Cómo Escribir Correos Electrónicos Profesionales en la Era de los Mensajeros
A medida que las plataformas de comunicación móvil como WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe, entre otras, se han convertido en los métodos preferidos para mantener el contacto con clientes y colegas, podría parecer que los correos electrónicos son irrelevantes en la cultura empresarial actual. Sin embargo, mientras que la naturaleza instantánea de estas aplicaciones de mensajería ofrece comodidad y accesibilidad, existe un grado de profesionalismo en la correspondencia por correo electrónico que a menudo falta en un intercambio breve de mensajes. Entonces, ¿cómo escribir correos electrónicos profesionales que no parezcan obsoletos y logren captar la atención de su destinatario?
Estas cuatro estrategias son puntos de referencia útiles y eficientes a considerar al enviar su próximo correo electrónico de negocios.
1. Haz que la Línea de Asunto Sea Concisa
Uno de los atractivos de la tendencia de mensajería es lo rápido y sucinto que se puede entregar la información. La gente a menudo no tiene el tiempo ni la paciencia para un monólogo divagante, así que solo un par de oraciones de texto con conclusiones claras es suficiente para asegurar su interés y retención.
Mantén ese mismo enfoque en mente al elegir la línea de asunto al escribir un hilo de correo electrónico profesional. Cuando un destinatario revisa su bandeja de entrada, es plausible asumir que están escanando las primeras pocas palabras—más o menos—de la línea de asunto, y luego decidiendo si abrir el correo electrónico y continuar leyendo. Así que ancla tu línea de asunto con el punto principal que necesitas comunicar y coloca esas palabras clave justo al principio.
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Evita un lenguaje que sea demasiado verborreico o que pueda interpretarse como "spam". Cuanto más corto y directo lo enmarques, más probable es que un destinatario se involucre con el contenido de tu correo electrónico en lugar de desplazarse más allá de la línea de asunto.
2. Escribir para tu audiencia específica
Al estructurar el cuerpo de un correo electrónico profesional, es imperativo considerar a quién va dirigido el correo. ¿Es el destinatario un compañero de trabajo, empleado, supervisor, cliente, parte interesada u otra entidad comercial? La posición y conexión de una persona contigo dictarán cómo se redacta el correo electrónico.
Aquí es donde el correo electrónico tiene una ventaja sobre los mensajes, ya que este medio ofrece el espacio para personalizar tu comunicación. Por ejemplo, estás escribiendo a un miembro del equipo con el que colaboras en un proyecto. El tono puede ser más relacional y conversacional, utilizando jerga interna o abreviaturas. Pero si el destinatario es un cliente o empleador, a menudo el tono debe ser menos familiar y más deferente.
No intentes complacer a tu audiencia, ya que puede parecer poco sincero. Es importante mantener la autenticidad. Ten en cuenta cada dinámica de relación antes de decidir cómo escribir el correo electrónico de manera profesional. Una buena medida es pensar en tu comunicación verbal con esa persona. La forma en que hablas con un amigo en la máquina de agua es diferente a cómo interactúas con tu jefe en una reunión. La correspondencia por correo electrónico debe reflejar esa distinción.
3. Elija un Punto Focal para Discutir en Sus Correos Electrónicos Profesionales
Hay una razón por la que invierte tiempo y esfuerzo en escribir un correo electrónico en primer lugar. Sirve para un propósito, tanto para usted como para la persona que lo lee. Pero en aras de claridad y brevedad, debe abordar solo un punto focal bien definido en lugar de saltar a varias ideas mal formuladas, disjuntas o no relacionadas.
Al conversar a través de una aplicación de mensajería, a menudo se estrecha el tema de conversación. Principalmente, porque se entiende que tanto usted como el destinatario están realizando múltiples tareas en medio de este intercambio. Por eso la comunicación móvil es popular; se adapta a un flujo de trabajo ocupado y acelerado. Así que adopte una mentalidad similar cuando se trate de correos electrónicos y asuma que su destinatario tiene la capacidad para una llamada a la acción a la vez. Si está contactando a alguien para verificar el almuerzo de negocios de mañana, entonces recuerde que también necesita enviarles notas de la reunión presupuestaria de la semana pasada, estos puntos focales deben abordarse en dos correos electrónicos separados. Puede parecer innecesario o excesivo, pero este enfoque tiende a minimizar la confusión. Mantiene la información digerible en lugar de inundar a la otra persona con varios memorandos, tareas o solicitudes de una sola vez.
4. Pregunta "¿Es el Contenido Legible?"
Las conversaciones en plataformas como WhatsApp son entretenidas de leer. No solo porque son concisas y directas, sino también porque son visuales. En los servicios de mensajería instantánea, puedes interactuar con las personas utilizando todo tipo de medios digitales como imágenes y videos. Esto hace que la conversación sea tanto sensorial como estimulante para todas las partes involucradas.Dado que el correo electrónico no ofrece esa misma versatilidad, es crucial atraer y mantener la atención del destinatario a través de tu elección de palabras.
Piensa en escribir un correo electrónico como construir una narrativa; la mayoría de las personas se sienten atraídas por información que es fresca, relatable y que invita a la reflexión, así que ofrece contenido que realmente alguien querría leer. Antes de enviar un correo electrónico, revísalo y plantea críticamente la pregunta: "¿Esto captura mi interés?" Si el mensaje que has escrito no te convence, lo más probable es que el destinatario estará aún menos atento.
Podrías estar enviando un correo electrónico a la otra persona sobre algo tan mundano como la retroalimentación de un cliente sobre un proyecto. Esto no significa que tu verborrea deba sonar monótona. Utiliza un lenguaje descriptivo que despierte su curiosidad, los motive a pensar y los impulse a responder con acciones afirmativas. Si el contenido es legible, no será filtrado como "correo basura". No hay duda de que la cultura empresarial de hoy se ha vuelto móvil, pero la correspondencia por correo electrónico aún tiene su lugar. Un enorme volumen de mensajes inunda los buzones y smartphones diariamente. Es importante asegurarse de que tus correos sean notados, no descartados en el aluvión. Así que mantén la información sucinta, enfocada, específica para la audiencia y atractiva de leer. Con estas estrategias a tu disposición, enviar correos electrónicos no parecerá un ejercicio en futilidad, sino un modo eficiente de conducir negocios.
Sobre el Autor:
Lesley Vos es una escritora web profesional y coach de escritura de Chicago. Actualmente bloggea en el sitio web de Bid4Papers y contribuye a publicaciones sobre negocios, marketing digital y desarrollo personal, Lesley ayuda a sus colegas a desarrollar la confianza y las habilidades para una mejor creación y promoción de contenido. No dudes en ponerte en contacto en Twitter.
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