Professionele E-mails Schrijven in het Tijdperk van Messengers
Nu mobiele communicatieplatforms zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe en anderen de voorkeur genieten voor contact met uw klanten en collega's, lijkt het alsof e-mails niet meer relevant zijn in de huidige bedrijfscultuur. Maar hoewel de directe aard van deze berichtapps gemak en toegankelijkheid biedt, is er een mate van professionaliteit in e-mailcorrespondentie die een kort bericht vaak mist. Dus hoe schrijft u professionele e-mails die niet verouderd overkomen en de aandacht van de ontvanger weten vast te houden?
Deze vier strategieën zijn nuttige en efficiënte referentiepunten om te overwegen bij het verzenden van je volgende zakelijke e-mail.
1. Houd de Onderwerpsregel Beknopt
Een aantrekkingskracht van de messaging trend is hoe snel en beknopt informatie kan worden geleverd. Mensen hebben vaak niet de tijd of geduld voor een uitvoerige monoloog, dus slechts een paar zinnen met duidelijke conclusies is voldoende om hun interesse en aandacht vast te houden.
Houd diezelfde benadering in gedachten bij het kiezen van de onderwerpsregel wanneer je een professionele e-mailthread schrijft. Wanneer een ontvanger hun inbox controleert, is het aannemelijk te veronderstellen dat ze de eerste paar woorden scannen—geef of neem—van de onderwerpsregel, en vervolgens beslissen of ze de e-mail openen en verder lezen. Veranker dus je onderwerpsregel met het belangrijkste punt dat je moet communiceren en plaats die zoekwoorden direct aan het begin.
Schrijf en beheer je e-mails als een professional met Mailbird.
Vermijd taal die te langdradig is of als "spammy" kan worden opgevat. Hoe korter en directer je het formuleert, hoe waarschijnlijker het is dat een ontvanger met de inhoud van je e-mail in gesprek gaat in plaats van voorbij de onderwerpsregel te scrollen.
2. Schrijf voor uw specifieke doelgroep
Bij het opstellen van de inhoud van een professionele e-mail is het essentieel om te overwegen wie de e-mail adresseert. Is de ontvanger een collega, werknemer, leidinggevende, klant, belanghebbende of een andere zakelijke entiteit? De positie en connectie van een individu met jou bepalen hoe de e-mail geformuleerd wordt.
Hier heeft e-mail een voordeel ten opzichte van berichten, omdat dit specifieke medium de ruimte biedt om je communicatie te personaliseren. Bijvoorbeeld, je schrijft naar een teamlid waarmee je samenwerkt aan een project. De toon kan relationeler en gespreksvormiger zijn, met intern jargon of afkortingen. Maar als de ontvanger een klant of werkgever is, moet de toon vaak minder vertrouwd en meer respectvol zijn.
Pandering aan je publiek kan overkomen als onecht. Het is belangrijk om authenticiteit te behouden. Neem elke relatie dynamiek in overweging voordat je besluit hoe je de e-mail professioneel schrijft. Een nuttige maatstaf is om na te denken over je mondelinge communicatie met die persoon. De manier waarop je met een vriend bij de waterkoeler praat, is anders dan hoe je met je baas in een vergadering omgaat. De e-mailcorrespondentie moet die onderscheiding weerspiegelen.
3. Kies een Focuspunt om te Bespreken in Jouw Professionele E-mails
Er is een reden waarom je tijd en moeite steekt in het schrijven van een e-mail. Het heeft een doel, zowel voor jou als voor de persoon die het leest. Maar ter wille van duidelijkheid en beknoptheid, moet het slechts één goed gedefinieerd focuspunt behandelen in plaats van te springen van de ene naar de andere halfslachtige, onsamenhangende of niet-gerelateerde ideeën.
Wanneer je via een berichten-app communiceert, beperk je vaak het onderwerp van discussie. Hoofdzakelijk omdat het begrepen wordt dat jij en de ontvanger beiden aan het multitasken zijn tijdens deze uitwisseling. Daarom is mobiele communicatie zo populair - het past binnen een drukke, snel veranderende workflow. Dus neem een vergelijkbare mindset aan als het om e-mail gaat en neem aan dat je ontvanger de capaciteit heeft voor één oproep tot actie tegelijk. Als je iemand benadert om de zakelijke lunch van morgen te verifiëren, dan moet je je ook herinneren dat je hen notities van de budgetvergadering van vorige week moet doorsturen, deze focuspunten moeten in twee aparte e-mails worden behandeld. Het kan onnodig of overdreven lijken, maar deze aanpak minimaliseert verwarring. Het houdt de informatie verteerbaar in plaats van de andere persoon te overladen met verschillende memo's, taken of verzoeken tegelijkertijd.
4. Vraag "Is de inhoud leesbaar?"
Communicatiedraden op platforms zoals WhatsApp zijn vermakelijk om te lezen. Niet alleen omdat ze beknopt en kernachtig zijn, maar ook omdat ze visueel zijn. Op instant messagingdiensten kun je met mensen communiceren via allerlei digitale media zoals afbeeldingen en video's. Dit maakt het gesprek zowel zintuiglijk als stimulerend voor alle betrokken partijen. Aangezien e-mail diezelfde veelzijdigheid niet biedt, is het cruciaal om de aandacht van de ontvanger te trekken en vast te houden door je woordkeuze.
Beschouw het schrijven van een e-mail als het construeren van een verhaal—de meeste mensen worden aangetrokken door informatie die vers, herkenbaar en prikkelend is, dus bied inhoud aan die iemand daadwerkelijk wil lezen. Voordat je een e-mail verzendt, skim er doorheen en stel kritisch de vraag: "Heeft dit mijn interesse?" Als je niet geboeid bent door het bericht dat je hebt geschreven, is de kans groot dat de ontvanger nog minder aandachtig zal zijn.
Je zou de andere persoon iets kunnen e-mailen over iets alledaags als klantfeedback op een project. Dit betekent niet dat je taal eentonig moet klinken. Gebruik beschrijvende taal die hun nieuwsgierigheid prikkelt, hen aanmoedigt om creatief te denken en hen mobiliseert om met bevestigende actie te reageren. Als de inhoud leesbaar is, zal het niet in "junk mail" gefilterd worden. Er is geen twijfel dat de huidige zakelijke cultuur mobiel is geworden, maar e-mailcorrespondentie heeft nog steeds een plek. Een enorme hoeveelheid berichten overspoelt dagelijks inboxen en smartphones. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je e-mails opvallen—niet verloren gaan in de drukte. Dus houd de informatie beknopt, gefocust, specifiek voor het publiek en boeiend om te lezen. Met deze strategieën tot je beschikking zal het verzenden van e-mails geen futiele oefening lijken, maar een efficiënte manier van zaken doen.
Over de auteur:
Lesley Vos is een professionele webschrijver en schrijfcoach uit Chicago. Momenteel blogt ze op de Bid4Papers-website en draagt bij aan publicaties over bedrijf, digitale marketing en zelfontwikkeling. Lesley helpt collega's het vertrouwen en de vaardigheden te ontwikkelen voor betere contentcreatie en -promotie. Voel je vrij om contact op te nemen via Twitter.
Heb je hulp nodig bij het beheren van je zakelijke e-mails?
