Как создать бизнес-электронную почту: Полное руководство
Gmail предоставляет много полезных функций бесплатно. Однако, если вы управляете бизнесом, скоро поймёте, что бесплатная версия имеет ограничения, которые могут затормозить рост вашего бизнеса.
Для того чтобы ваш бизнес оптимизировал свои внутренние факторы и соответствовал потребностям клиентов, переход на электронную почту Google для бизнеса является идеальным выбором. Этот Gmail для бизнеса, ранее известный как G Suite, направлен на упрощение коммуникации, облегчение сотрудничества и устранение проблем с производительностью для таких организаций, как ваша.
Основное отличие между Gmail и Google Workspace заключается в домене.
В то время как пользователи Gmail используют его домен (т.е. getmailbird@gmail.com), Gmail для бизнеса в Google Workspace позволяет компаниям использовать свои собственные домены (т.е. name@getmailbird.com). Это делает его блестящим решением для персонализации ваших электронных коммуникаций и бизнес-сообщений.
Этот гид проведет вас через процесс настройки учетной записи Google Workspace. Но сначала давайте рассмотрим преимущества, которые можно получить, используя Gmail для бизнес-целей.
14 Удобных Причин, Почему Вам Стоит Настроить Учетную Запись Google Workspace
1. Репутация
Создание брендированного адреса электронной почты для бизнеса сделает вас профессиональным и надежным.
2. Безопасность
Данные стали критически важным вопросом для большинства компаний, и Google понимает это. Именно поэтому он обеспечивает защиту ваших данных, предоставляя вам администратора Google Workspace, шифрование (TLS) и функции защиты с разблокировкой.
3. Защита от спама
Gmail безопасен и хорошо фильтрует спам: используя DKIM и SPF записи, вы можете аутентифицировать исходящие электронные письма, гарантировать, что они не были изменены в пути, и улучшить свои рейтинги спама.
4. Поддержка сторонних DNS
Google Workspace позволяет вам размещать свою электронную почту у третьей стороны, например, у вашего веб-хоста.
Вам нужно обновить MX записи в вашем cPanel с теми, что отображаются на вашей учетной записи Google Workspace. Это снижает проблемы с доставкой, так как вы не зависите от вашего веб-хоста для обработки электронных сообщений.
5. Бесплатное хранилище
Наслаждайтесь более 30 ГБ бесплатного хранилища: это дополнительное пространство помогает удовлетворить потребности в хранении. В зависимости от вашего тарифа, вы можете выбрать один с 2 ТБ или 5 ТБ.
6. Синхронизация аккаунтов
Он работает с другими пакетами, такими как Outlook, и даже позволяет синхронизировать аккаунты.
7. Интерфейс без рекламы
Бизнес-аккаунты Gmail не содержат рекламы.
8. Интеграции
С помощью электронной почты Google для бизнеса вы можете легко получить доступ ко всему — вашему Google Календарю, Google Документам, Google Таблицам для счетов или бюджета, Meet для видеоконференций и множеству других функций, собранных в одном центральном месте.
9. Оффлайн функциональность
Вы можете использовать Gmail, Google Диск и Google Календарь, когда не подключены к интернету.
10. Брендинг
Вы можете брендировать свой бизнес в интерфейсе Gmail.
11. Дополнения и расширения
Большинство расширений и дополнений для Gmail для бизнеса доступны без дополнительных затрат. К ним относятся HubSpot, Zoom и WiseStamp. Он также легко соединяется/интегрируется с другими продуктами, такими как WordPress, Slack и Trello.
12. Простота использования
В мире более 1.5 миллиарда пользователей Gmail. Это означает, что есть высокая вероятность, что большинство ваших сотрудников уже используют Gmail и его другие продукты, такие как Google Документы. Поэтому им будет легко перейти на Google Workspace с минимальным обучением. Он также совместим со многими мобильными операционными системами, и вы можете легко переключаться между личными и бизнес-аккаунтами одним щелчком.
13. Надежность
Google обеспечил 99.9% надежности своих услуг. Поддержка и плановые остановки по сравнению с его аналогами минимальны, что делает Google Workspace идеальным для многих компаний.
14. Поддержка клиентов
Техническую поддержку можно получить круглосуточно по телефону, электронной почте или в чате.
Как начать работать с Gmail для бизнеса
Хотя у Google Workspace много преимуществ по сравнению с обычной учетной записью Gmail, они не бесплатны.
Google Workspace будет вам подходить, если:
- Вам некомфортно использовать решения для рабочего стола или локальное хранилище, и вы хотите перейти на облачную работу
- Ваш бизнес зависит от Google Документов, Таблиц, Презентаций и других инструментов Google
- Вы хотите инструмент для повышения производительности с полноценной технической поддержкой, который безопасен и позволяет легко делиться работой с клиентами
- Вы хотите, чтобы ваши электронные письма выглядели профессионально
- Вы представляете школу или учреждение и хотите платформу, которая предлагает легкое сотрудничество между учениками и учителями
Если вы решили разместить свою учетную запись деловой почты на Google Workspace, вот шаги, которые вам нужно выполнить.
1. Заполните свой профиль
Сегодня большинство организаций хотят, чтобы вы создали учетную запись и предоставили свою информацию перед использованием их продуктов, и Google не исключение. Для Google Workspace вам может понадобиться ответить на ряд вопросов или предоставить информацию о вашем бизнесе или о себе.
Такая информация может включать в себя название компании, число сотрудников, страну или регион, контактную информацию и текущий адрес электронной почты. Как только вы заполните эту информацию, вы можете перейти к следующему шагу.
2. Зарегистрируйте домен или подключите существующий
Есть ли у вас существующий домен?
Вы можете использовать его в процессе настройки этой учетной записи. Если у вас его нет, выберите вариант покупки нового домена. Существует два способа зарегистрировать новый домен. Вы можете купить его через Google или обратиться к другим регистратору доменов и приобрести новый домен для своего бизнеса.
3. Выберите способ входа
Следующий экран предлагает вам заполнить информацию о том, как вы будете входить в Google Workspace. Здесь выберите имя пользователя для вашей деловой электронной почты и пароль, связанный с ним.
Какой бы формат вы ни выбрали, старайтесь сохранять одинаковый формат адреса электронной почты по всей организации для обеспечения согласованности. Пользователи должны, следовательно, внимательно выбирать подходящее имя пользователя. После этого подтвердите, что вы не робот.
4. Примите условия и положения
Перед тем как принять условия и положения, ознакомьтесь с соглашением пользователя Google Workspace и поймите, что вы на себя берете. Нажмите на ссылку соглашения Google Workspace, и после того как вы поймете требования, вы можете нажать «Согласен» и продолжить на следующий шаг.
5. Выберите свой тарифный план
У большинства поставщиков IaaS их продукты разработаны для удовлетворения различных потребностей каждого бизнеса. Для Google Workspace доступны четыре тарифных плана: Business Starter, Business Standard, Business Plus и Enterprise.
Однако вы не попадаете на экран, где выбираете свой план, после принятия условий и положений. Программа автоматически переводит вас на план Business Starter, и вы не можете сменить план на следующем шаге. Это означает, что вы сможете обновить планы позже, после завершения настройки.
С положительной стороны, план Business Starter предлагает 14-дневный бесплатный пробный период, поэтому с вас пока не взимают плату за использование программного обеспечения. Следующий шаг — проверить свою платежную информацию и подтвердить свой заказ, чтобы завершить процесс оформления заказа.
Вот что включает в себя ценообразование Gmail для бизнеса:
- План Business Starter - это базовый стартовый план, подходящий для малых предприятий, стремящихся настроить профессиональную почту и наслаждаться инструментами для повышения производительности и сотрудничества за ? на пользователя.
- План Business Standard подходит для средних предприятий, которые нуждаются в обновлении, или их потребности не удовлетворяются планом Business Starter. За ? они получают больше места для хранения и возможность включить 150+ участников в видеозвонки.
- План Business Plus подходит для предприятий, которые переросли план Business Standard и нуждаются в большем объеме хранения и платформе, способной вместить 150 до 250 участников в видеозвонке.
- План Enterprise предназначен для крупных компаний, которым требуется больше места для хранения и возможность обслуживать больше пользователей или учетных записей. Вам, возможно, потребуется обратиться в отдел продаж для получения индивидуального ценообразования.
Пользователи также могут переключаться между гибкими и годовыми тарифами после окончания бесплатного пробного периода, чтобы воспользоваться скидкой.
6. Настройте записи MX
Если вы подключили свой существующий домен к Google Workspace и, вероятно, использовали почтовый сервер от вашего регистратора доменов или веб-хоста, вам необходимо подтвердить право собственности на домен. После процесса проверки отрегулируйте/настройте записи почтового обменника домена (MX), чтобы сообщить вашей доменной системе, что вы будете использовать Google в качестве своего почтового сервера.
Существует два метода подтверждения домена: добавление мета-тега или загрузка HTML-файла на ваш веб-сайт. В качестве альтернативы вы можете добавить запись TXT в настройки DNS. Поэтому выберите метод, который подходит вашей хостинговой компании.
После того как вы проверите свой домен, появится новый экран, который попросит вас изменить/редактировать ваши записи MX в cPanel. Возьмите записи MX на экране Google Workspace и вручную замените их на те, что в вашем cPanel.
Вы должны найти, где редактировать записи, в кнопке «Настроить MX Google» в вашем cPanel. Однако имейте в виду, что процесс может отличаться у разных хостинговых компаний.
Как только вы отредактируете записи, вернитесь в Google Workspace и нажмите кнопку «Подтвердить домен и настройка почты». Вы получите сообщение об успехе, если записи изменены правильно.
7. Выполните тестовую проверку
После того как вы завершили процесс оформления заказа и даже проверили свой домен, включая изменение записей MX, пришло время подтвердить, что все работает как надо и вы можете получить доступ к своей учетной записи с полным набором инструментов для повышения производительности и сотрудничества.
Вы можете начать с миграции ваших электронных писем с предыдущей учетной записи на новую учетную запись Gmail. Вы также можете добавлять пользователей к своей новой учетной записи Gmail. Если у вас есть другие сотрудники, вы захотите, чтобы они имели доступ к Google Workspace или создавали псевдонимы электронной почты.
Добавление новых пользователей довольно простое. Перейдите к электронной почте от Google Domains и в меню выберите «Добавить новых пользователей», затем выполните следующие инструкции.
8. Настройте свою электронную почту
Перейдите в настройки и измените, как вы хотите, чтобы ваши электронные письма выглядели в почтовых ящиках ваших получателей, создав профильную фотографию или добавив подпись к электронной почте.
Вы можете добавить ссылку на свой блог или любой другой контент, который вы продвигаете, в подписи к электронной почте.
9. Протестируйте систему
Теперь попробуйте составить свое первое электронное письмо и обратите внимание на то, как оно выглядит на аккаунте вашего получателя.
Другой способ протестировать, работает ли ваша система правильно, - это подключить свои приложения и другие инструменты для бизнеса.
Приложения, такие как Outlook, Slack, Trello и другие инструменты управления бизнесом, можно подключать или устанавливать на Google Workspace для улучшения рабочего процесса. Вы можете найти эти приложения в магазине приложений Google Workspace и выбрать установить их только на своей учетной записи (индивидуальная установка) или на весь домен (установка для домена).
Это всего лишь несколько способов определить, правильно ли настроена ваша учетная запись; если нет, возможно, вам нужно обратиться за помощью в техническую поддержку.
Ускорьте свой бизнес с помощью Google Workspace
Компании, желающие улучшить свои услуги, изменить имя бренда, расширить штат сотрудников или избежать крупных вложений в технологическую инфраструктуру, обнаружат, что Google Workspace является необходимым элементом в планах роста их бизнеса.
Наличие инструментов для повышения производительности, коммуникации и совместной работы, а также дополнительного хранилища помогает оптимизировать предоставление услуг и гарантирует, что ваш бизнес удовлетворит все требования своих сотрудников и клиентов.
Следуя приведенным выше шагам, вы сможете начать работу с Google Workspace и увеличить скорость, с которой ваш бизнес растет.
Работа с несколькими почтовыми ящиками одновременно?
Google Workspace — отличное решение для бизнеса с множеством преимуществ, но что если ваша повседневная жизнь связана с несколькими почтовыми ящиками, особенно если они зарегистрированы у разных провайдеров?
Представьте, как вы открываете каждый ящик, отвечаете на электронные письма, фильтруете спам, отписываетесь от рассылок… Или это уже ваша реальность? Тогда вы поймете: после регистрации корпоративного почтового ящика вам определенно потребуется более удобное решение для объединения всей вашей коммуникации в одном месте без переключений.
И здесь приложение Gmail для Windows сэкономит вам массу времени и усилий. Mailbird считается лучшим почтовым клиентом для Windows.
Вот некоторые функции, которые больше всего нравятся нашим пользователям:
- Унифицированный почтовый ящик, который позволяет вам легко проверять все входящие письма сразу — но вы также можете управлять аккаунтами отдельно в один клик
- Унифицированный календарь, который объединяет все ваши события и приглашения
- Кнопка отписки, чтобы мгновенно отказаться от надоедливых рассылок и спама, который вы не хотите получать
- Читатель на скорости и быстрый ответ, которые экономят время при проверке и ответе на почту
- Функции «Отложить» и «Отправить позже» для планирования ваших ответов и упорядочивания вашей почты
- Отслеживание писем, которое позволяет вам проверить, открыли ли получатели ваши сообщения
- Папки и фильтры для еще лучшей организации вашей почтовой ящики и автоматизации значительной части рутины
- Интеграция с приложениями для управления задачами и обмена сообщениями, которые превращают Mailbird в рабочую станцию для коммуникации и позволяют вам объединить все ваши разговоры в одном месте
—
Адела Белин — контент-маркетолог и блогер в Writers Per Hour. Она увлечена тем, чтобы делиться историями, надеясь изменить жизни людей и способствовать их личному и профессиональному росту. Найдите её в Twitter и LinkedIn.
