nuovo account Gmail. Se hai altri dipendenti, vorresti che accedessero a Google Workspace o creare alias email.
Aggiungere nuovi utenti è abbastanza semplice. Vai all'email tramite Google Domains, e dal menu seleziona Aggiungi Nuovi Utenti, poi segui le istruzioni successive.
8. Personalizza la tua email
Vai su Impostazioni e modifica come vuoi che le tue email appaiano nelle caselle di posta dei tuoi destinatari, creando un’immagine del profilo o aggiungendo una firma email.
Puoi scegliere di aggiungere un link al tuo blog o a qualsiasi altro contenuto che stai promuovendo nella firma email.
9. Prova il sistema
Successivamente, prova a comporre la tua prima email e annota come appare nell'account del tuo destinatario.
Un altro modo per testare se il tuo sistema funziona correttamente è collegare le tue app e altri strumenti aziendali.
App come Outlook, Slack, Trello e altri strumenti di gestione aziendale possono essere collegate o installate su Google Workspace per migliorare il flusso di lavoro. Puoi trovare queste app nel Google Workspace Marketplace e scegliere di installarle solo sul tuo account (installazione individuale) o su tutto il tuo dominio (installazione di dominio).
Questi sono solo alcuni modi per determinare se il tuo account è configurato correttamente; in caso contrario, potresti dover cercare aiuto dal supporto tecnico.
Potenzia la tua azienda con Google Workspace
Le aziende che desiderano aggiornare i propri servizi, riposizionarsi, accogliere più dipendenti o evitare ingenti investimenti in infrastrutture tecnologiche scopriranno che Google Workspace è essenziale nei piani di crescita della loro attività.
La disponibilità di strumenti di produttività, comunicazione e collaborazione, insieme a spazio di archiviazione aggiuntivo, aiuta a semplificare la fornitura dei servizi e garantire che la tua azienda soddisfi ogni esigenza dei propri dipendenti e clienti.
Seguendo i passaggi sopra, dovresti riuscire a iniziare con Google Workspace e aumentare la velocità con cui la tua azienda cresce.
Gestire più indirizzi email contemporaneamente?
Google Workspace è una great soluzione per le aziende con molti vantaggi, ma cosa succede se la tua vita quotidiana è connessa a più indirizzi email, specialmente se sono registrati presso diversi provider?
Immagina di dover aprire ogni singola casella di posta, rispondere alle email, filtrare lo spam, disiscriversi dalle newsletter… O è già una realtà per te? Allora capirai: dopo aver registrato un'email aziendale, avrai sicuramente bisogno di una soluzione più conveniente per unire tutte le tue comunicazioni in un unico posto senza dover cambiare account.
Ed ecco dove l'app Gmail per Windows ti farà risparmiare tantissimo tempo e fatica. Mailbird è considerato il miglior client email per Windows.
Ecco alcune funzioni che piacciono di più ai nostri utenti:
- Posta in arrivo unificata che ti consente di controllare facilmente tutte le email in arrivo contemporaneamente — ma puoi anche gestire gli account separatamente con un solo clic
- Calendario unificato che riunisce tutti i tuoi eventi e inviti
- Pulsante di disiscrizione per smettere immediatamente di ricevere fastidiose newsletter e spam che non vuoi ricevere
- Lettore veloce e Risposta rapida che ti fanno risparmiare tempo mentre controlli e rispondi alle email
- Funzioni Snooze e Invia più tardi per programmare le tue risposte e mantenere in ordine la tua casella di posta
- Tracciamento email che ti consente di verificare se i destinatari hanno aperto i tuoi messaggi
- Cartelle e filtri per organizzare ulteriormente la tua casella di posta e automatizzare gran parte della routine
- Integrazioni con app di gestione delle attività e messaggistica che trasformano Mailbird in una workstation di comunicazione e ti permettono di portare tutte le tue conversazioni in un unico posto
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Adela Belin è una content marketer e blogger presso Writers Per Hour. È appassionata di raccontare storie con la speranza di fare la differenza nella vita delle persone e contribuire alla loro crescita personale e professionale. Trovala su Twitter e LinkedIn.
