Een Zakelijk E-mailadres Aanmaken: Complete Gids
Gmail biedt gebruikers veel handige functies gratis aan. Maar als u een bedrijf runt, zult u snel merken dat de gratis versie beperkingen heeft die de groei van uw bedrijf kunnen belemmeren.
Voor uw bedrijf om zijn interne factoren te stroomlijnen en aan de behoeften van zijn klanten te voldoen, is overstappen naar een Google e-mail voor bedrijven de ideale keuze. Deze Gmail voor bedrijven benadering van e-mail en gerelateerde producten, voorheen bekend als G Suite, heeft als doel communicatie gemakkelijker te maken, samenwerking soepel te laten verlopen en productiviteitsknelpunten tot het verleden te laten behoren voor organisaties zoals die van u.
Het belangrijkste verschil tussen Gmail en Google Workspace is het domein.
Terwijl Gmail-gebruikers zijn domein gebruiken (d.w.z. getmailbird@gmail.com), stelt Gmail voor bedrijven in Google Workspace bedrijven in staat om hun eigen domeinen te gebruiken (d.w.z. naam@getmailbird.com). Dit maakt het een briljante oplossing voor het personaliseren van uw e-mailcommunicatie en zakelijke berichten.
Deze gids zal u begeleiden bij het opzetten van een Google Workspace-account. Maar laten we eerst de voordelen bekijken die te behalen zijn door Gmail voor zakelijke doeleinden te gebruiken.
14 Goede Redenen Waarom Je Een Google Workspace Account Zou Moeten Aanmaken
1. Reputatie
Een merk-e-mailadres voor bedrijven creëren zorgt ervoor dat je professioneel en betrouwbaar overkomt.
2. Veiligheid
Gegevens zijn voor de meeste bedrijven een kritieke zaak, en Google begrijpt dit. Daarom zorgt het ervoor dat je gegevens beschermd zijn door je een Google Workspace-admin, encryptie (TLS) en geavanceerde veiligheidslock functies te bieden.
3. Spambeveiliging
Gmail is veilig en goed in het filteren van spam: door gebruik te maken van DKIM en SPF-records kun je uitgaande e-mails authentiseren, ervoor zorgen dat ze niet tijdens de verzending worden gewijzigd, en je spamscores verbeteren.
4. Ondersteuning voor externe DNS
Google Workspace stelt je in staat je e-mails bij een derde partij te hosten, zoals je webhost.
Wat je moet doen, is de MX-records in je cPanel bijwerken met de records die op je Google Workspace staan. Dit vermindert afleverproblemen, aangezien je niet afhankelijk bent van je webhost voor het afhandelen van e-mailberichten.
5. Gratis opslag
Geniet van meer dan 30 GB gratis opslag: deze extra opslagcapaciteit helpt om aan meer opslagbehoeften te voldoen. Afhankelijk van je plan kun je kiezen voor 2 TB of 5 TB.
6. Synchronisatie van accounts
Het werkt samen met andere pakketten zoals Outlook en stelt je zelfs in staat om accounts te synchroniseren.
7. Advertentievrije interface
Gmail zakelijke accounts zijn vrij van advertenties.
8. Integraties
Met een Google e-mail voor bedrijven heb je gemakkelijk toegang tot alles — je Google Agenda, Google Docs, Google Sheets voor facturen of budgettering, Meet voor videoconferenties, en veel andere functies zijn samengebracht op één centrale plek.
9. Offline functionaliteit
Je kunt Gmail, Google Drive en Google Agenda gebruiken wanneer je niet met internet bent verbonden.
10. Branding
Je kunt je bedrijf op de Gmail-interface branden.
11. Add-ons en extensies
De meeste extensies en add-ons op Gmail voor bedrijven zijn beschikbaar zonder extra kosten. Deze omvatten HubSpot, Zoom en WiseStamp. Het verbindt/integreert ook gemakkelijk met andere producten zoals WordPress, Slack en Trello.
12. Gebruiksvriendelijkheid
Er zijn wereldwijd meer dan 1,5 miljard Gmail-gebruikers. Dat betekent dat de kans groot is dat de meeste van je medewerkers al Gmail en de andere producten, zoals Google Docs, gebruiken. Daarom zullen ze het gemakkelijk vinden om over te schakelen naar Google Workspace met minder training. Het is ook compatibel met veel mobiele besturingssystemen, en je kunt gemakkelijk tussen persoonlijke en zakelijke accounts schakelen met één klik.
13. Betrouwbaarheid
Google heeft ervoor gezorgd dat zijn diensten 99,9% betrouwbaar zijn. Er is minder onderhoud en geplande downtime vergeleken met alternatieven, wat Google Workspace ideaal maakt voor veel bedrijven.
14. Klantenservice
24-uurs technische ondersteuning is bereikbaar via telefoon, e-mail of chat.
Hoe te Beginnen met Gmail voor Bedrijven
Hoewel er veel voordelen zijn die Google Workspace heeft ten opzichte van een regulier Gmail-account, komen ze niet gratis.
Google Workspace is geschikt voor jou als:
- Je je niet comfortabel voelt bij desktopoplossingen of lokale opslag en wilt overstappen naar werken vanuit de cloud
- Je bedrijf afhankelijk is van Google Docs, Sheets, Slides en andere Google-tools
- Je een productiviteitstool wilt met uitgebreide technische ondersteuning, naast dat deze veilig is en het gemakkelijk maakt om samen te werken met je cliënten
- Je wilt dat je e-mails er professioneel uitzien
- Je een school of instelling vertegenwoordigt en een platform wilt dat gemakkelijke samenwerking tussen studenten en docenten biedt
Als je hebt besloten om je zakelijke e-mailaccount op Google Workspace te hosten, zijn hier de stappen die je moet volgen.
1. Vul je profiel in
Tegenwoordig willen de meeste organisaties dat je een account bij hen aanmaakt en je gebruikersinformatie indient voordat je hun producten kunt gebruiken, en Google is daar geen uitzondering op. Voor Google Workspace moet je mogelijk een reeks vragen beantwoorden of informatie over je bedrijf of jezelf verstrekken.
Dergelijke informatie kan de bedrijfsnaam, het aantal werknemers, land of regio, contactinformatie en huidig e-mailadres omvatten. Zodra je deze informatie hebt ingevuld, kun je doorgaan naar de volgende stap.
2. Registreer een domein of verbind een bestaand domein
Heb je een bestaand domein?
Je kunt dat gebruiken in dit accountinstapproces. Als je er geen hebt, kies dan de optie om een nieuw domein te kopen. Er zijn twee manieren om een nieuw domein te registreren. Je kunt het via Google kopen of naar andere domeinregistrars gaan en een nieuw domein voor je bedrijf verwerven.
3. Kies hoe je je aanmeldt
Het volgende dashboard vraagt je om in te vullen hoe je je aanmeldt bij Google Workspace. Kies hier een gebruikersnaam voor je zakelijke e-mail en een wachtwoord dat daarbij hoort.
Welke indeling je ook kiest, zorg ervoor dat je dezelfde indeling voor e-mailadressen door het hele bedrijf aanhoudt om consistentie te waarborgen. Gebruikers moeten daarom zorgvuldig zijn bij het kiezen van de juiste gebruikersnaam. Bevestig daarna dat je geen robot bent.
4. Accepteer de voorwaarden
Voordat je de voorwaarden accepteert, moet je de gebruikersovereenkomst van Google Workspace doorlezen en begrijpen wat er op het spel staat. Klik op de link naar de Google Workspace Overeenkomst, en nadat je de vereisten hebt begrepen, kun je op Accepteren en Doorgaan klikken voor de volgende stap.
5. Kies je plan
De meeste IaaS-leveranciers hebben hun producten gebouwd om aan de verschillende behoeften van elk bedrijf te voldoen. Voor Google Workspace zijn er vier plannen beschikbaar: Business Starter, Business Standard, Business Plus en een Enterprise-plan.
Echter, je wordt niet naar het scherm gebracht waar je je plan kunt kiezen nadat je de voorwaarden hebt geaccepteerd. Het programma brengt je automatisch naar het Business Starter-plan, en je kunt in de volgende stap geen plannen wijzigen. Dat betekent dat je later pas kunt upgraden nadat je de installatie hebt voltooid.
Aan de positieve kant heeft het Business Starter-plan een gratis proefperiode van 14 dagen, zodat je nog niet wordt gefactureerd tijdens het uitproberen van de software. De volgende stap is het controleren van je betalingsinformatie en het bevestigen van je bestelling om het afrekenproces te voltooien.
Hier is wat de prijsstelling van Gmail voor bedrijven inhoudt:
- De Business Starter is een basis instapplan dat geschikt is voor kleine bedrijven die een professioneel e-mailadres willen instellen en productiviteit- en samenwerkingshulpmiddelen willen genieten voor ? per gebruiker.
- De Business Standard is voor middelgrote bedrijven die een upgrade nodig hebben, of wiens behoeften niet door het Business Starter-plan worden vervuld. Voor ? krijgen ze meer opslagruimte en de mogelijkheid om 150+ deelnemers in videovergaderingen op te nemen.
- De Business Plus is voor bedrijven die zijn gegroeid uit de Business Standard en meer opslagruimte nodig hebben en een platform dat 150 tot 250 deelnemers in een videovergadering kan hosten.
- Het Enterprise Plan is voor grote bedrijven die meer opslag nodig hebben en de mogelijkheid hebben om meer gebruikers of accounts te hosten. Je moet mogelijk contact opnemen met de verkoopafdeling voor aangepaste prijzen.
Gebruikers kunnen ook tussen flexibele en jaarlijkse plannen wisselen nadat ze de gratis proefperiode hebben voltooid om te profiteren van kortingsprijzen.
6. Stel MX-records in
Stel dat je je bestaande domein op Google Workspace hebt aangesloten en waarschijnlijk de mailserver van je domeinregistrar of webhost hebt gebruikt. In dat geval moet je verifiëren dat je de domeinnaam bezit. Na het verificatieproces moet je de mail exchange records (MX) van het domein aanpassen/instellen om je domeinsysteem te vertellen dat je Google als je mailserver gebruikt.
Er zijn twee methoden om een domein te verifiëren: door een meta-tag toe te voegen of door een HTML-bestand naar je website te uploaden. Alternatief kun je een TXT-record aan je DNS-instelling toevoegen. Kies daarom een methode die aanvaardbaar is voor je hostingbedrijf.
Nadat je je domein hebt geverifieerd, verschijnt er een nieuw scherm dat je vraagt om je MX-records te wijzigen/bewerken op je cPanel. Neem de MX-records op het Google Workspace-scherm en vervang ze handmatig door die op je cPanel.
Je zou moeten vinden waar je de vermeldingen kunt bewerken in de Set Google MX-knop in je cPanel. Houd er echter rekening mee dat het proces van het ene hostingbedrijf tot het andere kan verschillen.
Zodra je de vermeldingen hebt bewerkt, keer je terug naar Google Workspace en klik je op de knop Verifieer Domein en E-mailinstelling. Je ontvangt een succesbericht als je de vermeldingen correct hebt gewijzigd.
7. Voer een verificatietest uit
Nadat je het afrekenproces hebt voltooid en zelfs je domein hebt geverifieerd, inclusief het wijzigen van de MX-records, is het tijd om te bevestigen of alles werkt zoals het hoort en of je toegang hebt tot je account met een volledige suite van productiviteits- en samenwerkingshulpmiddelen.
Je kunt beginnen met het migreren van je e-mails van het vorige account naar het nieuwe Gmail-account. Je kunt ook gebruikers aan je nieuwe Gmail-account toevoegen. Als je andere werknemers hebt, wil je dat ze toegang hebben tot Google Workspace of e-mailaliassen creëren.
Nieuwe gebruikers toevoegen is redelijk eenvoudig. Ga naar de e-mail van Google Domains, en selecteer Add New Users vanuit het menu, en volg dan de instructies verder.
8. Pas je e-mail aan
Ga naar Instellingen en verander hoe je wilt dat je e-mails verschijnen in de inboxen van je ontvangers, bijvoorbeeld door een profielfoto of een e-mailhandtekening toe te voegen.
Je kunt ervoor kiezen om een link naar je blog of een ander stuk inhoud dat je promoot in de e-mailhandtekening toe te voegen.
9. Test het systeem
Probeer vervolgens je eerste e-mail op te stellen en let op hoe deze verschijnt op het account van de ontvanger.
Een andere manier om te testen of je systeem goed werkt, is door je apps en andere bedrijfsinstrumenten te verbinden.
Apps zoals Outlook, Slack, Trello en andere bedrijfsbeheertools kunnen worden verbonden of geïnstalleerd op Google Workspace om de workflow te verbeteren. Je kunt deze apps vinden in de Google Workspace Marketplace-app en kiezen om ze alleen op je account (individuele installatie) of op je hele domein (domeininstallatie) te installeren.
Dit zijn slechts enkele manieren om te bepalen of je account correct is ingesteld; zo niet, dan moet je mogelijk hulp zoeken van technische ondersteuning.
Versnel uw onderneming met Google Workspace
Bedrijven die hun diensten willen upgraden, zich willen herpositioneren, meer werknemers willen huisvesten, of zware investeringen in technologische infrastructuur willen vermijden, zullen ontdekken dat Google Workspace essentieel is voor de groeiplannen van hun bedrijf.
De beschikbaarheid van productiviteits-, communicatie- en samenwerkingstools, samen met extra opslag, helpt bij het stroomlijnen van de dienstverlening en zorgt ervoor dat uw bedrijf aan elke vraag van zijn medewerkers en klanten voldoet.
Het volgen van bovenstaande stappen zou u moeten helpen om aan de slag te gaan met Google Workspace en de snelheid te vergroten waarmee uw bedrijf groeit.
Omgaan met Veel E-mailaccounts Tegelijk?
Google Workspace is een geweldige oplossing voor bedrijven met veel voordelen, maar wat als je dagelijks leven verbonden is met meerdere e-mailaccounts, vooral als ze zijn geregistreerd bij verschillende aanbieders?
Stel je voor dat je elke inbox opent, e-mails beantwoordt, spam filtert, je afmeldt voor nieuwsbrieven… Of is het al een realiteit voor jou? Dan begrijp je: na het registreren van een zakelijke e-mailaccount heb je zeker een handiger oplossing nodig om al je communicatie op één plek samen te voegen zonder te schakelen.
En hier zal de Google mail-app voor Windows een hoop tijd en moeite besparen. Mailbird wordt beschouwd als de beste e-mailclient voor Windows.
Hier zijn enkele functies waar onze gebruikers het meest van houden:
- Ge统一d InBox waarmee je al je binnenkomende mail gemakkelijk in één keer kunt controleren — maar je kunt ook accounts afzonderlijk beheren met slechts één klik
- Ge统一de Agenda die al je evenementen en uitnodigingen samenvoegt
- Afmeldknop om onmiddellijk vervelende nieuwsbrieven en spam waar je geen zin in hebt, op te zeggen
- Snel lezen en Snelle reactie die tijd besparen terwijl je e-mail controleert en beantwoordt
- Snooze en Later verzenden functies om je antwoorden te plannen en je mailbox op te ruimen
- E-mailtracking waarmee je kunt controleren of ontvangers je berichten hebben geopend
- Mappen en filters om je mailbox nog beter te organiseren en een groot deel van de routine te automatiseren
- Integraties met taakbeheers- en berichtenapps die van Mailbird een communicatiewerkplek maken en je toestaan al je gesprekken op één plek te brengen
—
Adela Belin is een contentmarketeer en blogger bij Writers Per Hour. Ze is gepassioneerd over het delen van verhalen in de hoop een verschil te maken in het leven van mensen en bij te dragen aan hun persoonlijke en professionele groei. Vind haar op Twitter en LinkedIn.
