Как писать профессиональные электронные письма в эпоху мессенджеров
Поскольку мобильные платформы, такие как WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe и другие, стали предпочтительными методами для общения с клиентами и коллегами, может показаться, что электронные письма не актуальны в современной бизнес-культуре. Однако, несмотря на удобство и доступность мессенджеров, существует определенный уровень профессионализма в электронной переписке, которого часто не хватает в коротких текстовых сообщениях. Так как же писать профессиональные письма, которые не будут казаться устаревшими и смогут удержать внимание вашего получателя?
Эти четыре стратегии являются полезными и эффективными ориентирами, которые стоит учитывать при отправке вашего следующего делового письма.
1. Сделайте тему письма лаконичной
Одним из привлекательных аспектов тенденции обмена сообщениями является то, как быстро и лаконично можно передавать информацию. Люди часто не имеют времени или терпения для долгих монологов, поэтому всего несколько предложений с текстом с ясными выводами достаточно, чтобы привлечь их интерес и запомниться.
Имейте в виду тот же подход при выборе темы для написания профессионального электронного письма. Когда получатель проверяет свой почтовый ящик, можно предположить, что он сканирует первые несколько слов— плюс-минус— темы письма, прежде чем решить, открывать ли письмо и продолжать чтение. Поэтому привяжите тему письма к главной мысли, которую вы хотите донести, и разместите эти ключевые слова прямо в начале.
Пишите и управляйте своими письмами как профессионал с Mailbird.
Избегайте языка, который слишком многословен или может быть неправильно истолкован как "спам". Чем короче и прямолинейнее вы это сформулируете, тем больше вероятность, что получатель заинтересуется содержанием вашего письма, а не прокрутит мимо темы.
2. Пишите для вашей конкретной аудитории
При структурировании текста профессионального электронного письма крайне важно учитывать, к кому оно адресовано. Является ли получатель коллегой, сотрудником, руководителем, клиентом, заинтересованной стороной или другой бизнес-единицей? Позиция человека и его связь с вами определяют, как будет сформулировано письмо.
Здесь электронная почта имеет преимущество перед мессенджерами, потому что этот конкретный формат предоставляет возможность персонализировать ваше общение. Например, вы пишете члену команды, с которым сотрудничаете над проектом. Тон может быть более личным и разговорным с использованием внутреннего жаргона или сокращений. Но если получатель - клиент или работодатель, тон часто должен быть менее располагающим и более уважительным.
Не льстите своей аудитории, это воспринимается как неискренность. Важно сохранять подлинность. Учитывайте каждую динамику отношений перед тем, как решить, как написать профессиональное письмо. Полезный ориентир - подумать о вашем вербальном общении с этим человеком. Манера, с которой вы разговариваете с другом у кулера, отличается от общения с вашим боссом на встрече. Переписка по электронной почте должна отражать это различие.
3. Выберите фокусную точку для обсуждения в ваших профессиональных электронных письмах
Существует причина, по которой вы вкладываете время и усилия в написание электронной почты с самого начала. Она служит определенной цели, как для вас, так и для человека, читающего её. Но ради четкости и краткости, она должна охватывать только одну четко определённую фокусную точку, а не скачивать с одной полуработающей, несогласованной или не связанной идеи на другую.
Когда вы общаетесь через мессенджер, вы часто сужаете тему обсуждения. В основном это связано с тем, что считается, что вы и получатель одновременно выполняете несколько задач в процессе этого обмена. Вот почему мобильная связь популярна — она способствует быстрому и насыщенному рабочему процессу. Поэтому примите аналогичный подход к электронной почте и предполагая, что у вашего получателя есть возможность отреагировать на одно действие за раз. Если вы связываетесь с кем-то, чтобы подтвердить завтрашний деловой обед, то помните, что вам также нужно переслать им записи с заседания по бюджету на прошлой неделе, эти фокусные точки должны быть рассмотрены в двух отдельных электронных письмах. Это может показаться ненужным или чрезмерным, но такой подход обычно снижает путаницу. Это делает информацию усваиваемой, а не перегружает другого человека несколькими заметками, задачами или просьбами сразу.
4. Спросите: "Читаемо ли содержание?"
Коммуникационные потоки на платформах, таких как WhatsApp, интересно читать. Не только потому, что они краткие и лаконичные, но и потому, что они визуальны. В службах мгновенного обмена сообщениями вы можете взаимодействовать с людьми, используя все виды цифровых медиа, таких как изображения и видео. Это делает разговор как сенсорным, так и стимулирующим для всех участников.Поскольку электронная почта не предлагает такую же универсальность, важно привлечь и удерживать внимание получателя с помощью вашего выбора слов.
Думайте о написании электронного письма как о создании повествования — большинство людей привлекает информация, которая свежа, актуальна и заставляет задуматься, поэтому предложите содержание, которое кто-то действительно захочет прочитать.Прежде чем отправить электронное письмо, пролистайте его и критически задайте вопрос: "Завлекает ли это мое внимание?" Если сообщение, которое вы написали, не вызывает у вас интереса, вероятно, получатель будет еще менее внимателен.
Вы можете писать другому человеку о чем-то таким обыденным, как отзывы клиентов по проекту. Это не означает, что ваша лексика должна звучать монотонно. Используйте описательный язык, который пробуждает их любопытство, побуждает их к мозговому штурму и мобилизует их к действию. Если контент читаем, он не попадет в "спам".Нет никаких сомнений в том, что в сегодняшней культуре бизнеса все стало мобильным, но электронная переписка все еще имеет свое место. Огромный объем сообщений ежедневно заполняет почтовые ящики и смартфоны. Важно, чтобы ваши письма были замечены — а не выброшены в потоке. Поэтому держите информацию краткой, сосредоточенной, ориентированной на аудиторию и увлекательной для чтения. С этими стратегиями под рукой отправка электронных писем не будет казаться бесполезной затеей, а станет эффективным способом ведения бизнеса.
Об авторе:
Лесли Вас — профессиональный веб-писатель и коуч по письму из Чикаго. В настоящее время она ведет блог на сайте Bid4Papers и вносит вклад в публикации по бизнесу, цифровому маркетингу и самосовершенствованию. Лесли помогает коллегам развивать уверенность и навыки для создания и продвижения лучшего контента. Не стесняйтесь связаться с ней на Twitter.
Вам нужна помощь в управлении вашими бизнес-электронными письмами?
