Como Escrever Emails Profissionais na Era dos Mensageiros
À medida que plataformas de comunicação móvel como WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe e outras se tornam métodos preferenciais de manter contato com seus clientes e colegas, pode parecer que os emails são irrelevantes na cultura empresarial de hoje. No entanto, embora a natureza instantânea desses aplicativos de mensagens ofereça conveniência e acessibilidade, há um grau de profissionalismo em uma correspondência por email que uma breve troca de mensagens frequentemente não tem. Então, como escrever emails profissionais que não pareçam obsoletos e consigam manter a atenção do seu destinatário?
Estas quatro estratégias são pontos de referência úteis e eficientes a considerar ao enviar o seu próximo e-mail de negócios.
1. Mantenha o Assunto Conciso
Um dos atrativos da tendência de mensagens é a rapidez e a clareza com que as informações podem ser entregues. As pessoas muitas vezes não têm tempo ou paciência para um monólogo prolixo, então apenas algumas frases de texto com conclusões claras são suficientes para garantir o seu interesse e retenção.
Mantenha essa mesma abordagem em mente ao escolher o assunto ao escrever um thread de e-mail profissional. Quando um destinatário verifica a sua caixa de entrada, é plausível assumir que eles estão escaneando as primeiras palavras—com poucas variações—do assunto, decidindo se devem abrir o e-mail e continuar a leitura. Portanto, âncora o seu assunto com o ponto principal que precisa comunicar e coloque essas palavras-chave logo no início.
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Evite uma linguagem demasiado verbosa ou que possa ser mal interpretada como "spam". Quanto mais curta e direta você a formular, mais provável será que um destinatário se envolva com o conteúdo do seu e-mail em vez de rolar para baixo ao ver o assunto.
2. Escreva para o seu Público Específico
Ao estruturar o corpo de um e-mail profissional, é imperativo considerar quem é o destinatário. O destinatário é um colega de trabalho, funcionário, supervisor, cliente, interessado ou outra entidade empresarial? A posição e a ligação de um indivíduo a você determinarão como o e-mail será redigido.
Aqui é onde o e-mail tem uma vantagem sobre a mensagem, porque este meio oferece o espaço para personalizar a sua comunicação. Por exemplo, você está escrevendo para um membro da equipe com quem está colaborando em um projeto. O tom pode ser mais relacional e conversacional, utilizando jargões internos ou abreviações. Mas se o destinatário for um cliente ou empregador, o tom precisa ser muitas vezes menos familiar e mais deferente.
Não adule o seu público, pois isso pode parecer desonesto. É importante manter a autenticidade. Considere cada dinâmica de relacionamento antes de decidir como redigir o e-mail de forma profissional. Um bom indicador é pensar na sua comunicação verbal com essa pessoa. A forma como você fala com um amigo junto à máquina de água é diferente de como você interage com o seu chefe em uma reunião. A correspondência por e-mail deve refletir essa distinção.
3. Escolha um Ponto Focal para Discutir nos Seus E-mails Profissionais
Há uma razão pela qual você investe tempo e esforço na redação de um e-mail em primeiro lugar. Ele atende a um propósito, tanto para você quanto para a pessoa que o lê. Mas, para fins de clareza e brevidade, deve abordar apenas um ponto focal bem definido, em vez de saltar entre várias ideias mal elaboradas, desconexas ou não relacionadas.
Ao conversar através de um aplicativo de mensagens, você costuma restringir o tópico da discussão. Principalmente, porque é entendido que você e o destinatário estão ambos multitarefas no meio dessa troca. É por isso que a comunicação móvel é popular—ela se adapta a um fluxo de trabalho agitado e acelerado. Portanto, adote uma mentalidade semelhante quando se trata de e-mails e assuma que seu destinatário tem espaço para uma chamada à ação de cada vez. Se você está contatando alguém para verificar o almoço de negócios de amanhã, então lembre-se de que você também precisa enviar a eles as notas da reunião orçamentária da semana passada, esses pontos focais devem ser abordados em dois e-mails separados. Pode parecer desnecessário ou excessivo, mas essa abordagem tende a minimizar confusões. Mantém a informação digerível, em vez de sobrecarregar a outra pessoa com vários memorandos, tarefas ou solicitações de uma só vez.
4. Pergunte "O Conteúdo é Legível?"
As conversas em plataformas como o WhatsApp são divertidas de ler. Não só porque são concisas e diretas, mas também porque são visuais. Nos serviços de mensagens instantâneas, pode-se interagir com as pessoas usando todo tipo de mídia digital, como imagens e vídeos. Isso torna a conversa sensorial e estimulante para todas as partes envolvidas.Uma vez que o e-mail não oferece essa mesma versatilidade, é crucial atrair e manter a atenção do destinatário através da sua escolha de palavras.
Pense em escrever um e-mail como construir uma narrativa—a maioria das pessoas se sente atraída por informações que são novas, relacionáveis e provocativas, então ofereça conteúdo que alguém realmente queira ler.Antes de enviar um e-mail, passe os olhos por ele e questione criticamente: "Isto realmente capta meu interesse?" Se a mensagem que você escreveu não o cativar, as chances são de que o destinatário estará ainda menos atento.
Você pode estar enviando um e-mail para a outra pessoa sobre algo tão mundano quanto o feedback de um cliente sobre um projeto. Isso não significa que seu vocabulário deva soar monótono. Use uma linguagem descritiva que desperte sua curiosidade, os incentive a pensar e os mobilize a responder com uma ação afirmativa. Se o conteúdo for legível, ele não será filtrado para "spam."Não há dúvida de que a cultura de negócios de hoje se tornou móvel, mas a correspondência por e-mail ainda tem seu lugar. Um enorme volume de mensagens inunda as caixas de entrada e os smartphones diariamente. É importante garantir que seus e-mails sejam notados—e não descartados na confusão. Portanto, mantenha a informação sucinta, focada, específica para o público e atraente para ler. Com essas estratégias à sua disposição, enviar e-mails não parecerá um exercício em futilidade, mas um modo eficiente de conduzir negócios.
Sobre o Autor:
Lesley Vos é uma escritora profissional da web e coach de escrita de Chicago. Atualmente, escreve no site Bid4Papers e contribui para publicações sobre negócios, marketing digital e desenvolvimento pessoal, ajudando colegas a desenvolver a confiança e as habilidades para uma melhor criação e promoção de conteúdo. Sinta-se à vontade para entrar em contato no Twitter.
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