Comment Rédiger des Emails Professionnels à l'Ère des Messageries
Alors que les plateformes de communication mobile comme WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe et autres sont devenues des méthodes privilégiées pour rester en contact avec vos clients et collègues, il pourrait sembler que les emails sont devenus obsolètes dans la culture d'affaires actuelle. Cependant, bien que la nature instantanée de ces applications de messagerie offre commodité et accessibilité, il y a un degré de professionnalisme dans une correspondance par email qu'un échange par message bref n'offre souvent pas. Alors, comment rédiger des emails professionnels qui ne semblent pas obsolètes et parviennent à retenir l'attention de votre destinataire ?
Ces quatre stratégies sont des points de référence utiles et efficaces à considérer lors de l'envoi de votre prochain e-mail professionnel.
1. Rendre la ligne d'objet concise
Un des attraits de la tendance des messages est la rapidité et la concision avec lesquelles l'information peut être livrée. Les gens n'ont souvent pas le temps ni la patience pour un monologue prolixe, donc juste quelques phrases de texte avec des conclusions claires suffisent à susciter leur intérêt et leur attention.
Gardez cette même approche à l'esprit lorsque vous choisissez la ligne d'objet en rédigeant un fil de courrier professionnel. Lorsque un destinataire consulte sa boîte de réception, il est plausible de supposer qu'il parcourt les premiers mots—à peu près—de la ligne d'objet, puis décide s'il doit ouvrir l'e-mail et continuer à lire. Alors, ancrez votre ligne d'objet avec le point principal que vous devez communiquer et placez ces mots-clés dès le début.
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Évitez un langage trop verbeux ou qui peut être mal interprété comme "spammy". Plus vous le formulerez de manière courte et directe, plus il est probable qu'un destinataire interagisse avec le contenu de votre e-mail au lieu de faire défiler la ligne d'objet.
2. Écrivez pour Votre Public Spécifique
Lors de la structuration du corps d'un e-mail professionnel, il est impératif de considérer à qui s'adresse l'e-mail. Le destinataire est-il un collègue, un employé, un superviseur, un client, un actionnaire ou une autre entité commerciale ? La position d'un individu et son lien avec vous détermineront comment l'e-mail doit être formulé.
C'est ici que l'e-mail a un avantage sur la messagerie, car ce support particulier offre l'espace nécessaire pour personnaliser votre communication. Par exemple, vous écrivez à un membre de l'équipe avec qui vous collaborez sur un projet. Le ton peut être plus relationnel et conversationnel, avec l'utilisation de jargon interne ou d'abréviations. Mais si le destinataire est un client ou un employeur, le ton doit souvent être moins familier et plus déférent.
Ne flattez pas votre audience, ce qui pourrait sembler peu sincère. Il est important de maintenir l'authenticité. Prenez en compte chaque dynamique relationnelle avant de décider comment rédiger l'e-mail professionnel. Un bon indicateur est de penser à votre communication verbale avec cette personne. La façon dont vous parlez à un ami à la machine à café est différente de la manière dont vous interagissez avec votre supérieur lors d'une réunion. La correspondance par e-mail devrait refléter cette distinction.
3. Choisissez un Point Focal à Discuter dans Vos E-mails Professionnels
Il y a une raison pour laquelle vous investissez du temps et des efforts à rédiger un e-mail en premier lieu. Il sert un objectif, tant pour vous que pour la personne qui le lit. Mais pour des raisons de clarté et concision, il devrait aborder un seul point focal bien défini au lieu de naviguer entre plusieurs idées incomplètes, disjointes ou sans rapport.
Lorsque vous conversez via une application de messagerie, vous réduisez souvent le sujet de discussion. Principalement, parce qu'il est entendu que vous et le destinataire multitâchez tous deux dans le cadre de cet échange. C'est pourquoi la communication mobile est populaire : elle s'adapte à un flux de travail chargé et rapide. Adoptez donc un état d'esprit similaire en matière d'e-mail et supposez que votre destinataire a la disponibilité pour un seul appel à l'action à la fois. Si vous contactez quelqu'un pour vérifier le déjeuner d'affaires de demain, n'oubliez pas que vous devez également lui transmettre des notes de la réunion budgétaire de la semaine dernière, ces points focaux doivent être abordés dans deux e-mails séparés. Cela peut sembler inutile ou excessif, mais cette approche tend à minimiser la confusion. Elle rend l'information digeste plutôt que d'inonder l'autre personne avec plusieurs mémos, tâches ou demandes en une seule fois.
4. Demandez-vous "Le contenu est-il lisible ?"
Les fils de discussion sur des plateformes comme WhatsApp sont plaisants à lire. Non seulement parce qu'ils sont concis et percutants, mais aussi parce qu'ils sont visuels. Sur les services de messagerie instantanée, vous pouvez interagir avec les gens en utilisant toutes sortes de médias numériques tels que des images et des vidéos. Cela rend la conversation à la fois sensorielle et stimulante pour toutes les parties impliquées. Puisque l'email n'offre pas la même polyvalence, il est crucial d'attirer et de maintenir l'attention du destinataire grâce à votre choix de mots.
Pensez à la rédaction d'un email comme à la construction d'une narration : la plupart des gens sont attirés par une information qui est fraîche, relatable et qui fait réfléchir, alors offrez un contenu que quelqu'un aurait réellement envie de lire. Avant d'envoyer un email, parcourez-le rapidement et posez-vous la question critique : "Cela attire-t-il mon intérêt ?" Si le message que vous avez écrit ne vous captive pas, il y a de fortes chances que le destinataire soit encore moins attentif.
Vous pourriez envoyer un email à l'autre personne au sujet de quelque chose d'aussi banal que des commentaires de clients sur un projet. Cela ne signifie pas que votre vocabulaire doit sonner de manière monotone. Utilisez un langage descriptif qui suscite leur curiosité, les encourage à réfléchir et les mobilise à répondre avec une action positive. Si le contenu est lisible, il ne sera pas filtré dans les "courriers indésirables". Il ne fait aucun doute que la culture des affaires d'aujourd'hui est devenue mobile, mais la correspondance par email a toujours sa place. Un volume énorme de messages inonde les boîtes de réception et les smartphones chaque jour. Il est important de s'assurer que vos emails sont remarqués—et non pas écartés dans le flux. Donc, gardez l'information succincte, ciblée sur le public et engageante à lire. Avec ces stratégies à votre disposition, envoyer des emails ne semblera pas être un exercice de futilité mais un mode efficace de conduite des affaires.
À propos de l'auteur :
Lesley Vos est une rédactrice web professionnelle et coach en écriture originaire de Chicago. Actuellement bloguant sur le site Bid4Papers et contribuant à des publications sur les affaires, le marketing digital et le développement personnel, Lesley aide ses pairs à développer la confiance et les compétences pour une meilleure création et promotion de contenu. N'hésitez pas à la contacter sur Twitter.
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